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L’employeur peut-il pratiquer une « retenue sur salaire » ?

Droit du Travail au Quotidien
Partie 1 – 
Relations individuelles de travail
Titre 1 – 
Conclusion et exécution du contrat de travail
Thème 115 – 
Salaires et avantages
Section 5 – 
Paiement du salaire

115-85 – 
L’employeur peut-il pratiquer une « retenue sur salaire » ?
Certaines sommes peuvent être dues à l’employeur par le salarié lui-même. Dans certaines hypothèses, la loi admet que l’employeur puisse se rembourser par le biais d’une retenue sur salaire.

Autrement dit,

ces sommes devront être déduites du salaire net.

Textes :
C. trav., art. L. 3251-1

 ;

C. trav., art. L. 3251-2

 ;

C. trav., art. L. 3251-3

.

Comment calculer le salaire à déduire en cas d’absence du salarié ?
En cas d’absence non rémunérée, ou de mois incomplet en raison d’une embauche ou d’un départ en cours de mois, le salaire doit être calculé en multipliant la rémunération horaire par le nombre d’heures de travail

réellement effectuées dans le mois

(

).

Exemple :
une entreprise applique les 35 heures sur la base de 7 heures par jour ; un salarié a un arrêt maladie de 7 jours calendaires (soit 35 heures de travail) au cours d’un mois comprenant 21 jours de travail (147 heures) : la retenue est égale à 35/147 du salaire brut. S’il avait été malade au cours d’un mois qui comprend 22 jours de travail (soit 154 heures), la retenue aurait été de 35/154. Pour ce calcul, il n’y a pas lieu de tenir compte de l’horaire forfaitaire de 151,67 h.
En quoi consiste la compensation « pour fournitures » ?
Principe et exceptions
Il s’agit d’une retenue sur salaire effectuée par l’employeur pour compenser des sommes dues par le salarié au titre de fournitures diverses. Ce type de compensation est formellement interdit par le Code du travail, sauf pour :

  • – 

    les outils et instruments nécessaires au travail ;

  • – 

    les matières et matériaux dont le salarié a la charge et l’usage ;

  • – 

    les sommes avancées pour l’acquisition de ces mêmes objets (

    C. trav., art. L. 3251-2

    ).

Cette compensation doit se faire dans la limite des quotités saisissables (voir no 115-90). Mais elle est possible sans limite avec l’indemnité de licenciement, celle-ci n’étant pas un salaire (

).

En cas de détérioration ou de perte des objets qui lui avaient été confiés, le droit à compensation ne peut être mis en œuvre que si le salarié a commis une faute lourde. En effet, la responsabilité pécuniaire du salarié ne peut résulter que de sa faute lourde (

 ; voir no 135-65).

Autres cas de compensation
Le Code du travail reste silencieux sur la compensation d’autres dettes comme le loyer du logement de fonction, l’indemnité attachée à une clause de dédit-formation, l’indemnité pour préavis non exécuté par le salarié, etc. L’absence de réglementation n’interdit cependant pas la compensation, prononcée par le juge, à condition que la dette du salarié réponde aux exigences légales (

C. civ., art. 1289 à 1299

). Elle doit être :

  • – 

    certaine, c’est-à-dire sujette à aucune contestation ;

  • – 

    liquide, c’est-à-dire d’un montant défini ;

  • – 

    échue, une dette à venir ne pouvant pas être compensée.

Lorsque la compensation est possible, elle se fait dans la limite de la fraction saisissable du salaire. C’est ce qui a été admis pour :

Une retenue peut-elle être opérée pour le remboursement d’un acompte ou d’une avance ?
Acomptes
L’acompte est le paiement avant la date normale de paie d’une partie du salaire correspondant à un travail déjà effectué. L’employeur est tenu de verser des acomptes :

  • – 

    aux salariés couverts par la loi sur la mensualisation (voir no 115-15), quelle que soit leur catégorie professionnelle, dès lors qu’ils en font la demande. L’acompte à verser correspond, pour une quinzaine, à la moitié de la rémunération mensuelle (

    C. trav., art. L. 3242-1

    ) ;

  • – 

    si une convention collective le prévoit ;

  • – 

    pour tout travail aux pièces dont l’exécution doit durer plus d’une quinzaine. Le salarié doit recevoir des acomptes chaque quinzaine et être intégralement payé dans la quinzaine qui suit la livraison de l’ouvrage (

    C. trav., art. L. 3242-4

    ).

En dehors de ces trois cas, l’employeur ne peut pas être obligé de verser des acomptes. Le montant de l’acompte est ensuite intégralement déduit du salaire net à verser lors de l’échéance normale de la paie, et c’est à cette date que sont prélevées les cotisations.
Avances
Une avance est une somme qui excède la rémunération du travail jusque-là accompli. L’employeur n’est pas tenu de l’accorder. S’il le fait, il ne peut ensuite se rembourser que par retenue à hauteur du dixième du montant des salaires exigibles (

C. trav., art. L. 3251-3

). Il ne lui est donc pas possible de récupérer intégralement la somme en fin de mois.

L’avance n’étant pas un salaire mais un prêt, elle ne supporte pas de cotisations sociales au moment où elle est versée.
Si, en fin de contrat, le salarié doit encore de l’argent sur l’avance reçue, l’employeur peut se rembourser sur les salaires, l’indemnité compensatrice de préavis et l’indemnité compensatrice de congés payés éventuellement dus, mais seulement dans la limite du dixième des sommes exigibles.
Remarque :
en revanche, l’employeur peut compenser la totalité de la somme restant due par le salarié avec l’indemnité de licenciement dont il peut être lui-même redevable.
Trop-perçu
Lorsque la rémunération versée à un salarié est supérieure à ce qu’il aurait dû percevoir, l’employeur est fondé à récupérer le trop-perçu notamment en opérant des retenues sur salaire dans la limite des portions saisissables du salaire (voir no 115-90). Les sommes indûment perçues peuvent être réclamées par l’employeur y compris si ce trop-perçu a été versé, par erreur, pendant plusieurs années. Lorsque le salarié fait prendre en charge des dépenses personnelles par l’entreprise, le conseil de prud’hommes est compétent pour en ordonner le remboursement (

).

Prêt à un salarié
Le prêt constitue une avance en espèces. L’employeur ne peut donc se rembourser qu’au moyen de retenues successives ne dépassant pas le dixième du montant des salaires exigibles. Il est possible d’inclure dans le contrat de prêt une clause de remboursement anticipé en cas de rupture du contrat de travail (

). Toutefois, lorsque les sommes prêtées l’ont été dans le cadre d’un contrat de prêt distinct du contrat de travail (cas du salarié d’une banque), ces sommes n’ont pas le caractère d’avances sur salaires. En cas de rupture du contrat, l’employeur ne peut pas compenser les sommes restant dues en exécution de ce prêt avec les salaires et indemnités à verser au salarié (

).

Sachez-le :
le salarié n’est pas tenu de rembourser l’employeur lorsque, dans le cadre de son travail, il lui cause un préjudice, dès lors qu’il n’a pas commis une faute lourde, celle-ci supposant l’intention de nuire. Ainsi, par exemple, la retenue sur salaire pour le remboursement des contraventions afférentes à un véhicule professionnel est illégale (

).