710-10 Elaborer son règlement intérieur – Préparer la décision

Obligatoire (1) dans tout établissement d’au moins 20 salariés (ou d’au moins 50, au terme d’un délai de douze mois consécutifs à compter de la date à laquelle ce seuil a été atteint, à compter du 1^er janvier 2020), le règlement intérieur est un document écrit par l’employeur, qui liste les droits et obligations des salariés dans l’entreprise (2). Il porte limitativement sur la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement, les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur. Il énonce également les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés, ainsi qu’à l’égalité professionnelle, aux agissements sexistes et aux harcèlements moral et sexuel (3).

Toute clause ne relevant pas de ces domaines exclusifs ou contraire aux lois, règlements et dispositions conventionnelles, doit être écartée.

Le règlement intérieur doit être soumis pour consultation au Comité social et économique (CSE) [ou, lorsqu’il n’a pas encore été mis en place, au comité d’entreprise (ou, à défaut aux DP), ainsi que, pour les matières relevant de sa compétence, au CHSCT]. Il doit également être communiqué à l’inspecteur du travail pour contrôle. Il fera enfin, l’objet de mesures de publicité sous la forme d’un dépôt auprès de la juridiction prud’homale et d’un affichage dans l’entreprise (4).

◗ Les précautions à prendre – Les questions à se poser

Quelles sont les entreprises obligées d’établir un règlement intérieur ?

Un règlement intérieur est obligatoire dans tout établissement de droit privé, comme dans les établissements publics à caractère industriel et commercial, à l’exclusion des établissements publics administratifs tels que les organismes de sécurité sociale (5).

Le domaine très large de l’obligation permet même d’inclure les comités sociaux et économiques (ou comités d’entreprise ou d’établissement), lorsqu’ils emploient eux-mêmes du personnel.

S’agissant des groupements d’intérêt économique, pour l’administration, l’établissement d’un règlement intérieur ne s’impose pas, sauf exception. En effet, les matières qui relèvent du règlement intérieur sont généralement propres à chaque entreprise du groupement. Tel est le cas notamment des règles relatives à l’hygiène et à la sécurité ainsi qu’à la discipline et à la protection de salariés.

Enfin, une unité économique et sociale comportant au moins 20 salariés (ou 50 salariés, à compter du 1^er janvier 2020), qu’elle soit reconnue judiciairement ou conventionnellement, doit établir un règlement intérieur commun qui s’appliquera dans chacune de ses entités.

• Comment s’apprécie la condition d’effectif?

Un règlement intérieur doit obligatoirement être mis en place dans toute entreprise occupant habituellement au moins 20 salariés (50 à compter du 1er janvier 2020). La notion d’occupation habituelle se définit selon l’activité habituelle de l’entreprise pendant un délai indicatif de 6 mois (6).

En cas de création d’entreprise, il faut établir un règlement intérieur dès que ce seuil a été atteint en permanence durant 3 mois (7).

Pour déterminer si le seuil est atteint, il convient d’appliquer les règles habituelles de décompte des effectifs (notamment celles applicables pour la mise en place des instances représentatives du personnel) (8).

Dans les entreprises à structure complexe, le seuil s’apprécie au niveau de l’établissement. Ainsi, dès lors qu’un (ou plusieurs) établissement(s) atteint l’effectif de 20 salariés (ou de 50, à compter du 1^er janvier 2020), il doit nécessairement être doté d’un règlement intérieur.

Toutefois, il est permis de mettre en place un cadre réglementaire commun en établissant des règlements intérieurs au contenu identique, si les conditions de travail dans chacun des établissements sont identiques (9).

Il convient néanmoins de s’assurer qu’aucun des établissements ne présente de particularités nécessitant l’élaboration de dispositions propres à l’un ou plusieurs d’entre eux (10).

Si des dispositions spéciales doivent être établies pour une catégorie de personnel (ex. : VRP) ou une division de l’entreprise, ces dispositions constituent des annexes au règlement intérieur et doivent être soumises à la même procédure d’adoption que le règlement lui-même (11).

• Peut-on mettre en place un règlement intérieur dans une entreprise de moins de 20 salariés (ou de moins de 50 à compter du 1^er janvier 2020)?

L’établissement d’un règlement intérieur, sans être obligatoire, est toujours possible dans les entreprises de moins de 20 salariés (ou de moins de 50 salariés à compter du 1^er janvier 2020).

Lorsqu’elles envisagent d’établir un tel document, ces entreprises doivent respecter toutes les prescriptions légales concernant le règlement intérieur, qui sont de portée générale. Ce règlement doit donc avoir un contenu et un mode d’élaboration identiques à celui des entreprises de plus de 20 (ou 50, à compter du 1^er janvier 2020) salariés (12).

Par ailleurs, dans les entreprises qui ne sont pas tenues d’avoir un règlement intérieur, les notes de service ou tout autre document qui porterait prescriptions générales et permanentes dans les matières qui sont celles du règlement intérieur (discipline notamment) sont soumises aux mêmes règles d’élaboration que le règlement intérieur.

• A qui s’applique le règlement intérieur ?

Le règlement intérieur s’applique à tous les salariés de l’entreprise (en CDI ou CDD), qu’ils aient été embauchés avant ou après son entrée en vigueur.

Les personnes qui travaillent dans l’entreprise sans être liées par un contrat de travail (salariés des entreprises extérieures, intérimaires ou stagiaires) ne relèvent du règlement intérieur que pour les mesures d’hygiène et de sécurité et les règles générales et permanentes relatives à la discipline. Les dispositions relatives à la nature, à l’échelle des sanctions et à la procédure disciplinaire ne leur sont donc pas applicables.

Quel est le contenu du règlement intérieur ?

• Le champ du contenu est limitativement énuméré par la loi

Le règlement intérieur est un document écrit unilatéralement par l’employeur.

Son contenu est précisément encadré par la loi (14). Le Code du travail énumère les domaines exclusifs des règles qu’il contient :

• – les mesures d’application de la règlementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ;
• – les conditions de rétablissement des conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés ;
• – les règles générales et permanentes relatives à la discipline ;
• – les conditions relatives aux droits de la défense des salariés ;
• – les dispositions relatives aux agissements sexistes et aux harcèlements moral et sexuel.

Toutes les dispositions ne relevant pas des domaines exclusifs doivent être exclues du règlement intérieur.

Le législateur autorise, sous certaines conditions, la possibilité pour les entreprises de prévoir dans leur règlement intérieur des dispositions inscrivant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés (voir infra).

La loi énumère par ailleurs les dispositions interdites (15), telles que les dispositions contraires aux lois, règlements ou accords collectifs, les dispositions discriminatoires, ou celles portant atteinte aux droits des personnes et des libertés.

Le règlement intérieur doit, enfin, indiquer la date de son entrée en vigueur (16).

• Le contenu obligatoire du règlement intérieur

Quels sont les principes généraux applicables en matière de santé et de sécurité ?

L’objectif est de fixer des règles de prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles, sans aboutir à supprimer ou transférer sur les salariés tout ou partie de la responsabilité personnelle de l’employeur.

Les salariés doivent prendre conscience des risques qui existent sur le lieu de travail et sont tenus de respecter les règles qui ont pour but de les réduire.

Ainsi, l’employeur doit établir dans le corps du règlement intérieur ou en annexe, des « consignes de sécurité » afin que la santé et la sécurité des salariés soient assurées.

Le règlement intérieur doit fixer les mesures d’application de la réglementation en matière d’hygiène et en matière de sécurité. Il n’est pas nécessaire de reproduire les dispositions législatives ou réglementaires relatives à l’hygiène et à la sécurité, ni d’en dresser une liste exhaustive (17). Il peut se contenter de fixer un principe général de respect des prescriptions légales et consignes particulières données par affichage, instructions, notes de service ou tout autre moyen tel que notices, brochures…

Quelles sont les dispositions obligatoires en matière de sécurité ?

Le règlement intérieur doit rappeler les consignes générales de sécurité adaptées à la nature de la tâche à accomplir (18). Il cite l’obligation pour les salariés de respecter les consignes réglementaires de sécurité relatives par exemple aux installations électriques, aux établissements pyrotechniques, aux conducteurs de chariots à conducteur porté…

En fonction de la nature des risques existants dans l’entreprise, le règlement intérieur doit comporter des consignes relatives à la circulation, aux transports et à la manutention, à l’utilisation des véhicules, aux équipements de travail, aux équipements de protection individuelle, et, aux substances et préparations dangereuses…

Bien qu’elle concerne la sécurité, la consigne d’incendie est un document particulier régi par une procédure propre qui n’a pas à figurer dans le règlement intérieur (19).

Il doit en outre fixer les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement des conditions protectrices de travail sur la sécurité et la santé des salariés, dès lors qu’elles apparaissent compromises. Tel pourra être le cas par exemple en cas de pandémie.

Le droit de retrait des salariés en cas de danger grave et imminent, résultant d’une disposition légale figure fréquemment dans le règlement intérieur, mais ce n’est pas une obligation (20). L’employeur peut se contenter de désigner la personne à avertir en cas de danger grave et imminent (21).

Aucune clause ne peut cependant porter atteinte au droit de retrait. De ce fait, est nulle en raison de son caractère restrictif, la clause qui subordonne le droit de retrait à une condition de danger grave et imminent de la situation de travail, en précisant qu’en l’absence de cette condition, une sanction disciplinaire pourra être prise à l’encontre du salarié fautif.

Le règlement intérieur peut rappeler l’obligation faite au personnel d’informer la direction de tout accident du travail dont il serait victime (22). Il peut également contraindre tout salarié témoin d’un accident du travail d’en aviser sa hiérarchie (23).

Les modalités d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux à usage collectif peuvent figurer dans le règlement intérieur (24). S’agissant d’une simple faculté, l’absence de mention de l’interdiction de fumer dans le règlement ne prive pas l’employeur de son pouvoir disciplinaire (25).

Quelles sont les dispositions obligatoires en matière de santé ?

Le règlement intérieur fixe les mesures d’application de la règlementation en matière de santé.

Il peut interdire aux salariés de prendre leur repas sur les lieux de travail (26).

Il pourra aussi prévoir les conditions d’utilisation des douches dans les établissements où sont effectués certains travaux insalubres et salissants (27).

De même il peut proscrire l’entrée et le séjour dans les lieux de travail des personnes en état d’ivresse (28).

Enfin, le règlement intérieur pourra prohiber l’introduction de boissons alcoolisées sur les lieux de travail (29). Il est également permis d’interdire de pénétrer ou de demeurer dans l’établissement en état d’ivresse ou sous l’empire de produits psychoactifs.

Le règlement intérieur pourra ainsi contenir une disposition autorisant l’employeur à recourir à l’alcootest afin d’établir l’état d’ébriété d’un salarié, ou au test salivaire de dépistage de drogue. Ces questions portant atteinte aux droits des personnes font l’objet d’une jurisprudence aussi abondante que divergente de la part du Conseil d’état et de la Cour de cassation. Afin de ménager les exigences de ces deux ordres juridictionnels, il est recommandé de réserver l’usage de l’alcootest ou du test salivaire aux personnels exposés professionnellement à des situations dangereuses telles que la manipulation de produits dangereux, la conduite de véhicules, l’utilisation de machines dangereuses. Le contrôle doit s’effectuer en présence d’un tiers ; il est susceptible d’être contesté par le salarié par le biais d’une contre-expertise (voir infra, le paragraphe relatif aux clauses contraires aux droits des personnes et aux libertés).

Les obligations qui s’imposent à l’employeur en matière d’examens médicaux étant pénalement sanctionnées, il est permis de rappeler dans le règlement intérieur l’obligation pour les salariés de se présenter aux visites médicales et examens complémentaires (30).

Il n’est pas nécessaire cependant d’énumérer en détail les causes d’absence donnant lieu obligatoirement à visite médicale de reprise, dès lors que ces dernières figurent dans le Code du travail (31).

Quelles sont les dispositions en matière de discipline ?

Le règlement intérieur fixe les règles générales et permanentes relatives à la discipline et notamment la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur (32).

L’un des domaines privilégiés du règlement intérieur est la discipline. En tant qu’acte règlementaire, il permet à l’employeur de fixer le cadre commun à respecter, les limites à ne pas franchir.

A ce titre, il ne doit pas consister en une série d’interdictions de toute nature, mais doit permettre d’évoquer les mesures indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise et à la coexistence des salariés sur les lieux de travail.

Le cadre ainsi fixé doit permettre au personnel de mieux vivre ensemble et de concourir plus efficacement à l’objet social (respecter les horaires, justifier ses absences, ne pas dégrader le matériel…).

Ce cadre doit être aussi fédérateur que raisonnable. A ce titre les obligations farfelues ou excessivement restrictives de la liberté des salariés sont proscrites. Tel serait le cas par exemple d’une interdiction de chanter, ou de l’obligation de se maquiller pour le personnel féminin ou de l’obligation de porter un certain type de coiffure…

Les interdictions devront être analysées au cas par cas car, selon l’activité de l’entreprise, elles peuvent être parfaitement légitimes dans certaines circonstances et tout à fait inacceptables dans d’autres. A titre d’exemple, l’obligation de porter un uniforme sans aucune restriction, peut-être jugée restrictive des libertés individuelles lorsqu’elle n’est pas légitimée en fonction de l’activité de l’entreprise. Par contre, le port d’un vêtement isolant peut être justifié pour des raisons de sécurité s’il est imposé pour la manipulation de produits dangereux. De même, dans les entreprises commerciales ou de prestation de services, le port d’un uniforme ou d’un insigne de fonction peut être justifié lorsque l’employeur peut démontrer qu’il est lié, dans l’intérêt de la clientèle, à l’exercice de certaines fonctions.

Les règles disciplinaires en matière de durée du travail

Le règlement intérieur peut obliger le personnel au respect des horaires (33), au respect des règles de pointage (34).

Il peut imposer des temps de relais en rappelant que l’exécution du travail jusqu’au remplacement effectif, lorsqu’une présence continue est nécessaire et obligatoire.

Une clause peut exiger la présence au poste de travail aux heures fixées pour le début et pour la fin de celui-ci (35).

Le règlement intérieur peut rappeler l’obligation de fournir le temps de travail effectif fixé par l’horaire, sans prélever sur le temps de travail le temps nécessaire pour s’habiller, se déshabiller, se nettoyer (36). Le Conseil d’État a cependant rejeté comme étrangère au champ d’application du règlement intérieur la disposition définissant la durée du travail de la manière suivante : « La durée du travail s’entend du travail effectif, à l’exclusion du temps passé à d’autres occupations, telles que, notamment l’habillage, le casse-croûte, les soins de toilette, etc. » (37).

Il peut en outre exiger de prévenir en cas d’absence ou de retard, et ce, même si cette obligation résulte des dispositions conventionnelles (38).

Une clause peut parfaitement interdire les sorties pendant les heures de travail (39) et obliger le personnel à demander des autorisations d’absence, sous réserve des dispositions relatives aux institutions représentatives du personnel et au droit d’expression des salariés (40).

Est également licite la clause interdisant de se déplacer sans avertir ou sans être remplacé à son poste lorsqu’il s’agit, soit de personnes dont la présence permanente est nécessaire pour surveiller le fonctionnement d’une machine, soit de personnes qui ont des contacts permanents avec la clientèle (ex. : standardiste, hôtesse d’accueil…) (41).

Les règles disciplinaires en matière d’accès dans les locaux de l’entreprise

Le droit d’accès aux locaux de l’entreprise peut être encadré par le règlement intérieur.

Il peut ainsi valablement comporter des clauses concernant la délivrance d’un laissez-passer permanent, donnant accès au lieu où la personne travaille, à présenter à toute réquisition et qui doit être restituée en cas de départ de l’entreprise (42).

Fréquemment les règlements intérieurs prévoient l’interdiction d’introduire ou de faire introduire dans l’entreprise des personnes étrangères à celle-ci sans raison de service, sauf disposition légale particulière ou autorisation de la direction (43).

De même, est licite la clause interdisant de pénétrer dans les locaux où une habilitation est nécessaire (une telle clause ne contrevenant pas au droit, pour les représentants du personnel, de circuler librement) (44).

Les règles disciplinaires relatives au comportement au travail

Le règlement intérieur peut fixer des prescriptions définissant le comportement à adopter dans l’entreprise, comme par exemple l’obligation d’obéir aux ordres hiérarchiques dans l’exécution des tâches confiées (45).

Le règlement intérieur peut contraindre le personnel au respect du secret professionnel. Ainsi, dans un établissement bancaire il pourra contenir une clause interdisant aux « salariés de la banque de divulguer aucune information concernant les affaires de la banque ou les intérêts des tiers, autres membres du personnel compris » (46).

Il peut exiger du personnel dans l’exercice de ses fonctions, une tenue, un comportement et des attitudes qui respectent la liberté, la dignité de chacun, aussi bien collègues que clients (47).

Une clause peut obliger les salariés ayant des contacts avec le public, à porter un badge avec leurs noms et prénoms sur leurs vêtements si cette obligation est liée à l’intérêt de la clientèle, à l’exercice de certaines fonctions ou à des nécessités en matière de sécurité (48).

Plus généralement le règlement intérieur peut rappeler l’obligation de loyauté, de discrétion et de non-divulgation d’informations confidentielles. Est ainsi licite la clause informant les salariés de ce que les documents nécessaires à leur activité sont confidentiels et ne peuvent être communiqués à des tiers (49).

De même, il est permis de prévoir que « le personnel employé dans l’entreprise, à quelque titre que ce soit, est tenu de garder une discrétion absolue sur tout ce qui a trait aux secrets et procédés de fabrication et d’une manière générale, de ne pas divulguer des renseignements confidentiels » (50).

A l’inverse, n’a pas un caractère disciplinaire et ne doit pas figurer dans le règlement intérieur :

• – une clause exonérant l’entreprise de toute responsabilité pour perte, vol ou détérioration des objets de toute nature déposés dans les vestiaires (51) ;
• – une clause précisant que le salarié est payé tous les mois (52) ;
• – une clause spécifiant que chaque salarié est responsable de sa sécurité personnelle et doit également par son comportement préserver celle des autres (53).

Les règles disciplinaires relatives à l’usage des locaux et du matériel de l’entreprise

Le règlement intérieur peut encadrer l’utilisation des locaux et des matériels de l’entreprise. A ce titre, il peut interdire d’emporter des objets appartenant à l’entreprise sans autorisation, ou d’utiliser pour son propre compte, sans autorisation, les machines, outils ou matériaux appartenant à l’entreprise (54).

Une clause peut rappeler la responsabilité du personnel concernant les matières et l’outillage qui lui sont confiés et pour lesquels peut être dressé un inventaire signé par les deux parties (55).

De même, il est permis d’interdire dans l’enceinte de l’entreprise les ventes d’objets, l’organisation de paris ou de jeux. L’interdiction d’introduire sans autorisation dans l’entreprise appareils photographiques, caméras, magnétophones, magnétoscopes ou autres appareils de ce type, est également licite (56).

L’interdiction de séjourner dans les locaux en dehors des heures de travail, de diffuser des journaux, tracts ou pétitions, de procéder à des affichages non autorisés par la direction, devra être libellée sous réserve des droits reconnus aux représentants du personnel (57).

Le règlement intérieur peut également interdire de lacérer ou détruire les affiches ou notes de service régulièrement apposées sur les panneaux appropriés.

Quelles sont les règles à respecter en matière de définition de la nature et de l’échelle des sanctions ?

Le Code du travail exige que le règlement intérieur mentionne les différentes sanctions susceptibles d’être notifiées et les classe selon leur importance (58).

Les sanctions sont classées par ordre de gravité. On trouve habituellement, dans un ordre croissant de gravité, les sanctions suivantes (59) :

• – l’avertissement ou le blâme ;
• – la mise à pied disciplinaire ;
• – la mutation ;
• – la rétrogradation ;
• – le licenciement.

Le règlement intérieur doit prévoir la durée maximale des sanctions qui s’inscrivent dans le temps, telles que les mises à pied disciplinaires.

L’employeur dispose d’une autonomie limitée dans l’énumération des sanctions.

Il doit impérativement respecter les dispositions légales, réglementaires et surtout conventionnelles. Le règlement intérieur ne peut donc valablement créer une sanction qui ne ferait pas partie de celles énumérées conventionnellement.

Il ne peut prévoir une sanction contraire aux droits des personnes et des libertés individuelles ou collectives ou discriminatoire. Il ne peut s’affranchir de la procédure disciplinaire prévue légalement ou conventionnellement.

Il ne peut pas non plus prévoir le prononcé d’une amende ou de toute autre sanction pécuniaire (60).

La seule liberté dont disposera l’employeur une fois ces contraintes respectées, sera de prévoir des sanctions autres que celles fixées par la circulaire du 15 mars 1983 (par exemple le retard à l’avancement, le refus de promotion, la mise en garde…) ou, au contraire, exclure certaines d’entre elles.

L’employeur est lié par les dispositions du règlement intérieur relatives aux sanctions disciplinaires. Seules les sanctions disciplinaires prévues par le règlement intérieur peuvent être prononcées à l’encontre du salarié (61).

Certains règlements intérieurs énumèrent à titre d’illustration les faits fautifs susceptibles de justifier chaque sanction. Une telle énumération est délicate dans la mesure où elle lie l’employeur dans l’exercice de son pouvoir disciplinaire. Il ne pourra prendre une sanction plus sévère que celle prévue par le règlement intérieur. Ainsi l’employeur ne pourrait licencier un salarié pour absence injustifiée alors qu’un avertissement est prévu par le règlement intérieur pour sanctionner une première absence injustifiée (62).

Quelles sont les règles à respecter s’agissant des dispositions relatives aux droits de la défense des salariés ?

Les dispositions relatives aux droits de la défense ont pour finalité d’informer les salariés des dispositions légales et conventionnelles les protégeant lorsqu’une procédure disciplinaire est diligentée à leur encontre.

Il s’agit en premier lieu des garanties de procédures prévues aux articles L 1332-1 à L 1332-3 du Code du travail, prévoyant l’obligation de motiver les sanctions, de respecter selon le cas une procédure simple ou une procédure disciplinaire complète, et définissant la mise à pied conservatoire (63).

Ces dispositions légales doivent obligatoirement être intégrées dans le règlement intérieur sauf si la convention collective applicable prévoit déjà une procédure, auquel cas, ce sont ces dispositions conventionnelles qui doivent figurer dans le règlement intérieur.

Le règlement intérieur peut prévoir une procédure disciplinaire distincte, venant s’ajouter à la procédure légale. Il s’agit généralement de la mise en place de commission d’arbitrage, de conseil de discipline ou de commissions disciplinaires.

Les dispositions sur le harcèlement sexuel et moral et les agissements sexistes consistent-elles en l’énumération des dispositions légales ?

Le règlement intérieur peut se contenter de rappeler les dispositions légales relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes prévues dans le Code du travail (64).

Attention, la loi sur le harcèlement sexuel a été modifiée le 6 août 2012. Même si les nouvelles définitions intégrées dans le Code pénal et le Code du travail sont d’application immédiate, il convient de vérifier la conformité de la clause antérieurement intégrée au règlement intérieur, par rapport à la réglementation actuelle et, le cas échéant, de la modifier. En effet, une telle clause obligatoire est soumise au contrôle de l’inspecteur du travail conformément à toutes les autres matières du règlement intérieur.

La procédure applicable à cette actualisation des dispositions relatives au harcèlement sexuel est celle applicable à toute modification du règlement intérieur.

• Quelles sont les dispositions exclues et les dispositions interdites ?

Les dispositions exclues sont à distinguer des dispositions interdites en ce qu’elles constituent l’ensemble des dispositions étrangères au domaine exclusif du règlement intérieur.

En effet, le contenu du règlement intérieur étant strictement délimité, sont exclues toutes les clauses, même facultatives, ayant pour objet des matières autres que celles citées précédemment. Ces clauses relèvent d’autres documents tels les livrets d’accueil, les contrats de travail, les notes de service ou les accords collectifs.

Les clauses interdites sont celles qui sont contraires aux principes juridiques applicables à l’entreprise. Ainsi, le règlement intérieur ne peut contenir de clause contraire aux lois et règlements ainsi qu’aux dispositions des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l’entreprise ou l’établissement (65).

Prohibition des clauses contraires aux lois et règlements

Le règlement ne peut contenir de clauses contraires aux lois et règlements. Doivent ainsi être écartées toutes les clauses qui seraient contraires au droit du travail, ainsi qu’à l’ensemble des autres branches du droit, notamment les droits civil, pénal, administratif, commercial…

Les clauses relatives aux modalités de la représentation des salariés et de l’exercice du droit syndical dans l’entreprise ne peuvent figurer dans un règlement intérieur (66).

Toutefois, certaines clauses du règlement intérieur peuvent influer indirectement sur l’activité des représentants du personnel, voire l’entraver (tel serait le cas de clauses relatives à la discipline). De telles clauses sont valables dans la mesure où l’employeur rappelle qu’elles « respectent l’exercice des droits reconnus aux représentants du personnel et représentants syndicaux dans les conditions et selon les modalités fixées par la législation en vigueur ».

S’agissant du secret de la correspondance, une clause prévoyant l’ouverture du courrier adressé au salarié constitue une violation du secret des correspondances, réprimée par l’article 226-15 du Code pénal. Nonobstant l’interdiction faite aux salariés de recevoir du courrier personnel, l’employeur ne pourra procéder ou faire procéder à l’ouverture d’une lettre comportant la mention expresse de son caractère personnel (67).

Par ailleurs, le règlement intérieur ne peut priver le salarié des droits qu’il tient, ni apporter une restriction à l’exercice de son droit de grève, que ce soit au niveau de son exercice, ou de ses conséquences disciplinaires.

Enfin, le règlement intérieur ne peut contenir des dispositions instituant des amendes ou toutes autres sanctions pécuniaires (68). Est dès lors illicite la clause réduisant un 13^e mois de salaire dans la limite de 10 % après un avertissement écrit ou instituant une retenue d’une heure de salaire pour tout retard excédant 5 minutes (69). De même, serait illicite, la clause instituant un cas de responsabilité pécuniaire de plein droit (70).

Prohibition des clauses contraires aux conventions collectives

Le règlement intérieur ne peut contenir de dispositions qui ne respecteraient pas les textes conventionnels applicables dans l’entreprise.

Ce principe est à nuancer ; à notre sens, le règlement intérieur ne peut contenir de clauses moins favorables que la convention collective (ou les accords collectifs) mais peut parfaitement prévoir des dispositions plus favorables. A titre d’exemple, si la convention collective limite la mise à pied disciplinaire à une durée maximale de 9 jours, l’échelle des sanctions listée par le règlement intérieur pourra viser une durée inférieure de mise à pied, mais pas une durée supérieure.

Prohibition des clauses contraires aux libertés individuelles et collectives des salariés

Le règlement intérieur ne peut comporter des dispositions apportant aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir, ni proportionnées au but recherché (71).

Le principe ainsi posé par le Code du travail comporte intrinsèquement une exception : les restrictions à ces libertés ne sont tolérées que si elles sont réellement indispensables.

Une disposition peut dès lors porter atteinte aux droits des personnes et aux libertés si elle est justifiée par la nature de la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché.

Tel sera le cas par exemple de l’obligation de porter une blouse, cette atteinte à la liberté individuelle de se vêtir pouvant être justifiée par l’activité du salarié ou de l’entreprise (72).

En France, le principal débat porte sur le port du foulard par les femmes de confession musulmane dans certains établissements parapublics.

Pour la Cour de cassation, réunie en assemblée plénière (73), la garde et l’éducation des enfants peuvent justifier, notamment dans une petite structure, une exigence de neutralité religieuse qui, dans ce cas, prend le pas sur le droit de manifester sa religion par sa tenue vestimentaire.

Sur la possibilité d’insérer une clause de neutralité dans le règlement intérieur, voir infra.

Sont en revanche prohibées, les clauses portant :

• – restriction au mariage ;
• – restriction à l’activité professionnelle du conjoint ou obligation d’indiquer la profession du conjoint ;
• – interdiction absolue de siffler, de chanter, d’avoir des conversations extérieures au service (74) ;
• – interdiction absolue de consommation d’alcool au travail, sans justifier d’éléments caractérisant l’existence d’une situation de danger ou de risque (75) ;
• – interdiction de porter des badges ou des insignes ;
• – interdiction d’introduire un journal dans l’entreprise ;
• – obligation d’adopter un type de coiffure ou de porter un uniforme sans aucune restriction. En revanche, le port d’un vêtement isolant peut être justifié pour des raisons de sécurité, notamment s’il est imposé pour la manipulation de produits dangereux. De même, dans les entreprises commerciales ou de prestation de services, le port d’un uniforme ou d’un insigne de fonction peut être justifié lorsque l’employeur peut démontrer qu’il est lié, dans l’intérêt de la clientèle, à l’exercice de certaines fonctions (76).

Concernant la possibilité de procéder à des fouilles dans l’entreprise, il convient de distinguer entre deux sortes de fouilles : les fouilles préventives pour des raisons de sécurité collective d’une part, et les fouilles liées à la recherche d’objets volés d’autre part.

Les fouilles préventives peuvent être organisées si l’activité de l’entreprise le justifie pour des raisons de sécurité collective (par exemple dans des laboratoires où certains métaux ne doivent pas être introduits) et sous réserve qu’elles soient effectuées dans des conditions d’élémentaire décence et, de préférence, à l’aide d’appareils de détection adaptés (77).

Les fouilles faisant suite à des vols sont assimilées par la jurisprudence à des perquisitions, et ne peuvent donc être effectuée que dans les conditions prévues par le Code de procédure pénale, c’est-à-dire notamment uniquement par un officier de police judiciaire.

Toutefois, en cas de disparitions renouvelées et rapprochées d’objets ou de matériels appartenant à l’entreprise, le règlement intérieur peut prévoir que les salariés soient invités à présenter le contenu de leurs effets ou objets personnels, à condition qu’ils aient été expressément avertis du droit de s’opposer à cette vérification. En cas de refus, l’employeur ne peut qu’alerter les services de police judiciaire compétents. Afin de prévenir des contestations ultérieures, le consentement des salariés devra dans la mesure du possible être recueilli en présence de tiers, autres salariés ou représentants du personnel qui pourront également assister à cette opération. En toute hypothèse, la vérification doit s’effectuer dans des conditions qui préservent l’intimité des salariés à l’égard des tiers non requis. Ainsi, il n’est pas envisageable que l’on puisse faire vider un sac à main devant d’autres salariés étrangers à l’opération).

Enfin, le règlement intérieur peut prévoir l’usage de l’alcootest moyennant le respect d’un nombre important de garanties pour le salarié.

Est dès lors licite et opposable au salarié, la clause prévoyant « Il pourra être fait recours à un contrôle de l’alcoolémie afin de constater l’état d’ébriété d’un salarié sur le lieu de travail ou dans l’exercice de ses fonctions, si en raison des tâches qui lui sont confiées, un état d’ébriété était de nature à exposer les personnes ou les biens à un danger.

Pourrait ainsi être soumis à l’alcootest, en raison du danger que pourrait constituer l’état d’imprégnation alcoolique pour sa personne ou celle d’autrui, et ce, sans que cette liste soit limitative, tout salarié qui est occupé à une machine dangereuse ou qui conduit des véhicules automobiles, notamment transportant des personnes.

Ce contrôle pourra être effectué en cas de suspicion d’état d’ébriété, par une personne habilitée, désignée par la Direction, en présence, dans la mesure du possible, d’un représentant du personnel et, à défaut, d’un salarié du service concerné.

En pareil cas, le salarié aura la faculté de refuser le dépistage de l’alcoolémie et une information préalable lui sera donnée en ce sens. En cas de refus, la personne habilitée par la Direction à effectuer le contrôle en rendra compte immédiatement à la Direction. Les services de police judiciaire compétents pourront alors être alertés.

Le salarié contrôlé pourra demander à bénéficier d’une contre-expertise. Dans ce cadre, il subira un second contrôle de son alcoolémie dans un délai de 5 minutes suivant le premier contrôle.

Les contrôles éventuels d’alcoolémie seront effectués avec des alcootests ayant fait l’objet d’une homologation.

Au cas où l’état d’ébriété du salarié ne permette pas son maintien à son poste de travail, la direction pourra décider de le faire raccompagner en taxi ou par un autre salarié à son domicile et si cela s’avérait impossible pourra décider de le faire se reposer à l’infirmerie d’un des établissements. Tout sera mis en œuvre pour que le salarié ne puisse quitter l’entreprise avec son véhicule ».

De la même façon, est licite la clause du règlement intérieur habilitant un supérieur hiérarchique à pratiquer un test salivaire de dépistage de drogue sur le personnel sans intervention d’un professionnel de santé dès lors qu’elle réserve ce type de contrôle aux salariés occupant un poste à risque et qu’elle prévoit la faculté offerte à l’intéressé de demander une contre-expertise médicale (78).

Prohibition des clauses discriminatoires

Le règlement intérieur ne peut comporter de dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail, à capacité professionnelle égale, en raison de leur origine, de leur sexe, de leurs mœurs, de leur orientation sexuelle, de leur âge, de leur situation de famille ou de leur grossesse, de leurs caractéristiques génétiques, de leur appartenance ou de leur non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales ou mutualistes, de leurs convictions religieuses, de leur apparence physique, de leur nom de famille, de leur état de santé ou de leur handicap.

De telles dispositions sont nulles de plein droit.

En outre, l’employeur qui méconnaîtrait l’interdiction d’éditer des règles contraires aux lois, règlements et conventions collectives, des règles portant atteinte aux droits des personnes et aux libertés ou des règles discriminatoires, serait passible de l’amende prévue pour les contraventions de 4^ème classe (soient 3 750 euros) (79).

• Quid de l’insertion d’une clause de neutralité ?

La loi Travail du 8 août 2016 a introduit la possibilité pour les entreprises de prévoir dans leur règlement intérieur des dispositions inscrivant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés. Cette clause de neutralité n’est toutefois licite que sous les conditions suivantes (80) :

• – les restrictions doivent être justifiées par l’exercice d’autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise ;
• – elles doivent être proportionnées au but recherché.

Par ailleurs, comme auparavant, le règlement ne peut contenir de dispositions discriminant les salariés, dans leur emploi ou leur travail, en raison de leurs convictions religieuses.

Concrètement, le principe de neutralité peut être mis en place :

• – en raison des nécessités de l’activité de l’entreprise, tant au regard du personnel (respect des règles sanitaires, d’hygiène ou de sécurité) que des tiers intéressés (contact permanent avec de jeunes enfants, contact avec la clientèle…) ;
• – ou lorsqu’une pratique religieuse individuelle ou collective porte atteinte au respect des libertés et droits de chacun. Cela peut concerner, par exemple, les atteintes au droit de croire ou de ne pas croire (pratiques prosélytes ou comportements exerçant une pression sur d’autres salariés) ou à l’égalité hommes/femmes.

En pratique, la clause devra (81):

• – être générale, c’est-à-dire interdire aussi bien les signes religieux (sans en viser aucune en particulier) que les signes politiques et philosophiques ;
• – et spéciale, c’est-à-dire ne s’appliquer qu’aux seuls salariés en contact avec la clientèle.

Quelles situations peuvent amener à modifier le règlement intérieur ? Quelle est la procédure applicable ?

Le règlement intérieur encadre la vie quotidienne des salariés dans l’entreprise. Il peut être amené à évoluer si l’employeur identifie de nouveaux besoins (par exemple nouvelle configuration des locaux, évolution des pratiques professionnelles, évolution de l’outil de travail, risques nouveaux…).

Il devra également être modifié en cas d’évolution de la loi, des règlements, de la convention collective et même de décisions de jurisprudence invalidant certaines de ses dispositions.

Enfin, un contrôle opéré par l’administration du travail peut conduire à modifier le contenu du règlement intérieur.

Toute modification du règlement intérieur ou tout retrait de clauses de celui-ci doit préciser sa date d’application et être soumise à la consultation des représentants du personnel. Cette consultation n’est toutefois pas obligatoire lorsque les modifications apportées résultent uniquement des injonctions de l’inspection du travail auxquelles l’employeur ne peut que se conformer sans qu’il y ait lieu à nouvelle consultation (82).

Elle doit obligatoirement être communiquée à l’inspecteur du travail et donner lieu aux formalités de dépôt et de publicité (affichage dans l’entreprise, dépôt au conseil de prud’hommes) (83).

La modification du règlement intérieur ou l’adjonction d’une annexe ayant valeur réglementaire, suit les mêmes étapes que son élaboration. Voir Partie II.

Quel rôle jouent les notes de service ?

• Qu’est-ce qu’une note de service ?

Pour communiquer avec les salariés, rappeler certaines consignes ou évoquer les nouvelles règles applicables, l’employeur peut être amené à afficher des notes écrites.

Ces notes de portée collective ont souvent vocation à encadrer les droits et devoirs des salariés ; les règles qu’elles édictent peuvent être invoquées à l’appui d’une procédure disciplinaire.

Afin d’éviter que certaines clauses relevant en principe du contenu du règlement intérieur ne soient adoptées et affichées sans respect d’aucune procédure, le législateur a prévu que les notes de service établissant des règles à caractère permanent et général doivent être soumises à la procédure d’élaboration du règlement intérieur.

• Comment différencier les notes portant prescriptions générales et permanentes des autres ?

Pour être assimilée au règlement intérieur, une note de service doit concerner l’une des matières exclusives définissant le contenu du règlement intérieur. En synthèse, il s’agit des règles concernant la santé, la sécurité, la discipline, les droits de la défense, le harcèlement sexuel et moral.

Elle doit en outre avoir une portée collective, c’est-à-dire être applicable à l’ensemble du personnel de l’entreprise ou à une catégorie de personnel clairement identifiable.

Elle doit contenir des prescriptions générales, c’est-à-dire non particulières ou ne traitant pas d’un cas individuel.

Ces prescriptions doivent en outre être permanentes, c’est-à-dire être pérennes ou à tout le moins durables.

• Quelle procédure respecter pour qu’une note de service assimilable au règlement intérieur, soit applicable ?

Lorsqu’il existe un règlement intérieur, les annexes et autres adjonctions écrites, qui portent prescriptions générales et permanentes dans les matières qui relèvent du règlement intérieur, sont considérées comme des adjonctions à celui-ci.

Elles sont donc soumises aux mêmes règles que l’établissement du règlement intérieur (84).

En outre, toute note de service portant prescriptions générales et permanentes à l’instar d’un règlement intérieur doit en toute hypothèse être soumise à la même procédure d’élaboration et au même contrôle que le règlement intérieur (85).

Il en est ainsi même en l’absence de règlement intérieur, dans les entreprises de moins de vingt salariés, pour toutes les notes de service relatives portant prescriptions générales et permanentes (86).

Ainsi pour être opposable aux salariés et susceptibles de justifier l’usage du pouvoir disciplinaire, les notes de service doivent :

• – être soumises à l’avis du comité social et économique (87) ;
• – être communiquées à l’inspecteur du travail ;
• – être affichées dans l’entreprise et déposées au secrétariat du conseil de prud’hommes.

A l’instar du règlement intérieur, les notes de service ne peuvent entrer en application qu’un mois après la dernière en date de ces formalités.

Une exception a cependant été prévue par le législateur, s’agissant des mesures urgentes en matière de santé et de sécurité. Dans ce cas, la note de service peut recevoir application immédiate, à condition d’être simultanément communiquée aux secrétaires du CSE ainsi qu’à l’inspection du travail (88).

• Comment établir une note de service sur le fonctionnement de l’entreprise ?

Il ne saurait être question d’assimiler au règlement intérieur l’ensemble des notes de service qui sont nécessaires à l’organisation de l’activité d’une entreprise.

Les mesures qui ne concerneraient que des catégories limitées de personnel ou qui n’auraient qu’un caractère temporaire, ne relèvent pas de la procédure du règlement intérieur.

A titre d’exemple ne relèveraient pas de la procédure d’élaboration des règlements intérieurs une note de service annuelle portant sur les congés payés dans la mesure où relevant de l’organisation du travail elle est étrangère aux domaines de compétence exclusifs du règlement intérieur.

De même en serait-il d’une note de service précisant la tenue vestimentaire à porter selon les saisons pour les salariés en contact avec la clientèle, une telle note consistant en une simple modalité d’application du règlement intérieur.

Une note relative aux communications téléphoniques serait également considérée comme une simple note de service régissant le fonctionnement de l’entreprise.

De même une note remise aux salariés au moment de l’embauche consisterait plus en un livret d’accueil établi par l’employeur unilatéralement qu’en un document ayant valeur de règlement intérieur.

Quelles sont les obligations de l’entreprise en termes de consultation des IRP sur l’élaboration du règlement intérieur ?

Le règlement intérieur ne peut être introduit qu’après avoir été soumis à l’avis du comité social et économique (89).

L’absence de représentation élue ne dispense pas l’employeur de rédiger un règlement intérieur. Dans cette hypothèse, l’inspecteur du travail exercera son contrôle en procédant aux enquêtes qu’il jugera utiles.

L’avis des représentants du personnel ne lie pas l’employeur. Il peut amender le texte dans le sens demandé par le comité d’entreprise, mais n’est pas contraint de le faire.

Une fois l’avis recueilli, qu’il soit favorable ou défavorable, l’employeur peut poursuivre la procédure d’élaboration du règlement intérieur.

Quelles obligations de communication, de dépôt et de publicité conditionnent l’entrée en vigueur du règlement intérieur ?

L’employeur doit communiquer le règlement intérieur accompagné du PV de consultation du CSE à l’inspecteur du travail (91).

Parallèlement à cette communication, il doit effectuer deux règles de publicité, tout d’abord déposer le règlement intérieur au greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort de l’entreprise (ou de l’établissement, selon le niveau d’élaboration du règlement intérieur, étant entendu que lorsque le RI concerne l’ensemble des établissements de l’entreprise son dépôt peut s’effectuer auprès du CPH du siège social (92)), et le porter par tout moyen à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche (93). En pratique, l’affichage auparavant obligatoire a été supprimé (mais reste admis) pour permettre aux entreprises d’utiliser les moyens offerts par les nouvelles technologies de l’information.

Le règlement intérieur doit indiquer la date à partir de laquelle il entre en vigueur. Cette date doit être postérieure d’un mois à l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité (94).

Interroger l’administration sur la validité des clauses du règlement ?

Depuis le 27 décembre 2018, l’employeur peut interroger l’administration dans plusieurs domaines (rescrit), la réponse de ce dernier lui étant opposable. Parmi ceux-ci, figure la question de la conformité des clauses du RI au droit du travail. Cette faculté n’est pas négligeable en présence de clause(s) ambigue(s), pour lever toute forme de doute sur sa (leur) validité.

En pratique (95), la demande doit mentionner les stipulations du règlement sur lesquelles est demandée l’ appréciation de l’ inspecteur du travail. Elle doit être accompagnée du texte du RI ainsi que, le cas échéant, des références des articles de la convention ou d’accord collectifs de branche et des stipulations d’accords d’entreprise en rapport avec l’objet de la demande. Elle est adressée à l’inspecteur du travail compétent pour l’entreprise ou l’établissement concerné, par tout moyen conférant date certaine à sa réception. L’ inspecteur dispose de deux mois, à compter de la réception de la demande, pour statuer. En cas de non-conformité d’une stipulation du règlement intérieur, l’inspecteur doit préciser dans sa décision si elle doit être supprimée ou modifiée.

◗ Les risques encourus

Sur le plan civil, un règlement intérieur élaboré sans qu’ait été respecté l’ensemble des règles inhérentes à son entrée en vigueur (consultation des représentants du personnel, transmission du RI à l’inspection du travail, information des salariés (96)) est inapplicable. Et, par suite, les dispositions qu’il contient se révèlent inopposables aux salariés, ce qui peut avoir de très grandes conséquences sur le plan disciplinaire, notamment. Ainsi, aucun manquement aux obligations édictées par le RI dans un tel cas de figure ne pouvant être reproché à un salarié (97), le licenciement fondé sur une de ses clauses est sans cause réelle et sérieuse.

De la même façon, une clause du RI qui n’obéirait pas à l’ensemble des règles légales relatives à son contenu encourt l’illicéité, et les mesures prises en application de celles-ci la nullité. Il s’ensuit, sur le terrain disciplinaire, que sera jugé :

• – sans cause réelle et sérieuse le licenciement fondé sur une telle disposition ;
• – nul le licenciement fondé sur une telle disposition lorsqu’elle a, en outre, un caractère discriminatoire (98).

La méconnaissance des dispositions légales relatives au règlement intérieur est, au plan pénal, punie de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe (99). Ces dernières sanctions peuvent être infligées par le tribunal de police à la suite de l’établissement d’un procès-verbal de l’inspecteur du travail constatant l’infraction.

L’employeur s’expose notamment à l’ensemble de ces sanctions s’il commet les infractions suivantes :

• – défaut d’établissement d’un règlement intérieur ;
• – absence de document écrit pour le règlement intérieur ;
• – non-respect du contenu du règlement intérieur ;
• – clauses du règlement intérieur contraires aux lois et règlements ;
• – clauses du règlement intérieur lésant les salariés dans leur emploi ou leur travail ;
• – absence de consultation des représentants du personnel ;
• – défaut de précision de la date d’entrée en vigueur du règlement intérieur ;
• – non-communication à l’inspecteur du travail (en deux exemplaires) du règlement intérieur ;
• – non-respect des exigences de l’inspecteur du travail ;
• – non-communication de la décision de l’administration du travail ou du jugement du conseil de prud’hommes aux représentants du personnel ;
• – non-respect de la procédure d’adjonction au règlement intérieur des notes de services ou autres documents portant des prescriptions générales et permanentes ;
• – non-affichage ou affichage à une place non convenable du règlement intérieur ;
• – non-dépôt au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes compétent ;
• – non-respect du délai d’établissement du règlement intérieur suivant la date d’ouverture de l’entreprise ;
• – non-respect par l’employeur de la décision de l’inspecteur en cas de demande de rescrit.

Le défaut de consultation des représentants du personnel en matière de règlement intérieur est, lui constitutif d’un délit d’entrave.