Comment convoquer un salarié à l’entretien préalable ?
quels que soient l’effectif de l’entreprise, l’ancienneté du salarié et les griefs qui peuvent lui être reprochés, la convocation à l’entretien préalable est obligatoire, y compris en cas de faute grave ou lourde. L’absence de convocation ou l’absence d’une des mentions obligatoires dans la lettre de convocation à l’entretien rend la procédure de licenciement irrégulière (voir no 175-85).
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) ; le terme « envisagé » est important puisqu’à ce stade, aucune décision définitive n’est censée être prise. Si la lettre se borne à indiquer que le salarié est convoqué à un « entretien préalable » sans préciser « de licenciement », l’employeur devra verser des dommages et intérêts pour procédure irrégulière (
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; voir no 175-85). Même solution si l’employeur évoque la possibilité d’une sanction disciplinaire sans mentionner l’éventualité d’un licenciement (
). En pratique, s’il y a hésitation sur la mesure à intervenir – sanction disciplinaire ou licenciement – il est possible de retenir une formulation du type «
». A noter que dans cette lettre de convocation, l’employeur n’est pas tenu d’indiquer les faits ou les griefs reprochés au salarié. Il n’est d’ailleurs pas de son intérêt de le faire, car s’il les modifie dans la lettre notifiant le licenciement, ce qui est admis (
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), le sérieux de sa décision pourrait être contesté.
). Le salarié peut donc être convoqué pendant un jour habituellement non travaillé, pendant une période de repos (congés payés, jour de RTT, etc.) ou en dehors de ses horaires de travail (avant le début ou à la fin de sa journée de travail). Mais attention car dans ces différents cas, le temps passé à l’entretien devra être payé comme temps de travail effectif. Par ailleurs, si le salarié subit un quelconque autre préjudice du fait de cette convocation hors temps de travail (frais de déplacement, frais de garderie supplémentaires…), il est en droit de réclamer à l’employeur les dommages et intérêts correspondants. Mais la procédure de licenciement n’est pas entachée d’irrégularité (
).
» (
).
) et il faudra rembourser au salarié ses frais de déplacement (
).
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).
). De même, le salarié qui est convoqué au siège social alors que ce n’est pas son lieu de travail peut demander le remboursement des frais qu’il a exposés pour se rendre à l’entretien dès lors qu’il détient des justificatifs (
).
).
) ; la lettre devra préciser l’adresse des services où cette liste peut être librement consultée, c’est-à-dire celle de l’inspection du travail dont relève l’établissement, mais aussi celle de la mairie du domicile du salarié s’il demeure dans le département où est implanté l’établissement ou, dans le cas contraire, celle de son lieu de travail (
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). A défaut de mentionner la possibilité de se faire assister ou en cas d’omission de l’une de ces adresses, le salarié, quels que soient son ancienneté et l’effectif de l’entreprise, peut prétendre à une indemnité pour irrégularité de procédure, qui ne peut être supérieure à un mois de salaire (
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; voir nos 165-15 et 175-85). La simple omission dans la lettre de convocation suffit à faire condamner l’employeur ; peu importe qu’au final, le salarié se soit bien fait assister par un conseiller (
).
).
). Par ailleurs, si l’entreprise est dotée de représentants du personnel, la lettre ne doit pas indiquer que le salarié peut se faire assister par un conseiller inscrit sur la liste préfectorale, cette option n’ayant pas été prévue par la loi ; il s’agit d’une inobservation de la procédure qui rend le licenciement irrégulier (
).
) :
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par lettre recommandée ; même si les textes ne l’exigent pas il est préférable de prévoir un envoi avec accusé de réception ;
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par lettre simple remise en main propre contre récépissé. Il est alors important que le salarié mentionne la date de réception ; cela permet de vérifier que la convocation du salarié a été faite dans un délai suffisant par rapport à la date de l’entretien. L’absence de récépissé de remise en main propre de la lettre de convocation ne peut pas être suppléée par des témoignages de salariés de l’entreprise affirmant que l’intéressé s’est bien vu remettre ladite lettre (
). Lorsque le salarié refuse de signer et/ou de dater le récépissé, il est donc préférable de lui envoyer la convocation par lettre recommandée.
; voir no 175-85). Même sanction en cas de convocation adressée oralement au salarié. Il a été jugé toutefois que la remise de la convocation par voie d’huissier de justice ne constitue pas une irrégularité de procédure de licenciement (
).
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si la lettre recommandée revient avec la mention « n’habite pas à l’adresse indiquée » alors que celle-ci correspondait aux indications du salarié ;
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si le salarié change d’adresse sans le signaler à l’employeur (
). En revanche, si l’employeur avait connaissance de la nouvelle adresse, la convocation à l’ancien domicile sera jugée irrégulière (
).
).
) où vous serez reçu par M. <…>, pour un entretien préalable à cet éventuel licenciement, au cours duquel nous entendrons vos explications.
