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Formalités de dépôt

Lamy Comité d’Entreprise
Partie 8 – 
Participation – Intéressement – Epargne salariale
Etude 801 – 
Participation, intéressement, épargne salariale : conditions de négociation des accords
Section 2 – 
Modalités de conclusion des accords

801-16 – 
Formalités de dépôt
a)
Date limite de conclusion
1.
Accord de participation
L’accord de participation doit être conclu avant l’expiration d’un délai d’un an suivant la clôture de l’exercice au titre duquel sont nés les droits des salariés (C. trav., art. L. 3323-5).
2.
Accord d’intéressement
Alors que l’ordonnance no 86-1134 du 21 octobre 1986 (JO 23 oct.) restait muette sur les délais de conclusion des accords d’intéressement, la loi no 90-1002 du 7 novembre 1990 (JO 11 nov.) a fixé comme date limite de conclusion des accords, le premier jour du septième mois suivant la date de leur prise d’effet. Cette précision a pour but de renforcer le caractère aléatoire de l’intéressement. C’est également une des conditions d’exonération, de l’intéressement, des charges sociales et fiscales.
Cependant, la loi no 2001-152 du 19 février 2001 a permis que la formule de calcul de l’intéressement puisse retenir une période de calcul inférieure à un an. Dans ce cas, l’accord doit être conclu avant la première moitié de la première période de calcul (C. trav., art. L. 3315-5). Là encore, à défaut de conclusion de l’accord d’intéressement dans les délais, les avantages fiscaux et sociaux ne seront ouverts que pour les périodes de calcul de l’intéressement ouvertes postérieurement au dépôt.
Remarques
En revanche, aucune date limite de conclusion n’est imposée par les textes, en matière de plans d’épargne salariale.
b)
Obligation de dépôt
La loi no 94-640 du 25 juillet 1994 (JO 27 juill.) a instauré une obligation de dépôt des accords d’intéressement auprès des services de la Direccte dans les quinze jours de leur conclusion, sous peine de perdre le bénéfice des exonérations sociales et fiscales des primes d’intéressement, versées au titre de la période de calcul considérée (C. trav., art. L. 3315-5).
En cas de dépôt hors délai, l’accord produit immédiatement ses effets entre les parties, mais n’ouvre droit aux exonérations que pour les périodes de calcul ouvertes postérieurement au dépôt (Cass. soc., 30 mars 1995, no 93-10.495 ; rappr. Cass. 2e civ., 3 juill. 2008, no 07-17.379 F+P ; voir pour les PEE, Cass. soc., 16 déc. 2008, no 07-14.610 et 07-14.611 ; rappr. C. trav., art. L. 3332-27 ). Le dépôt pouvant être effectué par la partie la plus diligente, il pourra être opportun pour les membres du comité d’entreprise ou les syndicats d’y procéder dès sa signature, sans attendre que le chef d’entreprise ne prenne en charge cette démarche.
La loi no 2006-1770 pour le développement de la participation et de l’actionnariat salarié a récemment facilité le dépôt des accords d’intéressement au-delà du délai très court de quinze jours après leur signature. La date limite peut être reportée à la fin du délai d’opposition mentionné à l’article L. 2232-2 du Code du travail (L. no 2006-1770, 30 déc. 2006, JO 31 déc. ; C. trav., art. L. 3315-5).
L’accord de participation et ses avenants éventuels doivent faire l’objet d’un dépôt, en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, à la Direccte du lieu de sa conclusion (C. trav., art. L. 3323-4 ; D. no 2006-568, 17 mai 2006, JO 20 mai simplifiant les modalités de dépôt en n’exigeant plus que deux exemplaires au lieu de cinq).
Comme pour les accords d’intéressement et de participation, les règlements des plans d’épargne conclus depuis la date d’entrée en vigueur de la loi du 19 février 2001 font désormais l’objet d’une obligation de dépôt auprès de la Direccte du lieu où ils ont été établis (C. trav., art. L. 3332-27, , alinéa 3). Là encore, le défaut de dépôt entraîne la perte des exonérations sociales et fiscales attachées au plan. L’administration précise ce qu’il faut entendre par règlement : « tout document, quelle que soit sa dénomination, établi unilatéralement par l’employeur ou négocié, qui pose les règles d’un PEE. » D’autre part, « un avenant qui contient des modifications substantielles qui en font en réalité un nouveau règlement, le dépôt doit être effectué » (Circ. intermin. 14 sept. 2005, JO 1er nov. ; Dossier Plan d’épargne d’entreprise, Fiche III, II, D).
La Chambre sociale de la Cour de cassation apporte une interprétation de la notion de « modification substantielle ». Elle précise que « toute modification, autre que de forme, apportée au règlement d’un plan d’épargne équivaut à l’établissement d’un règlement nouveau » et qu’à ce titre, il doit faire l’objet d’un dépôt au près de la Direccte (Cass. soc., 16 déc. 2008, no 07-14.610).
Une incertitude demeure quant à savoir ce qu’il faut entendre par modification « de forme » à un règlement de plan d’épargne. Il est donc conseillé aux entreprises qui entendent modifier leur règlement de plan d’épargne d’en déposer un exemplaire auprès de l’administration compétente.
c)
Eléments du dépôt
En matière d’accord d’intéressement, de participation ou de plans d’épargne salariale, le dépôt doit être accompagné des pièces justificatives de la régularité de sa conclusion, à savoir :

  • — 

    pour un accord conclu entre le chef d’entreprise et les représentants des organisations syndicales, la mention de la qualité de délégué syndical ou le mandat de l’organisation syndicale habilitant le représentant syndical à signer ;

  • — 

    dans l’hypothèse d’un accord au sein du comité d’entreprise, le procès-verbal de la séance ;

  • — 

    pour un accord par ratification du personnel : soit la liste nominative de l’ensemble du personnel de l’entreprise émargée par les deux tiers des salariés, soit le procès-verbal du vote et l’attestation du mandat des signataires (C. trav., art. D. 3345-1).

En outre, si la ratification n’a pas été demandée conjointement par l’employeur et le comité d’entreprise ou au moins un délégué syndical, il doit être joint :

  • — 

    pour les entreprises de plus de 50 salariés, un procès-verbal de carence datant de moins de 2 ans ;

  • — 

    une attestation de l’employeur selon laquelle il n’a été saisi d’aucune désignation de délégué syndical.

Le Code du travail précise la liste des documents à joindre à l’accord de groupe lors de son dépôt à la Direccte. Comme pour les accords d’entreprise, ce service doit accuser réception, sans délai, de l’accord de groupe auquel sont joints lesdits documents (C. trav., art. D. 3332-6 ; C. trav., art. D. 3332-7).
Toute adhésion d’une entreprise nouvelle à un accord de groupe doit faire l’objet d’un avenant obéissant aux mêmes règles de dépôt que l’accord lui-même (Circ. intermin., 9 mai 1995, JO 17 mai, reprise par Circ. intermin., 22 nov. 2001, annexée au JO du 16 février 2002).
Pour les plans d’épargne mis en place à l’initiative de l’entreprise, l’employeur ayant l’obligation de consulter le CE ou les délégués du personnel sur le projet de règlement, le dépôt du règlement à la Direccte doit être accompagné du procès-verbal de consultation (C. trav., art. R. 3332-5).
En matière d’intéressement, la loi du 19 février 2001 ayant permis aux entreprises de choisir une formule de calcul prenant en compte les résultats d’entreprises qui leurs sont liées au sens de l’article L. 233-16 du Code de commerce (entreprises appartenant au même périmètre de consolidation des comptes), les formalités de dépôt ont été revues. L’article R. 3332-5 du Code du travail prévoit alors que dans cette situation :

  • — 

    la liste des filiales en question doit être annexée à l’accord déposé ;

  • — 

    pour chaque filiale, il doit être fait mention de l’adresse de son siège social, de ses effectifs, des dates de conclusion, d’effet et de dépôt de l’accord d’intéressement en vigueur dans l’entreprise.

L’article R. 3332-5 du Code du travail vise également le cas des filiales qui ne seraient pas couvertes par l’accord d’intéressement :

  • — 

    si l’entreprise ayant mis en place l’accord d’intéressement y détient, directement ou indirectement, la majorité des droits de vote, elle doit transmettre, dans un délai de quatre mois à compter de la conclusion de l’accord, la copie des convocations adressées par ces entreprises aux parties, en vue de négocier un accord d’intéressement ;

  • — 

    si, au contraire, l’entreprise ayant mis en place l’accord d’intéressement n’y détient pas directement ou indirectement la majorité des droits de vote, elle doit transmettre, dans un même délai de quatre mois, une copie de la demande adressée aux présidents ou gérants desdites entreprises d’engager une telle négociation.

Remarques
Dans tous les cas, la régularité du dépôt conditionne, pour l’entreprise comme pour les salariés, le bénéfice des exonérations sociales et fiscales attachées à la participation ou à l’intéressement (Lettre-circ. ACOSS (DIROR) no 2001-56, 10 avr. 2001, p. 14).
d)
Computation du délai de dépôt (en matière d’intéressement)
Si l’accord d’entreprise renvoie à des accords d’établissement, le délai de 15 jours prévu par la loi pour effectuer le dépôt de l’accord s’apprécie par rapport à la date de conclusion du dernier accord d’établissement. De plus, dès lors que dans l’accord d’établissement figure des clauses qui ne sont pas contenues dans l’accord national, il doit faire l’objet d’un dépôt à la Direccte. A défaut, il ne saurait ouvrir droit aux exonérations (Cass. soc., 20 févr. 1997, no 95-10.730).
L’ensemble constitué par l’accord d’entreprise et le ou les accord(s) d’établissement doit être conclu avant le premier jour du septième mois suivant la date de prise d’effet de l’accord.
La même règle s’applique en cas d’accord de groupe, lorsque sa signature au sein des différentes entreprises est échelonnée dans le temps (Circ. intermin., 9 mai 1995, JO 17 mai, reprise par Circ. intermin., 22 nov. 2001, annexée au JO du 16 février 2002).
e)
Rôle de l’administration lors du dépôt
Le Conseil d’Etat a précisé que l’autorité administrative n’a pas un rôle de contrôle de la validité des accords d’intéressement. En effet, à l’exception du contrôle concernant les formalités liées au dépôt et à la présence de documents exigés (C. trav., art. R. 3332-6), la Direccte est tenue d’enregistrer le dépôt de l’accord et accuse, sans délai, réception de l’accord (CE, avis, 8 nov. 1996, no 181.289).
Remarques
Le Conseil d’Etat réserve cependant le cas des entreprises publiques dites « à statut », pour lesquelles les accords d’intéressement ne peuvent entrer en application qu’une fois homologués par un arrêté du ministre de l’Economie et des Finances et du ministre de tutelle.
Ainsi, la formalité obligatoire du dépôt de l’accord d’intéressement à la Direccte ne prive pas l’Urssaf de son droit d’effectuer un contrôle pour vérifier si cet accord ouvre droit à des exonérations sociales et fiscales (Cass. soc., 19 déc. 1996, no 95-12.734).
Cependant, la loi du 19 février 2001 est venue apporter une certaine sécurisation des accords d’intéressement. Désormais, à compter du dépôt, l’administration dispose de quatre mois pour demander le retrait ou la modification des dispositions contraires aux dispositions législatives et réglementaires.
Passé ce délai de quatre mois, aucune contestation ultérieure ne peut remettre en cause les exonérations fiscales et sociales attachées aux avantages accordés aux salariés au titre des exercices en cours ou antérieurs à la contestation.
En cas de contestation intervenant au-delà du délai de quatre mois, les parties peuvent dénoncer l’accord afin de renégocier un accord conforme aux dispositions législatives et réglementaires (C. trav., art. L. 3314-8).
f)
Avenants annuels à l’accord
La conclusion de l’accord d’intéressement pour une durée de trois ans ne fait pas obstacle à la conclusion d’avenants annuels quantifiant l’objectif à atteindre (Circ. intermin., 9 mai 1995, JO 17 mai reprise par Circ. intermin., 22 nov. 2001, annexée au JO du 16 février 2002, p. 54008). Ces avenants obéissent cependant aux mêmes règles de conclusion et de dépôt que l’accord lui-même (C. trav., art. D. 3313-6).
g)
Renouvellement de l’accord
La mise en œuvre de l’intéressement est subordonnée à la conclusion d’un accord valable pour une durée de trois ans ou de trois exercices, l’accord devant préciser les années, c’est-à-dire les exercices, au titre desquels il est conclu.
Jusqu’à présent, l’accord ne pouvait être renouvelé par tacite reconduction. Un nouvel accord devait être négocié, conclu et déposé dans les conditions de droit commun
Avec la loi de décembre 2008 (L. no 2008-1258, 3 déc. 2008, JO 4 déc.), il est possible de recourir à ce procédé dès lors que deux conditions sont remplies :

  • — 

    la tacite reconduction doit être prévue par l’accord d’origine, elle n’est pas de droit ;

  • — 

    chacune des parties amenée à négocier ou à ratifier un accord d’intéressement peut s’opposer à la tacite reconduction en demandant qu’une négociation soit ouverte dans les trois mois précédant la date d’échéance de l’accord en cours (C. trav., art. L. 3312-5).