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410-30 Réagir à l’invitation d’une personnalité extérieure par le comité d’entreprise – Prendre les bonnes décisions

Lamy conseils opérationnels – Relations avec les IRP
Partie IV –
Agir avec le CE
Thème 410 –
Fonctionnement

410-30 Réagir à l’invitation d’une personnalité extérieure par le comité d’entreprise – Prendre les bonnes décisions

Lors des réunions ordinaires ou extraordinaires du comité d’entreprise, les représentants du personnel peuvent souhaiter convier une personne, salariée ou non de l’entreprise, choisie en fonction de sa compétence particulière sur certaines questions.

En pratique, ces interventions extérieures ont pour objet de présenter les données techniques d’un problème (médecin, économe, ergonome, spécialiste de la formation professionnelle, etc.), d’assister le comité lors de sa consultation sur des questions qui outrepassent sa compétence (experts, avocats…) ou, plus généralement, de fournir toute indication utile sur les différents thèmes à l’ordre du jour (salariés disposant d’une compétence particulière).

Toutefois, la composition du comité et les personnes qui peuvent assister aux réunions étant encadrées par des dispositions légales, la présence d’une personne extérieure au comité, non prévue par la loi, nécessite l’accord de l’employeur et des membres du comité.

Les questions à se poser – Les vérifications à faire – Les précautions à prendre

Quels sont les droits du comité en la matière ?

Il y a lieu de distinguer les membres du comité qui sont participants de droit des personnes étrangères qui ne peuvent participer qu’en vertu d’une disposition légale ou d’un accord entre l’employeur et la majorité du comité d’entreprise, sauf exceptions.

Certaines dispositions légales autorisent en effet la présence de personnes étrangères lors des réunions de comité d’entreprise lorsque l’ordre du jour évoque une question relevant de leur domaine de compétence.

Il s’agit notamment :

  • –  de l’inspecteur du travail qui pourra être amené à participer au comité d’entreprise en tant que président, en cas de carence du chef d’entreprise et à la demande de la moitié au moins des membres du comité d’entreprise (1) ;
  • –  du médecin du travail (2), ou en cas de pluralité de médecins, du ou des délégués des médecins, qui assiste(nt) avec voix consultative aux réunions traitant de questions relatives à la médecine du travail ;
  • –  du conseiller ou de la conseillère-chef du travail (3), qui assiste avec voix consultative aux réunions portant sur des questions sociales ;
  • –  des experts du comité d’entreprise, lorsqu’ils interviennent dans le cadre d’une mission légale, rémunérés par l’entreprise (4) :

    • •  l’expert-comptable du comité peut être amené à intervenir pour l’examen annuel des comptes (5) et des documents de gestion prévisionnelle (6), dans le cadre d’une procédure de licenciement économique d’au moins 10 salariés sur une période de 30 jours (7), pour établir un rapport dans le cadre du droit d’alerte (8), en vue de l’examen du rapport annuel sur la participation des salariés (9), lorsque l’entreprise est partie à une opération de concentration (10),
    • •  un expert nommé par le comité peut intervenir en cas d’introduction de nouvelles technologies (entreprises de plus de 300 salariés) (11),
    • •  les experts « libres » désignés pour la préparation des travaux du comité (12) peuvent assister aux réunions sur les thèmes relevant de leur compétence ;
  • –  du commissaire aux comptes, lors de l’examen annuel des comptes (13), ou d’une procédure d’alerte ;
  • –  de l’auteur d’une offre publique d’échange ou d’achat peut être auditionné par le comité d’entreprise, lors de l’information du comité sur cette opération (14).

Pour les autres personnalités étrangères susceptibles d’être conviées à une réunion par le comité d’entreprise, leur participation est subordonnée à la conclusion d’un accord entre la majorité du comité et le chef d’entreprise, sauf s’il s’agit d’une secrétaire sténo dactylographe qui assiste le secrétaire du CE dans sa mission (voir encadré).

Le comité d’entreprise peut en effet souhaiter qu’une personne ne figurant pas parmi les personnes « participants de droit » l’assiste à une réunion ordinaire ou extraordinaire. Cette personne pourra être amenée à intervenir en tant qu’expert, pour répondre à des questions, ou même en tant que témoin… Elle pourra être invitée par le comité pour l’assister dans le cadre d’une procédure de consultation mais également pour de simples réunions d’information.

Il pourra s’agir :

  • –  d’un salarié de l’entreprise, ayant des fonctions justifiant une expertise dans un domaine particulier ou la connaissance de faits utiles au comité, qu’il soit ou non investi d’un mandat de représentation du personnel (DP et membre du CHSCT notamment) ;
  • –  d’un membre des instances dirigeantes de l’entreprise (administrateur salarié), ou d’un salarié du groupe (représentant du personnel d’une autre entité) ;
  • –  d’une personne totalement extérieure à l’entreprise chargée d’assister ou de défendre les intérêts du comité (expert, avocat, permanent syndical…).

    Cette personne ne sera pas forcément syndiquée.

Assistance du secrétaire du CE par un personnel de secrétariatPar dérogation au principe exigeant un accord entre l’employeur et le comité d’entreprise, la jurisprudence admet la présence d’une personne étrangère chargée d’assister le secrétaire sur simple accord majoritaire du comité.

Le comité d’entreprise peut donc décider, sans avoir à demander l’autorisation du président du comité, de la présence à ses réunions d’une secrétaire sténo dactylographe, non membre du comité, chargée de dresser matériellement le procès-verbal des séances (15).

L’employeur ne peut pas s’opposer à cette présence sous peine de commettre un délit d’entrave (16). Rappelons en effet qu’il incombe au chef d’entreprise de fournir au secrétaire les moyens techniques d’accomplir sa mission.

Vérifier le cas échéant qu’il s’agit bien d’une demande de la majorité des membres du comité d’entreprise

Les personnes étrangères, autres que les personnes pouvant participer de droit aux réunions du comité, peuvent participer aux réunions en vertu d’un accord entre le président et la majorité des membres du comité d’entreprise.

En l’absence de texte précisant les droits du comité d’entreprise en la matière, la jurisprudence est venue encadrer les modalités de participation des tiers aux séances du comité d’entreprise.

Le principe est que la participation d’une personne étrangère au comité d’entreprise est subordonnée à un accord entre le chef d’entreprise et la majorité des membres du comité (17).

Vérifier le cas échéant que la demande a été faite dans les règles

Il s’agit là de vérifier que les règles de forme et de fond qui relèvent, le cas échéant, d’un accord ou du règlement intérieur, ont bien été respectées.

Il peut s’agir notamment d’un formalisme particulier à respecter pour la demande (demande écrite signée de la majorité des membres, demande par un vote lors d’une réunion précédente…) ou d’un délai à respecter (demande au plus tard lors de l’établissement de l’ordre du jour…).

Peut-on s’opposer ? Est-ce opportun ?

Même s’il a la possibilité de s’opposer à la présence d’un tiers extérieur non prévue par la loi, l’employeur ne doit pas montrer une hostilité de principe à une telle participation aux réunions du comité d’entreprise.

En effet, dans certaines hypothèses, le chef d’entreprise aura tout intérêt à accepter la présence d’un tiers susceptible de former les élus à des thématiques complexes, ou de les mettre en confiance dans un domaine qu’ils ne maîtrisent pas.

L’intervention d’un tiers ne doit pas se résoudre à un rapport de force, ou à un conflit d’experts ; elle doit permettre un débat constructif.

Toutefois, dans l’hypothèse où l’employeur craint que l’invitation d’un tiers ait plus pour objet de le mettre en difficulté que d’éclairer les représentants du personnel, il peut, lorsque le droit l’y autorise, refuser sa présence.

Identifier les conséquences de la présence d’un tiers sur le déroulement de la réunion

Le tiers invité lors d’une réunion du comité d’entreprise a voix consultative, c’est-à-dire qu’il est autorisé à répondre aux questions qui lui sont posées et à participer aux débats.

Il peut remettre des documents aux membres du comité.

Il ne dispose cependant pas du droit de vote.

Ses propos seront rapportés dans le procès-verbal de réunion.

Gestion administrative de l’intervention

Si le tiers convié est un salarié de l’entreprise, sa participation nécessitera certains aménagements.

Le temps de réunion n’est assimilé à du temps de travail effectif que lorsqu’il résulte d’une invitation de l’employeur. Tel n’est pas le cas en l’espèce : le salarié convié par le comité d’entreprise à participer à une réunion devrait normalement intervenir en dehors de son temps de travail. Il en résulte plusieurs conséquences : d’une part, il doit solliciter une autorisation d’absence si la réunion se situe pendant son temps de travail, et d’autre part, c’est le comité d’entreprise qui prend en charge ses éventuels frais de déplacement sur son budget de fonctionnement.

Eventuellement, pour éviter que la participation du tiers ne soit rendue impossible par l’ensemble de ces contraintes, le chef d’entreprise peut proposer un compromis (accepter une autorisation d’absence non rémunérée et la prise en compte du temps de réunion dans les droits à congés et ancienneté, en contrepartie de la prise en charge de la rémunération et des frais de déplacement par le comité).

En toute hypothèse, il est recommandé que le chef d’entreprise précise les conditions de participation du tiers lorsqu’il acceptera sa présence.

Si le tiers convié est un expert dont l’intervention nécessite une rémunération, il appartiendra au comité de la prendre en charge sur son budget de fonctionnement, sauf à ce qu’elle se situe dans le cadre d’une expertise légale à la charge de l’entreprise.

Si le chef d’entreprise est mis devant le fait accompli, c’est-à-dire qu’il s’aperçoit de la présence d’un tiers au moment d’entrer en réunion, il doit vérifier que les conditions autorisant son intervention sont bien remplies. Dans l’affirmative, il pourra, soit tenir la réunion selon l’ordre du jour convenu, en exigeant le cas échéant un droit de réponse à faire figurer dans le procès-verbal de réunion, soit reporter celle-ci au motif qu’il souhaite se préparer à l’intervention du tiers.

Qui convoque le tiers lorsque sa participation est décidée lors d’une réunion pour une réunion ultérieure ?

Le tiers étant invité par le comité d’entreprise, il n’y a pas de raison que l’employeur ait des obligations à son endroit. Il appartient donc au comité d’entreprise de le convoquer pour la réunion à venir et de lui communiquer le cas échéant les questions à l’ordre du jour relevant de sa compétence.

Les risques encourus

Quelles sont les sanctions auxquelles s’expose l’employeur qui s’opposerait à la présence d’un tiers lors d’une réunion du comité d’entreprise ?

Si le tiers fait partie des personnalités autorisées à assister de droit aux réunions du comité d’entreprise selon l’ordre du jour, la présence de ces personnes étrangères étant prévue par la loi, le refus de l’employeur de le convoquer, voire d’autoriser sa participation, est constitutif du délit d’entrave. De même, les membres du comité d’entreprise ne peuvent s’opposer à leur participation aux séances.

Ce délit engage la responsabilité pénale de son auteur. Il est puni d’un emprisonnement d’un an au plus et / ou d’une amende de 3 750 € au plus. En cas de récidive, l’emprisonnement peut être porté à deux ans et l’amende à 7 500 €.

Il peut donner lieu à une action civile en réparation du préjudice subi (18).

Les textes et la jurisprudence à consulter(1) C. trav., art. L. 434-3, al. 5 / recod. C. trav., art. L. 2325-14, al. 4 : En cas de carence du directeur de l’établissement et à la demande de la moitié au moins des membres du comité, Lorsque l’employeur est défaillant, et à la demande d’au moins la moitié des membres du comité, celui-ci peut être convoqué par l’inspecteur du travail et siéger sous sa présidence.

(2) C. trav., art. R. 241-27, al. 1 / recod. C. trav., art. R. 4623-19 : Le médecin du travail ou, en cas de pluralité de médecins, le ou les délégués des médecins assistent, avec voix consultative, aux réunions des organismes mentionnés aux articles R. 241-3, R. 241-5, R. 241-14 et R. 241-17, et du conseil d’administration des services de santé au travail lorsque Lorsque l’ordre du jour comporte des questions relatives à l’organisation et au fonctionnement des services de santé au travail ou des questions qui concernent les missions des médecins telles qu’elles sont que définies à l’article L. 241-2

L. 4622-3, le médecin du travail ou, en cas de pluralité de médecins, le ou les délégués des médecins assistent, avec voix consultative, aux réunions :

1o Du comité d’entreprise ;

2o Du comité interétablissements ;

3o De la commission de contrôle ;

4o De la commission consultative paritaire de secteur.

(3) C. trav., art. R. 250-6 : Le service social est assuré par un conseiller ou une conseillère chef du travail qui exerce les fonctions de conseiller technique pour les questions sociales auprès du comité d’entreprise. et peuvent être chargés Le conseiller du travail peut être chargé par lui de l’organisation et de la direction des institutions sociales de l’entreprise.

Le conseiller ou la conseillère assistent Il assiste de droit, avec voix consultative, à toutes les réunions du comité ou des commissions spéciales consacrées, selon leur ordre du jour, à des questions sociales.

Ils assurent, en outre, Il assure les tâches d’ordre social dévolues par le chef d’entreprise l’employeur au service social sur le lieu de travail.

Ils doivent faire Il réalise, tous les trois mois, un compte rendu de leur son activité au comité et au chef d’entreprise à l’employeur.

(4) Circ. DRT no 12, 30 nov. 1984 (BOMT no 84/8 bis, p. 155) : L’administration confirme que les experts désignés pour la préparation du comité ou l’introduction de nouvelles technologies peuvent assister aux réunions consacrées à l’examen des questions relevant de leur compétence.

(5) C. trav., art. L. 434-6, al. 1 / recod. C. trav., art. L. 2325-35 : Expert du CE pour l’examen annuel des comptes.

(6) C. trav., art. L. 432-4, al. 14 / recod. C. trav., art. L. 2323-10 : Expert du CE pour les documents de gestion prévisionnelle.

(7) C. trav., art. L. 434-6, al. 1 / recod. C. trav., art. L. 2325-35 : Expert du CE en cas de procédure de licenciement collectif pour motif économique.

(8) C. trav., art. L. 432-5 II, al. 3 / recod. C. trav., art. L. 2323-79, al. 1 : Expert du CE pour le droit d’alerte.

Le comité d’entreprise ou la commission économique peut se faire assister une fois par exercice comptable, de l’expert-comptable prévu au premier alinéa de l’article L. 434-6 à l’article L. 2325-35, convoquer le commissaire aux comptes et s’adjoindre avec voix consultative deux salariés de l’entreprise choisis pour leur compétence et en dehors du comité d’entreprise.

(9) C. trav., art. R. 442-19 / recod. C. trav., art. D. 3323-14 : Expert du CE pour le rapport annuel sur la participation des salariés.

(10) C. trav., art. L. 432-1 bis / recod. C. trav., art. L. 2325-35, 3o : Expert du CE en cas d’opération de concentration.

(11) C. trav., art. L. 434-6, al. 4 / recod. C. trav., art. L. 2325-38, al. 1 : Expert du CE en cas d’introduction de nouvelles technologies.

(12) C. trav., art. L. 434-6, al. 4 / recod. C. trav., art. L. 2325-38, al. 1 : Expert assistant le comité pour la préparation de ses travaux.

(13) C. trav., art. L. 432-4 / recod. C. trav., art. L. 2323-8, al. 3 : Convocation par le CE du commissaire aux comptes pour recevoir ses explications sur les différents postes des documents communiqués ainsi que sur la situation financière de l’entreprise.

(14) C. trav., art. L. 432-1, al. 4 / recod. C. trav., art. L. 2323-21, al. 3 : Au cours de la réunion du comité de l’entreprise qui fait l’objet d’une offre publique d’achat, le CE décide s’il souhaite entendre l’auteur de l’offre et peut se prononcer sur le caractère amical ou hostile de l’offre.

(15) Cass. soc., 27 nov. 1980, no 78-15.447, Bull. civ. V, no 852 et Cass. soc., 7 janv. 1988, no 85-16.849, Bull. civ. V, no 9 : Le membre du comité qui est désigné comme secrétaire, et a à ce titre la responsabilité de l’établissement des procès-verbaux, peut se faire assister dans cette tâche par un salarié du comité avec l’accord majoritaire de cet organisme.

(16) Cass. crim., 30 oct. 1990, no 87-83.665, Bull. crim., no 367 : Est cassé l’arrêt qui juge l’entrave apportée au fonctionnement régulier du comité demandeur non constituée alors, d’une part, qu’il ressortait du procès-verbal de l’inspection du Travail et des propres conclusions du prévenu que celui-ci s’était opposé à la présence, aux séances du comité, de la sténodactylographe employée par cet organisme et admise à ses réunions par un vote, et d’autre part, que le membre du comité d’entreprise ou d’établissement qui est désigné comme secrétaire et a, à ce titre, la responsabilité de la rédaction des procès-verbaux, peut se faire assister dans cette tâche par un salarié du comité avec l’accord majoritaire de cet organisme.

(17) Cass. soc., 22 nov. 1988, no 86-13.368, Bull. civ. V, no 613 : Si le président du comité d’entreprise ne peut imposer à la majorité de ses membres la présence de tiers aux réunions de cet organisme, cette même majorité ne peut davantage inviter des personnes étrangères au comité sans l’accord de l’employeur.

(18) Cass. crim., 29 mars 1973, no 90-784.72, Bull. crim., no 162 ; Cass. crim., 4 janv. 1979, no 77-93.761 : L’entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise cause nécessairement à ce dernier un préjudice, dont il est fondé à demander réparation.