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Comment répartir le personnel et les sièges à pourvoir entre les collèges ?

L’employeur et les représentants du personnel au quotidien
Partie 1 – 
Mise en place et fonctionnement des institutions représentatives du personnel
Titre 2 – 
Modes de mise en place des institutions représentatives du personnel
Thème 115 – 
Elections professionnelles : CE/DP/DUP
Section 1 – 
Préparation des élections

115-20 – 
Comment répartir le personnel et les sièges à pourvoir entre les collèges ?
La loi n’organise pas la répartition du personnel dans les collèges et des sièges entre les catégories. Autrement dit, une décision sur cette répartition doit obligatoirement être prise afin que les élections puissent être organisées.
Textes :
C. trav., art. L. 2314-11 ; C. trav., art. L. 2324-13 ; C. trav., art. R. 2314-6 ; C. trav., art. R. 2324-3 ; L. no 2008-789, 20 août 2008, JO 21 août.
Quelles formalités faut-il respecter pour opérer ces répartitions ?
Vous devez procéder à ces répartitions par un accord avec les organisations syndicales, conclu selon les mêmes modalités que le protocole d’accord préélectoral (C. trav., art. L. 2314-13 ; C. trav., art. L. 2324-13). Cet accord doit donc être signé par la majorité des organisations syndicales ayant participé à sa négociation (ces organisations sont celles qui sont invitées à la négociation du protocole préélectoral), dont les syndicats représentatifs ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles ou, lorsque ces résultats ne sont pas disponibles, la majorité des syndicats représentatifs dans l’entreprise (C. trav., art. L. 2314-3-1 ; C. trav., art. L. 2324-4-1 ; voir no 115-10).
En pratique, la répartition des sièges à pourvoir entre les différentes catégories de personnel et la répartition des personnels dans les différents collèges font souvent l’objet d’une clause spécifique du protocole d’accord préélectoral.
L’accord qui définit la répartition des sièges et du personnel s’impose aux parties ainsi qu’au juge judiciaire, dès lors qu’il satisfait aux conditions de majorité décrites ci-dessus, même s’il n’est pas unanime. Le juge judiciaire ne peut donc ni annuler les élections pour défaut d’unanimité du protocole sur cette question ni fixer les modalités de cette répartition (Cass. soc., 8 nov. 2006, no 05-60.283).
Quels critères utiliser pour la répartition du personnel entre les collèges ?
Pour déterminer l’appartenance de votre personnel à un collège électoral, vous devez vous fonder sur les fonctions que vos salariés exercent réellement et non pas uniquement sur leurs titres (CE, 24 juin 1987, no 71.976 ; Cass. soc., 28 juin 2006, no 05-60.290). La nature de l’emploi occupé constitue le critère principal de rattachement (CE, 28 juill. 1995, no 104.717).
A cette fin, vous pouvez vous aider de certains indices comme par exemple :

  • – 

    les définitions de fonctions prévues par un accord sur les classifications (Cass. soc., 23 juin 1988, no 87-60.263) ;

  • – 

    le niveau d’étude normalement requis pour accéder au poste dont se prévaut un salarié (Circ. DRT no 93/12, 17 mars 1993) ;

  • – 

    la convention collective ou l’accord d’établissement s’ils contiennent des précisions sur la composition des collèges pour les élections professionnelles.

En outre, pour les VRP, vous devez respecter les dispositions de l’accord national interprofessionnel du 3 octobre 1975 et ainsi les classer :

  • – 

    dans le second collège si vous avez deux collèges ;

  • – 

    dans le collège techniciens, agents de maîtrise et assimilés si vous avez trois collèges ;

  • – 

    dans un collège qui leur est propre si vous employez au moins 20 VRP.

Enfin, il est généralement considéré que :

  • – 

    les travailleurs à domicile appartiennent au premier collège ;

  • – 

    les dessinateurs et techniciens appartiennent au second collège ;

  • – 

    les professeurs et instituteurs travaillant dans un établissement privé appartiennent au collège cadres (Cass. soc., 12 juin 1985, no 84-60.609) ;

  • – 

    dans le secteur du commerce, les chefs de rayon relèvent du collège des cadres (3e collège), dès lors qu’ils encadrent une équipe et gèrent leur rayon en toute autonomie ; il en va de même des chefs de caisse qui gèrent leur équipe, recrutent, forment et accompagnent les hôtesses de caisse (Instr. DRT no 2006-15, 31 juill. 2006).

Quels critères utiliser pour la répartition des sièges entre les collèges ?
L’accord devra répartir les sièges à pourvoir en fonction de l’effectif, entre les différents collèges électoraux prévus par la loi ou retenus conventionnellement. Cette répartition constitue une formalité substantielle préalable aux élections. A défaut, l’élection est susceptible d’annulation (Cass. soc., 18 nov. 1989, no 88-60.421).
Le Code du travail ne précise pas les modalités de répartition des sièges entre les différents collèges pour les élections au comité d’entreprise et des délégués du personnel. Seules sont prévues les règles d’attribution des sièges à l’issue du scrutin (C. trav., art. R. 2314-22 et s. ; C. trav., art. R. 2324-18 et s.). Le principe recommandé par l’administration est celui de la représentation proportionnelle avec attribution des sièges restant sur la base du plus fort reste (Circ. DRT no 12, 17 mars 1993). Dès lors, la répartition des sièges doit être proportionnelle aux effectifs de chaque collège, sous réserve de circonstances particulières (nature, diversité des activités, organisation de l’entreprise…). Auquel cas, il peut être dérogé à la règle de la proportionnalité avec, dans certains cas, sur-représentation d’un collège (CE, 6 déc. 1974, no 90.907 ; voir ci-dessous). Cette répartition doit faire l’objet d’un accord avec les organisations syndicales représentatives.
Exemple :
8 sièges sont à répartir pour le CE entre deux collèges composés de 1 000 et 500 salariés.
Vous appliquez un quotient théorique de 1 500 / 8 = 187,5 au nombre de salariés de chaque collège pour obtenir le nombre de sièges en arrondissant au chiffre inférieur :

  • – 

    1er collège : 1 000 / 187,5 = 5 sièges ;

  • – 

    2e collège : 500 / 187,5 = 2 sièges.

Vous attribuez le siège restant au plus fort reste en soustrayant des effectifs de chaque collège le multiple du quotient par le nombre de sièges déjà obtenu. Le plus fort total emporte le siège restant :

  • – 

    1er collège : 1 000 – (187,5 × 5) = 62,5 ;

  • – 

    2nd collège : 500 – (187,5 × 2) = 125. Le dernier siège est attribué au second collège qui a obtenu le plus fort reste.

Qu’en est-il des sièges réservés ?
Des réservations de sièges peuvent être prévues pour certaines catégories de personnel dans votre convention collective ou dans le protocole préélectoral. De plus, des réservations de sièges sont imposées par la loi :

  • – 

    pour les cadres, avec un siège au second collège dans les entreprises de plus de 500 salariés (C. trav., art. L. 2324-11 : pour l’élection du comité d’entreprise) ;

  • – 

    pour une représentation des salariés travaillant en équipes successives ou dans des conditions qui les isolent de l’ensemble des autres salariés (C. trav., art. L. 2314-12 : pour l’élection des délégués du personnel).

Enfin, l’article 4 de l’accord national interprofessionnel du 3 octobre 1975 sur les VRP prévoit une réservation de sièges de titulaires et si possible de suppléants pour les VRP si un collège spécial ne leur est pas déjà consacré.
Qui peut prendre la décision à défaut d’accord dans l’entreprise ?
Le Direccte (ex DDTEFP) est seul compétent pour opérer la répartition du personnel et des sièges entre les différents collèges, à défaut d’accord avec les organisations syndicales (C. trav., art. L. 2314-11 ; C. trav., art. L. 2324-13 ; C. trav., art. R. 2314-6 ; C. trav., art. R. 2324-3). Le Direccte doit également être saisi si les syndicats n’ont pas répondu à l’invitation à négocier l’accord préélectoral ; tout intéressé pourrait demander l’annulation des élections au motif que l’employeur, en l’absence d’accord, n’a pas saisi le Directe et a décidé unilatéralement de cette répartition (Cass. soc., 8 nov. 2006, no 06-60.007).
Vous ne pouvez pas saisir le tribunal d’instance, à moins que le litige ne porte sur l’appartenance individuelle d’un salarié à l’un ou l’autre des collèges et non de l’ensemble du personnel entre les collèges (Cass. soc., 27 nov. 2001, no 00-60.415).
Il vous incombe de saisir le Direccte en cas de désaccord. Néanmoins, vous devez avoir tenté de négocier avec les syndicats auparavant (Cass. soc., 8 déc. 1971, no 71-60.240).
Incidences de la saisine du Direccte : la saisine du Direccte suspend le processus électoral jusqu’au moment où ce dernier rend sa décision. Pour éviter une absence de représentation du personnel, cette suspension entraine de plein droit la prorogation des mandats en cours jusqu’au renouvellement (régulier) des élus (Cass. soc., 26 sept. 2012, no 11-60.231).
Pour déterminer la direction régionale à laquelle s’adresser en cas d’absence d’accord sur la répartition du personnel et des sièges, vous devez respecter les règles suivantes :

  • – 

    pour les élections des délégués du personnel : c’est le directeur régional du siège de l’établissement qui est compétent (C. trav., art. R. 2314-6) ;

  • – 

    pour les élections des membres du comité d’entreprise : c’est le directeur régional du siège de l’entreprise qui est compétent (C. trav., art. R. 2324-3).

A noter que si votre établissement relève de l’autorité du ministre de l’Agriculture pour le contrôle de l’application de la législation du travail, vous devez vous adresser au chef du service départemental de l’inspection du travail, de l’emploi et de la politique sociale agricoles ; si vous relevez du contrôle du ministère chargé des Transports, vous devez vous adresser au directeur régional du travail des transports.
ATTENTION :
le juge judiciaire peut annuler les élections si aucune organisation ne s’est présentée à la négociation et que l’employeur a procédé unilatéralement à la répartition du personnel et des sièges sans saisir l’autorité administrative (Cass. soc., 8 nov. 2006, no 05-60.283). Il en est de même lorsqu’à la suite d’une mauvaise interprétation de la condition de majorité « en nombre », l’employeur organise les élections en considérant que le protocole est régulier (Cass. soc., 26 sept. 2012, no 11-60.231).
Quels éléments peuvent servir de base à la décision de l’administration ?
Afin d’assurer la répartition de votre personnel entre les collèges, l’administration doit se baser sur les prescriptions légales à défaut de dispositions conventionnelles.
Afin de répartir les sièges entre les collèges, l’administration applique en principe le système de la représentation proportionnelle avec attribution des sièges restants selon la méthode du plus fort reste (voir exemple précédent). Toutes les catégories ne sont dès lors pas nécessairement représentées (CE, 15 déc. 1978, no 5.242).
Cependant, le Direccte peut décider :

  • – 

    de réserver un siège à une catégorie de personnel (CE, 27 mai 1983, no 23.464) ;

  • – 

    ou de renforcer la représentation d’une catégorie au sein d’un collège des délégués du personnel en cas d’introduction de nouvelles technologies informatiques la concernant (Circ. DRT no 93/12, 17 mars 1993).

Comment s’opposer à la décision de l’administration ?
Si vous contestez la répartition imposée par le Direccte, vous pouvez opérer un recours hiérarchique auprès du ministre du travail dans les deux mois de la décision. Cette illégalité peut consister en une erreur manifeste d’interprétation (CE, 29 juin 1983, no 37.591).
Ce recours ne suspend pas la décision initiale, que vous devez appliquer dans l’attente de l’issue de votre recours :

  • – 

    en l’absence de réponse dans les quatre mois, le recours est considéré comme étant rejeté ;

  • – 

    en cas d’annulation de la décision, le juge d’instance, si vous le saisissez, doit annuler les élections (Cass. soc., 18 avr. 1989, no 88-60.421).

Par ailleurs, vous pouvez exercer un recours contentieux dans les deux mois de la décision du Direccte ou du ministre, ou à l’expiration du délai de quatre mois en cas de rejet implicite du recours hiérarchique. Vous devez former ce recours auprès du tribunal administratif dans le ressort duquel se trouve votre entreprise, ou si plusieurs établissements dépendent de différents tribunaux administratifs, directement devant le Conseil d’Etat (CE, 4 déc. 1987, no 62.863).
Ce recours contentieux et l’éventuel appel devant le Conseil d’Etat n’ont pas d’effet suspensif.
Sachez-le :
un recours administratif hiérarchique ou contentieux ne suspend pas le délai de 15 jours pour contester les élections devant le tribunal d’instance (voir no 115-100). Vous devez donc saisir le juge d’instance dans ce délai de 15 jours en lui demandant le sursis à statuer afin de conserver le droit de demander l’annulation de l’élection (Cass. soc., 16 déc. 1997, no 96-60.281).