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Quels sont les documents et informations à fournir aux délégués syndicaux ?

L’employeur et les représentants du personnel au quotidien
Partie 2 – 
Attributions et moyens d’action des représentants du personnel
Titre 3 – 
Attributions et moyens d’action des délégués syndicaux
Thème 185 – 
Attributions des délégués syndicaux
Section 1 – 
Représentation du syndicat et défense des intérêts des salariés

185-10 – 
Quels sont les documents et informations à fournir aux délégués syndicaux ?
Le rôle des délégués syndicaux est d’inciter l’employeur à négocier sur l’attribution d’avantages nouveaux au profit des salariés. Autrement dit, il est indispensable qu’ils reçoivent une information minimale sur les conditions d’emploi des salariés. Bien souvent, les informations et documents que l’employeur aura à leur transmettre seront également communiqués dans les mêmes termes au comité d’entreprise, ce qui permettra au représentant syndical au comité d’entreprise de faire connaître l’avis du syndicat lors de la réunion qui suivra.
Textes :
C. trav., art. L. 2262-5 ; C. trav., art. L. 2262-6 ; C. trav., art. L. 2323-36 ; C. trav., art. L. 2323-57 ; C. trav., art. L. 2323-72 ; C. trav., art. L. 3122-29 ; C. trav., art. L. 3123-3 ; C. trav., art. R. 2262-2.
L’employeur doit-il fournir un exemplaire de la convention collective ?
En principe, les conditions d’information des représentants du personnel (et des salariés) sur le droit conventionnel applicable dans l’entreprise et l’établissement sont définies par convention collective de branche ou accord professionnel. A défaut, l’employeur doit procurer aux représentants du personnel et par conséquent aux délégués syndicaux (et aux représentants des sections syndicales), un exemplaire de toute convention ou accord collectif applicable à l’entreprise (C. trav., art. R. 2262-2).
Par ailleurs, l’employeur doit fournir, chaque année, aux délégués syndicaux (et au comité d’entreprise) la liste des modifications apportées aux conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise (C. trav., art. L. 2262-6).
ATTENTION :
si l’employeur démissionne d’une organisation signataire d’une convention ou d’un accord collectif, il doit sans délai en informer les délégués syndicaux (C. trav., art. L. 2262-7).
Quelles informations faut-il fournir aux délégués syndicaux ?
Egalité professionnelle/Diversité
L’employeur doit, dans les mêmes conditions que le comité d’entreprise, communiquer aux délégués syndicaux le rapport annuel sur la situation comparée des hommes et des femmes en ce qui concerne les conditions générales d’emploi et de formation dans les entreprises d’au moins 300 salariés (C. trav., art. L. 2323-57 ; voir no 160-122). Dans les entreprises occupant moins de 300 salariés, lorsqu’une convention est conclue avec l’Etat pour procéder à une étude sur la situation de l’entreprise en matière d’égalité professionnelle, l’étude est communiquée aux délégués syndicaux (C. trav., art. R. 1143-1). L’employeur associera par ailleurs les délégués syndicaux à la réunion annuelle du comité d’entreprise consacrée à la remise des éléments permettant de faire le point sur la diversité (ANI, 12 oct. 2006 ; Arr. 22 févr. 2008, JO 1er mars ; Arr. 14 mai 2008, JO 22 mai ; voir no 160-5).
Temps partiel
L’employeur doit, une fois par an, communiquer aux délégués syndicaux un bilan du travail à temps partiel dans l’entreprise. Ce bilan porte notamment sur le nombre, le sexe et la qualification des salariés concernés ainsi que sur les horaires de travail à temps partiel pratiqués (C. trav., art. L. 3123-3).
Plan de formation
L’employeur doit communiquer aux délégués syndicaux au moins une fois par an, et trois semaines avant les réunions du comité d’entreprise ou de sa commission de formation (voir no 160-110), les documents d’information obligatoirement remis au comité d’entreprise pour élaborer le plan de formation (C. trav., art. L. 2323-36).
Les délégués syndicaux sont également informés :

  • – 

    des conditions d’accueil en stage des jeunes en première formation technologique ou professionnelle ;

  • – 

    des conditions d’accueil et de mise en œuvre de la formation reçue dans l’entreprise par les élèves et étudiants en stage obligatoire dans le cadre de leurs études (enseignement technologique ou professionnel) ;

  • – 

    des conditions d’accueil dans l’entreprise des enseignants dispensant cette formation ;

  • – 

    des conditions d’exercice du congé pour enseignement (C. trav., art. L. 2323-38).

Ils reçoivent à ce titre, les mêmes documents que ceux communiqués au comité d’entreprise.
Bilan social
Tous les ans, l’employeur doit communiquer aux délégués syndicaux le projet de bilan social dans les mêmes conditions que le comité d’entreprise, soit 15 jours au moins avant la réunion au cours de laquelle le comité émet un avis sur ce bilan (C. trav., art. L. 2323-72 ; voir no 160-15). Au cours de cette réunion, le représentant syndical au comité d’entreprise pourra ainsi présenter les observations du syndicat.
Dénonciation d’un usage ou d’un engagement unilatéral
L’employeur doit informer les représentants du personnel, y compris les délégués syndicaux avant de dénoncer un usage ou un engagement unilatéral (voir no 175-15).
Liste électorale des élections prud’homales
A l’instar des salariés, des délégués du personnel et des représentants syndicaux, les délégués syndicaux ont accès aux données relatives à l’inscription sur les listes électorales prud’homales de chacun des salariés (C. trav., art. L. 1441-9).
La loi relative à la sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 impacte-t-elle la fourniture de ces informations ?
A terme oui. En effet, la loi relative à la sécurisation de l’emploi (L. no 2013-504, 14 juin 2013, JO 16 juin) prévoit, au plus tard le 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus, et au plus tard le 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés, la création obligatoire par l’employeur d’une base de données économiques et sociales (C. trav., art. L. 2323-7-2), constamment accessible aux représentants du personnel et dont le contenu est précisé par le décret no 2013-1305 du 27 décembre 2013 (JO 31 déc.). Cette base de données, régulièrement mise à jour par l’employeur, centralise les informations économiques et sociales de l’entreprise.
A noter que le support de cette base de données peut être informatique ou papier.
Les rapports et informations transmis de manière récurrente au comité d’entreprise seront mis à disposition de ses membres par le biais de la base de données, au plus tard le 31 décembre 2016.
On peut ainsi penser, par exemple, au bilan social ou encore au rapport annuel d’ensemble ou au rapport annuel unique.
En revanche, la loi prévoit que les consultations spécifiques du comité sur des évènements ponctuels (déménagement, cession, etc.) continueront à faire l’objet d’envois spécifiques dans lesquels les informations nécessaires seront fournies.
Pour plus de précisions sur la base de données économiques et sociales, voir no 165-11.
Dans quels cas faut-il consulter les délégués syndicaux ?
Dans un certain nombre d’hypothèses, l’inspecteur du travail peut accorder à l’employeur des dérogations aux règles posées par le Code du travail, en matière de durée du travail principalement. Préalablement à sa demande, l’employeur devra consulter les délégués syndicaux et faire parvenir leur avis à l’inspecteur du travail.
Travail de nuit
L’employeur devra consulter les délégués syndicaux dans plusieurs situations :

  • – 

    en l’absence de convention ou d’accord collectif mettant en place le travail de nuit dans l’entreprise et à condition qu’il ait engagé sérieusement et loyalement des négociations tendant à la conclusion d’un tel accord, l’employeur peut affecter des salariés à un poste de nuit sur dérogation accordée par l’inspecteur du travail. Il devra joindre à cette demande l’avis des délégués syndicaux et du comité d’entreprise, ou des délégués du personnel, s’il en existe (C. trav., art. L. 3122-36 ; C. trav., art. R. 3122-16). Les contreparties à accorder au travailleur de nuit devront être discutées avec ces représentants du personnel ;

  • – 

    toute demande de dérogation à la durée quotidienne maximale du travail de nuit doit être adressée à l’inspecteur du travail accompagnée de l’avis du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel et du procès-verbal de consultation des délégués syndicaux (C. trav., art. L. 3122-34 ; C. trav., art. R. 3122-11) ;

  • – 

    toute demande de dérogation à la période légale de neuf heures constituant du travail de nuit doit, en l’absence d’accord collectif conclu sur le sujet, être autorisée par l’inspecteur du travail après consultation des délégués syndicaux et avis du comité d’entreprise ou des délégués du personnel (C. trav., art. L. 3122-29).

Equipes de suppléance
A défaut d’accord collectif, la possibilité de faire travailler une équipe le dimanche pour assurer le remplacement de la première équipe, doit être autorisée par l’inspecteur du travail après consultation des délégués syndicaux et du comité d’entreprise ou des délégués du personnel s’ils existent (C. trav., art. L. 3132-18).
Travail en continu
A défaut d’accord collectif, le travail en continu pour raisons économiques peut être autorisé par l’inspecteur du travail à qui l’employeur devra également faire parvenir les avis des délégués syndicaux et du comité d’entreprise ou des délégués du personnel (C. trav., art. L. 3132-14 ; C. trav., art. R. 3132-13).
Sachez-le :
les attributions des délégués syndicaux peuvent être précisées voire élargies par des conventions ou accords collectifs d’entreprise ou de niveau supérieur. Un accord collectif applicable dans une branche professionnelle peut, par exemple, prévoir que les délégués syndicaux devront aussi être informés sur les conditions de déroulement des contrats de professionnalisation. L’employeur est alors tenu d’appliquer ces dispositions conventionnelles plus favorables, si l’entreprise entre dans le champ de l’accord.