Remplacement du secrétaire en cas d’absence

Le comité a intérêt à prévoir à l’avance le remplacement du secrétaire dans l’hypothèse de son absence.

Ces règles de remplacement sont généralement fixées dans le règlement intérieur du CE. Le secrétaire adjoint, s’il en existe un, est le plus souvent désigné comme remplaçant du secrétaire, mais il doit alors soit être lui-même titulaire, soit être le suppléant appelé à remplacer le secrétaire en cas d’absence.

Si rien n’est prévu et que le secrétaire est absent lors d’une réunion de CE, il est possible pour les membres du comité d’élire à la majorité un secrétaire de séance, qui devra obligatoirement être membre titulaire du comité. Le secrétaire de séance sera chargé de rédiger ensuite le PV de la réunion.

Si l’absence devait se prolonger, voire être définitive, le comité doit se doter d’un nouveau secrétaire en procédant à une nouvelle désignation entre les membres titulaires restants.

Le comité peut ainsi changer plusieurs fois de secrétaire et à tout moment au cours du mandat. S’il existe un candidat parmi les titulaires, il n’y aura pas de problème : un vote devra être organisé pour procéder à son remplacement.

En revanche, dans certains cas, aucun membre du CE ne veut être secrétaire ; cela arrive surtout lorsque le secrétaire en place a démissionné de son mandat. Plusieurs solutions sont alors possibles.

Le comité peut élire, à chaque séance, parmi les titulaires, un secrétaire qui sera chargé d’établir avec l’employeur l’ordre du jour de la prochaine réunion et de rédiger le PV. Mais à chaque nouvelle réunion, il faudra procéder à une nouvelle désignation : compte tenu de l’importance des fonctions du secrétaire, cette situation ne nous semble pas satisfaisante.

Reste la possibilité d’organiser des élections partielles mais, même si le secrétaire a démissionné de son mandat en tant qu’élu, celles-ci ne peuvent être organisées qu’à certaines conditions bien précises (voir l’étude n^o 202). La solution peut donc, à notre sens, résider dans une démission de leur mandat d’une partie ou de tous les élus, afin de provoquer des élections partielles.

Dans cette attente, l’employeur peut fixer l’ordre du jour avec les autres membres du CE au cours d’une réunion préparatoire (attention à respecter le délai de trois jours entre l’envoi de l’ordre du jour et la réunion). Un des membres du comité sera ensuite choisi par le comité, parmi les titulaires, au cours de la réunion plénière, pour rédiger le PV. Celui-ci devra ensuite être soumis à l’approbation des membres du CE.