Quelles sont les règles de mise en place de la première réunion du CSE ?

La première réunion, suite à la mise en place du comité social et économique (CSE) , présente quelques singularités puisque le comité doit y déterminer les conditions dans lesquelles il va fonctionner. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, il s’agit notamment de désigner le secrétaire et le trésorier de l’instance.

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Un CSE doit être institué lorsque l’effectif de l’entreprise a atteint au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs. La première réunion doit rapidement être organisée après la mise en place du CSE.

Quelles sont les particularités de la première réunion du CSE ?

La date à laquelle la première réunion du CSE doit être organisée n’est pas précisée dans le Code du travail ou le décret CSE.
Dans les entreprises d’au moins 11 salariés et de moins de 50 salariés, la première réunion du CSE ne revêt aucune particularité : les membres de la délégation adressent leurs questions, qui sont traitées par l’employeur en cours de réunion.
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, à défaut d’accord organisant les conditions de consultation du CSE, l’employeur dispose d’un mois pour communiquer au comité une documentation économique et financière sur l’entreprise. La remise de ces documents constitue l’occasion de tenir la première réunion du comité avec les nouveaux membres.
Il appartient à l’employeur d’établir l’ordre du jour de la première réunion du CSE. Il dispose de peu de latitude, le programme étant relativement encadré.

Le contenu de la réunion est essentiellement orienté sur le fonctionnement à venir du nouveau comité. En d’autres termes, doivent être portées à l’ordre du jour les questions suivantes :

• désignation du secrétaire, du trésorier (et de leurs adjoints)
• désignation des représentants au conseil d’administration si nécessaire
• le cas échéant, sauf accord collectif fixant d’autres modalités, mise en place de commissions et désignation de leurs membres.

Les questions suivantes peuvent utilement être soulevées :

• projet d’élaboration du règlement intérieur du comité (le règlement intérieur sera-t-il modifié ou reconduit, en l’absence de règlement, la question de son élaboration doit être posée)
• modalités de fonctionnement (utilisation du crédit d’heures, utilisation du matériel, mise à disposition des locaux, modalités de versement des budgets…)
• remise de l’information économique, juridique et financière
• présentation du compte rendu de gestion et de la comptabilité du comité.

De manière générale, il est utile de réfléchir aux modalités de réunion du CSE (nombre de réunions, recours à la visioconférence, enregistrement ou sténographie des séances du comité, etc.). S’agissant du recours éventuel à visioconférence, au-delà de 3 réunions par année civile selon ce procédé, un accord entre les élus du comité et l’employeur est nécessaire. Il est également important de fixer par accord le délai et les modalités d’établissement des procès-verbaux. À défaut ceux-ci sont établis dans un délai de 15 jours.

Souvent, la première réunion est l’occasion pour les membres sortants d’opérer une « passation de pouvoirs » après l’échéance des mandats des anciens élus au profit des membres nouvellement élus. À ce titre, il convient d’inviter à cette première réunion les membres élus titulaires (et les suppléants s’agissant d’un comité d’entreprise) des comités entrant et sortant afin que la documentation attachée à la gestion du comité soit transmise.