410-60 Réagir à une demande de réunion extraordinaire – Prendre la bonne décision

Dans les entreprises de 300 salariés et plus, le comité d’entreprise se réunit au moins une fois par mois sur convocation de l’employeur ou de son représentant.

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, il se réunit au moins une fois tous les deux mois.

Cependant, dans ces deux hypothèses, le comité peut demander la tenue d’une seconde réunion dite extraordinaire.

Cette situation se rencontre notamment lorsque les membres du comité estiment que certains points inscrits à l’ordre du jour de la précédente réunion ordinaire suscitent de plus amples précisions. De même, entre deux réunions, ils peuvent considérer qu’une question liée à la vie de l’entreprise ou au fonctionnement du comité d’entreprise requiert l’organisation d’une réunion en urgence. Enfin, la remise de certains documents en vue de la prochaine réunion ordinaire peut également conduire les membres du CE à demander l’organisation d’une réunion extraordinaire afin d’obtenir des informations complémentaires.

Cette demande de réunion extraordinaire doit émaner de la majorité des membres du comité (1).

En principe, dès lors que la demande répond aux conditions légales, vous ne pouvez refuser d’organiser la tenue de cette réunion. L’obligation de convoquer le comité d’entreprise s’impose même si l’objet de la réunion n’entre pas dans les attributions du comité d’entreprise. Vous conservez néanmoins dans ce cas la possibilité de saisir le juge.

◗ Les vérifications à effectuer – Les questions à se poser

Face à une demande de réunion extraordinaire, il convient en premier lieu de vérifier sa recevabilité puis de déterminer la suite à lui donner.

La demande est-elle recevable ?

Il faut tout d’abord vérifier si la demande satisfait bien aux conditions légales.

A-t-elle été formulée par des personnes habilitées à le faire ? Quelle forme revêt-elle ?

S’agit-il de la première demande de convocation d’une réunion extraordinaire depuis la dernière réunion ordinaire ?

• La demande a-t-elle été formulée par des personnes habilitées ?

La demande doit émaner de la majorité des membres du comité d’entreprise. La loi ne précise pas si la majorité requise vise uniquement les membres titulaires élus ou s’il convient de prendre également en considération les membres suppléants et les représentants syndicaux.

D’après une interprétation littérale, la majorité comprend les membres élus titulaires, suppléants et les représentants syndicaux. Selon cette analyse, une demande n’émanant que de la majorité des membres élus titulaires pourrait donc être rejetée.

Pourtant, seuls ces derniers ont voix délibérative (2). C’est la raison pour laquelle, il paraît préférable de considérer que la majorité s’entend de la majorité des membres élus titulaires.

Dès lors, vous devez vous abstenir de participer au vote. Cette interprétation est d’ailleurs retenue par certaines cours d’appel (3).

Autrement dit, lorsque la demande émane de la majorité des membres élus titulaires, il est fortement conseillé d’organiser la tenue de la réunion extraordinaire.

En ce qui concerne le calcul de la majorité, tout dépend selon nous du moment où est formulée la demande.

Si la réunion extraordinaire est décidée au cours d’une séance ordinaire du comité, il n’y a lieu de prendre en compte que le nombre des titulaires présents au cours de la réunion. Autrement dit, la demande sera valable si la majorité des titulaires présents y est favorable. Une majorité simple semble suffire.

Si la demande est formulée hors séance (par exemple, dans un courrier adressé par le secrétaire du comité), elle doit selon nous émaner de la majorité des membres titulaires car il n’est pas possible dans cette hypothèse de distinguer les « vrais » opposants des membres ne s’étant pas prononcés.

• Quelle forme revêt la demande ?

Cette demande n’est soumise à aucune condition de forme particulière. Vous ne pouvez donc pas vous y opposer au motif qu’elle n’a pas été formulée au cours de la précédente réunion du comité et n’a pas donné lieu à un vote en bonne et due forme.

Il n’est pas non plus possible d’exiger qu’elle vous soit adressée par lettre recommandée ; une simple lettre remise par le secrétaire du comité suffit.

Vous devez néanmoins vous assurer que cette demande :

• – émane bien de la majorité des membres titulaires du comité d’entreprise,
• – et que, conformément à la loi, vous avez également été informé des questions qui seront abordées lors de la réunion extraordinaire (4).

• S’agit-il de la première demande de convocation d’une réunion extraordinaire depuis la dernière réunion ordinaire ?

La loi indique qu’outre la réunion ordinaire, le comité d’entreprise peut demander la tenue d’une « seconde réunion ».

Il en résulte qu’après une réunion ordinaire, il n’est possible de demander la convocation d’une réunion extraordinaire qu’une seule fois.

Autrement dit, entre deux réunions ordinaires, une seule réunion extraordinaire peut être organisée.

Pouvez-vous refuser d’organiser la réunion ?

La réponse à cette question diffère selon que vous contestez :

• – la recevabilité de la demande ;
• – son opportunité ;
• – ou l’objet de la réunion.

• La demande n’est pas conforme aux exigences légales

Vous pouvez refuser d’y donner suite si :

• – elle n’émane pas de la majorité des membres élus titulaires ;
• – elle ne contient pas les questions qui doivent être abordées lors de la réunion ;
• – elle intervient alors qu’une demande en ce sens a déjà été formulée depuis la dernière réunion ordinaire.

En effet, dès lors qu’elle ne remplit pas ces conditions légales, la demande ne vous est pas opposable.

A titre d’exemple, si la demande a été formulée oralement par le secrétaire, vous pouvez vous y opposer. En effet, vous pouvez faire valoir qu’elle n’émane pas de la majorité des membres élus titulaires du comité d’entreprise.

• La demande ne vous paraît pas opportune

Vous considérez que la demande ne présente pas un caractère d’urgence, que la discussion des questions jointes à la demande peut attendre la prochaine réunion, ou encore que ces questions n’ont pas une importance majeure.

Pour autant, vous ne pouvez refuser l’organisation de la réunion extraordinaire. En effet, l’employeur n’est pas juge de l’opportunité de la demande qui lui est adressée.

Ce n’est qu’en présence d’un obstacle insurmontable que vous pouvez éventuellement refuser de convoquer le comité d’entreprise (5).

En outre, s’il n’existe pas d’urgence à réunir le comité central d’entreprise en période de congés annuels, à une date précédant seulement de quinze jours celle de la réunion ordinaire au cours de laquelle l’essentiel des questions envisagées a finalement été débattu, le délit d’entrave n’est pas établi (6).

Il convient néanmoins de rester prudent sur l’interprétation de ce qu’est un « obstacle insurmontable » ou l’absence de caractère urgent. En effet, le principe demeure que l’employeur ne peut refuser de convoquer le comité d’entreprise dès lors que la demande est conforme aux conditions légales.

• L’objet de la réunion n’entre pas dans les attributions du comité d’entreprise

Qu’en est-il lorsque les questions qui doivent être abordées au cours de la réunion extraordinaire n’entrent pas dans les attributions du comité d’entreprise ? Devez-vous néanmoins convoquer les membres du comité d’entreprise ?

La réponse est oui.

Cependant, vous conservez la possibilité de saisir le juge des référés (tribunal de grande instance).

En pratique, une telle saisine n’a d’intérêt que si le juge se prononce avant la date prévue de la réunion. Si tel n’est pas le cas, il est conseillé d’exiger que votre désaccord soit mentionné au procès-verbal de la réunion.

En toute hypothèse, vous ne sauriez vous soustraire à l’obligation d’organiser la réunion extraordinaire du comité d’entreprise.

A quelle date fixer la réunion ?

La loi ne fixe pas de délai. Vous n’êtes pas tenu de respecter la date éventuellement fixée par le comité d’entreprise.

La réunion extraordinaire doit néanmoins être organisée dans un délai raisonnable. Ainsi, la date de la réunion doit être fixée à une date proche de celle demandée, le cas échéant, par le comité d’entreprise.

Attention ! Vous ne pouvez attendre la prochaine réunion ordinaire à moins que des circonstances particulières ne justifient que les deux réunions, tout en demeurant distinctes, puissent sans inconvénient être fixées au même jour (7). Il en va notamment ainsi lorsque la demande des membres du comité d’entreprise intervient peu de jours avant la réunion ordinaire. Mais, même dans de telles circonstances, il doit y avoir deux réunions distinctes. Toutefois, là encore, la prudence s’impose. Le principe demeure que la réunion extraordinaire doit avoir lieu avant la prochaine réunion ordinaire.

Comment préparer la réunion ?

Il convient d’étudier, préalablement, les questions jointes à la demande de convocation de la réunion extraordinaire.

A cet effet, vous pouvez organiser un entretien informel avec le secrétaire du comité d’entreprise. Cela peut être d’autant plus important que vous n’êtes pas à l’initiative de la réunion et des questions qui y seront traitées.

Chaque question sera envisagée l’une après l’autre. Pour chacune d’elles, il importe de fournir aux membres du comité d’entreprise toutes les informations susceptibles de les éclairer.

Afin de faciliter la compréhension des membres du comité d’entreprise, vous pouvez envisager de recourir à des schémas, tableaux, à un support power point…

Comment procéder pour la fixation de l’ordre du jour ?

L’ensemble des questions jointes à la demande de convocation doivent être inscrites à l’ordre du jour (8). Vous ne pouvez en conséquence en écarter aucune.

En tout état de cause, l’ordre du jour reste établi conjointement avec le secrétaire (9).

La question qui se pose est alors de savoir si cette réunion extraordinaire initiée par le comité d’entreprise doit porter sur les seules questions posées par la majorité des membres du comité d’entreprise.

Autrement exprimé, l’employeur a-t-il la faculté de compléter l’ordre du jour de cette réunion ?

La réponse paraît positive. En effet, la loi prévoit que les questions jointes à la demande de convocation sont inscrites à l’ordre du jour de la séance (10). Dès lors, l’ordre du jour de la séance n’est pas nécessairement constitué par ces seules questions, même si tel est généralement le cas en pratique.

Cependant, là encore, l’inscription à l’ordre du jour de questions complémentaires doit se faire conjointement avec le secrétaire. C’est pourquoi il est impératif, notamment pour des raisons de preuve, que la signature du secrétaire figure sur l’ordre du jour (sur ce point, se reporter aux études n^o 410-1: Réunir le comité d’entreprise, et n^o 410-41 : Etablir l’ordre du jour du comité d’entreprise).

Si ce dernier refuse, vous ne pourrez inscrire votre question unilatéralement que si celle-ci relève d’une consultation imposée par la loi, une disposition réglementaire ou conventionnelle (11).

Attention ! Même lorsqu’est en cause une consultation imposée par la loi, une disposition réglementaire ou conventionnelle, vous ne pouvez inscrire unilatéralement une question à l’ordre du jour que si celle-ci a été soumise préalablement au secrétaire (12).

Toutefois, en opportunité, ajouter des points à l’ordre du jour de la réunion extraordinaire n’est pas souhaitable. En effet, les membres du comité d’entreprise peuvent avoir l’impression que vous voulez noyer leurs questions dans un flot de thèmes et ne leur laisser qu’une place limitée au cours de la réunion.

Comment procéder pour l’envoi des convocations ?

• Quel est le contenu de la convocation ?

La loi ne précise pas le contenu de la convocation à la réunion extraordinaire du comité d’entreprise.

En pratique, la convocation est écrite.

Elle précise l’heure, le lieu et la date de la réunion extraordinaire.

Elle est accompagnée de l’ordre du jour de la réunion qui doit contenir les questions jointes à la demande de convocation (13). Si d’autres points figurent à l’ordre du jour, ils seront mentionnés dans la convocation (voir ci-dessus).

• – Se reporter également aux études n^o 410-1: Réunir le comité d’entreprise, et n^o 410-11 : Convoquer le comité d’entreprise.

• Devez-vous joindre des informations avec la convocation ?

Si vous disposez d’informations relatives aux questions figurant à l’ordre du jour, il est souhaitable de communiquer celles-ci aux membres du comité d’entreprise.

• Quel délai respecter pour l’envoi des convocations ?

La loi ne prévoit pas de délai pour l’envoi des convocations aux réunions ordinaires ou extraordinaires du comité d’entreprise.

Cependant, elle précise que l’ordre du jour des réunions doit être communiqué trois jours au moins avant la séance (14).

En conséquence, la convocation à une réunion extraordinaire du comité d’entreprise accompagnée de l’ordre du jour de la séance devra être envoyée au minimum trois jours avant la réunion. En effet, même si les membres du comité d’entreprise ont connaissance des questions pour lesquelles la tenue d’une réunion supplémentaire a été demandée, ils peuvent ignorer les autres points figurant à l’ordre du jour.

Par ailleurs, si les convocations sont accompagnées d’informations relatives aux questions figurant à l’ordre du jour, il importe de laisser le temps aux membres du comité d’entreprise d’en prendre connaissance.

• Faut-il convier des tiers ?

Que la réunion du comité d’entreprise soit ordinaire ou extraordinaire, les destinataires de la convocation sont identiques. Il s’agit des membres élus du comité d’entreprise et notamment des suppléants ainsi que des représentants syndicaux.

Les personnes extérieures au comité d’entreprise dont la présence est indispensable, en raison de l’ordre du jour, doivent également être convoquées. Tel peut être le cas :

• – du médecin du travail ;
• – du conseiller du travail ;
• – de l’expert-comptable, de l’expert en technologie ou encore de l’expert libre ;
• – du commissaire aux comptes.

De même, il semble souhaitable de convoquer, le cas échéant, les personnes qui vous assisteront (voir ci-dessous).

• – Se reporter également aux études n^o 410-1: Réunir le comité d’entreprise, et n^o 410-11 : Convoquer le comité d’entreprise.

Pouvez-vous vous faire assister et/ou représenter pendant la réunion ?

Comme pour les réunions ordinaires, vous avez la faculté de vous faire assister de deux collaborateurs qui ont voix consultative.

• – Se reporter aux études n^o 410-1 : Réunir le comité d’entreprise, et n^o 410-35 : Se faire assister lors d’une réunion du comité d’entreprise.

Le terme « collaborateurs » vise les salariés de l’entreprise ou de l’établissement. En effet, à défaut d’accord de la majorité du comité, vous ne pouvez pas vous faire assister par des personnes extérieures à l’entreprise. Cependant, le directeur du personnel, salarié du groupe et non de l’entreprise, n’est pas considéré comme une personne extérieure à l’entreprise (15).

L’assistance par un collaborateur ou par une personne étrangère avec l’accord du comité d’entreprise est-elle pour autant opportune ?

En réalité, il est souhaitable que vous n’usiez de cette faculté que si la présence d’un collaborateur vous paraît utile au regard des questions ayant motivé la demande de réunion extraordinaire. En toute hypothèse, les collaborateurs devront prendre soin de ne pas gêner le déroulement de la réunion en intervenant de manière récurrente et inutile ou en tentant d’influencer les membres du comité d’entreprise. Un tel comportement est en effet susceptible d’être constitutif du délit d’entrave.

Vous pouvez également vous faire représenter.

• – Se reporter aux études n^o 410-1: Réunir le comité d’entreprise, et n^o 410-25 : Déléguer la présidence du comité d’entreprise.

Le représentant préside alors le comité d’entreprise.

Toutefois, ici encore, la question est de savoir s’il est opportun que vous soyez représenté lors d’une réunion extraordinaire du comité d’entreprise.

Certes, vous pouvez considérer que, compte tenu de l’objet de la réunion, il est souhaitable que celle-ci soit présidée par un salarié ayant des connaissances spécifiques sur les questions jointes à la demande de convocation. Pour autant, votre absence peut être l’objet d’une incompréhension de la part des membres du comité d’entreprise. C’est pourquoi, il est préférable que vous soyez présent tout en étant assisté par ce salarié aux compétences techniques particulières.

En revanche, la présidence de la réunion par un représentant sera justifiée dès lors que vous êtes, par exemple, amené à vous déplacer régulièrement et que la date de la réunion extraordinaire a été fixée à une date proche de celle de la demande du comité d’entreprise.

Quelle attitude devez-vous adopter pendant la réunion ?

Il est essentiel que vous vous efforciez de répondre très précisément aux questions ayant motivé la réunion extraordinaire du comité d’entreprise. Vos réponses devront être claires et intelligibles.

A cet effet, il est parfois judicieux (comme indiqué précédemment) de recourir à des schémas, des tableaux ou de prévoir un support power point.

◗ Les pièges à éviter – Les risques encourus

La saisine du juge ou de l’inspecteur du travail

Si vous refusez de convoquer le comité d’entreprise, ce dernier peut saisir l’inspecteur du travail. Dans ce cas, et si la demande émane d’au moins la moitié des membres du comité, l’inspecteur du travail est susceptible convoquer et de présider, lui-même, le comité d’entreprise (16).

Le comité d’entreprise peut également saisir le juge des référés. Ce dernier peut alors vous ordonner de convoquer et de présider le comité d’entreprise.

Le délit d’entrave

En outre, les membres du comité d’entreprise peuvent éventuellement saisir le juge correctionnel s’ils estiment que vous vous êtes rendu coupable de délit d’entrave.

Il est, bien évidemment, essentiel d’éviter de commettre un impair susceptible de constituer le délit d’entrave. En effet, l’employeur qui commet le délit d’entrave s’expose à une amende de 7 500 euros (17).

Or, de nombreux manquements sont susceptibles de constituer le délit d’entrave.

Vous prenez, notamment, un risque lorsque :

• – vous refusez, en l’absence d’obstacle insurmontable, d’organiser la réunion extraordinaire pour des raisons d’opportunité, ou parce que vous considérez que l’objet de la réunion n’entre pas dans les attributions du comité d’entreprise ;
• – vous fixez la date de la réunion extraordinaire au jour de la réunion ordinaire, en l’absence de circonstances particulières le justifiant ;
• – vous fixez la date de la réunion extraordinaire à un moment volontairement gênant pour les membres du comité d’entreprise ;
• – vous refusez d’inscrire à l’ordre du jour les questions jointes à la demande de convocation d’une réunion extraordinaire ;
• – vous adressez les convocations contenant l’ordre du jour de la réunion dans un délai inférieur au délai légal ;
• – vous adressez les convocations dans un délai ne permettant pas aux membres du comité d’entreprise d’étudier les documents joints à cette dernière ;
• – vous ne convoquez pas un ou plusieurs membres du comité d’entreprise ;
• – vous ne convoquez pas une personne étrangère au comité d’entreprise dont la présence est prévue par la loi en raison de l’objet de la réunion ;
• – vous vous faites assister par une personne extérieure à l’entreprise sans l’accord des membres du comité d’entreprise ;
• – les collaborateurs qui vous assistent gênent le déroulement de la réunion en intervenant de manière récurrente et inutile ou en tentant d’influencer les membres du comité d’entreprise ;
• – lors de la réunion vous ne répondez pas de manière satisfaisante aux questions du comité d’entreprise :
  • •  soit parce que vous expédiez la réunion,
  • •  soit parce que vos réponses manquent de précisions,
  • •  soit parce que vos réponses sont incompréhensibles…

Bien entendu, cette liste de manquements n’est pas exhaustive. Une demande de convocation d’une réunion extraordinaire par le comité d’entreprise ne doit donc jamais être traitée avec désinvolture.