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Comment le CHSCT est-il convoqué aux réunions ?

L’employeur et les représentants du personnel au quotidien
Partie 1 – 
Mise en place et fonctionnement des institutions représentatives du personnel
Titre 3 – 
Organisation et fonctionnement des institutions représentatives du personnel
Thème 145 – 
Organisation et fonctionnement du CHSCT
Section 2 – 
Réunions du CHSCT

145-35 – 
Comment le CHSCT est-il convoqué aux réunions ?
En tant que président du CHSCT, il vous appartient de convoquer le comité, cette convocation devant être accompagnée des documents nécessaires. Autrement dit, la préparation de la réunion doit être envisagée bien avant l’envoi des convocations.
Texte :
C. trav., art. R. 4614-3.
Pouvez-vous décider seul de la date de la réunion ?
Il vous appartient en tant que président de décider de la date de la réunion. A cet égard, vous n’êtes pas tenu d’obtenir l’accord du secrétaire, le Code du travail ne prévoyant que l’élaboration conjointe du seul ordre du jour.
Toutefois, au-delà de ce principe, il est conseillé de convenir d’une date permettant la participation d’une majorité de membres. En tout état de cause, sauf à ce que le règlement intérieur du CHSCT le prévoit, il n’est aucunement exigé un nombre minimum de membres (un « quorum ») pour que la réunion se tienne.
Devez-vous convenir d’un calendrier prévisionnel des réunions ?
Une telle exigence est courante. Si aucun texte ne prévoit un tel calendrier prévisionnel, cette pratique est recommandée. Elle peut au demeurant être imposée par le règlement intérieur du CHSCT (voir no 145-55).
Que faire si les membres du CHSCT refusent de se présenter à une réunion ?
Cette absence est sans incidence dès lors que le comité a été régulièrement convoqué sur un ordre du jour élaboré conjointement avec le secrétaire. Notamment, vous pourrez considérer que le comité a été valablement consulté sur les points à l’ordre du jour, sans qu’il soit nécessaire de planifier une nouvelle réunion.
En revanche, lorsque l’absence des membres est liée à des circonstances extérieures (grève des transports, intempéries), il convient de planifier à nouveau la réunion sans délais.
Sous quelle forme devez-vous convoquer les membres du comité ?
Le Code du travail prévoit que l’ordre du jour de chaque réunion « est communiqué par le président aux membres du comité », sans autres précisions. Ainsi, la convocation peut être envoyée par tous moyens : lettre recommandée, lettre remise en main propre contre décharge, lettre simple, fax, e-mail, etc.
Toutefois, pour des raisons de preuve, en cas de contentieux avec le CHSCT, il peut être recommandé d’utiliser des moyens officiels permettant de prouver la date de réception, par exemple une lettre recommandée ou remise en main propre.
En tout état de cause, la convocation doit être écrite et personnelle, en aucun cas orale et collective, même si les réunions sont programmées et se tiennent à jour fixe (Cass. crim., 27 sept. 1988, no 87-91.324).
Remarque :
lorsqu’un membre refuse de recevoir la convocation en main propre, la convocation doit lui être envoyée par courrier, mention étant faite sur la convocation du refus du salarié de recevoir en main propre le courrier.
Il est utile de convenir avec le CHSCT, notamment à travers son règlement intérieur, des modalités de communication de l’ordre du jour. L’utilisation d’internet et des messageries électroniques peut être un moyen de simplifier cette communication. Il importe alors de convenir avec l’ensemble des membres du CHSCT, des principes de cette utilisation (envoi de copies papier, utilisation d’adresse électronique personnelle ou professionnelle, alerte téléphonique, etc.) et des moyens fournis (prise en charge de l’abonnement, petites fournitures, éventuelle formation).
Dans quel délai devez-vous convoquer le CHSCT ?
L’ordre du jour doit être communiqué 15 jours au moins avant la date prévue pour la réunion, sauf cas exceptionnel justifié par l’urgence (C. trav., art. L. 4614-3). Le Code du travail vise la communication de l’ordre du jour, et non l’envoi.
Par conséquent, le délai de 15 jours calendaires se décompte :

  • – 

    à partir du jour de première présentation du courrier, lorsque ce courrier a été présenté en lettre recommandée. En cas d’envoi par courrier simple, il est pris en compte le cachet de la poste, pondéré du délai normal d’acheminement ;

  • – 

    jusqu’au jour précédant la date de la réunion, celle-ci n’étant pas prise en compte.

Exemple :
s’agissant d’une réunion du CHSCT prévue le 30 mars, vous pouvez envoyer les convocations le 13 mars par courrier ou les remettre en main propre le 15 mars.
Quels documents devez-vous joindre à la convocation ?
Lorsque la réunion comporte l’examen de documents écrits, ceux-ci sont joints à l’envoi de l’ordre du jour (C. trav., art. R. 4614-3).
Les documents en cause doivent permettre d’éclairer le CHSCT afin qu’il puisse utilement donner son avis. Ainsi, un comité peut refuser d’être consulté lorsqu’il n’a pas reçu les documents présentant le projet soumis à son avis ou lorsque les documents en cause ne lui permettent pas de donner son avis, notamment lorsqu’ils ne détaillent pas les incidences sur les conditions de travail ou les aménagements mis en œuvre.
Face à un comité qui estimerait ne pas avoir eu en temps utile les documents joints, il importe en premier lieu que vous apportiez en réunion les éléments de réponse à ces questions. Néanmoins, le comité pourra surseoir à sa consultation, auquel cas vous serez tenu de le réunir à nouveau 15 jours plus tard pour recueillir son avis.
Quels sont les destinataires de la convocation ?
La convocation est adressée à tous les membres du CHSCT, y compris ceux présents à titre consultatif. Elle doit notamment être envoyée à l’inspecteur du travail et à l’agent de prévention de la Carsat (ex Cram).
Bien que l’accord-cadre du 17 mars 1975 sur l’amélioration des conditions de travail ne le prévoie pas expressément, la convocation doit également parvenir aux représentants syndicaux au CHSCT.(voir no 145-5).
S’il existe des suppléants, prévus conventionnellement, ils doivent également être convoqués.
Où et quand les réunions doivent-elles se tenir ?
Les réunions ont lieu dans l’établissement, dans un local approprié et, sauf exception justifiée par l’urgence, pendant les heures de travail (C. trav., art. R. 4614-4). Ainsi, vous ne pouvez convoquer le CHSCT à une réunion après les horaires de travail. En revanche, le déroulement de la réunion peut entraîner un dépassement des horaires de travail. La convocation peut à cet égard utilement préciser : « horaire de fin donné à titre indicatif ».
(Sur la prise en charge des frais de déplacement et temps de trajet, voir no 200-10).
Sachez-le :
le fait de ne pas communiquer une convocation aux membres du CHSCT dans les délais requis est constitutif du délit d’entrave (Cass. crim., 11 juin 1992, no 91-84.309).