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Comment s’effectue le contrôle de la durée du travail des salariés soumis à un horaire collectif ?

Lamy Temps de Travail
Partie 1 – 
Connaître les règles de base
Thème 150 – 
Contrôle, preuve et sanctions

150-10 – 
Comment s’effectue le contrôle de la durée du travail des salariés soumis à un horaire collectif ?
Les modalités de contrôle de la durée du travail des salariés soumis à un horaire collectif diffèrent selon que cet horaire est commun ou non à l’ensemble de l’unité de travail.
Lorsque cet horaire est unique, le contrôle consiste principalement à vérifier que, d’une part, celui-ci est conforme aux prescriptions légales et que, d’autre part, chaque salarié concerné ne travaille pas en dehors de ces horaires.
En effet, en cas d’horaire collectif unique applicable à une unité de travail, aucun salarié ne peut en principe être occupé en dehors de cet horaire, sauf en cas d’utilisation ponctuelle d’heures supplémentaires ou d’heures de dérogation permanente (C. trav., art. D. 3171-1). C’est la raison pour laquelle il n’est pas obligatoire de tenir des documents individualisés du décompte du temps de travail. L’horaire collectif fait foi.
Il en va en revanche différemment lorsque plusieurs horaires collectifs coexistent au sein d’un même service ou d’une même unité. Ce sont les règles relatives au contrôle individuel des horaires qui s’appliquent dans ce cas (voir no 150-20).
Quelles sont les modalités de contrôle imposées par le Code du travail ?
Les seules obligations imposées à l’entreprise, en cas d’application d’un horaire collectif unique de travail au sein d’une unité, consistent :

  • – 

    à fixer précisément les horaires (C. trav., art. D. 3171-1) ;

  • – 

    à les afficher (C. trav., art. L. 3171-1 ; C. trav., art. D. 3171-2) ;

  • – 

    à en transmettre un double à l’inspection du travail (C. trav., art. D. 3171-4) et lui mettre à disposition, s’ils existent, les documents de décompte individuel des temps de travail (C. trav., art. L. 3171-3).

S’y ajoutent, en cas d’organisation pluri-hebdomadaire du temps de travail, de modulation ou de cycle (anciennes versions), les informations individuelles récapitulatives à fournir à chaque salarié.
Par ailleurs, et bien qu’il ne s’agisse pas à proprement dit d’une modalité de contrôle, il ne faut pas oublier de consulter, s’ils existent, le CHSCT et le comité d’entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel, avant d’établir l’horaire collectif ou de le modifier (voir nos 560-10 et 560-30).
Que doit mentionner l’horaire collectif ?
L’horaire doit indiquer, en les distinguant, les temps de travail et les temps de pause, ainsi que les coupures (Circ. min. no 93-9, 17 mars 1993, BO Trav. 1993, no 10) en précisant les heures auxquelles commence et finit chaque période de travail (C. trav., art. L. 3171-1 ; C. trav., art. D. 3171-1).
Il doit être daté et signé par le chef d’établissement ou son représentant (C. trav., art. D. 3171-2).
Du lundi au jeudi
Matin
Après-midi
9 heures à 12 heures 30
13 heures 30 à 18 heures
Vendredi
Matin
Après-midi
9 heures à 12 heures 30
14 heures à 15 heures 30
Les horaires affichés incluent deux pauses par jour d’une durée d’un quart d’heure chacune.
Bien que rémunérées, ces pauses sont exclues du temps de travail effectif.
Le personnel doit obtenir un accord préalable et écrit de la direction, lorsqu’il est amené à dépasser les horaires indiqués ci-dessus ou à exécuter des heures supplémentaires.
Fait à Paris, le <>
<Signature>

Quelles sont les obligations de l’employeur en ce qui concerne l’affichage de l’horaire ?
L’horaire doit être affiché en caractères lisibles et apposé de façon apparente dans chacun des lieux de travail auxquels il s’applique (C. trav., art. D. 3171-2).
Pour les salariés travaillant sur un chantier, l’affichage est normalement effectué dans l’abri ou l’emplacement que les employeurs ont l’obligation de mettre à leur disposition. En ce qui concerne les salariés qui interviennent à l’extérieur de l’entreprise, l’affichage doit être effectué dans les locaux de l’établissement où ils sont rattachés (C. trav., art. D. 3171-2).
Quelles sont les particularités en cas d’organisation pluri-hebdomadaire du temps de travail ?
Lorsque la durée du travail fait l’objet d’une organisation pluri-hebdomadaire, négociée ou non, l’affichage doit indiquer le nombre de semaines compris dans la période de référence ainsi que l’horaire de travail et sa répartition à l’intérieur de chaque semaine (C. trav., art. D. 3171-5).
Ces informations se combinent, le cas échéant, avec celles imposées pour le travail en équipe (voir infra).
D’autres mentions peuvent être fixées par accord collectif, voire s’y substituer.
En cas de changement d’horaire, l’affichage de la modification doit intervenir en respectant le délai de prévenance prévu par l’article L. 3122-2 du Code du travail, lequel est fixé à sept jours mais peut être réduit par accord collectif.
Par ailleurs, à la fin de la période de référence, le total des heures de travail réellement effectuées par chaque salarié depuis le début de l’exercice doit être mentionné sur un document annexé au dernier bulletin de paye (C. trav., art. D. 3171-13).
Il en est de même en cas de départ du salarié, si celui-ci a lieu en cours de période.

Exemple de document annexé en fin de période de référence

Période de référence
Durée du travail
Semaine 1
Semaine 2
Semaine 3
Semaine 4
Semaine 5
Total
Janvier
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
Août
Septembre
Octobre
Novembre
Décembre
Total

(Note 1) Remarque : Il est nécessaire de prévoir cinq semaines pour chaque mois, puisqu’il y a en moyenne 4,33 semaines par mois (52/12).

— Sur l’organisation pluri-hebdomadaire, voir no 353.
Quelles sont les particularités liées à l’ancienne modulation ?
En cas de modulation du temps de travail, résultant d’un accord conclu avant l’entrée en vigueur de la loi no 2008-789 du 20 août 2008, ce sont, selon nous, les dispositions de contrôle relatives aux organisations pluri-hebdomadaires qui s’appliquent (voir supra).
Mais, dans ce cas, les modalités particulières d’affichage, éventuellement prévues par l’accord collectif, se cumulent avec ces règles sans s’y substituer.
Quelles sont les particularités liées à l’ancien cycle ?
En cas d’organisation du temps de travail par cycle, résultant d’un accord conclu avant l’entrée en vigueur de la loi no 2008-789 du 20 août 2008, ce sont, selon nous, comme pour la modulation, les dispositions de contrôle relatives aux organisations pluri-hebdomadaires qui s’appliquent (voir supra).
Mais, dans ce cas, là aussi, les modalités particulières d’affichage, éventuellement prévues par l’accord collectif, se cumulent avec ces règles sans s’y substituer.
L’affichage doit donc indiquer le nombre de semaines que comporte le cycle et, pour chaque semaine du cycle, la répartition de la durée du travail en complétant, le cas échéant, ces informations par celles imposées pour le travail en équipe (voir infra).
— Sur les cycles de travail, voir no 353-80.
Quelles sont les documents à transmettre à l’inspection du travail ?
L’employeur doit seulement transmettre à l’inspecteur du travail un double de l’horaire collectif qui sera affiché (C. trav., art. D. 3171-4).
Cette démarche doit intervenir avant l’entrée en vigueur de l’horaire.
Elle doit être renouvellée à chaque modification de l’horaire (C. trav., art. D. 3171-4).
Il faut par ailleurs, s’ils existent, tenir à la disposition de l’inspection du travail, pendant au moins un an (C. trav., art. D. 3171-16), les documents de décompte individuel des temps de travail (C. trav., art. L. 3171-3). Ceux-ci incluent notamment les cartes de pointage, les listings d’exploitation, les fichiers informatiques et les récapitulatifs individuels remis, en fin de période, à chaque salarié soumis à une organisation pluri-hebdomadaire du temps de travail.
— Sur les sanctions encourues, voir no 150-20.
En cas de traitement informatique de ces données, l’employeur doit communiquer à l’inspecteur du travail le récipicé attestant qu’il a accompli les déclarations légales auprès de la CNIL (C. trav., art. D. 3171-15)
Quelles sont les particularités liées au travail en équipe ?
En cas d’organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, la composition nominative de chaque équipe doit être indiquée (C. trav., art. D. 3171-7) :

  • – 

    soit par un tableau affiché dans les mêmes conditions que l’horaire collectif ;

  • – 

    soit par un registre tenu constamment à jour, le cas échéant sous format électronique (C. trav., art. D. 3171-14), et mis à disposition, au moins pendant un an (C. trav., art. D. 3171-16), de l’inspecteur du travail et des délégués du personnel.

La tenue du registre est prévue notamment dans la métallurgie, le bâtiment, les industries chimiques, les cuirs et peaux. Dans le commerce de détail, alimentaire ou non alimentaire, c’est l’affichage qui s’impose.
Cette disposition est également applicable aux travailleurs temporaires.
— Sur le travail en équipe, voir no 330.
Ces obligations se cumulent avec celles applicables aux organisations pluri-hebdomadaires, au cycle et à la modulation (voir supra).