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Comment adopter le procès-verbal des réunions ?

CE Pratique
Partie 2 – 
Organisation et fonctionnement du comité d’entreprise
Chapitre 3 – 
Réunions du comité d’entreprise
Section E – 
Procès-verbaux des réunions du comité d’entreprise

23E2 – 
Comment adopter le procès-verbal des réunions ?
Une fois établi par le secrétaire, le procès-verbal doit être transmis à l’employeur et aux autres membres du comité.
Cette communication ne doit pas être confondue avec son affichage ou sa diffusion dans l’entreprise (→ voir no 23E-3), lesquels ne peuvent intervenir qu’après l’approbation du procès-verbal (C. trav., art. L. 2325-21).
La loi ne prévoit pas les modalités de l’adoption des procès-verbaux. Des précisions peuvent être apportées par le règlement intérieur du comité.
Approbation par le comité
La pratique habituellement retenue par les comités est la suivante : le secrétaire rédige et signe le procès-verbal de la réunion. Puis, il en envoie copie à tous les membres du comité d’entreprise (titulaires, suppléants, représentants syndicaux, employeur). En début de séance de la réunion suivante, l’adoption du procès-verbal est portée à l’ordre du jour, tout dépend ensuite s’il fait ou non l’objet de modifications.
C’est souvent le règlement intérieur qui prévoit que l’adoption du procès-verbal fera l’objet de la première question fixée à l’ordre du jour de la prochaine réunion du comité.
En pratique, il est possible de prévoir dans le règlement intérieur d’autres modalités d’adoption. Par exemple, l’envoi via courriel d’un projet de procès-verbal par le secrétaire du comité à chaque membre, le silence de ces derniers valant accord.
Modifications
Tous les membres du comité, qu’ils aient voix délibérative ou consultative, peuvent formuler des observations, adjonctions, suppressions, précisions ou propositions de modification, y compris l’employeur.
Les modifications ne sont adoptées, que si la majorité des membres du comité ayant le droit de vote les approuvent. Cette majorité peut même se prononcer en faveur d’une version différente de celle retenue par le secrétaire et proposée par un membre du comité (Cass. crim., 4 nov. 1983, no 82-94.265).
En cas de litige, c’est le tribunal de grande instance qui doit être saisi.
Les demandes de modification émises lors d’une réunion doivent être notées par le secrétaire, même si la majorité ne les retient pas. Elles seront portées au procès-verbal de la prochaine réunion. Autrement dit, le procès-verbal ne peut que relater ce qui se passe au cours d’une seule réunion.
Toutefois, il est fréquent que le procès-verbal soit adopté sans que l’employeur mette cette question aux voix. Un accord tacite suffit à établir l’approbation du procès-verbal, en particulier lorsqu’aucune modification n’est proposée.
Quelles sont les conséquences de l’approbation ?
Une fois approuvé, le procès-verbal ne peut plus être modifié même par le secrétaire, à moins d’un nouveau vote. Il pourra alors être diffusé et affiché.
Toutefois, en cas d’omission d’une mention ou d’une déclaration, il semble possible de rédiger un additif au procès-verbal à soumettre à une nouvelle procédure d’adoption ultérieurement.
Quelle est la valeur juridique du procès-verbal ?
Le procès-verbal est essentiellement un moyen de preuve. Il atteste des discussions, questions, réponses qui ont eu lieu lors des séances et des décisions adoptées.
Il permet, dans certains cas, sous certaines conditions, de consigner des engagements de l’employeur.
Faute d’approbation, le procès-verbal n’est pas nul mais sa force probante est atténuée.
ATTENTION :
le procès-verbal n’est pas un document contractuel dès lors qu’il n’a pas été signé par l’employeur.
Sur le plan pénal, il ne permet pas, à lui seul, de faire condamner un membre du comité en raison des propos que ce dernier aurait pu tenir. D’autres éléments doivent être rapportés (témoignages confirmatifs…) (Cass. crim., 4 oct. 1977, no 76-91.922).
Convient-il d’archiver les procès-verbaux ?
Il est utile de conserver les procès-verbaux. Leur lecture permet de retracer l’histoire d’un comité au-delà de ses renouvellements. Il constitue un instrument de compréhension de la vie d’un comité. Parfois, les experts s’en servent dans le cadre de leurs travaux. Lors d’une action en justice, le juge y fait souvent référence.
Il est conseillé de garder les procès-verbaux le plus longtemps possible.
Le procès-verbal peut être utilisé, par exemple, pour rapporter la preuve d’un engagement de l’employeur, même de nombreuses années plus tard.
Peut-on contester un procès-verbal ?
Une fois qu’il a été adopté, le procès-verbal peut être contesté en justice. Encore faut-il avoir un intérêt légitime, par exemple, pour des propos diffamatoires ou erronés qu’il contiendrait…
Le demandeur dispose d’un délai de 30 ans pour exercer un tel recours (prescription trentenaire conformément au droit commun).
À RETENIR
Après sa rédaction, le procès-verbal doit être approuvé par les membres du comité. L’approbation lui donne une plus grande valeur juridique.