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Comment s’organisent les réunions des délégués du personnel ?

L’employeur et les représentants du personnel au quotidien
Partie 1 – 
Mise en place et fonctionnement des institutions représentatives du personnel
Titre 3 – 
Organisation et fonctionnement des institutions représentatives du personnel
Thème 135 – 
Délégués du personnel : organisation et fonctionnement
Section 2 – 
Réunions avec l’employeur

135-20 – 
Comment s’organisent les réunions des délégués du personnel ?
Sauf circonstances exceptionnelles, les délégués du personnel remettent à l’employeur deux jours ouvrables avant la date de la réunion une note écrite exposant l’objet de leur demande. Autrement dit, vous devez fixer la date de la réunion suffisamment à l’avance pour que les délégués du personnel soient en mesure de vous remettre la note écrite comportant leurs réclamations.
Texte :
C. trav., art. L. 2315-12.
Pouvez-vous imposer un délai plus long pour le dépôt des demandes des délégués du personnel ?
Le délai de deux jours exigé par les textes vous permet de prendre connaissance avant la réunion des demandes et des questions des délégués du personnel, et ainsi de préparer vos réponses.
Vous ne disposez pas de la faculté d’imposer, de manière unilatérale, un délai plus long, sauf à vous rendre coupable d’un délit d’entrave (Cass. crim., 9 avr. 1975, no 74-91.981). En effet, le délai de deux jours est d’ordre public. En revanche, les délégués du personnel peuvent très bien volontairement déposer leurs notes avant ce délai de deux jours.
Quelle est la forme de la note écrite ?
La loi ne précise pas les conditions de forme de cette note, il peut s’agir d’une feuille volante, manuscrite, dactylographiée, de l’inscription sur le registre des délégués du personnel (voir ci-après), de l’envoi d’un e-mail…
La loi n’impose pas que la note soit unique, et qu’elle regroupe l’ensemble des questions de tous les délégués. Chaque délégué dispose donc de la faculté de rédiger sa propre note et de vous la remettre. La note peut également regrouper l’ensemble des questions d’une même organisation syndicale.
La note peut être remise en main propre, envoyée par courrier, télécopie ou mail, l’essentiel étant qu’elle vous parvienne dans les délais requis.
Remarque :
pour éviter toute polémique sur les modalités de réception des notes, nous vous recommandons d’en définir les modalités de réception avec vos délégués lors de la première réunion qui suit leur élection et de retranscrire ces modalités sur le registre.
La remise d’une note en dehors du délai prescrit empêche-t-elle la tenue de la réunion ?
La remise par vos délégués d’une note moins de deux jours ouvrables avant la réunion, vous permet de ne pas répondre aux questions, mais ne vous dispense pas de la tenue de la réunion (Cass. crim., 22 oct. 1975, no 74-93.478). Vous disposez néanmoins de la faculté de ne pas répondre aux questions posées verbalement.
Néanmoins, vous pouvez tout à fait renoncer au bénéfice de ce délai de deux jours et recevoir immédiatement les délégués au moment même où ils remettent la note (Cass. crim., 4 oct. 1977, no 76-91.922). Vous pouvez également répondre lors de la réunion aux questions posées même si celles-ci l’ont été en dehors du délai de deux jours.
Comment se déroule la réunion ?
Rien n’est prévu dans les textes sur les modalités de déroulement des réunions. Le déroulement de la réunion sera bien souvent fonction de l’entreprise, du climat social qui y règne, du nombre de délégués du personnel, des organisations syndicales présentes, de la complexité des questions posées et de leur nombre.
Vous devez aborder l’ensemble des questions et y répondre, sauf pour celles parvenues en dehors du délai de deux jours.
Chaque délégué a le droit de s’exprimer librement ; vous ne pouvez fixer de limite stricte au temps de la réunion ou restreindre le temps des débats (Cass. crim., 29 mars 1977, no 76-91.340).
Les délégués suppléants n’ont pas la possibilité d’intervenir dans les débats. En effet, leur rôle se limite a acquérir formation et information afin d’être en mesure de remplacer les titulaires (Cass. crim., 11 oct. 1983, no 82-94.038). Vous pouvez donc, sans commettre de délit d’entrave, les écarter du débat, bien qu’en pratique, il est peu opportun de couper court à un tel dialogue.
Les délégués du personnel peuvent-ils enregistrer les débats ?
Il n’existe aucune disposition légale ou réglementaire qui prévoit la possibilité d’enregistrer les débats.
L’administration a cependant indiqué que cet enregistrement était possible à partir du moment où l’employeur donne son accord. A défaut d’accord, l’enregistrement ne peut vous être imposé (Lettre min., 3 oct. 1975).
Il faut cependant noter qu’à l’égard des réunions du comité d’entreprise, la jurisprudence admet le recours à un moyen d’enregistrement des débats, que celui-ci soit le fait du secrétaire ou du président dès lors que cette utilisation résulte d’un usage constant (CA Paris, 12 juill. 1978) ou d’une décision de la majorité des membres du comité d’entreprise (Cass. soc., 7 janv. 1988, no 85-16.849). Néanmoins la rédaction d’un procès-verbal de la réunion n’étant pas obligatoire pour les délégués du personnel, l’enregistrement des réunions présente moins d’intérêt les concernant.
Remarque :
les délégués ne disposant pas de budget de fonctionnement, votre accord pour le recours à une sténotypiste sera d’autant plus nécessaire qu’il faudra prendre en charge le coût de cette prestation.
L’employeur doit-il répondre par écrit aux questions posées ?
Contrairement aux réunions du comité d’entreprise, il n’y a aucune obligation de rédiger un procès-verbal ; les délégués du personnel ne disposent par ailleurs pas d’un secrétaire ayant pour rôle de le faire. Cependant, si l’usage s’est instauré d’établir des compte rendus de réunion, vous ne pouvez le remettre en cause sans commettre de délit d’entrave (Cass. crim., 12 janv. 1982, no 81-92.217).
Toutefois, au-delà d’un procès-verbal transcrivant le déroulement de la réunion, les demandes des délégués et vos réponses motivées doivent être transcrites sur un registre spécial ou annexées à ce registre, et cela dans les six jours qui suivent la réunion (C. trav., art. L. 2315-12). Il n’y a pas de modèle officiel de ce registre ; cela peut être un registre numéroté sur lequel sont retranscrites les notes et vos réponses, un cahier dont vous numéroterez au préalable les pages.
Le défaut de mention dans le registre de vos réponses aux notes écrites est constitutif du délit d’entrave (Cass. crim., 29 mars 1977, no 76-91.340).
Qui peut prendre connaissance du registre des délégués du personnel ?
Vous devez tenir ce registre en permanence à la disposition de l’inspecteur du travail et des délégués du personnel (C. trav. art. L. 2315-12, al. 5).
Les salariés de votre entreprise peuvent également en prendre connaissance ; pour cela, ce registre doit être mis à disposition pendant un jour ouvrable par quinzaine mais en dehors du temps de travail (C. trav., art. L. 2315-12, al. 4). Par mesure de simplification, vous pouvez convenir de tenir le registre disponible un jour fixe dans la semaine.
Sachez-le :
si vous ne disposez pas de la réponse à une question en réunion, vous pouvez apporter la réponse à cette question par écrit dans les six jours suivant la réunion.