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Comment s’effectue la transmission des demandes des délégués du personnel et des réponses de l’employeur ?

Droit du Travail au Quotidien
Partie 2 – 
Relations collectives de travail
Titre 2 – 
Représentation du personnel
Thème 220 – 
Délégués du personnel
Section 4 – 
Les réunions des délégués du personnel

220-105 – 
Comment s’effectue la transmission des demandes des délégués du personnel et des réponses de l’employeur ?
Avant la réunion, les délégués du personnel remettent au chef d’entreprise une note écrite exposant l’objet de leurs réclamations ; l’employeur répond par écrit à ces demandes après la réunion.

Autrement dit,

la loi réglemente de façon rigoureuse la communication entre l’employeur et les délégués du personnel.

Textes :

C. trav., art. L. 424-5

.

Dans quelles conditions les demandes des délégués du personnel sont-elles transmises ?
Préalablement à la réunion mensuelle, les délégués du personnel doivent adresser à l’employeur une note écrite exposant l’objet de leurs demandes et ce, sauf circonstances exceptionnelles, deux jours avant la date où ils doivent être reçus.
Aucune condition de forme n’est prévue pour la présentation de cette note. Les délégués du personnel peuvent donc inscrire leurs demandes sur des feuilles volantes ou utiliser un cahier spécial constitué à cet effet. La note peut être présentée soit individuellement, soit collectivement : en effet, chaque délégué peut transmettre personnellement ses propres réclamations, ou les délégués peuvent, lors d’une réunion préparatoire informelle, établir un relevé de l’ensemble des questions à soumettre à l’employeur.
Le délai de deux jours ouvrables a pour objet de permettre à l’employeur d’être informé des demandes des délégués du personnel et de préparer les éléments de réponse utiles.
Ce délai est un délai minimum ; aussi, l’employeur est en droit de refuser de répondre à toute demande dont il aurait connaissance moins de deux jours avant la date de la réunion

(Cass. crim., 22 oct. 1975, no 93-478/74)

.

Toutefois, pour que les délégués respectent ce délai, il est nécessaire qu’eux-mêmes aient été informés suffisamment à l’avance de la date de la réunion.
La non-remise de la note écrite ne vaut pas renonciation de la part des délégués à tenir la réunion qui doit néanmoins avoir lieu à la date fixée. Cependant, le chef d’établissement ne sera pas tenu de répondre aux questions qui n’auront pas fait l’objet de la note écrite préalable.
Ainsi, une direction peut-elle, sans commettre d’entrave, refuser d’examiner une demande transmise par écrit quelques heures avant la tenue de la réunion.
En revanche, le chef d’établissement n’est pas fondé à imposer un délai supérieur pour la remise de cette note sous peine de commettre un délit d’entrave : ainsi, par exemple, un employeur qui avait exigé que la note lui soit remise 6 jours avant la réunion a été pénalement sanctionné

(Cass. crim., 9 avr. 1975, no 91-981/74

 ;

.

Les dispositions de l’article L. 424-5, alinéa 2, du Code du travail, fixant le délai minimum de deux jours sont d’ordre public : leur violation est pénalement sanctionnable même si l’employeur ayant allongé le délai a pris cette décision pour répondre favorablement à la demande d’une organisation syndicale

(Cass. crim, 23 mai 1978, no 76-91.889)

.

Remarque :
s’agissant du délai de deux jours, seul le dimanche est exclu du décompte des jours ouvrables. Par exemple, pour une réunion prévue un lundi à 10 heures, la note doit être remise le vendredi à 10 h.
Comment s’effectue la réponse de l’employeur ?
Dans les six jours ouvrables qui suivent la réunion, le chef d’établissement doit donner une réponse motivée et écrite aux demandes qui lui ont été présentées

(C. trav., art. L. 424-5)

.

Ces réponses sont consignées sur un registre spécial. Le non-respect du délai de réponse est de nature à caractériser l’entrave.
Remarque :
la réponse de l’employeur aux questions posées par les délégués doit être précise ; il ne peut s’agir de répondre systématiquement par oui ou par non. Une motivation même concise est donc requise. De même, un envoi répété et systématique à une réflexion ou étude complémentaire ultérieure pourrait être analysé comme un défaut de réponse volontaire de l’employeur.
L’employeur doit constituer et tenir un registre où devront figurer :

  • – 

    les questions posées par les délégués sur la note transmise ;

  • – 

    ses réponses motivées.

Aucun modèle officiel de registre des délégués du personnel n’est imposé. Diverses éditions existent dans le commerce. Mais, ce registre pourra être un simple cahier aux pages numérotées.
En toute hypothèse, il s’agit d’un registre spécial réservé uniquement aux délégués du personnel.
Les réponses mentionnées peuvent, par ailleurs, faire l’objet d’un affichage à l’initiative des délégués du personnel, sur les panneaux mis à leur disposition.
L’employeur qui omet de mentionner sur le registre, dans le délai de 6 jours, les réponses de la direction aux demandes des délégués commet une atteinte à l’exercice régulier des fonctions de délégués du personnel.
Le défaut de tenue du registre est répréhensible quelle qu’en soit la cause et l’employeur ne pourrait s’exonérer en invoquant la négligence ou l’ignorance

(Cass. crim., 30 juin 1996, no 98-82.033)

.

Comment les délégués du personnel ont-ils accès au registre des délégués du personnel ?
Le registre doit être mis, en permanence, à la disposition des délégués du personnel et de l’inspecteur du travail. Les délégués du personnel doivent notamment y avoir libre accès pour l’exercice de leurs fonctions.
Les salariés eux-mêmes peuvent prendre connaissance du contenu de ce registre, un jour ouvrable tous les quinze jours, en dehors de leurs heures de travail. Les modalités de consultation par le personnel sont, en général, prévues par voie d’accord, de manière à préciser les conditions d’accès au registre : lieu, heure …
Sachez-le :
l’absence de registre ou l’absence de réponses portées sur le registre est de nature à laisser présumer que l’employeur n’a pas tenu de réunions de délégués du personnel

. Elle est donc constitutive du délit d’entrave

(C. trav., art. L. 482-1)

.