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Comment doit être rédigé le procès-verbal des réunions du CHSCT ?

L’employeur et les représentants du personnel au quotidien
Partie 1 – 
Mise en place et fonctionnement des institutions représentatives du personnel
Titre 3 – 
Organisation et fonctionnement des institutions représentatives du personnel
Thème 145 – 
Organisation et fonctionnement du CHSCT
Section 2 – 
Réunions du CHSCT

145-50 – 
Comment doit être rédigé le procès-verbal des réunions du CHSCT ?
Rédigé par le secrétaire, le procès-verbal de la réunion synthétise son déroulement, les avis et propos qui y ont été tenus. Autrement dit, vous ne sauriez vous désintéresser de son contenu, lequel conditionne bien souvent des engagements ou contentieux futurs.
Textes :
C. trav., art. L. 4614-9 ; C. trav., art. R. 4614-4.
En quoi consiste le procès-verbal de la réunion ?
Le procès-verbal a pour objet de consigner le contenu de la réunion et doit donc synthétiser les projets présentés et les débats, restituer les avis, consigner le résultat des votes, les décisions prises et résolutions adoptées.
Il n’a toutefois pas pour objet de consigner précisément tous les propos des membres. Il n’est nullement exigé que le procès-verbal soit rédigé comme des « minutes » récapitulant les propos exacts de chacun. Ainsi, selon le temps que le secrétaire y aura consacré, le procès-verbal pourra être plus ou moins détaillé.
En pratique, le procès-verbal indique au minimum la date de la séance, les nom, prénom et qualité des présents et absents, les heures de début et de fin de séance. Le secrétaire doit y faire mention des débats relatifs aux consultations obligatoires, des informations communiquées au CHSCT conformément aux dispositions légales. Lorsque des propositions sont soumises lors de la réunion à l’employeur, le secrétaire doit faire figurer dans le procès-verbal les décisions motivées et les déclarations faites à ce sujet.
Les résultats des délibérations et des votes peuvent opportunément y figurer.
Qui a la charge de rédiger le procès-verbal ?
Bien que la loi ne le précise pas, le secrétaire est en charge de la rédaction du procès-verbal. Il est ainsi fait application du principe prévu pour le comité d’entreprise (Circ. DRT no 93-15, 25 mars 1993, BO Trav. 5 juin).
Un membre de comité qui n’a pas été dûment mandaté ne peut prendre la liberté de rédiger lui-même le procès-verbal (Rép. min. no 60.667, JO AN Q, 9 sept. 1985, p. 4271).
Le secrétaire ne dispose pas d’un crédit d’heures spécifique pour cette tâche. Toutefois, s’agissant des réunions exceptionnelles, il apparaît cohérent que le secrétaire dispose en conséquence d’un dépassement de son crédit d’heures pour circonstances exceptionnelles.
Le secrétaire peut-il solliciter votre aide pour la rédaction du procès-verbal ?
Le CHSCT reçoit les moyens nécessaires à la préparation et à l’organisation des réunions (C. trav., art. L. 4614-9), ce qui implique qu’il lui soit fourni les moyens nécessaires pour prendre des notes lors de la réunion et pour les dactylographier (voir no 145-15).
Au-delà de ces moyens matériels, le secrétaire ne peut exiger que vous prépariez le procès-verbal ou lui fournissiez une assistance. Vous pouvez en revanche spontanément proposer votre aide au secrétaire. Il est ainsi courant que le secrétaire sollicite des membres présents aux réunions, une synthèse de leur intervention.
Devez-vous co-signer le procès-verbal ?
A moins que cela ne soit prévu par le règlement intérieur, vous n’avez pas à co-signer le procès-verbal. Ainsi, vous ne pouvez exiger de contresigner si le comité ne le désire pas (CA Pau, 7 févr. 1978).
Le procès-verbal doit-il être approuvé par le CHSCT ?
Le procès-verbal doit être adopté par les membres du comité. Il est traditionnellement adopté au début de la réunion suivante. Au regard du délai potentiellement long entre deux réunions (au plus trois mois), il est envisageable de solliciter le secrétaire pour obtenir de lui des extraits de procès-verbaux de la réunion qui s’est tenue.
Il peut aussi être envisagé de faire « circuler » le procès-verbal sans attendre la réunion, et d’obtenir l’approbation des membres du comité.
Remarque :
en application du règlement intérieur, le procès-verbal peut être approuvé selon d’autres modalités, notamment en faisant circuler le procès-verbal par e-mail, courrier interne, etc.
Les membres doivent avoir reçu le procès-verbal et disposer d’un délai suffisant pour se prononcer. Ainsi, vous pouvez refuser de voter un procès-verbal en réunion dont vous n’auriez pas eu connaissance en préalable.
A l’occasion de cette approbation, les membres demandent les corrections et ajouts nécessaires. En cas de désaccord, le comité doit procéder à un vote. Une fois l’ensemble du texte examiné, il est procédé à un vote pour adoption avec les corrections acceptées. Si vous-même ou un autre membre avez des réserves quant au contenu du procès-verbal, ces réserves doivent y être notées.
Dans quel délai le procès-verbal doit-il être élaboré ?
Aucun délai n’est imposé. Le règlement intérieur peut utilement fixer un délai.
Comment pouvez-vous contester le contenu d’un procès-verbal ?
En tant que président, vous ne disposez pas d’un pouvoir particulier pour vous opposer à un procès-verbal incorrect. Face à un procès-verbal adopté malgré votre opposition à son contenu, il vous appartient avant tout d’exprimer officiellement vos réserves par un courrier aux membres et de demander que ces réserves soient notées sur le procès-verbal.
Au-delà, vous pouvez saisir le tribunal de grande instance en y assignant le secrétaire. Toutefois, vous devrez rapporter la preuve de l’irrégularité. En effet, le procès-verbal fait foi des délibérations qu’il rapporte jusqu’à preuve du contraire (Cass. soc., 16 juin 1960, no 58-40.241).
Le procès-verbal peut-il contenir des informations confidentielles ?
Les membres du CHSCT sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par l’employeur (C. trav., art. L. 4614-9). En cas de violation de cette obligation (informations divulguées au personnel par exemple), vous pouvez prononcer une sanction disciplinaire à l’encontre du représentant.
Vous devez exiger que le procès-verbal de réunion qui est diffusé dans l’entreprise, soit expurgé des informations présentant un tel caractère. Mais la version du procès-verbal communiquée aux seuls membres du comité peut contenir des informations confidentielles.
Remarque :
en pratique, il vous est conseillé de veiller à ce que le procès-verbal (dont la diffusion est restreinte aux membres du CHSCT) mentionne que vous avez demandé la confidentialité sur telle ou telle information. Ce document vous servira de preuve en cas de violation de l’obligation de confidentialité par un membre du CHSCT. Les membres du comité d’entreprise sont également tenus à une telle obligation (C. trav., art. L. 2325-5) et, les concernant, la Cour de cassation a jugé que, pour faire jouer l’obligation de confidentialité, les informations doivent avoir été déclarées confidentielles au moment où elles ont été données aux représentants, toute déclaration ultérieure (c’est-à-dire après la réunion) étant sans effet sur le déclenchement de l’obligation de confidentialité ; le représentant peut donc les divulguer sans risquer aucune sanction (Cass. soc., 12 juill. 2006, no 04-47.558 ; voir no 240-20). Cette solution semble transposable aux membres du CHSCT.
Le procès-verbal des réunions du CHSCT doit-il être diffusé dans l’entreprise ?
Une fois le procès-verbal adopté, le secrétaire peut décider de le rendre public. Ce n’est pas une obligation, à moins que le règlement intérieur du CHSCT n’en dispose autrement.
Vous ne pouvez pas y faire obstacle, sauf s’il contient des informations déclarées confidentielles.
Cette diffusion est rendue plus difficile par l’absence de panneau d’affichage réservé au CHSCT. Le secrétaire devra éventuellement solliciter les délégués du personnel ou le comité d’entreprise pour utiliser leurs panneaux.
Le secrétaire ne peut pas procéder à une diffusion par voie électronique (e-mail), sans que la direction y ait consenti. Cette diffusion via la messagerie électronique des salariés peut être autorisée par un accord collectif qui en organisera alors les modalités.
Remarque :
le secrétaire ne saurait diffuser le procès-verbal avant approbation.
Comment les procès-verbaux sont-ils conservés ?
Les procès-verbaux sont conservés dans l’établissement. Ils sont tenus à la disposition de l’inspecteur du travail, du médecin inspecteur du travail et des agents des services de prévention de la Carsat (ex Cram) (C. trav., art. R. 4614-4).
Quelle est la portée des procès-verbaux ?
Le procès-verbal de la réunion du comité consacrée à l’examen du rapport et du programme annuels de prévention est transmis pour information à l’inspecteur du travail, mais aussi au comité d’entreprise ou d’établissement. Surtout, il est obligatoirement joint à toute demande présentée en vue d’obtenir des marchés publics, des participations publiques, des subventions, des primes de toute nature ou des avantages sociaux ou fiscaux (C. trav., art. L. 4612-17).
Au-delà, le procès-verbal récapitule les débats et peut être utilisé comme preuve d’un engagement, de propos ou de faits intervenus en réunion. Ainsi, il peut appuyer des poursuites pour entrave, intervenir comme pièce dans le cadre d’un procès pour faute inexcusable, etc.
Sachez-le :
si le procès-verbal n’est pas adopté à l’unanimité, le secrétaire devra faire mention des désaccords exprimés dans le document.