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Quelles sont les informations qui doivent être communiquées aux représentants du comité d’entreprise avant une assemblée générale ?

L’employeur et les représentants du personnel au quotidien
Partie 2 – 
Attributions et moyens d’action des représentants du personnel
Titre 1 – 
Attributions et moyens d’action du comité d’entreprise
Thème 155 – 
Attributions d’ordre économique du comité d’entreprise
Section 2 – 
Représentation du comité d’entreprise au sein des instances dirigeantes

155-40 – 
Quelles sont les informations qui doivent être communiquées aux représentants du comité d’entreprise avant une assemblée générale ?
Le comité d’entreprise doit recevoir un certain nombre d’informations avant la tenue d’une assemblée générale d’actionnaires. Autrement dit, les représentants désignés par le comité pour assister aux assemblées générales disposeront déjà à ce titre de l’information nécessaire, dans les mêmes termes que les actionnaires.
Textes : C. trav., art. L. 2323-8 ; C. trav., art. L. 2323-67.
Quels sont les documents à remettre aux représentants du comité qui assistent aux assemblées générales ?
D’une manière générale, tous les documents remis aux actionnaires doivent être communiqués aux représentants du comité d’entreprise.
(Sur les conditions de leur désignation, voir no 115-30).
Plus précisément, le Code du travail prévoit, dans les sociétés commerciales, que le chef d’entreprise doit communiquer au comité d’entreprise, l’ensemble des documents obligatoirement transmis annuellement aux assemblées générales d’actionnaires. Ces documents sont transmis au comité avant leur présentation à l’assemblée générale. De fait, les représentants du comité qui assisteront aux assemblées générales détiendront ces documents. Ils détiendront également les mêmes communications et copies que les actionnaires, puisque chaque membre du comité d’entreprise les reçoit individuellement, et ce aux mêmes époques que les actionnaires (C. trav., art. L. 2323-8 ; voir ci-dessous).
Quels sont les documents remis au comité d’entreprise lui-même avant l’assemblée générale ?
Avant l’assemblée générale, chaque membre du comité d’entreprise doit notamment recevoir :

  • – 

    les comptes annuels (bilan, compte de résultats) ;

  • – 

    le rapport de gestion du conseil d’administration ou de surveillance ;

  • – 

    le rapport du commissaire aux comptes (C. trav., art. L. 2323-8) ;

  • – 

    le rapport spécial en matière d’attribution de stock options ;

  • – 

    le montant global certifié exact par les commissaires aux comptes des rémunérations versées aux personnes les mieux rémunérées, le nombre de ces personnes étant de 5 dans les entreprises de moins de 200 salariés et 10 dans les autres entreprises. Si les rémunérations individuelles ne doivent pas être précisées, tous les avantages ayant le caractère de rémunération doivent être inclus ;

  • – 

    la liste des administrateurs et directeurs généraux ou des membres du directoire et du conseil de surveillance selon le cas, avec indication de leurs nom, prénom et domicile, ainsi que, le cas échéant, la liste des autres sociétés dans lesquelles ces personnes exercent des fonctions de gestion, direction, administration ou surveillance ;

  • – 

    la liste des actionnaires avec indication des nom, prénom et domicile de chaque titulaire d’actions nominatives inscrits sur les registres de la société et de chaque personne ayant effectué le dépôt permanent de ses actions au porteur au siège social ;

  • – 

    le texte des projets de résolution présentés par le conseil d’administration ou le directoire et, le cas échéant, le texte et l’exposé des motifs des résolutions présentées par les actionnaires ;

  • – 

    les renseignements concernant les candidats, lorsque l’ordre du jour comporte la nomination d’administrateurs ou de membres du conseil de surveillance : nom, prénom, âge, références et activités professionnelles au cours des cinq dernières années, notamment fonctions exercées ou ayant été exercées dans d’autres sociétés, emplois ou fonctions occupés dans la société et nombre d’actions de la société détenues par les candidats.

Quelles sont les informations tenues à la disposition des représentants du comité ?
Tout actionnaire, ainsi que les représentants du comité mais également les membres du comité, ont le droit d’obtenir à tout moment sur leur demande l’inventaire des biens de la société, les comptes sociaux et les bilans des trois dernières années ainsi que les feuilles de présence et procès-verbaux des assemblées générales de ces trois années.
ATTENTION :
le comité d’entreprise peut formuler toute observation utile sur la situation économique et financière de l’entreprise ; celles-ci seront obligatoirement transmises à l’assemblée générale à titre d’information (C. trav., art. L. 2323-8).
Comment s’effectue la remise des documents ?
Concernant les documents qui sont remis aux actionnaires avant les réunions des conseils d’administration ou de surveillance ou les assemblées générales, il revient à l’entreprise de communiquer les informations aux représentants du comité dans les mêmes délais que pour les actionnaires.
Concernant les informations qui doivent être tenues à disposition de manière permanente, la communication se fait au siège ou à la direction administrative de l’entreprise à compter de la convocation des assemblées et au moins dans le délai de quinze jours qui précède leur tenue. Toutefois, pour le rapport des commissaires aux comptes, pour la liste des actionnaires, le délai est limité, en tout état de cause, aux quinze jours précédant l’assemblée.
Sachez-le :
le comité d’entreprise peut demander en justice la désignation d’un mandataire chargé de convoquer l’assemblée générale des actionnaires en cas d’urgence (C. trav., art. L. 2323-67). La demande doit être adressée au tribunal de commerce statuant en référé, celui-ci rendra une ordonnance fixant l’ordre du jour de l’assemblée (C. trav., art. R. 2323-13). Le comité d’entreprise peut également demander l’inscription de résolutions à l’ordre du jour de l’assemblée générale, par lettre recommandée avec AR ou, avec l’accord des actionnaires, par e-mail. En tant que représentant légal de la société, vous devez accuser réception de cette demande (accompagnée du texte du projet de résolution) dans les cinq jours (C. trav., art. L. 2323-67 ; C. trav., art. R. 2323-15).