L’employeur peut, sous certaines réserves, percevoir directement, aux lieu et place du salarié, les indemnités journalières qui lui sont dues par la Sécurité sociale au titre de son arrêt maladie.
Il s’agit du mécanisme de la subrogation.
La mise en œuvre est subordonnée à deux conditions :
-
—
l’employeur doit maintenir tout ou partie du salaire pendant la durée de la maladie ;
-
—
la part du salaire maintenu doit être au moins égale au montant des indemnités journalières dues pour la même période par la Sécurité sociale.
La subrogation nécessite quelques formalités et s’accompagne presque toujours d’une régularisation ultérieure sur le bulletin de paye du salarié.
a)
La subrogation est subordonnée au maintien du salaire
Il ne peut y avoir subrogation que pour autant qu’il y ait maintien du salaire de la part de l’employeur.
Cette subrogation sera soit automatique, soit subordonnée, chaque fois, à l’accord du salarié selon la source de son obligation.
1.
La subrogation automatique
Pour que la subrogation puisse être automatiquement pratiquée, il faut que l’une ou l’autre de ces deux conditions soit remplie :
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—
le maintien de salaire doit résulter de la propre initiative de l’employeur qui y a procédé sans y être obligé par les dispositions d’une convention collective ;
-
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le maintien de salaire doit être effectué en application de dispositions conventionnelles ne prévoyant pas la déduction des indemnités journalières de la Sécurité sociale du salaire maintenu.
Il n’y a donc pas subrogation automatique en présence de dispositions conventionnelles du type :
«
Le salarié recevra, sous déduction des indemnités journalières, 100 % de la rémunération brute qu’il aurait gagnée s’il avait continué à travailler…
».
ou
«
Les garanties de maintien de salaire s’entendent déduction faite des allocations que le salarié perçoit de la Sécurité sociale…
».
En présence de telles clauses, l’employeur ne peut pratiquer la subrogation qu’avec l’accord exprès du salarié.
2.
La subrogation « conditionnelle »
En dehors des cas de subrogation automatique visés ci-dessus, l’employeur doit obtenir l’accord exprès du salarié pour se faire directement rembourser aux lieux et place du salarié les indemnités journalières de la Sécurité sociale.
Il suffit en pratique de remplir la rubrique « demande de subrogation en cas de maintien de salaire » figurant sur l’imprimé « attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières destinée à la Sécurité sociale ».
L’employeur doit indiquer la période pendant laquelle il demande la subrogation.
Cette période est exprimée en jours calendaires quand bien même l’entreprise aurait calculé son complément de salaire sur une base horaire ou par jour habituellement travaillé.
L’employeur doit par ailleurs mentionner les références bancaires du compte sur lequel il souhaite faire créditer les indemnités.
Le salarié doit, pour sa part, simplement apposer sa signature dans la case prévue à cet effet.
b)
La subrogation est subordonnée à un salaire maintenu au moins égal au montant des indemnités journalières
Qu’elle soit automatique ou conditionnelle, la subrogation suppose que la part du salaire maintenu soit au moins égale aux indemnités journalières pour lesquelles elle est demandée.
Cette condition peut ne pas être remplie dans les cas de figure suivants :
-
—
lorsque le délai de carence appliqué au maintien de salaire est supérieur à celui de la Sécurité sociale ;
-
—
en présence de rémunérations modestes, lorsque les indemnités journalières de la Sécurité sociale sont calculées sur une base nettement plus élevée que le montant de la rémunération qui aurait été perçue si le salarié avait travaillé.
Il peut s’agir par exemple de la maladie qui intervient après une réduction importante de salaire (passage d’un temps plein à un temps partiel) ou d’une maladie se déclarant en janvier alors qu’ont été perçus en octobre, novembre, décembre de l’année précédente des majorations pour heures supplémentaires, des primes, un treizième mois, etc.
S’il ne peut en principe y avoir subrogation dans une telle situation, elle peut néanmoins exister en pratique.
Dans ce cas, l’employeur ne doit pas conserver entre ses mains la part des indemnités journalières dépassant le montant du salaire maintenu. Il s’enrichirait sans motif. Cet excédent doit donc être reversé au salarié.
c)
La renonciation à la subrogation
L’employeur peut par ailleurs renoncer à appliquer la subrogation soit de sa propre initiative, soit à défaut d’accord du salarié.
Dans cette hypothèse, il peut :
-
—
soit verser au salarié sa rémunération amputée de la valeur des indemnités journalières.
Cette option suppose le calcul préalable des indemnités journalières qui seront versées par la Sécurité sociale.
Elle risque bien souvent d’entraîner un réajustement une fois le montant de ces indemnités définitivement connu ;
-
—
soit verser une rémunération incluant l’avance des indemnités journalières et déduire des payes ultérieures le montant des indemnités directement perçues par le collaborateur.
d)
Les formalités pour obtenir le remboursement des indemnités journalières auprès de la Sécurité sociale
En vue d’obtenir le versement des indemnités journalières, le salarié ou son employeur, en cas de subrogation, doit envoyer au centre de paiement de la Sécurité sociale l’imprimé « attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières ».
Compte tenu du délai de prescription, cette attestation doit être envoyée avant l’expiration d’un délai de deux ans.
En cas d’erreur commise par la Sécurité sociale dans le calcul du décompte, le salarié ou l’employeur dispose du même délai pour contester.
L’attestation reproduit les principales mentions portées sur le bulletin de paye du salarié.
Si au cours de l’année civile qui précède les périodes de travail mentionnées sur l’attestation, une régularisation de cotisations est intervenue, l’employeur doit indiquer le montant des salaires sur lesquels ont été calculées les cotisations de régularisation.
Cette situation ne concerne en pratique que les salaires dont les rémunérations sont habituellement inférieures au plafond et qui, à l’occasion du versement d’une prime, le dépassent occasionnellement. Cette régularisation intervient souvent au moment de la déclaration annuelle de fin d’année.
e)
L’élaboration du bulletin de paye
L’employeur qui maintient tout ou partie du salaire pendant l’arrêt maladie et qui fait l’avance des indemnités journalières doit tenir compte du régime social spécifique des indemnités.
En effet, elles sont exonérées de charges sociales, à l’exclusion de la CSG et de la CRDS, ainsi que des cotisations de retraite complémentaire des cadres pour les 91 premiers jours de maladie.
En conséquence, et sous cette réserve, l’employeur peut déduire de la rémunération brute du mois considéré ou des payes ultérieures le montant de ces indemnités.
Lorsque l’employeur applique la subrogation, il rajoutera le montant des indemnités au salaire net à payer.
A contrario
, en l’absence de subrogation, il ne rajoutera pas le montant de ces indemnités au net à payer dans la mesure où le salarié les a perçues directement de la Sécurité sociale.
En cas d’erreur commise dans le calcul de la paye, l’employeur dispose à l’égard de son salarié d’un délai de cinq ans pour lui demander le remboursement du trop-perçu.
Le salarié dispose vis-à-vis de son employeur d’un délai de cinq ans.
— Pour des modèles de bulletin de paye, voir
Lamy Paye
.
Mise à jour par lettre d’actualités no 278, Avril 2013
Subrogation de l’employeur dans les droits du salarié aux indemnités journalières
Pour les arrêts maladie, débutant à compter du 1
er juillet 2013, l’entreprise pourra percevoir directement les indemnités journalières dues au salarié par la sécurité sociale, sans avoir à obtenir l’accord préalable de l’intéressé. Cette subrogation sera de droit dès lors que l’indemnisation versée par l’entreprise est au moins égale au montant des IJ versées par la sécurité sociale (
CSS, art. R. 323-11
).