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Quels sont les moyens d’information dont disposent les délégués du personnel pour exercer leurs missions ?

L’employeur et les représentants du personnel au quotidien
Partie 2 – 
Attributions et moyens d’action des représentants du personnel
Titre 2 – 
Attributions et moyens d’action des délégués du personnel
Thème 175 – 
Attributions principales et moyens d’action des délégués du personnel
Section 2 – 
Moyens d’action des délégués du personnel

175-40 – 
Quels sont les moyens d’information dont disposent les délégués du personnel pour exercer leurs missions ?
Les délégués du personnel sont destinataires d’un certain nombre de documents et/ou d’informations ou peuvent consulter certains documents. Autrement dit, l’employeur doit fournir aux délégués du personnel les moyens pour s’informer et s’assurer du respect de ses obligations légales.
Textes :
C. trav., art. L. 1221-15 ; C. trav., art. L. 2313-6 ; C. trav., art. L. 2315-5 ; C. trav., art. L. 2323-7-2 ; C. trav., art. L. 4711-4 ; C. trav., art. R. 4121-1.
Quelles sont les informations que l’employeur doit transmettre aux délégués du personnel ?
Convention et accords collectifs
Si l’entreprise est liée par une convention ou un accord collectif de travail, l’employeur doit fournir un exemplaire de ce document aux délégués du personnel (C. trav., art. R. 2262-2). Il est recommandé de remettre les documents aux délégués du personnel lors de la réunion suivant leurs élections. Ensuite, il appartient à l’employeur de leur communiquer régulièrement les nouveaux accords et/ou avenants applicables, ce qui peut être effectué par exemple en début de réunion mensuelle.
Contrats aidés
Les entreprises habilitées à embaucher des salariés sous contrat d’accompagnement dans l’emploi ou sous contrat initiative emploi doivent informer les délégués du personnel de la conclusion d’une convention avec l’Etat. Elles doivent également leur transmettre, chaque semestre pour les entreprises de moins de 300 salariés, ou chaque trimestre pour les entreprises de 300 salariés et plus, un bilan des embauches et créations d’emplois effectuées au titre de ces dispositifs (C. trav., art. L. 2313-5 ; C. trav., art. L. 2323-48 ; C. trav., art. L. 2323-54 ; C. trav., art. R. 5134-35).
Contrôles de sécurité
Les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge des employeurs au titre de la santé et de la sécurité au travail sont communiqués aux délégués du personnel dès leur réception par l’employeur. Il en va de même pour les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail en matière de santé et de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques. Les délégués du personnel peuvent en outre demander à tout moment communication desdits documents (C. trav., art. L. 4711-4 ; C. trav., art. R. 2313-3) ou consulter le registre de sécurité les regroupant.
Diversité L’employeur doit
associer les délégués du personnel (et les délégués syndicaux) à la réunion annuelle du comité d’entreprise consacrée à la remise des éléments destinés à faire le point sur la diversité en entreprise (voir no 160-5). Ces institutions se réunissent alors sous la forme d’un « comité élargi de la diversité » (ANI, 12 oct. 2006 ; Arr. 22 févr. 2008, JO 1er mars ; Arr. 14 mai 2008, JO 22 mai). Cet accord national interprofessionnel est applicable dans toutes les professions autres qu’agricoles.
Remarque :
indépendamment de ses obligations légales, il est conseillé à l’employeur de donner toutes informations utiles aux délégués du personnel de manière à ce que ceux-ci soient correctement informés sur la vie de l’entreprise, sa situation économique : cela facilitera le dialogue social et la qualité des échanges.
Quels documents les délégués du personnel peuvent-ils demander à consulter ?
Le registre unique du personnel (sur lequel doivent figurer, dans l’ordre d’embauchage, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l’établissement à quelque titre que ce soit) doit être tenu à la disposition des délégués du personnel (C. trav., art. L. 1221-15).
Remarque :
lorsque l’employeur souhaite remplacer le registre du personnel format papier en un support informatisé, il doit consulter les délégués du personnel préalablement. Leur avis est transmis à l’inspection du travail (C. trav., art. L. 2313-6 ; C. trav., art. D. 1221-27).
Selon les dispositions de l’article L. 4121-3 du Code du travail, l’employeur doit évaluer, compte tenu de la nature des activités de l’établissement, les risques encourus par le personnel en matière de sécurité et de santé et consigner les résultats de cette évaluation dans un document unique. Ce document doit être tenu à la disposition des délégués du personnel (C. trav., art. R. 4121-1).
Les délégués du personnel peuvent prendre connaissance des contrats de mise à disposition conclus entre l’entreprise et les entreprises de travail temporaire (C. trav., art. L. 2313-5).
Les délégués peuvent-ils prendre contact avec les salariés ?
Les délégués du personnel peuvent prendre tous les contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission, notamment auprès des salariés à leur poste de travail (C. trav., art. L. 2315-5). Autrement dit, les délégués du personnel disposent de la liberté de se déplacer dans l’entreprise.
Cette liberté de déplacement s’exerce pendant les heures de délégation mais également en dehors des heures habituelles de travail.
L’employeur ne peut restreindre le droit de déplacement des délégués du personnel. La seule limite qui est posée à ce droit de déplacement consiste à ne pas apporter de gêne importante au travail des salariés. En effet, il ne faut pas que les déplacements des délégués du personnel perturbent le travail des salariés.
En l’absence de définition légale de la « gêne importante », il sera pris en considération la nature du travail effectué par le salarié, la durée des entretiens et leur fréquence. Cette durée devra ainsi être plus réduite lorsque, par exemple, le salarié sera en contact avec de la clientèle ou du public à une heure d’affluence (Circ. DRT no 13, 25 oct. 1983).
Il peut être utile de déterminer, avec les délégués du personnel, des modalités de déplacement au sein de l’entreprise pour permettre de concilier la liberté de déplacement et les obligations de sécurité (bâtiments protégés, accès restreints, etc.).
Pour plus de précisions sur la liberté de déplacement des représentants du personnel, voir no 215-5 et s.
Sachez-le :
l’employeur qui ne transmet pas les documents ou les informations aux délégués du personnel encourt une condamnation pour délit d’entrave (C. trav., art. L. 2316-1).