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Comment s’effectue le contrôle de la durée du travail des salariés soumis à des horaires individuels ou des horaires collectifs différenciés ?

Lamy Temps de Travail
Partie 1 – 
Connaître les règles de base
Thème 150 – 
Contrôle, preuve et sanctions

150-20 – 
Comment s’effectue le contrôle de la durée du travail des salariés soumis à des horaires individuels ou des horaires collectifs différenciés ?
Le contrôle de la durée du travail des salariés soumis à des horaires qui leur sont propres, ou à des horaires collectifs différenciés au sein d’une même unité de travail, doit s’effectuer par un suivi administratif individuel de leur durée du travail.
Quels sont les salariés concernés ?
L’article D. 3171-8 du Code du travail fait référence à la situation dans laquelle « tous les salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe au sens de l’article D. 3171-7 du Code du travail [travail par relais, par roulement ou par équipes successives] ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché ».
Sont principalement visés par ces modalités particulières de contrôle du temps de travail :

  • – 

    les salariés relevant d’une unité de travail dans laquelle s’appliquent plusieurs horaires collectifs ;

  • – 

    les salariés occupés selon un horaire individualisé avec des plages horaires variables (voir no 325-20) ;

  • – 

    les salariés occupés, à l’intérieur ou à l’extérieur des locaux, selon un horaire qui leur est propre ;

  • – 

    les salariés bénéficiaires de jours RTT pris à des dates qui varient d’un individu à l’autre (voir no 353-90) ;

  • – 

    les salariés à temps partiel (voir no 375).

Ne sont pas visés par ces modalités les salariés en forfait en heures résultant d’accords fixant des contrôles spécifiques (C. trav., art. D. 3171-9 ; voir infra).
Quelles sont les modalités de contrôle prévues par le Code du travail ?
Lorsque les salariés sont soumis à des horaires individuels ou à des horaires collectifs différenciés au sein de la même unité de travail, l’employeur doit en principe enregistrer leur durée quotidienne et hebdomadaire de travail (C. trav., art. D. 3171-8).
Observations :
Les dispositions de l’article D. 3171-8 ne sont pas applicables aux salariés soumis à des forfaits en heures résultant d’accords fixant des contrôles spécifiques (C. trav., art. D. 3171-9).
— Sur les salariés exerçant une activité de distribution ou de portage de documents, voir infra.
Il doit par ailleurs établir, pour chaque salarié, un récapitulatif mensuel concernant les heures supplémentaires, leurs contreparties en repos et les repos de remplacement (C. trav., art. D. 3171-11 ; C. trav., art. D. 3171-12).
Un relevé annuel du nombre de jours ou de demi-journées doit enfin être dressé pour les salariés en forfait annuel en jours (C. trav., art. D. 3171-10).
Toutes ces informations doivent être tenues à la disposition de l’inspection du travail (C. trav., art. L. 3171-3), et ce en principe pendant un délai d’un an (C. trav., art. D. 3171-16).
Les délégués du personnel y ont accès (C. trav., art. L. 3171-2).
Sous quelle forme peuvent s’effectuer les décomptes ?
Aucune forme particulière n’est imposée pour ce décompte. Il peut s’agir d’un cahier, d’un registre, d’une fiche, d’un système de badge…
L’employeur peut demander aux salariés d’enregistrer eux-mêmes leur temps de travail (Circ. min. no 93-9, 17 mars 1993, BO Trav. 1993, no 10). Le fait de confier cette opération aux salariés ne peut aboutir à exonérer l’employeur de sa responsabilité pénale en cas d’inexécution de leur part (Circ. min. 17 mars 1993 précitée, no 10).
Afin d’éviter tout litige ultérieur, il est préférable de faire viser par le responsable de service le récapitulatif établi par le salarié.
Certains utilisent la technique du planning prévisionnel, corrigé en fonction de la situation réelle et paraphé par les salariés. Cette technique consiste à établir à l’avance l’horaire prévu de chaque salarié et à porter sur cet horaire les corrections en fonction des heures réellement effectuées.
Comment s’effectue le décompte journalier ?
Le décompte des horaires journaliers doit être effectué quotidiennement.
Il consiste à relever et à enregistrer les heures de début et de fin de chaque période de travail ou le nombre d’heures de travail réellement accomplies au cours de la journée (C. trav., art. D. 3171-8), en y incluant le cas échéant les temps assimilés à du temps de travail effectif.
La simple indication de l’amplitude journalière, sans mention de la durée des coupures et des pauses, est insuffisante (Cass. crim., 25 janv. 2000, no 98-85.266).
Comment s’effectue le décompte hebdomadaire ?
Outre l’enregistrement quotidien, l’employeur doit également établir, chaque semaine, un récapitulatif du nombre d’heures de travail effectuées par chaque salarié au cours de la période hebdomadaire écoulée (C. trav., art. D. 3171-8).
Que doit comporter le récapitulatif mensuel individuel ?
Un document, dont le double est annexé au bulletin de paye, doit être établi mensuellement pour chaque salarié (C. trav., art. D. 3171-12).
Il doit mentionner :

  • – 

    le cumul des heures supplémentaires effectuées depuis le 1er janvier de l’année en cours ;

  • – 

    le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement acquis ;

  • – 

    le nombre d’heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois ;

  • – 

    le nombre de jours de JRTT pris au cours du mois.

Il comporte en outre des informations concernant le nombre d’heures de contrepartie obligatoire en repos portées à leur crédit et, le cas échéant, l’ouverture du droit à prise du repos (C. trav., art. D. 3171-11 ; voir no 120-30).
Quelles sont les modalités spécifiques de contrôle du temps de travail applicables aux salariés exerçant une activité de distribution et de portage de documents ?
Après une première censure du décret initial du 4 janvier 2007 au motif qu’il n’avait pas suffisamment encadré le renvoi à la négociation collective (CE, 11 mars 2009, no 303396), le décret no 2010-778 du 8 juillet 2010 (C. trav., art. R. 3171-9-1) prévoyait que les dispositions de l’article D. 3171-8 du Code du travail ne s’appliquaient pas à ces salariés et que leur temps de travail devait faire l’objet d’une quantification préalable selon des modalités établies par une convention ou accord collectif de branche étendu.
Ces dispositions conventionnelles devaient tenir compte :

  • – 

    du secteur géographique sur lequel s’effectue le travail ;

  • – 

    de la part relative dans ce secteur de l’habitat collectif et de l’habitat individuel ;

  • – 

    du nombre de documents à distribuer ;

  • – 

    et du poids total à emporter.

Le nouveau décret a lui aussi été annulé (CE, 28 mars 2012, no 343072) au motif qu’il intervenait dans une matière de nature législative « en instituant une présomption de durée de travail effectif » et en dérogeant à une règle de décompte du temps de temps effectif prévue par les articles L. 3171-3 et L. 3171-4 du Code du travail qui imposent à l’employeur de mesurer le « temps de travail accompli » ou les « horaires effectivement réalisés ».
Le Conseil d’Etat rappelle que les dérogations éventuelles à l’obligation de comptabiliser la durée du travail ne peuvent être autorisées que par la loi. Si les mesures de contrôle des dispositions relatives à la répartition des horaires de travail et des périodes de repos sont renvoyées à des décrets fixant, le cas échéant pour une branche ou une profession donnée, des modalités de contrôle spécifiques (C. trav., art. L. 3122-46), la comptabilisation du temps de travail effectif reste du domaine législatif.
Il en résulte donc un retour à la situation de « droit commun » pour ces salariés avec toutes les conséquences qui en découlent en matière de paiement des heures supplémentaires.
Peut-on fixer les modalités de contrôle par accord ?
Selon l’article D. 3171-9 du Code du travail, les modalités de contrôle peuvent être fixées par accord collectif pour les salariés soumis à des conventions de forfait en heures, dès lors que la convention ou l’accord les mettant en place en prévoit.
Ce même article prévoyait qu’il pouvait en aller de même pour les salariés concernés par des conventions ou des accords collectifs de branche étendus prévoyant une quantification préalablement déterminée du temps de travail reposant sur des critères objectifs et fixant les modalités de contrôle de la durée du travail. Cette disposition devait permettre aux partenaires sociaux de substituer à l’obligation d’enregistrement un dispositif mieux adapté aux salariés pour lesquels la comptabilisation de la durée du travail par enregistrement ou relevé n’est pas aisément praticable, dans la mesure où les intéressés ne sont pas présents dans l’entreprise et disposent d’une certaine autonomie dans l’organisation de leur temps de travail (chauffeurs livreurs, dépanneurs, distributeurs de prospectus… ou télétravailleurs).
Observations :
Cette dernière dérogation, qui résulte du décret no 2007-12 du 4 janvier 2007, a été annulée par le Conseil d’Etat « en ce qu’il introduit un b) à l’article D. 212-21 de l’ancien Code du travail, repris sous le numéro D. 3171-9 » (CE, 1re et 2e sous-sections réunies, 11 mars 2009, no 303396). En renvoyant à une convention ou accord collectif étendu le choix, d’une part, de recourir à un mode de décompte de la durée du travail effectué par les salariés entrant dans son champ d’application, sous la seule réserve de fonder ce mode de décompte sur des critères objectifs et, d’autre part, de déterminer les modalités de contrôle des heures de travail, sans préciser les conditions dans lesquelles cette détermination doit intervenir, l’autorité réglementaire a méconnu, selon le Conseil d’Etat, les dispositions de l’article L. 3121-34 du Code du travail.
Pour les autres catégories des salariés, les modalités de contrôle sont exclusivement fixées par le Code du travail (voir supra).
— Sur les modalités particulières de décompte applicables aux cadres en forfait en jours, voir no 150-30.
Comment établir les fiches de décompte des horaires ?
Voici quelques exemples de fiches de décompte des horaires individuels de travail :

Exemple de fiche déclarative contresignée

Semaine no <>
Nom : <> Prénom : <>
Service : <>
Jour
Début d’activité
Fin d’activité
Temps
Pause et déjeuner
Temps de transport
Heures d’absence
Motif de l’absence
Lundi
9 h 00
18 h 20
9 h 20
1 h
3 h
Mardi
9 h 20
17 h 00
7 h 40
1 h 20
4 h
Mercredi
8 h 15
18 h 00
9 h 45
1 h
2 h
Jeudi
8 h 00
18 h 00
10 h 00
1 h
3 h
Vendredi
9 h 00
19 h 00
10 h 00
2 h
2 h
6 h 20
14 h
Amplitude hebdomadaire
46,75 heures
Heures de repas
6,33 heures
La pause déjeuner ne peut être inférieure à une heure et doit être située entre 12 heures et 14 heures
Temps de transport
14 heures
Le temps de transport correspond au temps de trajet du domicile au premier client et du retour le soir. Les temps dépassant une heure par jour sont indemnisés sans être comptés dans le temps de travail effectif.
Heures d’absence
Total temps travaillé
26,42 heures
Signature de l’intéressé
Signature du hiérarchique

Modèle de fiche auto-déclarative d’un commercial

Fiche déclarative

Nom : <> Prénom : <>

Service : <>

Emploi : <>
Semaine no <>
Date
Activité
Durée
Observations
Frais de déplacement
7/06
Visite prospection GSM
Réunion du comité de direction
4 h
2 h
A revoir en janvier
 55 €
8/06
Visite LOM
Négociation avec le groupe A
Négociation avec LP
 4,5 h
3 h
1 h
 16 €
 14 €
 20 €
9/06
Formation aux techniques de vente
7 h
10/06
Formation aux techniques de vente
 7,2 h
11/06
Visite et négociation LM
Réunion groupe projet (nouveau tarif)
2 h
4 h
 16 €
Total
34,7 h
121 €
Visa de l’intéressé
Visa du hiérarchique

Modèle de fiche de pointage des heures de présence

Fiche contrôle d’accès

Nom : <> Prénom : <>

Service : <>

Emploi : <>
Semaine no <>
Date
Matin
Après-midi
Durée
Début
Fin
Début
Fin
7/06
9 h 13
12 h 37
13 h 45
17 h 10
6 h 49
8/06
9 h 00
12 h 30
13 h 30
16 h 00
6 h 00
9/06
10 h 00
13 h 00
14 h 00
16 h 30
5 h 30
10/06
9 h 20
12 h 30
13 h 30
19 h 00
8 h 40
11/06
8 h 30
14 h 00
5 h 30
Total
32 h 29

Comment procéder en cas d’informatisation du décompte des horaires ?
Les informations recueillies par des moyens informatiques doivent présenter des garanties de conservation et de présentation. Le système doit être fiable et infalsifiable (C. trav., art. L. 3171-4).
La bonne conservation du support informatisé doit être assurée pendant une durée minimale d’une année (C. trav., art. L. 3171-16).
Lors des contrôles, l’entreprise doit mettre à la disposition de l’agent de contrôle une personne compétente pour l’aider à consulter les données établies.
L’entreprise doit, le cas échéant, présenter le code d’identification de l’ensemble des salariés et des différentes rubriques utilisées (Circ. min. 17 mars 1993, précitée).
La mise en place d’un traitement informatisé doit être précédée de l’information des salariés, d’une consultation du comité d’entreprise et d’une déclaration effectuée auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil).
Les salariés ont le droit d’accéder aux documents de décompte quotidiens ou hebdomadaires des heures de travail (C. trav., art. D. 3171-14).
Toute opposition au droit d’accès, tel que le refus de répondre à la demande, la dissimulation, l’effacement ou la communication incomplète des données, peut être sanctionnée pénalement.
En outre, le salarié peut demander au juge compétent (tribunal de grande instance) que soient ordonnées toutes mesures de nature à éviter la dissimulation ou la disparition de documents lorsqu’il y a lieu de le craindre.
Le salarié titulaire d’un droit d’accès aux documents de décompte et de récapitulation des heures de travail peut en demander copie et, éventuellement, rectification. En cas de contestation, l’employeur doit apporter la preuve de la véracité des informations contestées (Circ. min. no 93-9, 17 mars 1993, BO Trav. 1993, no 10).
Quels sont les pouvoirs d’investigation des représentants du personnel ?
Les délégués du personnel peuvent consulter les documents dont la tenue est obligatoire (C. trav., art. L. 3171-2), à savoir :

  • – 

    les décomptes quotidiens et les récapitulatifs hebdomadaires ;

  • – 

    les documents mensuels annexés au bulletin de paie.

Quels sont les documents à transmettre à l’inspection du travail ?
L’employeur n’a aucun document à transmettre a priori à l’inspection du travail. Il doit en revanche tenir à sa disposition et pendant la durée obligatoire de conservation (en principe un an : voir supra) tous les documents existants dans l’établissement qui lui permettent de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié (C. trav., art. L. 3171-3 ; C. trav., art. D. 3171-16).
Aux termes de l’article L. 8114-1 du Code du travail, constitue un obstacle au contrôle le refus par un employeur de présenter à l’agent de contrôle toute pièce existante, de nature à permettre le décompte des heures de travail, au seul motif que la loi n’exige pas expressément la communication des documents demandés internes à l’entreprise (Cass. crim., 4 juin 1991, no 90-81.159). Il en va de même en cas de refus consécutif à l’absence d’établissement de ces document (Cass. crim., 8 nov. 2005, no 05-81.269) ou même de refus de les mettre en place (Cass. crim., 10 sept. 2002, no 02-80.102).
Pendant combien de temps conserver les documents de contrôle ?
Les textes n’imposent la conservation des documents d’enregistrement des temps de travail des salariés que pendant une durée d’un an (C. trav., art. D. 3171-16). Ce délai est porté à trois ans pour ceux concernant les salariés soumis à des conventions de forfait.
Il est toutefois conseillé de les garder pendant au moins cinq ans, durée de la prescription des salaires (voir, par exemple, pour des disques chrono-tachygraphes : Cass. soc., 13 févr. 2002, no 00-40.836 ; Cass. soc., 28 janv. 2004, no 01-45.445 ; Cass. soc., 2 juin 2004, no 02-46.811).