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L’employeur doit-il prendre en charge les frais de transports personnels ?

Droit du Travail au Quotidien
Partie 1 – 
Relations individuelles de travail
Titre 1 – 
Conclusion et exécution du contrat de travail
Thème 115 – 
Salaires et avantages
Section 4 – 
Frais professionnels

115-67 – 
L’employeur doit-il prendre en charge les frais de transports personnels ?
Les employeurs ont la possibilité (et non l’obligation) de prendre en charge, dans des conditions avantageuses (exonérations sociales et fiscales) tout ou partie des frais de carburant de leurs salariés qui utilisent leur véhicule personnel parce qu’ils n’ont pas accès aux transports en commun.

Autrement dit,

si un salarié peut emprunter les transports collectifs, l’employeur qui prend en charge les frais de carburant ne bénéficie pas des exonérations.

Textes :
C. trav., art. L. 3261-3 et s.

 ;

C. trav., art. R. 3261-11

 ;

L. no 2008-1330, 17 déc. 2008, art. 20, JO 18 déc.

 ;

♦ 
Quels salariés peuvent bénéficier de ce dispositif facultatif ?
L’employeur peut prendre en charge, dans certaines conditions, tout ou partie des frais de carburant (ou les frais d’alimentation de véhicules électriques) engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, par ceux de ses salariés :

  • –  

    dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Ile-de-France ou d’un périmètre de transports urbains ;

  • –  

    ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.

Dès lors que l’employeur décide de prendre en charge une partie des frais, il devra étendre sa décision à tous les salariés qui correspondent à l’une ou l’autre des situations visées, sans discrimination entre eux, et selon les mêmes modalités, en fonction de la distance domicile-lieu de travail.
Sont exclus du bénéfice de l’aide :
  • –  

    les salariés bénéficiant d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge par celui-ci des dépenses de carburant ou d’alimentation d’un véhicule électrique ;

  • –  

    ceux logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucun frais de transport domicile-travail ;

  • –  

    ceux dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.

Le bénéfice de cette prise en charge ne peut pas être cumulé avec la prise en charge obligatoire de 50 % des frais de transports publics, ni avec la déduction spécifique pour frais propre à certaines professions (

). En revanche elle peut se cumuler avec l’exclusion d’assiette de la prise en charge des indemnités kilométriques (exonération prévue par la circulaire ministérielle du 7 janvier 2003), mais le montant total exonéré (prime de transport + indemnités kilométriques) ne peut excéder le total des frais engagés par le salarié pour effectuer ses trajets domicile-lieu de travail. L’employeur devant en cas de contrôle produire la preuve que les sommes versées correspondent aux frais réellement engagés (

).

Exemple :
un salarié engage 350 € par an de frais de carburant. L’employeur pourra choisir entre effectuer un double versement (200 € de prime de transport + 150 € d’indemnités kilométriques) ou verser 350 € exclus de l’assiette des cotisations au titre du remboursement des seules indemnités kilométriques. Dans les deux cas, il devra produire des justificatifs de kilométrage pour 350 € (

).

♦ 
Comment mettre en place le régime des frais de transport personnels ?
Pour les entreprises entrant dans le champ d’application de la négociation annuelle obligatoire sur les salaires, c’est-à-dire celles disposant d’un délégué syndical, cette prise en charge doit résulter d’un accord entre l’employeur et le ou les délégués syndicaux.
Pour les autres entreprises, la prise en charge résulte d’une décision unilatérale de l’employeur prise après consultation du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s’il en existe.
En cas de changement des modalités de prise en charge, l’employeur doit avertir les salariés concernés au moins un mois avant la date effective de changement.
♦ 
Quels sont les avantages pour l’employeur et le salarié ?
La prise en charge des frais de carburant est exonérée de charges sociales (toutes les cotisations légales et conventionnelles) et fiscales (impôt sur le revenu), dans la limite de

200 €

par an et par salarié. La part de contribution qui dépasserait cette limite de 200 € par an devra être soumise à l’impôt sur le revenu ainsi qu’aux charges sociales.

Pour les salariés à temps partiel dont le temps de travail hebdomadaire est supérieur à 17,50 heures (ou à la moitié de la durée conventionnelle si elle est inférieure à la durée légale), l’exonération de charges est équivalente à celle d’un salarié à temps complet, soit au maximum 200 € par an. En dessous de 17,50 heures de travail par semaine, l’exonération est calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet. D’où le calcul suivant : montant dépensé (dans la limite de 200 €) × temps de travail hebdomadaire / 17,50 h.
Exemples :
pour un salarié travaillant 20 heures par semaine, l’exonération maximum sera de 200 €, comme pour un salarié à temps complet. Pour un salarié travaillant 15 heures par semaine dans une entreprise pratiquant la durée légale du travail, l’exonération maximum sera de 171,43 € (soit 200 × 15 h / 17,50).
Les salariés exerçant leur activité sur différents lieux de travail peuvent prétendre à la prise en charge des frais de carburant leur permettant de réaliser l’ensemble des déplacements nécessaires entre leur domicile et leurs différents lieux de travail, ainsi qu’entre leurs différents lieux de travail.
♦ 
L’employeur peut-il rembourser le salarié de la totalité de ses frais ?
L’administration distingue deux cas (

Circ. DSS, 7 janv. 2003, point 34, BO no 2003-04

) :

  • –  
    le salarié est contraint de prendre son véhicule personnel.

    Le remboursement des dépenses réelles (qu’il faudra justifier) ou le versement d’indemnités kilométriques échappent à cotisations si le salarié est contraint de prendre son véhicule. Cette contrainte doit résulter de l’impossibilité d’utiliser les transports en commun soit parce qu’il n’y en a pas ou qu’ils sont incommodes, soit en raison des horaires particuliers de travail. Par ailleurs, si le domicile est éloigné du lieu de travail, il est nécessaire que cet éloignement ne résulte pas de convenances personnelles ;

  • –  
    le salarié utilise sa voiture pour convenances personnelles.

    Les indemnités versées par l’employeur ne sont exonérées qu’à concurrence du tarif du transport en commun le plus économique (

    Lettre-circ. Acoss no 2009-21, 11 févr. 2009

    ).

Lorsque le salarié bénéficie d’un véhicule de société, il n’y a pas lieu de considérer que la gratuité du trajet « domicile-lieu de travail » constitue un avantage en nature dès lors que le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun (voir ci-dessus), que le véhicule est nécessaire à l’activité professionnelle et qu’il n’en dispose pas en permanence, c’est-à-dire le week-end ou pendant les congés payés (voir no 115-40).
♦ 
Les frais de parking sont-ils des frais professionnels ?
Si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel par nécessité absolue pour se rendre de son domicile à son lieu de travail, les indemnités kilométriques peuvent être exclues de l’assiette des cotisations de sécurité sociale dans la limite du barème fiscal ou, au-delà, sur justificatifs des frais exposés. Dès lors que de telles circonstances sont établies et que l’employeur peut justifier de l’absence d’emplacement de parking gratuit à proximité du lieu de travail, les remboursements de frais engagés par le salarié pour le stationnement du véhicule peuvent être exclus de l’assiette des cotisations de sécurité sociale, le cas échéant, sur la base du tarif le plus économique (abonnement hebdomadaire, mensuel ou annuel ;

).

Sachez-le :
le chèque transport n’a jamais pu entrer en vigueur, faute de textes d’application. Il est remplacé par ce dispositif des frais de transports personnels, qui entre en vigueur immédiatement.