410-24 Déléguer la présidence du comité d’entreprise – Préparer la décision

Cette faculté présente en effet un intérêt certain dans la mesure où le chef d’entreprise ne dispose pas toujours du temps nécessaire pour assurer la présidence des réunions tous les mois ou ne peut tout simplement pas matériellement, lorsqu’il s’agit d’un groupe important, être présent aux réunions.

Il peut, dans ces conditions, avoir besoin de déléguer cette mission à une autre personne. Cependant, la mise en œuvre d’une telle délégation doit être préparée avec soin par le chef d’entreprise dans la mesure où sa validité nécessite de respecter certaines conditions, tant du point de vue formel qu’en ce qui concerne la personne choisie pour assurer la présidence du comité.

En effet, si la délégation est considérée comme non valable, c’est le chef d’entreprise qui sera tenu pour responsable des manquements qui auront pu être commis par la personne qu’il aura choisie pour le représenter, étant précisé que même lorsque la délégation est valable, le chef d’entreprise pourra néanmoins voir sa responsabilité engagée dans certaines hypothèses (voir ci-après).

◗ Les questions à se poser – Les précautions à prendre

Est-il vraiment nécessaire de déléguer sa fonction de président du comité d’entreprise ?

Il convient de rappeler en premier lieu que le fait pour le chef d’entreprise de se faire représenter à l’occasion des réunions du comité d’entreprise ne constitue qu’une simple faculté pour lui.

C’est ainsi que le chef d’entreprise peut préférer, par exemple en cas d’absence imprévue à la date de réunion fixée initialement, décaler celle-ci de quelques jours ou de quelques semaines, sous réserve de respecter les règles liées à la périodicité des réunions et d’avertir préalablement l’ensemble des participants aux réunions du comité.

Indépendamment de ce qui précède, si l’un des points figurant à l’ordre du jour nécessite la présence d’un membre du personnel disposant des compétences requises pour informer valablement les membres du comité, il ne sera alors pas forcément nécessaire de déléguer la présidence ; il est alors possible de bénéficier de l’assistance d’un ou de deux collaborateurs (1).

Quelles situations peuvent justifier une délégation de la fonction de président du comité d’entreprise ?

La délégation de la fonction de président du comité peut être justifiée dans l’hypothèse où le chef d’entreprise, du fait de ses fonctions de direction, n’a pas matériellement le temps d’être présent lors des réunions du comité. Il peut être contraint à de fréquents déplacements qui l’empêchent d’être présent aux dates de réunions du comité d’entreprise.

De même, le chef d’entreprise ne dispose pas toujours des compétences requises en matière de droit du travail pour pouvoir assurer la présidence des réunions du comité. Il lui appartient en effet de veiller à aborder toutes les questions dont l’examen est imposé périodiquement ou non par la loi. La liste des thèmes à aborder ainsi que des documents à élaborer et à remettre aux membres du comité est ainsi fort importante.

La procédure de rédaction de l’ordre du jour puis de convocation des membres du comité étant très formaliste, le chef d’entreprise peut aussi souhaiter qu’une personne, au fait de l’ensemble de ces problématiques, les traite directement avec les membres du comité en assurant la présidence.

Faut-il envisager une délégation ponctuelle ou une délégation permanente ?

Il est possible de déléguer sa fonction de président du comité d’entreprise, soit de manière permanente, soit de manière ponctuelle à l’occasion d’une ou de quelques réunions du comité. La rédaction du document instaurant la délégation devra en conséquence clairement indiquer le choix auquel il aura été procédé.

Le choix d’une délégation ponctuelle pourra notamment être conditionné par l’existence d’un projet important de réorganisation nécessitant la consultation du comité d’entreprise. Le chef d’entreprise peut en effet préférer, compte tenu des enjeux liés à un tel projet et de la complexité de la procédure qui devra être suivie, déléguer ses fonctions à un salarié plus à même de mener à bien ce projet et d’éviter des erreurs de procédure qui pourraient avoir comme conséquence l’annulation pure et simple de la procédure et l’obligation d’effectuer une nouvelle consultation du comité.

Il sera néanmoins nécessaire que le chef d’entreprise fasse preuve de pédagogie à l’égard des membres du comité, afin de leur expliquer très clairement les raisons pour lesquelles il choisit un délégataire pour assurer à sa place la présidence des réunions.

Il peut également parfaitement être envisagé que, même si un représentant est désigné, le chef d’entreprise soit présent lors de quelques réunions afin d’apporter certaines informations complémentaires aux membres du comité.

Il convient, dans une telle situation, d’indiquer précisément aux membres du comité en début de séance qui assurera la présidence de la réunion.

Quels sont les pouvoirs qui sont transférés dans le cadre de la délégation ?

Lorsque la délégation est accordée, le représentant dispose de l’ensemble des pouvoirs attribués au chef d’entreprise dans le cadre strictement limité de ses relations avec les représentants du personnel.

En effet, si le délégataire ne dispose pas des pouvoirs pour assurer normalement la présidence des réunions, c’est le chef d’entreprise qui risquera d’être poursuivi pour délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité. Il est par conséquent nécessaire d’indiquer dans un courrier de délégation remis au représentant que ce dernier dispose de l’ensemble des pouvoirs pour mener à bien la mission de représentation qui lui est confiée.

Ce document constituera, en cas de litige, la preuve que l’ensemble des pouvoirs du chef d’entreprise lui ont bien été transférés.

Si le chef d’entreprise souhaite apporter des restrictions aux pouvoirs de son représentant, celles-ci devront nécessairement être limitées afin de ne pas priver de tout effet ladite délégation.

La jurisprudence a donné quelques exemples des pouvoirs qui sont transférés au représentant du chef d’entreprise.

Ce dernier a, à ce titre, compétence pour :

• –  demander au juge des référés, à titre conservatoire, la suspension de l’exécution d’une mesure décidée par le comité d’entreprise sous sa présidence (2) ;
• –  solliciter l’annulation en justice d’une délibération du comité s’il estime que celle-ci est contraire à la loi (3) ;
• –  établir avec le secrétaire l’ordre du jour des réunions (4).

Il convient de rappeler que les pouvoirs transférés au représentant sont strictement limités aux relations avec le comité d’entreprise.

Dès lors, un directeur des ressources humaines ne peut engager la société en prenant, lors d’une réunion, une décision qui ne pourrait l’être au plan du droit des sociétés que par le chef d’entreprise.

A l’inverse, si c’est le directeur général qui assure la présidence du comité, celui-ci disposera d’une marge de manœuvre plus importante et pourra se prononcer sur certaines décisions sans avoir à en référer préalablement au chef d’entreprise.

On le voit, la faculté de décision accordée au représentant dépend directement des fonctions exercées par ce dernier dans l’entreprise.

Qui peut être choisi par le président du comité pour le représenter lors des réunions ?

Le Code du travail n’impose aucune restriction quant au choix de la personne susceptible de représenter le chef d’entreprise.

Il convient néanmoins de choisir impérativement un membre de l’entreprise. La personne qui assurera la présidence du comité sera le plus souvent le directeur général, le directeur des ressources humaines, le salarié en charge des relations avec le personnel, ou encore le directeur d’établissement.

Il est important de noter que le chef d’entreprise ne peut désigner qu’un seul représentant afin d’assurer la présidence des réunions du comité et il n’est dès lors pas possible d’avoir plusieurs représentants au cours d’une même réunion.

En outre, le chef d’entreprise a la possibilité d’accorder une délégation subsidiaire à une seconde personne dont l’objet sera d’assurer le remplacement du représentant habituellement désigné, notamment en cas d’empêchement de ce dernier (5).

Le représentant du chef d’entreprise peut également, sous certaines conditions, déléguer à son tour la présidence du comité. Toutefois, une telle faculté doit impérativement être conditionnée à l’autorisation du chef d’entreprise. Par ailleurs, le nouveau délégataire devra, de même que le représentant habituel, disposer de la compétence, de l’autorité et des moyens nécessaires à l’effectivité de l’exercice du pouvoir qui lui est conféré.

Si une telle faculté est autorisée par le chef d’entreprise, il sera nécessaire de l’indiquer dans la délégation initiale consentie au représentant.

Dans chacune de ces situations, il conviendra également d’avertir, en début de séance, les membres du comité du changement de représentant de l’employeur.

Quelle est la durée du mandat de représentation ?

Le mandat peut être accordé soit à titre permanent pour assurer la présidence de l’ensemble des réunions du comité, soit à titre occasionnel pour une ou quelques réunions.

La mise en place d’un mandat à durée déterminée ou indéterminée dépend de l’objectif recherché par le chef d’entreprise.

Si celui-ci ne souhaite pas ou n’a pas le temps nécessaire pour assurer la présidence du comité, un mandat à titre permanent sera préférable.

A l’inverse, si le chef d’entreprise souhaite assurer la présidence des réunions, un mandat ponctuel peut être envisagé lorsqu’un point très précis qui dépasserait ses compétences doit être abordé.

Même si la faculté de représenter le chef d’entreprise est donnée à titre permanent, il faut noter que celui-ci peut à tout moment la révoquer, notamment pour confier la présidence des réunions à une autre personne ou pour l’exercer lui-même.

Il est par conséquent très important d’indiquer expressément dans le document remis au représentant que cette délégation peut, à tout moment, être remise en question par le chef d’entreprise.

Ainsi, si le chef d’entreprise considère que son représentant ne donne pas pleinement satisfaction quant à la mission qui lui a été confiée, voire même s’il apparaît que le représentant commet certains abus dans le cadre de celle-ci, il doit pouvoir réagir immédiatement et mettre un terme à la représentation qui a été accordée.

Sous quelle forme la représentation doit-elle être accordée ?

Il est nécessaire que la désignation du représentant du chef d’entreprise fasse l’objet d’une délégation écrite, expresse, spéciale et préalable aux réunions.

Dans certains cas, de part la nature des fonctions occupées (directeur général, directeur des ressources humaines, directeur d’établissement), la faculté de représenter le chef d’entreprise pourra être contractuellement prévue au titre des missions exercées.

Dans ce cas, il suffira de mettre en œuvre cette faculté sous réserve d’informer le salarié par écrit de la délégation qui lui est accordée et sans qu’il soit nécessaire d’obtenir son acceptation.

A l’inverse, dans des hypothèses où la représentation du chef d’entreprise ne s’inscrit aucunement dans le cadre des missions habituelles du salarié fixées par son contrat de travail, par exemple pour un directeur industriel, le chef d’entreprise devra obtenir l’accord du représentant.

Cela s’explique par le fait que l’on va ajouter aux missions habituelles du représentant une mission supplémentaire.

Attention, dans ce dernier cas, si l’accord du salarié doit être recherché, il est préférable en opportunité de s’en tenir à un accord oral et de ne pas nécessairement contractualiser par voie d’avenant cet accord, dans la mesure où il ne serait plus possible de revenir en arrière sans l’acceptation du représentant.

Si le représentant exige néanmoins de contractualiser sa fonction de représentation, il conviendra, afin de ne pas s’engager sur une trop longue durée, de privilégier la solution de l’avenant à durée déterminée. Cet avenant pourra être renouvelé, avec l’accord du représentant, de manière périodique.

Indépendamment de la question de la conclusion d’un éventuel avenant, il convient dans tous les cas d’indiquer précisément dans le document remis au représentant l’objet de la délégation, sa durée et les moyens octroyés dans la mesure où c’est ce document qui permettra, sous les réserves évoquées ci-après, au chef d’entreprise de voir sa responsabilité écartée en cas de manquement de son représentant.

Il est indispensable, à notre sens, de formaliser la délégation par écrit dans la mesure où il est important que le chef d’entreprise conserve la preuve de cette dernière, ce qui lui permettra le cas échéant d’échapper aux conséquences pénales d’un manquement commis par son représentant.

Si ce document, qui ne concerne que le chef d’entreprise et son représentant, n’a pas vocation à être communiqué aux membres du comité compte tenu de son caractère confidentiel, ces derniers peuvent néanmoins exiger de vérifier si un mandat a bien été accordé.

C’est la raison pour laquelle il conviendra d’établir un second document, essentiellement destiné à l’information des membres du comité.

Ce mandat écrit, beaucoup plus succinct que le courrier de délégation, pourra être communiqué aux membres du comité en début de séance.

Quelles sont les qualités que doit posséder le représentant choisi par le chef d’entreprise pour assurer la présidence des réunions du comité d’entreprise ?

Il n’est pas possible pour le chef d’entreprise de choisir n’importe quel salarié pour assurer la présidence des réunions du comité d’entreprise.

Il est indispensable que le représentant désigné dispose de la compétence, de l’autorité et des moyens nécessaires à l’effectivité de l’exercice du pouvoir qui lui est conféré. La jurisprudence n’a cependant pas défini le niveau de compétence technique ou juridique requis pour pouvoir être désigné en tant que représentant du chef d’entreprise.

Il sera toutefois nécessaire que le représentant ait la compétence pour élaborer l’ordre du jour du comité et convoquer l’ensemble de ses membres.

Le représentant devra également disposer des connaissances suffisantes permettant l’instauration d’un dialogue avec les membres du comité sur les sujets inscrits à l’ordre du jour et il devra être en mesure de répondre directement aux questions posées par les membres du comité.

Si le représentant du chef d’entreprise peut, lorsqu’il est désigné, posséder les compétences pour assurer la présidence des réunions de comité, il est également possible que tel ne soit pas le cas.

Il sera alors nécessaire qu’il ait la possibilité de suivre une formation lui permettant d’acquérir les notions, notamment sur le plan juridique, qui lui feraient défaut et qu’il doit maîtriser pour assurer valablement la présidence des réunions.

En cas de non-respect des règles de fonctionnement du comité, il appartiendra, le cas échéant, au juge d’apprécier le degré de compétence du représentant et de déterminer si la responsabilité du chef d’entreprise doit ou non être engagée.

A titre d’exemple, la chambre criminelle de la Cour de cassation a considéré qu’il ne pouvait y avoir de représentation valable lorsque le représentant de l’employeur se contentait d’écouter les questions des membres du comité et les transmettait ensuite au chef d’entreprise (6).

Le représentant doit également pouvoir disposer des moyens matériels lui permettant d’assurer dans de bonnes conditions sa mission, sans avoir nécessairement à en référer au chef d’entreprise à chaque instant.

A titre d’exemple, il doit pouvoir engager des dépenses en matériel (frais d’impression, de photocopies…) pour pouvoir assurer la bonne tenue des réunions du comité.

Il doit également pouvoir faire appel à d’autres personnes au sein de l’entreprise en cas de doute sur une question d’ordre juridique.

Le mandat doit-il être rémunéré ?

Il n’existe aucune disposition légale imposant de rémunérer le représentant du chef d’entreprise.

Il s’agira d’une négociation effectuée au cas par cas selon les situations.

Il convient de souligner que, dans la pratique, la représentation du chef d’entreprise par le directeur général ou le directeur des ressources humaines ne donne lieu à aucune rémunération complémentaire dans la mesure où de telles missions sont inhérentes aux fonctions occupées.

On peut néanmoins supposer que, pour des personnes dont les fonctions n’impliquent pas d’assurer la présidence du comité d’entreprise, le surcroît d’activité généré par l’exercice de cette mission ainsi que le temps de préparation nécessaire puissent faire l’objet d’une rémunération complémentaire.

Cette rémunération pourrait notamment prendre la forme du versement d’une prime exceptionnelle.

Le versement d’un complément de rémunération mensuel qui serait contractualisé est à éviter. En effet, compte tenu qu’il s’agit d’un élément de rémunération ayant été intégré au contrat de travail, il ne serait pas possible de le supprimer, sans l’accord du représentant, en cas de révocation du mandat.

Le représentant du chef d’entreprise peut-il encore être électeur ou éligible aux élections des représentants du personnel de la société ou désigné en tant que délégué syndical ou représentant syndical au comité d’entreprise ?

De telles situations ne manqueraient pas d’entraîner des conflits d’intérêts évidents.

C’est la raison pour laquelle la jurisprudence considère que le salarié qui représente effectivement le chef d’entreprise devant les institutions représentatives du personnel quelles qu’elles soient (comité d’entreprise, comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, délégués du personnel) ne peut exercer aucun mandat de représentation des salariés au sein de l’une de ces institutions ni être désigné délégué syndical (10).

◗ Les risques encourus

Quels sont les risques encourus par le chef d’entreprise lorsque le représentant ne dispose pas des pouvoirs, des compétences ou des moyens nécessaires pour assurer la présidence du comité ?

Dans une telle situation, c’est le chef d’entreprise lui-même qui court le risque d’être poursuivi pour délit d’entrave aux règles de fonctionnement du comité d’entreprise (6).

La loi (7) dispose notamment que sera punie d’un emprisonnement d’un an et d’une amende de 3 750 € ou de l’une de ces deux peines seulement toute entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise.

Cette situation peut se présenter dans l’hypothèse où les membres du comité auraient face à eux un représentant dans l’incapacité d’instaurer un dialogue sur les différents points à l’ordre du jour.

De même, le délit d’entrave pourrait être caractérisé en cas d’erreur commise par un représentant qui n’aurait pas bénéficié de la formation suffisante et qui aurait, à titre d’exemple, établi de manière unilatérale l’ordre du jour.

On peut rappeler qu’une telle décision pourrait également entraîner la nullité des délibérations du comité.

Il est par conséquent très important que le représentant du chef d’entreprise dispose véritablement des compétences juridiques qui lui permettront d’assurer valablement sa mission de présidence du comité.

Quelles sont les conséquences en cas de délégation valable ?

Lorsque le représentant du chef d’entreprise dispose des pouvoirs, de la compétence, de l’autorité et des moyens pour assurer les réunions du comité d’entreprise, la responsabilité pénale de ce dernier pourra être recherchée en cas de non-respect des règles de fonctionnement du comité d’entreprise.

Cependant, il existe un domaine pour lequel la responsabilité du chef d’entreprise pourra en tout état de cause être toujours recherchée, même lorsque le représentant a toute compétence et autorité pour assurer la présidence des réunions de comité d’entreprise.

La jurisprudence considère en effet que, en cas de mise en œuvre d’un projet sans consultation préalable du comité, alors que cette consultation était obligatoire (8), le chef d’entreprise doit s’assurer que la consultation du comité est bien effectuée, peu important qu’un représentant ait été valablement désigné par l’employeur (9). A défaut, la responsabilité pénale du chef d’entreprise ainsi que celle de son représentant pourront être recherchées.