Quentin Frisoni, avocat associé du cabinet Factorhy avocats, détaille le régime social du remboursement des frais professionnels liés au télétravail.
Le régime social du remboursement des frais professionnels liés au télétravail : remboursement au réel ou au forfait ?
Les frais professionnels liés au travail est un sujet qui a fait couler beaucoup d’encre en raison de l’actualité. En effet, nous avons eu le contexte sanitaire qui a engendré une explosion du télétravail et très rapidement, dès le mois de mars/avril 2020, la question des frais professionnels liés au travail a été posée. Ce sont des frais qui sont engagés par le salarié, dans le cadre de son activité professionnelle.
Il y a deux grands modes de remboursements des frais professionnels.
Premièrement, le forfait, fixé par l’administration et qui permet à l’employeur de s’abstenir d’apporter des justificatifs. Il doit uniquement démontrer que le salarié est dans une situation qui justifie l’allocation des frais professionnels.
Deuxièmement, le réel , dans lequel l’employeur doit apporter tout d’abord un justificatif puis ensuite démontrer que le salarié est effectivement dans une situation qui justifie l’allocation de frais professionnels.
Le problème majeur que nous avons rencontré avec le télétravail est que, par rapport aux différents textes qui existent sur le sujet, les frais professionnels liés au télétravail, qui sont la connexion internet ainsi que les frais d’électricités, sont, par principe, au réel.
Prenons un exemple très simple : j’ai une facture internet, j’utilise en partie cet internet à titre personnel et en partie à titre professionnel. Par conséquent il va falloir, sur la facture internet, démontrer quelle fraction est utilisée à titre professionnel et solliciter son remboursement.
Raison pour laquelle, beaucoup d’employeurs en pratique, utilisaient déjà la méthode du forfait car elle définissait par principe que l’employeur octroyait une somme, par exemple, de 10 euros par mois de remboursement au titre des frais professionnels liés au télétravail.
Depuis décembre 2020, nous avons vu une tolérance apparaitre sur le site internet des URSSAF.
En effet, il est permis de faire des remboursements forfaitaires du télétravail de 10 euros pour un jour de télétravail par semaine par mois.
L’URSSAF admet les remboursements forfaitaires de frais liés au télétravail.
Et encore plus récemment, nous avons constaté une nouvelle évolution qui permet d’augmenter ce forfait, sous réserve de l’existence d’un accord national interprofessionnel, d’un accord de groupe ou d’un accord professionnel.
C’est-à-dire que nous allons pouvoir augmenter les forfaits qui sont sur le site des URSSAF pour opérer des remboursements forfaitaires de frais liés au télétravail.
En cas de recours à l’allocation forfaitaire, quels sont les points de vigilance ?
En réalité, le principal point de vigilance est que cette tolérance n’est que sur le site des URSSAF. A cet égard, elle n’a aucune valeur juridique.
En d’autres termes, ce n’est ni dans l’arrêté de 2002, ni dans des circulaires.
Par conséquent, si un inspecteur continue de redresser une entreprise parce qu’elle n’est pas au réel, et que cela conduit au contentieux, le juge ne sera en aucun cas lié par cette position. Par conséquent, les petits points de préconisation que nous pouvons faire sont : premièrement, quand on met en place, par exemple, une charte de télétravail, de mettre une partie sur les frais professionnels liés au télétravail et deuxièmement de justifier le recours au forfait en se fondant sur la position des URSSAF pour démontrer le pourquoi du comment on en est arrivés au forfaitaire en cas de contrôle.
Et quid de l’indemnité d’occupation du domicile à des fins professionnelles ?
Il y a souvent une confusion entre les frais professionnels liés au télétravail, que nous avons évoqué, et l’indemnité d’occupation.
Cette indemnité d’occupation est une création de la jurisprudence et il faut la voir un peu comme une indemnité qui vient compenser le préjudice du fait que le salarié utilise une partie de son domicile pour télétravailler.
Cette indemnité, très souvent, est dédommagée, en tout ou partie, via les frais professionnels.
Mais dans ce cas-là, il est préférable de le préciser expressément dans la charte, le premier point, et surtout, le deuxième point qui nous intéresse ici: quid du régime social de cette indemnité d’occupation ?
Nous avons tendance à considérer qu’une indemnité, a, par principe, une nature indemnitaire et ne rentre pas dans le champ des cotisations. Or, sur ce sujet, il y a un débat, et dès lors qu’il y a un débat, notre point de préconisation est tout simplement de ne pas aller sur cette indemnité. Indemnisez les frais professionnels si vous voulez gonfler l’enveloppe d’indemnités professionnelles ou passez par la négociation collective comme c’est désormais autorisé, via le site internet des URSSAF.
