720-11 Négocier un accord d’entreprise avec les délégués syndicaux – Comment procéder ?

• – Etape 1 ((éventuellement, en l’absence de CSE) : Informer le CHSCT ;
• – Etape 2 : Informer le comité social et économique (ou, en son absence, le comité d’entreprise) ;
• – Etape 2 bis (en l’absence de CSE et à défaut de comité d’entreprise) : Informer les délégués du personnel ;
• – Etape 3 : Convoquer les délégués syndicaux à une première réunion ;
• – Etape 4 : Collecter et remettre des informations ;
• – Etape 5 : Tenir la première réunion ;
• – Etape 6 : Constituer des groupes de réflexion, des groupes de travail ;
• – Etape 7 : Tenir les autres réunions et élaborer le contenu de l’accord ;
• – Etape 8 : Signer l’accord ;
• – Etape 9 (éventuellement, en cas d’échec des négociations) : Etablir un procès-verbal de désaccord ;
• – Etape 10 (éventuellement, en cas de signature d’un accord minoritaire) : Organiser un référendum d’entreprise ;
• – Etape 11 : S’accorder sur la publicité donnée à l’accord ;
• – Etape 12 : Déposer l’accord ;
• – Etape 13 : Communiquer l’accord aux organisations syndicales non signataires ;
• – Etape 14 : Informer les salariés.

◗ Etape 1 (éventuellement, en l’absence de CSE) : Informer le CHSCT

Si le CSE n’a pas encore été mis en place, et dans la mesure où la négociation envisagée porte sur un domaine affectant la sécurité, l’hygiène ou les conditions de travail des salariés concernés, il est impératif d’informer le CHSCT.

Cette information doit en principe intervenir avant celle du comité d’entreprise.

Cette information peut se faire au cours d’une réunion ordinaire ou extraordinaire du CHSCT. Compte tenu de la périodicité des réunions du comité, une réunion extraordinaire est souvent nécessaire sauf à s’y prendre suffisamment tôt à l’avance.

A l’ordre du jour, il est conseillé de joindre une note écrite précisant le contexte et les enjeux de la négociation et, le cas échéant, s’il existe, l’avant-projet d’accord élaboré par la direction.

◗ Etape 2 : Informer le comité social et économique (ou, en son absence, le comité d’entreprise)

Il s’agit de la première étape de la procédure lorsqu’un CSE a été mis en place.

L’information du comité social et économique (ou du comité d’entreprise) s’impose lorsque la négociation collective envisage un thème soumis légalement à son avis. Le champ de la consultation du CSE (ou du CE) étant très large, en pratique toute négociation doit faire l’objet d’une information préalable (1).

Dans l’hypothèse où le CSE n’a pas encore été institué, cette étape- qui concerne donc le CE- se situe après information et consultation du CHSCT.

Dans les entreprises à établissements multiples, à quel niveau doit avoir lieu l’information : au niveau du CSE d’établissement (ou du comité d’établissement) ou au niveau du comité social et économique central (ou du comité central d’entreprise) ?

Au regard des principes dégagés par la jurisprudence, il nous semble que, lorsque la négociation concerne un accord d’entreprise applicable à l’ensemble de l’entreprise et que la décision ne dépend que du chef d’entreprise, n’impliquant aucune décision au niveau des chefs d’établissement, l’information doit être portée devant le comité social et économique central (ou le comité central d’entreprise).

L’information du comité doit porter sur l’objet de la négociation, son champ d’application, son timing prévisible, les modalités selon lesquelles les membres du comité seront informés de son déroulement. Cette information doit donner lieu à un échange et non à un monologue ou une simple remise d’information.

Au cours de la réunion d’information, il s’agira de parler des motifs qui sont à l’origine du projet, des enjeux et des contraintes liées au contexte économique et social.

Doivent être remises au comité des informations précises et écrites afin de lui permettre de savoir exactement à quoi s’en tenir et de se prononcer plus tard en connaissance de cause sur le projet.

Le comité doit disposer d’un délai d’examen raisonnable des informations reçus et d’un temps de réflexion. Un délai de 15 jours à trois semaines est conseillé.

L’information du CSE (ou du CE) peut se faire au cours d’une simple réunion ordinaire ou au cours d’une réunion extraordinaire uniquement consacrée à ce sujet.

◗ Etape 2 bis (en l’absence de CSE et à défaut de comité d’entreprise) : Informer les délégués du personnel

A défaut de comité d’entreprise et alors que le CSE n’a pas encore été mis en place, il convient d’informer les délégués du personnel avant d’engager le processus de négociation.

L’absence de comité d’entreprise s’apprécie, selon nous, au niveau où doit s’effectuer l’information. Autrement dit, si la négociation concerne un accord d’établissement et est exclusivement de la compétence de la direction de l’établissement, il y a lieu, en l’absence de comité d’établissement, de consulter les DP implantés à ce niveau.

Lorsque l’accord dont la négociation est envisagée concerne plusieurs unités, il convient bien entendu d’informer puis de consulter les DP de chacune des entités concernées.

Lorsque la négociation porte sur un accord concernant l’ensemble de l’entreprise, les délégués du personnel ne doivent donc être informés puis consultés qu’en absence de CCE.

Par analogie avec les règles applicables en matière d’information et de consultation du comité d’entreprise, il est conseillé d’informer et donc de convoquer suffisamment tôt à l’avance les délégués du personnel pour qu’ils disposent du temps nécessaire pour procéder à l’analyse de la situation et se prononcer ensuite en connaissance de cause. Il n’est pas indispensable de les convoquer en réunion extraordinaire. Cette question peut être examinée au cours d’une réunion mensuelle ordinaire. Compte tenu du délai suffisant dont doivent bénéficier les DP pour examiner le projet, il est conseillé de leur annoncer la décision au cours d’une première réunion, en leur remettant les propositions de la direction et une notice explicative d’information, et d’engager un débat que cours de la prochaine réunion. Il est conseillé, dans ce cas, d’acter cette communication en faisant émarger un compte-rendu sommaire de séance.

Une autre technique consiste à envoyer suffisamment tôt une convocation des délégués du personnel à une réunion consacrée spécialement ou non au projet de négociation, ce qui permet d’acter la remise en temps utile de l’information.

◗ Etape 3 : Convoquer les délégués syndicaux à une première réunion

Une fois le CSE (ou le CHSCT puis le comité d’entreprise (ou, à défaut, les délégués du personnel)) informés sur le projet de négociation, il faut inviter les organisations syndicales à la table des négociations (2).

A cette fin, il faut convoquer à la première réunion tous les délégués syndicaux, et seulement eux. Les représentants de section syndicale ne sont pas concernés.

Si la négociation est organisée au niveau d’une entreprise constituée de plusieurs établissements, les destinataires de la convocation seront alors, s’ils existent, les délégués syndicaux centraux de chaque organisation ou à défaut l’ensemble des délégués syndicaux d’établissement de l’organisation.

Aucune disposition du Code du travail ne prévoit la forme que doit revêtir la convocation. L’esprit des textes comme la référence à la jurisprudence relative à l’invitation des organisations syndicales intéressées à la négociation des protocoles d’accords préélectoraux conduisent à retenir en pratique la remise ou l’envoi aux représentants des organisations syndicales concernées d’une convocation écrite. Un envoi en recommandé ou une remise en main propre contre décharge est conseillé. Il permettra de justifier, si besoin est, que toutes les organisations syndicales représentatives ont bien été convoquées.

La loi est tout aussi muette concernant le délai à respecter entre la remise ou l’envoi de la convocation et la date de la réunion. Le bon sens commande l’octroi d’un délai raisonnable et suffisant pour laisser aux organisations syndicales le temps de constituer leurs délégations et préparer la négociation.

◗ Etape 4 : Collecter et remettre des informations

Une négociation sérieuse et loyale ne peut être menée à bien que si chaque partie dispose des informations nécessaires.

Il appartient à l’employeur, qui détient la plupart des informations (économiques, organisationnelles, financières, sociales…), de collecter puis de communiquer aux délégués syndicaux celles dont ils auront besoin pour conduire la négociation en toute connaissance de cause.

Quel que soit le thème de la négociation, il peut être utile de délivrer des informations sur les règles légales applicables, éventuellement le bilan des accords d’entreprise déjà conclus sur le thème, l’incidence des mesures qui pourraient être prises sur les salariés concernés et aussi sur le reste de la collectivité…

Mais bien évidemment la plupart des informations seront spécifiques à chaque négociation eu égard à son objet.

La loi prévoit qu’un accord entre les parties doit fixer les informations nécessaires que l’employeur remet, préalablement à la négociation, aux délégués syndicaux de l’entreprise ou de l’établissement (3).

Deux situations peuvent se présenter :

• – il existe déjà un accord dans l’entreprise organisant le déroulement des négociations et notamment les informations à remettre préalablement aux délégués syndicaux (accord dit « de méthode », voir 720-10); bien évidemment l’accord doit être respecté ;
• – sinon, il convient de considérer que, lors de la première réunion, et avant même l’engagement de toute discussion sur le fond, un tel accord devra être recherché, lequel peut aborder également la procédure de déroulement de la négociation et les moyens mis à la disposition des organisations syndicales. Si cet accord intervient, la négociation pourra ensuite se poursuivre au cours de réunions ultérieures après remise aux délégués syndicaux des informations prévues par l’accord.

Dans quel délai l’employeur doit-il remettre les informations ? La loi ne dit rien à ce sujet. Il convient dès lors, en ce domaine comme dans bien d’autres, de s’en remettre au bon sens ou mieux à l’accord des parties, soit ponctuel, soit plus général dans le cadre d’un accord dit de méthode organisant les procédures de négociation dans l’entreprise.

En ce qui concerne le caractère préalable de la communication, il doit conduire en pratique :

• – soit à une transmission en même temps que la convocation à la première réunion de négociation s’il existe un accord de principe sur les informations à fournir ;
• – soit, à défaut, à une transmission à la suite de cette première réunion notamment consacrée à la recherche d’un accord relatif à ces informations, la négociation sur le fond ne s’engageant alors que lors de la réunion suivante.

◗ Etape 5 : Tenir la première réunion

La première réunion peut être qualifiée de préparatoire, même s’il arrive qu’un accord soit signé à l’issue de celle-ci.

Cette réunion est capitale ne serait-ce que parce qu’elle « donne le ton » de la négociation.

Il est suggéré, pour le bon déroulement de la négociation, de se mettre préalablement d’accord, au cours de cette première réunion, sur les points suivants (sauf si ces questions ont déjà été traitées dans un accord de méthode préexistant) :

• – la composition de la délégation patronale ;
• – la composition de la délégation de chaque syndicat représenté (4); on peut imaginer que des sièges soient réservés à des élus, prévoir la présence – comme négociateurs ou experts – de permanents syndicaux émanant du syndicat professionnel, voire de l’union départementale ; dans tous les cas, le principe de non-discrimination semble interdire, sous peine de nullité, une composition des délégations fonction de l’audience réelle de chaque syndicat ;
• – le nombre des réunions, qui est notamment fonction de l’objet de la négociation et le calendrier des réunions ;
• – la nature des informations qui seront délivrées ; éventuellement, une séance d’explication de l’employeur sur le contenu des informations, voire des séances de formation en liaison avec l’objet de la négociation ou encore le recours possible à expert peuvent être envisagés.

Il est également conseillé d’aborder, si besoin est, des points qui ne sont pas traités par la loi :

• – les temps de déplacement seront-ils considérés comme du temps de travail ? Les frais de déplacement seront-ils pris en charge par l’employeur ?
• – faut-il prévoir un crédit d’heures pour préparer la négociation ? Si l’entreprise compte moins de 500 salariés, aucun crédit n’est légalement prévu. Si l’entreprise compte 500 salariés et plus, la loi a bien prévu un crédit d’heures (6) mais ce dernier peut se révéler insuffisant.

Même s’il existe un accord de méthode dans l’entreprise, il est rare que celui-ci soit aussi précis et puisse s’appliquer tel quel, sans ajustement, à la négociation envisagée. Il conviendra donc d’aborder au cours de la première réunion les points concernés.

◗ Etape 6 : Constituer des groupes de réflexion, des groupes de travail

Selon le sujet, son degré de technicité, des groupes de réflexion peuvent être organisés.

Une implication de l’encadrement et des salariés peut être prévue, concrétisée sous forme d’entretiens, questionnaires, sondages, réunions de travail, groupes de projet… Cette implication permettra notamment de faire émerger des solutions ou au contraire d’abandonner certaines pistes.

Selon le thème de négociation, il peut être aussi particulièrement utile de recourir à différents acteurs extérieurs : Direccte, consultants, experts.

◗ Etape 7 : Tenir les autres réunions et élaborer le contenu de l’accord

On l’a vu, la loi ne fixe pas un nombre de réunions qui est d’ailleurs fonction du thème de négociation, du climat social, etc.

Un calendrier a pu être fixé par les parties au cours de la première réunion.

Quoi qu’il en soit, tous les délégués syndicaux doivent être invités à l’ensemble des réunions (7) et doivent recevoir au même moment une convocation (écrite) ainsi que les documents préparatoires nécessaires, et ce dans un délai suffisant.

Toutes les organisations syndicales représentatives présentes dans l’entreprise doivent être convoquées aux réunions de négociation, dans le même temps et dans le même lieu (interdiction de négociations séparées) (8). A la fin de chaque réunion, il peut être utile de rédiger un compte rendu formalisant les propositions de chaque partie. Si la négociation est suffisamment avancée, un canevas d’accord sera rédigé.

L’accord doit contenir un préambule (précisant son objectif et son contenu), définir ses conditions de suivi et comporter des clauses de rendez-vous (ou « de revoyure ») (9).

Il peut être conclu à durée indéterminée ou déterminée. A défaut de précision, il est considéré comme conclu pour une durée déterminée de cinq ans (10).

Dans la mesure où l’efficacité du dialogue social dépend pour partie de la capacité des syndicats à étudier les propositions patronales et les informations qui les sous-tendent, il peut être important d’organiser des réunions de préparation préalables à chaque réunion de négociation.

◗ Etape 8 : Signer l’accord

Ni la loi ni la jurisprudence n’interdisent la pratique consistant à soumettre le texte de l’accord à la signature des organisations syndicales dans un délai déterminé après la dernière séance de négociation. Un accord n’a pas nécessairement à être signé lors d’une séance unique pour tous (11).

Il nous paraît néanmoins souhaitable que la signature éventuelle de l’accord se fasse dans le cadre d’une réunion convoquée spécialement à cet effet. La pratique habituelle consistant à mettre le texte à la signature est critiquable en ce qu’elle ne respecte pas l’égalité, ne permettant pas aux non-signataires de faire valoir leur point de vue en séance. Surtout elle ne permet pas de donner une date certaine à l’accord, ce qui peut poser problème puisque l’on ne sait pas quand part le délai de huit jours pendant lequel le droit d’opposition peut valablement s’exprimer.

L’invitation à la réunion de signature peut être faite oralement ou par courrier. L’invitation par courrier est cependant recommandée. Elle doit être adressée à l’ensemble des organisations syndicales, y compris celles qui ont quitté la table des négociations ou qui ont refusé d’y participer. Il est conseillé d’y joindre un exemplaire du texte définitif.

Entre la convocation et la tenue de la réunion, il doit pouvoir s’écouler un délai suffisant permettant aux délégués syndicaux de réfléchir sur la version définitive de l’accord qui leur a été communiquée, éventuellement de se concerter et de consulter les syndiqués et salariés ainsi que les fédérations syndicales.

Si une organisation syndicale souhaite, à ce stade, poursuivre encore la négociation, la décision de rouvrir la négociation doit notamment être prise à la lumière de l’exigence de majorité.

Des modifications peuvent-elles apportées au texte entre la dernière séance de négociation et la séance de signature ? La Cour de cassation, statuant dans une affaire concernant un accord de branche, a considéré qu’une partie ne peut critiquer les modifications apportées au projet d’accord soumis à la signature après la dernière séance de négociation lorsque l’existence de négociations séparées n’est pas établie et lorsque ni cette partie ni aucune autre partie à la négociation n’en a sollicité la réouverture en raison de ces modifications avant l’expiration du délai de signature (12).

Même si cet arrêt ne semble pas condamner la pratique consistant à apporter des modifications de dernière minute au texte, dans la mesure où aucune des parties, bien qu’ayant eu connaissance des modifications, n’a demandé une nouvelle séance de négociation avant la date prévue pour la signature, il semble préférable, dans cette hypothèse, d’ouvrir la séance de signature par des explications sur ce point.

Qui signe ? L’aboutissement de la négociation se caractérise logiquement par la signature d’un accord, signature qui en conditionne la validité. L’accord collectif est un acte écrit à peine de nullité et doit, pour être valable, comporter la signature des parties qui l’ont conclu (13).

S’agissant de la ou des personnes habilitées à engager, par leur signature, les organisations syndicales représentatives, la Cour de cassation considère (14) :

• – que le délégué syndical désigné en vertu de l’article L. 2143-3 du Code du travail pour représenter son organisation auprès du chef d’entreprise est, par cette désignation, investi de plein droit du pouvoir de négocier et de conclure un accord d’entreprise ;
• – qu’il appartient à l’organisation syndicale qui entend suspendre le mandat donné à son délégué d’en informer en temps utile les parties à la négociation collective.

La validité de l’accord collectif concluant la négociation n’est pas subordonnée à sa signature par tous les membres de chaque délégation mais à des conditions de majorité d’engagement (voir n^o 720-10).

Pour le calcul de cette majorité de 50 % (ou de 30 % avec approbation réfrendaire ultérieure des salaries, voir ci-après), doivent être pris en compte les suffrages valablement exprimés (à l’exclusion des bulletins blanc et nuls) dans le collège dont relèvent les salariés visés par l’accord. Seuls sont pris en compte les résultats du scrutin des titulaires.

◗ Etape 9 (éventuellement, en cas d’échec des négociations) : Etablir un procès-verbal de désaccord

En cas d’échec de la négociation, il est recommandé de généraliser la pratique, impérative pour les négociations annuelles obligatoires, du procès-verbal de désaccord.

Non seulement le procès-verbal de désaccord met fin de manière claire à la période de négociation, mais encore il est le moyen de mettre en évidence que les deux parties ont entendu négocier de bonne foi, en faisant figurer dans le procès-verbal les propositions en leur dernier état.

Si, en outre, les parties se sont engagées contractuellement à ne pas prendre de décisions unilatérales gênant la négociation, l’intérêt d’un tel procès-verbal est accru. Bien que cela ne soit pas obligatoire, exception faite des négociations obligatoires, il est conseillé dans tous les cas de procéder au dépôt du procès-verbal de désaccord auprès du Direccte et du secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes.

◗ Etape 10 (éventuellement, en cas de signature d’un accord minoritaire) : Organiser un référendum d’entreprise

Il s’agit d’une forme de séance de rattrapage pour l’accord d’entreprise ou d’établissement : si la majorité de 50 % n’est pas acquise mais que l’accord a pu être signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli au moins 30 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des dernières élections, l’accord peut être validé par référendum (16).

Les organisations signataires disposent d’un mois à compter de la signature de l’accord pour le solliciter. Cette demande doit être notifiée par écrit à l’employeur, mais également aux autres organisations syndicales représentatives.

À compter de cette demande, l’ensemble des organisations syndicales représentatives dispose d’un délai de réflexion de huit jours pour revenir ou non sur leur position. Ainsi, une organisation non signataire peut décider de parapher l’accord, et une organisation signataire peut renoncer à demander l’organisation d’un référendum.

Le référendum doit être organisé uniquement si l’accord reste minoritaire à l’issue de ce délai de réflexion. Concrètement, il n’aura donc pas lieu dans deux cas, lorsqu’à l’issue du délai de réflexion :

• – l’accord est signé par des organisations syndicales ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives. Dans cette hypothèse, l’accord collectif est valable ;
• – ou qu’il est signé par des organisations syndicales ayant recueilli 30 % ou moins des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives.

Si dans le mois qui suit la signature de l’accord minoritaire les OSR signataires n’ont pas elles-mêmes souhaité l’organisation d’un référendum, l’employeur peut « prendre la main » et demander qu’il soit organisé. Il y sera procédé à condition que les OSR signataires de l’accord ne s’opposent pas toutes à cette demande.

C’est à l’employeur qu’il revient alors d’organiser la consultation des salariés. Il doit le faire dans un délai de deux mois à compter de l’expiration du délai de réflexion précité.

Les modalités d’organisation sont fixées par un protocole spécifique conclu entre l’employeur et les organisations signataires du projet d’accord recueillant plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des élections professionnelles, quel que soit le nombre de votants (17).

Autrement dit, pour être valable, le protocole ne doit pas nécessairement être signé par tous les syndicats signataires du projet d’accord.

Le protocole doit fixer (18) :

• – les conditions de transmission aux salariés du texte de l’accord ;
• – le lieu, la date et l’heure du scrutin, étant précisé que la consultation doit obligatoirement avoir lieu pendant le temps de travail ;
• – les modalités d’organisation et de déroulement du vote qui doit s’effectuer au scrutin secret sous enveloppe ou par voie électronique dans les conditions prévues aux articles R. 2324-5 à R. 2324-17 du Code du travail (recours au vote électronique pour les élections CEº et conformément aux principes généraux du droit électoral (notamment secret et sincérité du scrutin) ;
• – le texte de la question soumise au vote des salariés ;
• – et la liste des salariés des établissements couverts par l’accord (amenés à voter). Les salariés pouvant voter sont ceux remplissant les conditions d’électorat pour les élections.

Pour les accords catégoriels et les accords conclus dans certains secteurs particuliers, la consultation des salariés est organisée à l’échelle du collège concerné. Pour les accords de groupe, elle est effectuée dans ce périmètre (19), et, pour les accords interentreprises, dans ce périmètre également (20).

Le protocole est porté à la connaissance des salariés par tout moyen au plus tard 15 jours avant la consultation (21).

L’accord est valide s’il est approuvé à la majorité des suffrages exprimés (et non des votants). À défaut, il est réputé non écrit (22).

Le résultat du vote des salariés doit faire l’objet d’un procès-verbal. L’employeur doit en assurer la publicité dans l’entreprise par tout moyen. Le cas échéant, il doit également l’annexer à l’accord approuvé lors du dépôt de ce dernier (23).

En cas de désaccord sur les modalités d’organisation de la consultation des salariés fixées par le protocole, le Tribunal d’instance (statuant sur la forme des référés et en dernier ressort) pourra être saisi dans les 8 jours à compter de la date à laquelle le protocole a été porté à la connaissance des salariés (24).

◗ Etape 11 : S’accorder sur la publicité à donner à l’accord

Principe

Dans l’optique notamment de favoriser l’accès des salariés et des employeurs au droit conventionnel et de faciliter le partage des bonnes pratiques, le législateur a prévu que les conventions et accords collectifs de branche, de groupe, interentreprises, d’entreprise et d’établissement conclus depuis le 1^er septembre 2017 doivent être rendus publics et versés dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable (25).

Ils sont publiés dans une version anonymisée, c’est-à-dire ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires (26). Cela étant dit, la denomination de l’entreprise et celle des organisations syndicales ne saurait en aucune manière être occultée.

Faculté de prévoir une publication partielle

Certains accords contenant des informations sensibles sur la situation de l’entreprise, sa stratégie, ou sa politique en matière de ressources humaines, ou encore des informations qui relèvent du secret industriel et commercial, il a été prévu que les signataires puissent acter, après la conclusion de l’accord, d’une publication seulement partielle de ce dernier (28).

A partir de là, deux hypothèses ont été envisagées.

Si les parties s’accordent pour une publication partielle, l’acte par lequel elles en conviennent doit être signé (29) :

• – par la majorité des organisations syndicales signataires de la convention ou de l’accord ;
• – et, côté patronal, par le représentant légal du groupe, de l’entreprise ou de l’établissement (accord de groupe, d’entreprise ou d’établissement), par ses représentants légaux lorsqu’il s’agit d’un accord interentreprises, ou par une ou plusieurs organisations professionnelles d’employeurs signataires en cas d’accord de branche.

L’acte doit indiquer les raisons pour lesquelles la convention ou l’accord ne doit pas faire l’objet d’une publication intégrale, étant entendu que cette motivation est sans incidence sur la légalité de la convention ou de l’accord (30).

A défaut d’entente pour une publication partielle (32), les conventions et accords collectifs seront publiés dans une version intégrale, sauf si l’employeur decide de son propre chef de l’occultation de certaines parties de l’accord dès lors qu’elles portent atteinte aux intérêts stratégiques de l’entreprise.

◗ Etape 12 : Déposer l’accord

L’accord doit faire l’objet d’un double dépôt, d’une part, auprès du greffe du conseil de prud’hommes et, d’autre part, auprès du Direccte.

Cette formalité est accomplie « par la partie la plus diligente », donc indifféremment l’employeur ou une organisation syndicale de salariés signataire de l’accord (33).

A quel moment s’effectue le dépôt ?

Si l’accord a été signé par des organisations ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés au premier tour les dernières élections des titulaires au CSE (ou au comité d’entreprise ou de la DUP ou, à défaut des délégués du personnel), le dépôt doit intervenir à compter de la date de notification de l’accord à l’ensemble des organisations représentatives dans l’entreprise.

Si l’accord était susceptible de faire l’objet d’une opposition, car signé par des organisations ayant recueilli entre 30 % et moins de 50 % des suffrages exprimés à ces mêmes élections, il ne peut être déposé qu’après l’expiration du délai d’opposition de huit jours.

Où déposer l’accord et selon quelles formalités ?

L’accord doit être déposé à la direction départementale du travail et de l’emploi du lieu où il a été conclu et auprès du secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes.

• Dépôt auprès du Direccte

Le dépôt auprès du Direccte est opéré en deux exemplaires, dont une version sur support papier impérativement signée des parties et une version sur support électronique.

La version papier est déposée, par courrier ou par remise sur place, auprès du Direccte du lieu de conclusion de l’accord.

Le ministère du Travail a précisé que la copie sur support électronique peut être :

• – soit envoyée par courriel à l’adresse du Direccte correspondant ;
• – soit transmise avec l’original enregistré sur cédérom.

Lorsque l’accord est transmis par voie électronique, il n’est pas nécessaire qu’il soit signé mais le contenu doit être identique à l’original (version papier) déposé.

Il est recommandé de privilégier l’envoi de documents issus des logiciels de traitement de texte (éviter les formats image de type jpeg notamment).

Le dépôt de l’accord est accompagné, le cas échéant, des pièces suivantes :

• – une copie du courrier ou du courriel ou du récépissé de remise en main propre contre décharge ou d’un accusé de réception daté de notification du texte à l’ensemble des organisations représentatives à l’issue de la procédure de signature ;
• – une copie du procès-verbal du recueil des résultats du premier tour des dernières élections professionnelles, c’est-à-dire procès-verbal des résultats du premier tour des élections du CSE (ou du comité d’entreprise ou des délégués du personnel) ;
• – une copie du procès-verbal de carence aux élections professionnelles (CSE, CE ou DP) ;
• – lorsque l’accord porte sur les salaires effectifs, un procès-verbal d’ouverture des négociations portant sur les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes, consignant les propositions respectives des parties ;
• – une copie le cas échéant de l’acte par lequel les parties conviennent qu’une partie de l’accord ne doit pas faire l’objet de la publication (voir supra) ;
• – un bordereau de dépôt.

Ces pièces peuvent être transmises par voie électronique.

Il est prudent de préciser dans le courrier d’accompagnement du dépôt la liste des pièces jointes.

Un récépissé est envoyé au déposant dès lors que l’ensemble des pièces nécessaires a été transmis.

• Dépôt auprès du secrétariat-greffe du conseil des prud’hommes

La loi (34) prévoit que la partie la plus diligente remet également un exemplaire de chaque convention et accord collectif de travail au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes du lieu de conclusion.

◗ Etape 13 : Communiquer l’accord aux organisations syndicales non signataires

La partie la plus diligente des signataires de l’accord doit en notifier le texte à l’ensemble des organisations non signataires (36).

C’est cette notification que fait courir le délai de 8 jours pour exercer leur droit d’opposition (si elles sont majoritaires, voir supra). Pour éviter toute contestation, l’administration (37) préconise que cette notification soit faite par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par remise d’un exemplaire de l’accord signé, contre récépissé, s’il a été signé en séance.

◗ Etape 14 : Informer les salariés

La communication constitue la phase ultime du processus de négociation.

Daniel Labbé et Bertand Reynaud donnent les conseils suivants dans leur ouvrage La Négociation en entreprise (Editions Liaisons sociales, 2001) :

« La communication doit être préparée avec soin et le processus de déploiement débutera par une série de réunions de présentation des dispositions négociées, de l’esprit de leur application comme des moyens qui seront mis à dispositions pour l’application.

Plus le compromis a été difficile à élaborer, plus le processus de communication qui va suivre la signature prend de l’importance. Signataires et non-signataires vont donc dépenser une grande énergie pour vanter ou au contraire dénigrer l’accord. Enjeu : convaincre les salariés et créer les meilleures conditions (ou les pires, selon le camp…) d’application de l’accord.

Le DRH utilisera deux canaux pour diffuser  » la bonne parole « .

La communication directe

Le texte de l’accord est un texte écrit dans un langage souvent juridique, malgré les nécessaires efforts pédagogiques des négociateurs. Il importe maintenant d’en faire connaître le contenu :

• – le contenu du texte de l’accord doit être communiqué au personnel. Si ce texte est complexe et/ou très long, on préfèrera une notice pédagogique d’explications, précisant notamment que le texte est à disposition au service du personnel (obligation légale, par ailleurs) ;
• – le contexte dans lequel l’accord a été négocié doit être rappelé ;
• – le contenu de l’accord doit être présenté en partant des principales préoccupations exprimées au fil de la négociation ;
• – la différence entre la situation antérieure et la situation nouvelle sera mise en évidence. Les gains réalisés par l’entreprise et ceux réalisés par les salariés, au travers des différentes dispositions et solutions mises en place, seront clairement exposées. Des exemples précis et pédagogiques peuvent être développés afin de permettre à chaque salarié de se situer individuellement dans l’application de l’accord ;
• – ces présentations seront faites en évitant un jargon technique, à l’aide d’un vocabulaire accessible et dans les formes attractives ;
• – elles anticiperont les questions en suspens, les objections potentielles et la façon dont l’accord les prend en compte.

La communication par le canal de l’encadrement

La communication par le canal de l’encadrement s’attache à faire le lien entre les dispositions générales de l’accord et les modalités pratiques d’application.

Dès la fin de la négociation, la quasi-totalité des salariés vont interpeller leur agent de maîtrise ou l’encadrement de proximité sur un mode qui dépendra de leur tempérament. Cela ira de la simple demande d’information au questionnement goguenard, inquiet ou suspicieux. Les réponses seront fonction du niveau d’information dont dispose le responsable, mais aussi de son propre degré d’adhésion au nouvel accord. L’encadrement va communiquer pour le compte de l’entreprise, mais également en fonction de son propre sentiment. La formation de l’opinion des salariés dépendra ainsi largement de la crédibilité comme de la confiance qu’ils accordent à leur encadrement.

Ce dernier aura également en mémoire les difficultés qu’il a pu rencontrer dans l’application d’accords antérieurs. Sur les questions délicates, il hésitera à s’engager s’il n’a pas la certitude d’être appuyé par sa propre hiérarchie.

L’encadrement de proximité pourra donc être un frein ou un levier, aussi puissant dans un sens que dans l’autre, en fonction de la manière dont il a été associé à la négociation et dont il s’en approprie les conclusions.

Sensibiliser et informer la ligne hiérarchique et permettre à l’encadrement de proximité d’être à l’aise dans la communication est donc un des axes essentiels du déploiement de l’accord. L’entreprise attend du chef d’équipe qu’il  » manage la communication « . Cela signifie qu’il soit capable d’exposer les orientations de l’accord en faisant le lien avec le contexte particulier de son équipe. L’exercice n’est pas simple et les outils de communication mis à sa disposition doivent donc être conçus dans cet esprit et lui permettre :

• – de répondre en premier lieu aux questions les plus probables des salariés, toujours très concrètes et visant souvent à éclairer le nouvel accord au regard des situations quotidiennes de travail (comment cela modifie-t-il ma vie ?). A cet effet, des réponses types seront communiquées à l’encadrement, appuyées, si cela est possible, sur des exemples chiffrés ;
• – de maîtriser les nouvelles règles du jeu qui pourtant, comme dans tout changement, sont souvent perçues de prime abord comme une source de difficultés supplémentaires ;
• – d’être armé pour communiquer avec la partie des salariés qui vont reprendre à leur compte les objections des syndicats non signataires, pour contester ou simplement demander des explications ;
• – de comprendre comment les nouvelles règles s’articulent avec les anciennes qui jusque-là organisaient la vie du collectif de travail qu’il anime.

Les outils de communication mis à disposition prendront en compte la diversité des situations tout en favorisant une communication homogène (les salariés interrogent souvent leurs collègues d’autres secteurs et valident la crédibilité du discours patronal en recoupant plusieurs sources d’information).

Dans les grandes entreprises, s’il est utile de réaliser des  » kits de communication « , il conviendra de veiller à leur prise en main et à leur bonne utilisation.

Enfin, de façon à favoriser l’écoute et le dialogue, l’encadrement devra être à même de collecter les questions et remarques et trouver un moyen de réponse réactif tel qu’une  » hot line  » d’un site Internet ou l’appui d’un  » petit groupe dédié  » de façon à ne laisser aucune des questions posées sans réponse. »

Une notice d’information pourra, selon le type d’accord, son importance, son contenu et l’état des relations sociales dans l’entreprise, être envoyée aux salariés par courriel et accessible sur l’Intranet de l’entreprise ou joint par exemple au bulletin de paie.

Pas forcément besoin de plaquette format à l’italienne, papier glacé et impression style enluminure au cache… une notice d’information peut être un page photocopiée format A4 où l’essentiel est dit et dans des formes attractives.

Mais il est parfois nécessaire d’envisager une présentation luxueuse pour d’une part emporter l’adhésion des salariés et d’autre part flatter les négociateurs !

Tout dépend donc de la situation ! Tant au niveau de la présentation qu’au niveau du fond et de la forme…