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Quelles sont les obligations des entreprises en matière de bilan social ?

L’employeur et les représentants du personnel au quotidien
Partie 2 – 
Attributions et moyens d’action des représentants du personnel
Titre 1 – 
Attributions et moyens d’action du comité d’entreprise
Thème 160 – 
Attributions du comité d’entreprise en matière d’emploi
Section 1 – 
Information sociale du comité d’entreprise

160-15 – 
Quelles sont les obligations des entreprises en matière de bilan social ?
En plus des différentes informations obligatoires, l’employeur doit présenter tous les ans un bilan social au comité d’entreprise dès lors que l’entreprise compte au moins 300 salariés. Autrement dit, dans les entreprises de 300 salariés et plus, un bilan social regroupant l’essentiel des informations sociales est constitué et remis au comité d’entreprise.
Textes :
C. trav., art. L. 2323-68 et s. ; C. trav., art. L. 2323-72 ; C. trav., art. R. 2323-71.
Qu’est-ce qu’un bilan social ?
Le bilan social récapitule en un document unique les principales données chiffrées permettant d’apprécier la situation de l’entreprise dans le domaine social, d’enregistrer les réalisations effectuées et de mesurer les changements intervenus au cours de l’année écoulée et des deux années précédentes (C. trav., art. L. 2323-70).
Quelles sont les entreprises tenues d’élaborer un bilan social ?
L’établissement d’un bilan social n’est obligatoire que dans les entreprises d’au moins 300 salariés soumises à la législation sur les comités d’entreprise (C. trav., art. L. 2323-68). Toutefois, l’absence de comité d’entreprise, même accompagnée d’un constat de carence, ne dispense pas l’entreprise d’élaborer un bilan social.
Lorsque l’effectif de l’entreprise ou de l’établissement atteint le seuil d’assujettissement, le premier bilan porte sur l’année suivant celle au cours de laquelle le seuil a été atteint. Le premier bilan peut ne concerner que l’année écoulée. Le deuxième peut ne concerner que les deux dernières années écoulées.
Exemple :
l’entreprise a atteint le seuil de 300 salariés en 2013. L’employeur peut réaliser un bilan pour la première fois au titre de l’année 2014, bilan qui sera présenté en 2015.
Lorsque l’effectif de l’entreprise, ou de l’établissement, devient inférieur au seuil d’assujettissement, un bilan est néanmoins présenté pour l’année en cours (C. trav., art. L. 2323-69).
Lorsque l’entreprise comporte des établissements distincts, l’employeur doit présenter un bilan social se rapportant à l’entreprise, ainsi qu’un bilan social particulier à chaque établissement dont l’effectif habituel est d’au moins 300 salariés (C. trav., art. L. 2323-68).
A quel moment le bilan social doit-il être établi ?
Un bilan est établi tous les ans mais porte sur les trois années qui précèdent l’année de présentation (C. trav., art. L. 2323-70). Le bilan social doit être établi au cours du premier trimestre de chaque année.
Quel est le contenu du bilan social ?
Les informations contenues dans le bilan social sont regroupées en sept chapitres portant respectivement sur l’emploi, les rémunérations et charges accessoires, les conditions d’hygiène et de sécurité, les autres conditions de travail (durée, organisation, conditions physiques du travail), la formation, les relations professionnelles ainsi que sur les conditions de vie des salariés et de leurs familles dans la mesure où ces conditions dépendent de l’entreprise (C. trav., art. L. 2323-70).
La liste des informations devant figurer dans le bilan social de l’entreprise et dans celui de l’établissement est établie conformément au texte annexé à l’article R. 2323-17 du Code du travail. Des arrêtés du 8 décembre 1977 (JO 10 déc. 1977, rect. JO 1er janv. 1978) fixent la liste des indicateurs devant figurer dans le bilan des entreprises ou établissements appartenant aux secteurs d’activités suivants : secteurs industriels, agricoles et tout secteur non soumis à un arrêté spécifique ; secteur des commerces et des services ; secteur du bâtiment et des travaux publics ; secteur des transports. Certains indicateurs ne concernent toutefois que les entreprises de plus de 2 000 salariés.
Comment organiser la consultation du comité d’entreprise ?
L’employeur doit organiser une consultation du comité sur le bilan social dans les quatre mois suivant la fin de la dernière des années visées par ce bilan.
Les membres du comité doivent recevoir communication du projet de bilan quinze jours au moins avant ladite réunion (C. trav., art. L. 2323-72).
Pour les entreprises établissant leur bilan par année civile, la réunion d’examen du comité doit donc se tenir au plus tard le 30 avril et le projet doit être communiqué au plus tard le 15 avril.
Exemple :
la date limite de la réunion au cours de laquelle est examiné le bilan social portant sur les années 2011, 2012 et 2013 est le 30 avril 2014.
Dans les entreprises comportant des établissements distincts tenus de présenter un bilan social d’établissement, le projet est présenté au comité d’établissement dans les conditions ci-dessus énoncées. Puis les différents bilans sociaux d’établissement, accompagnés de l’avis des comités, sont transmis au comité central d’entreprise au plus tard 15 jours avant la réunion au cours de laquelle il émettra son avis (voir no 160-20). La jurisprudence considère que l’employeur a rempli son obligation dès lors que le CE a été informé et consulté dans les délais impartis. Peu importe que les membres du CE refusent de formuler un avis (Cass. soc., 18 févr. 1998, no 95-42.172).
Quel est l’objet de la consultation ?
Le comité d’entreprise doit émettre un avis sur le bilan social de l’entreprise. Le procès-verbal de la réunion du comité est adressé à l’inspecteur du travail avec le bilan social dans les quinze jours suivants (C. trav., art. L. 2323-73). Rappelons ici que le CE doit disposer « d’informations précises » pour être en mesure de formuler un avis motivé (C. trav., art. L. 2323-4). Très souvent, en pratique, l’employeur présente le projet de bilan au cours d’une réunion du comité d’entreprise pendant laquelle il prend note des suggestions, modifications, précisions du comité, puis représente le bilan modifié et définitif au cours d’une seconde réunion destinée à recueillir l’avis du comité.
Remarque :
en aucun cas, la communication du projet de bilan social ne remplace les autres obligations d’information et de consultation du CE (C. trav., art. L. 2323-68). Dès lors, l’employeur ne peut pas se dispenser de soumettre au comité des éléments d’information en invoquant le fait qu’ils ont déjà été transmis et discutés dans le cadre de la consultation sur le bilan social.
ATTENTION :
le bilan social n’est véritablement définitif qu’après l’avis du comité d’entreprise, toutefois l’employeur n’est pas lié par l’avis du comité d’entreprise.
Le bilan social, éventuellement modifié pour tenir compte de l’avis du comité compétent, doit être mis à la disposition de tout salarié qui en fait la demande (C. trav., art. L. 2323-72).
L’employeur doit-il diffuser le bilan social ?
L’employeur doit diffuser le bilan social, éventuellement modifié après la réunion du comité d’entreprise, aux délégués syndicaux (C. trav., art. L. 2323-72), aux salariés qui en font la demande (C. trav., art. L. 2323-72), à l’inspection du travail, cet envoi devant s’accompagner du procès-verbal de la réunion du comité, dans un délai de 15 jours à compter de la réunion (C. trav., art. L. 2323-73). Dans les sociétés par actions, le bilan est transmis aux actionnaires, cette transmission s’effectuant lors de l’assemblée ordinaire et s’accompagnant de l’avis du comité (C. trav., art. L. 2323-74).
En cas de diffusion tardive, c’est à dire lorsque le bilan social est transmis au CE dans un délai inférieur à celui prévu par le Code du travail, soit 15 jours (C. trav., art. L. 2323-72), le comité d’entreprise peut refuser de délibérer. Dans ce cas, la consultation doit être reportée à la réunion suivante, retardant ainsi la diffusion du document auprès des destinataires visés par la loi.
La loi relative à la sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 impacte-t-elle la fourniture de ces informations ?
A terme oui. En effet, la loi relative à la sécurisation de l’emploi (L. no 2013-504, 14 juin 2013, JO 16 juin) prévoit, au plus tard le 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus, et au plus tard le 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés, la création obligatoire par l’employeur d’une base de données économiques et sociales (C. trav., art. L. 2323-7-2), constamment accessible aux représentants du personnel et dont le contenu est précisé par le décret no 2013-1305 du 27 décembre 2013 (JO 31 déc.). Cette base de données, régulièrement mise à jour par l’employeur, centralise les informations économiques et sociales de l’entreprise.
A noter que le support de cette base de données peut être informatique ou papier.
Les rapports et informations transmis de manière récurrente au comité d’entreprise seront mis à disposition de ses membres par le biais de la base de données, au plus tard le 31 décembre 2016.
On peut ainsi penser, par exemple, au bilan social ou encore au rapport annuel d’ensemble ou au rapport annuel unique.
Le comité d’entreprise restera consulté sur le contenu de ces rapports, intégrés à la base nouvellement créée.
En revanche, la loi prévoit que les consultations spécifiques du comité sur des évènements ponctuels (déménagement, cession, etc.) continueront à faire l’objet d’envois spécifiques dans lesquels les informations nécessaires seront fournies.
Pour plus de précisions sur la base de données économiques et sociales, voir no 165-11.
Sachez-le :
si l’employeur ne présente pas le bilan social d’entreprise ou d’établissement, il est passible des peines prévues pour le délit d’entrave (C. trav., art. L. 2328-1 ; voir no 235-15). Attention, le fait de présenter un bilan social incomplet, peut être assimilé à une absence de présentation et être sanctionné. En effet, l’appellation de bilan social ne peut s’appliquer qu’à un document comportant effectivement l’ensemble des volets d’informations prévus par le Code du travail (C. trav., art. L. 2323-70). Ainsi, la présentation tardive et incomplète du bilan social équivaut à un défaut de présentation et caractérise le délit d’entrave au fonctionnement du comité d’entreprise (Cass. soc., 17 mai 2007, no 06-84.318). En revanche, lorsque le comité refuse de formuler un avis sur le bilan social, les juges considèrent que l’employeur a rempli son obligation dès lors qu’il a procédé à l’information et à la consultation des représentants du personnel (Cass. soc., 18 févr. 1998, no 95-42.172).