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Comment convoquer un salarié à l’entretien préalable ?

Droit du Travail au Quotidien
Partie 1 – 
Relations individuelles de travail
Titre 3 – 
Rupture du contrat de travail
Thème 165 – 
Procédure de licenciement non-économique
Section 1 – 
Entretien préalable

165-5 – 
Comment convoquer un salarié à l’entretien préalable ?
Dès lors que le salarié n’est plus en période d’essai, l’employeur qui veut rompre son contrat doit respecter la procédure de licenciement. La première formalité à effectuer est de le convoquer à un entretien préalable.

Autrement dit,

quels que soient l’effectif de l’entreprise, l’ancienneté du salarié et les griefs qui peuvent lui être reprochés, la convocation à l’entretien préalable est obligatoire, y compris en cas de faute grave ou lourde. L’absence de convocation ou l’absence d’une des mentions obligatoires dans la lettre de convocation à l’entretien rend la procédure de licenciement irrégulière (voir no 175-85).

Textes :
C. trav., art. L. 1232-2

 ;

C. trav., art. L. 1232-4

 ;

C. trav., art. L. 1235-2

 ;

C. trav., art. L. 1235-5

 ;

C. trav., art. R. 1232-1

.

Quelles sont les mentions obligatoires de la lettre de convocation ?
L’objet de l’entretien
La convocation doit contenir l’indication non équivoque qu’un licenciement est envisagé (

) ; le terme « envisagé » est important puisqu’à ce stade, aucune décision définitive n’est censée être prise. Si la lettre se borne à indiquer que le salarié est convoqué à un « entretien préalable » sans préciser « de licenciement », l’employeur devra verser des dommages et intérêts pour procédure irrégulière (

 ; 

 ; voir no 175-85). Même solution si l’employeur évoque la possibilité d’une sanction disciplinaire sans mentionner l’éventualité d’un licenciement (

). En pratique, s’il y a hésitation sur la mesure à intervenir – sanction disciplinaire ou licenciement – il est possible de retenir une formulation du type « 

projet de sanction pouvant aller jusqu’au licenciement

 ». A noter que dans cette lettre de convocation, l’employeur n’est pas tenu d’indiquer les faits ou les griefs reprochés au salarié. Il n’est d’ailleurs pas de son intérêt de le faire, car s’il les modifie dans la lettre notifiant le licenciement, ce qui est admis (

 ;

), le sérieux de sa décision pourrait être contesté.

La date et l’heure de l’entretien
Le Code du travail n’impose pas de mener l’entretien préalable pendant un jour habituellement travaillé par le salarié ni même pendant ses horaires de travail. La Cour de cassation a d’ailleurs posé pour principe que l’entretien préalable peut tout à fait avoir lieu en dehors du temps de travail (

). Le salarié peut donc être convoqué pendant un jour habituellement non travaillé, pendant une période de repos (congés payés, jour de RTT, etc.) ou en dehors de ses horaires de travail (avant le début ou à la fin de sa journée de travail). Mais attention car dans ces différents cas, le temps passé à l’entretien devra être payé comme temps de travail effectif. Par ailleurs, si le salarié subit un quelconque autre préjudice du fait de cette convocation hors temps de travail (frais de déplacement, frais de garderie supplémentaires…), il est en droit de réclamer à l’employeur les dommages et intérêts correspondants. Mais la procédure de licenciement n’est pas entachée d’irrégularité (

).

Exemple :
un salarié a été convoqué à son entretien pendant une période de congé. Il réclame en justice une indemnité pour inobservation de la procédure. Il est débouté de ses prétentions : « 

la convocation du salarié à l’entretien préalable au licenciement en dehors du temps de travail ne constitue pas une irrégularité de procédure ; l’intéressé peut seulement prétendre au paiement comme temps de travail du temps passé à l’entretien et à la réparation du préjudice subi

 » (

).

Le lieu de l’entretien
L’employeur peut fixer l’entretien soit au lieu de travail du salarié, soit au siège social de l’entreprise ; un autre lieu n’est pas impossible mais il doit alors être justifié pour des raisons légitimes (

) et il faudra rembourser au salarié ses frais de déplacement (

).

Exemples :
a été jugé régulier, l’entretien dans un café adjacent à l’entreprise, en raison de l’indisponibilité des locaux de l’entreprise (

CA Versailles, 17 oct. 1994, 11e ch., Levron

).

En revanche, est vexatoire et donc irrégulier, l’entretien dans le café où la salariée travaillait et en présence de clients dont elle était connue (

CA Toulouse, 1er oct. 1999, 4e ch. soc., Félix c/SARL Les Délices d’Annie

).

Si l’employeur peut convoquer le salarié au siège social, encore faut-il qu’il n’y ait pas abus de sa part, ce qui a été jugé pour un employeur qui avait convoqué en Belgique un salarié de niveau hiérarchique modeste qui travaillait dans l’Isère (

CA Grenoble, 5 juill. 1994, Ouerhani

). De même, le salarié qui est convoqué au siège social alors que ce n’est pas son lieu de travail peut demander le remboursement des frais qu’il a exposés pour se rendre à l’entretien dès lors qu’il détient des justificatifs (

).

Si, à réception de la convocation, le salarié demande à ce que le lieu de l’entretien soit modifié, l’employeur n’a pas à renvoyer une nouvelle lettre recommandée indiquant précisément ce lieu. Il peut tout à fait informer le salarié par télécopie et ce, dans un délai raisonnable (5 jours dans cette affaire :

).

La possibilité pour le salarié de se faire assister
La lettre doit indiquer au salarié qu’il peut, au cours de l’entretien, se faire assister par un salarié appartenant à l’entreprise. Si l’entreprise n’a pas de représentant du personnel (et uniquement dans ce cas), il faut mentionner, en outre, la possibilité de se faire assister par un conseiller extérieur inscrit sur une liste dressée par le préfet (

C. trav., art. L. 1232-4

) ; la lettre devra préciser l’adresse des services où cette liste peut être librement consultée, c’est-à-dire celle de l’inspection du travail dont relève l’établissement, mais aussi celle de la mairie du domicile du salarié s’il demeure dans le département où est implanté l’établissement ou, dans le cas contraire, celle de son lieu de travail (

C. trav., art. D. 1232-5

 ;

 ;

Circ. DRT no 15, 4 août 1992

). A défaut de mentionner la possibilité de se faire assister ou en cas d’omission de l’une de ces adresses, le salarié, quels que soient son ancienneté et l’effectif de l’entreprise, peut prétendre à une indemnité pour irrégularité de procédure, qui ne peut être supérieure à un mois de salaire (

C. trav., art. L. 1235-2

 ;

C. trav., art. L. 1235-5, dern. al.

 ;

 ; voir nos 165-15 et 175-85). La simple omission dans la lettre de convocation suffit à faire condamner l’employeur ; peu importe qu’au final, le salarié se soit bien fait assister par un conseiller (

).

Exemple :
la lettre de convocation à l’entretien préalable mentionnait la possibilité d’être assisté par un conseiller, mais ne mentionnait pas l’adresse de la mairie où la liste était disponible. L’adresse de l’inspection du travail était en revanche bien spécifiée. Et pour cause, le jour de l’entretien, le salarié s’était présenté assisté d’un conseiller. La Cour de cassation s’est montrée intransigeante avec l’employeur : dès lors que la lettre ne mentionnait pas les deux adresses, il s’agissait d’une irrégularité de procédure ayant nécessairement causé un préjudice au salarié. Il devait donc être indemnisé (

).

Remarque :
si l’entreprise n’est pas dotée de représentants du personnel, mais qu’elle appartient à une unité économique et sociale (UES) qui dispose d’institutions représentatives du personnel, il n’y a pas lieu de mentionner, dans la lettre de convocation, la possibilité pour le salarié de se faire assister par un conseiller extérieur à l’entreprise (

). Par ailleurs, si l’entreprise est dotée de représentants du personnel, la lettre ne doit pas indiquer que le salarié peut se faire assister par un conseiller inscrit sur la liste préfectorale, cette option n’ayant pas été prévue par la loi ; il s’agit d’une inobservation de la procédure qui rend le licenciement irrégulier (

).

Quand et comment faut-il convoquer le salarié ?
Le Code du travail prévoit deux possibilités de convocation (

C. trav., art. L. 1232-2

) :

  • – 

    par lettre recommandée ; même si les textes ne l’exigent pas il est préférable de prévoir un envoi avec accusé de réception ;

  • – 

    par lettre simple remise en main propre contre récépissé. Il est alors important que le salarié mentionne la date de réception ; cela permet de vérifier que la convocation du salarié a été faite dans un délai suffisant par rapport à la date de l’entretien. L’absence de récépissé de remise en main propre de la lettre de convocation ne peut pas être suppléée par des témoignages de salariés de l’entreprise affirmant que l’intéressé s’est bien vu remettre ladite lettre (

    ). Lorsque le salarié refuse de signer et/ou de dater le récépissé, il est donc préférable de lui envoyer la convocation par lettre recommandée.

La convocation par télécopie ou fax constitue une irrégularité permettant au salarié de réclamer des dommages et intérêts (

 ; voir no 175-85). Même sanction en cas de convocation adressée oralement au salarié. Il a été jugé toutefois que la remise de la convocation par voie d’huissier de justice ne constitue pas une irrégularité de procédure de licenciement (

).

ATTENTION :
lorsqu’il s’agit d’un licenciement disciplinaire (pour faute), l’employeur doit adresser la convocation à l’entretien préalable dans les deux mois suivant le jour où il a eu connaissance des faits (voir nos 135-70 à 135-85). S’il s’agit d’un licenciement pour faute grave (faute rendant impossible le maintien du salarié dans l’entreprise même pendant la durée limitée du préavis), l’entretien doit même avoir lieu dans le délai le plus restreint possible, sous peine de disqualifier ultérieurement la faute grave (voir no 135-65). Lorsque le licenciement n’est pas disciplinaire, c’est à l’employeur de décider du moment où il veut rompre le contrat.
Que se passe-t-il si le salarié ne reçoit pas la convocation ?
L’employeur qui a convoqué le salarié à l’entretien préalable, selon les modalités légales, a rempli ses obligations. Le salarié ne peut pas demander des dommages et intérêts pour non-respect de la procédure et l’employeur n’est pas tenu de le reconvoquer :

  • – 

    si la lettre recommandée revient avec la mention « n’habite pas à l’adresse indiquée » alors que celle-ci correspondait aux indications du salarié ;

  • – 

    si le salarié change d’adresse sans le signaler à l’employeur (

    ). En revanche, si l’employeur avait connaissance de la nouvelle adresse, la convocation à l’ancien domicile sera jugée irrégulière (

    ).

A noter que pendant la période de congés payés, l’employeur peut envoyer la convocation sur les lieux de vacances du salarié. Si le salarié est absent lors de la présentation de la lettre ou s’il refuse de la recevoir, la procédure sera néanmoins considérée comme régulière et pourra donc se poursuivre (

).

Sachez-le :
le défaut de convocation à un entretien préalable ou l’absence dans la lettre de convocation, d’une des mentions ci-dessus énumérées, rend la procédure de licenciement irrégulière. Le salarié peut alors réclamer des dommages et intérêts (voir no 175-85).
Modèle de lettre de convocation à l’entretien préalable
A <…>, le <…>
Nous sommes au regret de vous informer que nous envisageons à votre égard une mesure de licenciement.
En application des dispositions de l’article L. 1232-2 du Code du travail, nous vous prions de vous présenter le <…>, à <…> heures, à <…> (

préciser l’adresse

) où vous serez reçu par M. <…>, pour un entretien préalable à cet éventuel licenciement, au cours duquel nous entendrons vos explications.

Nous vous rappelons que vous pouvez vous faire assister, pour cet entretien, par une personne de votre choix, appartenant au personnel de notre entreprise.

Ou s’il n’y a pas de représentants du personnel dans l’entreprise « par un conseiller de votre choix inscrit sur la liste dressée par le préfet ». Indiquer l’adresse de la mairie et de l’inspection du travail où la liste des conseillers est tenue à disposition.
Veuillez agréer, M. <…>
Signature de l’employeur ou de son représentant