240-17 Faire face à une absence injustifiée – Comment procéder ?

• –  étape 1 : Recueillir et analyser les informations ;
• –  étape 2 : Demander des explications ;
• –  étape 3 : Mettre le salarié en demeure de justifier de son absence ;
• –  étape 4 : Analyser les réactions suscitées par la mise en demeure ;
• –  étape 5 (alternativement) : Passer l’éponge / Sanctionner / Licencier.

◗ Etape 1 : Recueillir et analyser les informations

Il s’agit d’une phase préalable d’audit consistant à identifier le contexte et appréhender les paramètres propres au salarié.

Compte tenu des dimensions de l’entreprise, le DRH n’est ni forcément, ni systématiquement tenu au courant des détails entourant, voire expliquant une absence. Il peut s’agir de conflits entre salariés, d’un état dépressif, de préoccupations familiales, ou encore de la conséquence de problèmes liés à la consommation d’alcool ou de drogues.

Par ailleurs, certaines particularités tenant à la personne et / ou au statut du salarié peuvent conditionner le pouvoir décisionnel de l’entreprise. Il en va notamment ainsi lorsque l’intéressé est titulaire d’un mandat représentatif au moment où survient son absence. Ce qui nécessite, en cas de projet de licenciement, une autorisation préalable de l’inspection du travail.

Il convient, sur un autre plan, de tenir compte d’éléments tels que l’âge et/ou l’ancienneté du salarié (cela peut-il constituer une circonstance atténuante, ou pas ?), des fonctions qu’il exerce et de ses antécédents (est-ce, ou non, la première fois que cette situation se produit ?)

Généralement l’information de l’absence injustifiée lui est parvenue d’un manager ou d’un chef de service, qu’il convient en premier lieu d’interroger; l’encadrement de proximité et les collègues étant, en pareil cas, les premiers interlocuteurs privilégiés.

Le plus souvent téléphonique, cet échange peut aussi prendre la forme d’un simple email, ce dernier ayant l’avantage de permettre de garder une trace écrite de l’ensemble des informations requises.

◗ Etape 2 : Demander des explications

Une fois ces informations obtenues, le manager aura pour première tâche de demander au salarié absent des explications.

Si en cas d’absence pour maladie ou accident, l’intéressé doit généralement en justifier dans les 48 heures auprès de l’entreprise, on préférera attendre 24 heures supplémentaires à défaut de manifestation de sa part, pour l’interroger sur les raisons de cette absence.

Cette demande d’explications prendra la forme d’un courrier en LRAR, qui peut éventuellement se doubler d’un email.

◗ Etape 3 : Mettre le salarié en demeure de justifier de son absence

Si à l’issue du premier courrier le manager est toujours sans nouvelles de son collaborateur absent, une mise en demeure de l’intéressé s’impose. Elle a valeur d’injonction de justifier de son absence. Il n’est pas, à notre sens, obligatoire de lui intimer l’ordre de reprendre son poste. Le simple fait de ne pas justifier d’une absence est en lui-même constitutif d’un manquement à ses obligations.

A partir de combien de jours d’absence injustifiée cette mise en demeure doit-elle être envoyée au salarié ?

On peut estimer grosso modo qu’à partir de 5 jours consécutifs d’absence, la situation est suffisamment « sérieuse » pour que le courrier de mise en demeure parte.

Ce délai est évidemment modulable, et on peut par exemple choisir d’attendre 48 heures supplémentaires. Le fait est que s’il ne fallait pas se précipiter au cours des premiers jours, lorsque le stade d’une semaine d’absence sans justificatif et sans nouvelle est atteint voire dépassé, il faut réagir sans plus attendre.

La mise en demeure prend la forme d’un courrier envoyé en recommandé. Le ton de la lettre doit être plus ferme que le premier courrier, comminatoire.

Outre le rappel du manquement constaté, à relier le cas échéant aux dispositions du règlement intérieur, il faut insister sur le fait qu’il s’expose à une sanction en cas d’absence de manifestation de sa part. Il peut être utile de préciser que cette sanction peut aller jusqu’à son licenciement. L’essentiel étant qu’il prenne la mesure de la gravité de son abstention et des risques qu’il encourrait en persistant dans son mutisme.

Il est possible d’assortir cette mise en demeure d’un délai, qui peut s’étendre de 48 heures à 72 heures à compter de la réception du courrier par le salarié. La formule « par retour de courrier » peut également être utilisée.

◗ Etape 4 : Analyser les réactions suscitées par la mise en demeure

La mise en demeure peut engendrer grosso modo trois types de réactions du salarié.

Il produit un justificatif couvrant la totalité de son absence

Ce n’est pas le cas le plus fréquent. Mais on peut tout à fait imaginer, surtout si l’absence injustifiée fait suite à un premier arrêt justifié, que l’état de santé du salarié l’ait empêché de remplir dans les délais son obligation d’information, ou que des circonstances particulières justifiaient ce retard dans la production du justificatif.

Il produit un justificatif non satisfaisant

Cette hypothèse recouvre trois situations :

• –  soit le justificatif délivré ne couvre pas la totalité de l’absence ;
• –  soit il apparaît « bidon » ou falsifié. Il peut en effet arriver que le certificat d’arrêt de travail laisse planer un doute sur la réalité des informations qui y figurent : ratures, coups de « tip ex », réécritures sur les dates…La première chose à faire en pareil cas est de téléphoner au médecin qui a délivré le justificatif pour s’assurer de la régularité de la pièce invoquée.On ajustera ensuite sa réaction en fonction de la réponse de ce dernier ;
• –  soit on soupçonne le certificat d’avoir un caractère « complaisant ». Certains indices peuvent parfois le laisser penser. Ce peut-être le cas par exemple si le salarié présente un justificatif médical couvrant une absence qui correspond précisément à la période de congés payés qu’il avait sollicités, laquelle lui avait été en son temps refusée (1).

Encore faudra t-il, avant de sanctionner le cas échéant, s’assurer que l’on sera en mesure de prouver cette assertion devant les juges.

Il garde le silence

C’est malheureusement -et de loin- la situation la plus fréquente.

Si après plusieurs jours d’absence injustifiée (d’une semaine à dix jours) et malgré demande d’explications et mise en demeure, le salarié n’a toujours pas donné signe de vie, c’est qu’il est manifestement décidé à ne plus mettre un pied dans l’entreprise.

C’est le procédé classique souvent utilisé par les salariés qui, souhaitant quitter l’entreprise, ne veulent pas prendre l’initiative de la rupture et démissionner au risque de ne pas pouvoir bénéficier des allocations du régime d’assurance chômage. Ils préfèrent laisser ce soin à l’entreprise, et attendre sagement qu’elle les licencie…

◗ Etape 5 (alternativement) : Passer l’éponge / Sanctionner / Licencier

L’idée qui prévaut en face d’une absence injustifiée prolongée est de ne rien laisser passer et de sanctionner.

Toutefois, les circonstances particulières tenant au salarié (attitude antérieure irréprochable, grandes qualités professionnelles…), aux raisons qui expliquent le retard dans la production d’un justificatif (remise du certificat quelques jours après les délais prévus en raison du contexte de l’absence, caractère isolé de la situation…) ou à l’absence totale d’impact sur l’activité de l’entreprise, peuvent inciter à l’indulgence.

On peut se contenter alors pour ces salariés d’un simple rappel à l’ordre (cf. Rappeler à l’ordre).

Il s’agit simplement de recadrer le salarié, mesure qui s’apparente à une admonestation et qui ne constitue pas une sanction. Le rappel à l’ordre doit rester, dans un tel contexte, une décision tout à fait marginale. Il faut le réserver aux éléments exceptionnels qu’on veut à tout prix ménager.

Si l’on veut davantage marquer le coup, on peut choisir d’infliger un avertissement au salarié, mesure qui, si elle constitue une sanction, peut apparaître assez clémente en pareil cas.

Sa notification peut-être précédée d’un entretien tenu dans le cadre de la procédure disciplinaire, ou d’une entrevue informelle.

On peut aussi décider de se dispenser d’un tel rendez-vous (cf. Infliger une sanction mineure) si la situation l’autorise.

Quoi qu’il en soit, une telle sanction doit être notifiée au salarié.

Ces deux premières décisions supposent que le salarié en absence injustifiée a fini par regagner son poste de travail, a pu justifier (certes avec retard) ses absences, ou encore que son attitude n’a pas eu d’incidence trop grave sur la production de l’entreprise. Pour résumer, l’idée est de lui laisser une seconde chance, pour lui permettre de s’amender.

En revanche, si l’absence injustifiée se prolonge, si elle a eu des conséquences particulièrement préjudiciables pour l’entreprise (rendez-vous important qui n’a pu se dérouler, interruption de la chaîne de production…), ou encore si l’intéressé n’en est pas à son coup d’essai, on se retrouve dans une situation où les bornes ont été franchies : il faut alors se résoudre à licencier le salarié.

En pratique, un tel licenciement a un caractère disciplinaire. La rupture résulte bien d’une faute, imputable au salarié. Il faut alors respecter les règles procédurales prévues en pareil cas, étant entendu qu’on peut, selon les circonstances et les individus, préférer au licenciement pour faute grave (cf. Licencier pour faute grave) un licenciement pour faute « simple », lequel a la particularité de prévoir un cumul de procédure (cf. Licencier pour cause personnelle).

Rappelons qu’à la différence du salarié licencié pour faute grave, celui licencié pour faute simple conservera le bénéfice du préavis et de l’indemnité de licenciement.

Sauf comportement particulièrement agressif du salarié, la mise à pied conservatoire ne s’impose pas (d’autant que dans un grand nombre de situations, le salarié sera encore absent de l’entreprise).

Quoi qu’il en soit, il faudra convoquer l’intéressé à un entretien préalable (pour un modèle de lettre, voir Licencier pour faute grave) et y procéder, y compris en son absence. Le délai de deux mois entre la connaissance des faits fautifs et la date d’envoi de la lettre de convocation à l’entretien (2) est, naturellement, à respecter (voir Sanctionner).

Rappelons que le fait que le salarié ne se rende pas à l’entretien n’oblige nullement à le re convoquer à une date ultérieure, dès lors que la première convocation était régulière. Aussi déconseillons-nous de le faire.

En pratique, un tel entretien est généralement expédié en une petite demi-heure, car le salarié n’ignore pas qu’il a commis un manquement, lequel est, du reste, difficilement contestable, et le recueil de ses explications ressemble plus à une simple formalité qu’à un échange construit et argumenté.

Sur la forme et les délais qui entourent la notification de la lettre, voir Licencier pour faute grave.