410-10 Réunir le comité d’entreprise

Instance de représentation du personnel la plus importante, le comité d’entreprise doit être réuni à échéances régulières. L’organisation de ces réunions obéit à des règles précises, tant en ce qui concerne la convocation des membres que la présidence de l’institution. La vigilance s’impose également lorsqu’il s’agit de se faire assister ou de réagir à l’invitation par le CE d’une personnalité extérieure, en séance ou dans son local.

◗  Les questions à se poser- Les précautions à prendre

Sur l’organisation de la première réunion

Il s’agit là d’une simple réunion institutionnelle qui devrait être assez rapide et dont le but est de mettre en place les moyens de fonctionnement du comité et de choisir les représentants qui y occuperont une place particulière. La première réunion peut être scindée en plusieurs réunions échelonnées sur plusieurs jours afin de traiter séparément la désignation du secrétaire des autres questions. Cette première réunion doit avoir lieu après la proclamation des résultats, et ce dans les meilleurs délais. Tant que le comité n’a pas désigné de secrétaire, il ne peut pas fonctionner. Si le président tardait trop à réunir ce premier comité, la majorité des membres titulaires du nouveau comité pourrait demander une réunion extraordinaire afin de pallier sa carence (1).

Il convient, tout particulièrement avant cette première réunion, de relire les dispositions du règlement intérieur du comité. En effet, ce document traite de l’organisation du comité, des fonctions à pourvoir, des modes de désignation, des solutions à adopter en cas de difficultés. Il peut préciser sur ces différents sujets des règles propres à l’entreprise.

•  Quels sont les points à inscrire à l’ordre du jour ?

Le secrétaire n’étant pas encore désigné, l’ordre du jour ne peut pas être établi selon les règles habituelles, c’est-à-dire conjointement avec lui. Pour cette première réunion, c’est l’employeur, ou la personne qu’il aura mandatée à cet effet, qui doit réunir le comité et procéder seul à l’établissement de l’ordre du jour de la réunion.

Il s’agit avant tout de désigner le secrétaire du comité d’entreprise (2) et le trésorier (3).

Lors de cette première réunion, il peut être également procédé à la désignation des titulaires des autres fonctions liées au fonctionnement du comité d’entreprise :

• – le secrétaire adjoint ;
• – le trésorier adjoint ;
• – les membres composant la délégation du comité d’entreprise au conseil d’administration ou au conseil de surveillance de la société ;
• – les membres du comité assistant aux assemblées générales des actionnaires ;
• – les présidents et les membres des commissions obligatoires (commission formation, commission d’information et aide au logement, commission économique, commission de l’égalité professionnelle, commission des marchés) ;
• – le président et les membres des commissions facultatives déjà existantes et concernant tant les attributions économiques que les activités sociales et culturelles du comité.

Toutefois, ces questions sont le plus souvent traitées au cours d’une seconde réunion.

• Comment procéder à la convocation et qui convoquer ?

Il n’y a en principe pas de document à joindre à cette convocation, sauf si certains élus ont déjà fait part de leur intention de se présenter pour telle ou telle fonction. Dans ce cas, une fiche doit être jointe à la convocation indiquant les noms des intéressés et les postes auxquels ils candidatent, accompagnée de tout document transmis par eux (profession de foi, motivation de la candidature, etc.).

Les documents concernant la première information économique peuvent également être joints à la convocation. Ils peuvent également être remis en séance. Cette documentation sera commentée au cours de la réunion.

Compte tenu de l’objet de cette réunion, il n’est pas nécessaire d’inviter l’ancien secrétaire ou trésorier du comité. Sa présence ne se justifie que pour effectuer le compte rendu de gestion, point qui est souvent abordé au cours d’une réunion ultérieure. En effet, les membres du comité sortants doivent rendre compte au nouveau comité d’entreprise de leur gestion (4) et à ce titre, remettre aux nouveaux membres tous documents et justificatifs concernant l’administration et l’activité du précédent comité. Souvent, ce compte rendu se fait lors d’une réunion regroupant les membres de l’ancien comité et ceux du nouveau. Mais quelles que soient les modalités selon lesquelles se fait ce compte rendu, il est préférable d’y procéder après la mise en place du nouveau comité à un moment où les nouveaux membres connaissent leurs attributions particulières, de manière à assurer une meilleure qualité du questionnement des nouveaux membres du comité aux anciens.

• Comment procéder à la désignation du secrétaire et du trésorier ?

Le secrétaire et le trésorier doivent être nécessairement titulaires au comité d’entreprise.

Tous les membres élus titulaires peuvent donc postuler à cette fonction.

Le Code du travail ne précise pas les modalités de cette désignation.

Seuls les membres titulaires peuvent voter. Si un membre titulaire est absent, son suppléant bénéficie de son droit de vote.

Cette désignation est effectuée à la majorité des membres présents (5).

Le vote se fait généralement à main levée. A la demande de la majorité des membres titulaires ou, le cas échéant, selon les dispositions du règlement intérieur du comité, il peut néanmoins s’effectuer à bulletin secret. Il faut alors que le président dispose de « petits papiers » sur lesquels chaque électeur notera le nom de la personne qu’il souhaite voir élue. Il se peut qu’il y ait partage des voix.

• Comment départager deux candidats arrivés en tête ?

En règle générale, ce sera le candidat le plus âgé qui sera déclaré élu (6). Mais, il ne s’agit pas là d’une disposition d’ordre public. Aussi, d’autres critères peuvent être fixés par un accord collectif ou par le règlement intérieur du comité.

Ces autres critères de départage peuvent être :

• – l’ancienneté dans l’entreprise ;
• – le nombre de voix obtenues lors de l’élection du comité par chaque candidat.

Une situation plus ennuyeuse serait celle où aucun candidat ne se présente pour être désigné secrétaire. Il s’agit là d’un cas de blocage provenant probablement d’un problème relationnel important entre la direction et les représentants du personnel ou d’une sorte de chantage de ces derniers pour obtenir tel ou tel avantage. Il faudra chercher à persuader l’ensemble des membres titulaires afin que l’un d’eux se décide à poser sa candidature en faisant valoir que, sans secrétariat, le comité ne peut pas fonctionner ; or, en se présentant aux élections, les membres du comité se sont pour le moins engagés auprès de leurs électeurs à assurer le fonctionnement régulier de l’institution. Il serait même possible de menacer le comité de délit d’entrave. N’y a-t-il pas en effet par cette absence, qui de plus peut être concertée, une volonté d’empêcher le fonctionnement du comité ?

Si la persuasion ne marche pas, une façon d’assurer le fonctionnement du comité d’entreprise serait de convoquer l’ensemble des membres titulaires et suppléants et de déterminer l’ordre du jour avec les premiers d’entre eux. En effet, ayant chacun vocation à être secrétaire, ils peuvent tous ensemble pallier son absence sans que cela entraîne un quelconque dommage pour l’institution, mais cette solution n’a pas l’avantage de la simplicité.

Une autre solution consiste pour le président à saisir le tribunal de grande instance afin qu’il ordonne, sous astreinte, aux membres titulaires de désigner l’un d’entre eux comme secrétaire ou que soit imaginée une autre solution pour assurer le bon fonctionnement du comité.

• Comment procéder à la désignation des autres membres du « bureau » ?

Le « bureau » du comité n’est pas défini légalement.

Il revient à chaque comité de définir les fonctions et les membres de ce bureau.

Généralement, il est composé du secrétaire, du secrétaire adjoint, du trésorier, et du trésorier adjoint.

D’autres membres, dans les entreprises importantes, peuvent s’ajouter afin notamment d’assurer la présence, au sein du bureau, de chacune des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

A noter que les fonctions de secrétaire adjoint ou de trésorier adjoint se révèlent très utiles car le remplacement est organisé automatiquement en cas d’indisponibilité et cela permet par là même d’éviter notamment des problèmes de fixation de l’ordre du jour (et d’élection d’un « secrétaire de séance » à chaque réunion du comité) ou liés à la gestion des budgets.

Pour ces raisons, il paraît judicieux que le règlement intérieur du CE impose que secrétaire et trésorier adjoints soient choisis parmi les membres titulaires, car ils peuvent être appelés à exercer les attributions du secrétaire ou du trésorier.

• Comment procéder à la désignation des membres des commissions ?

Au cours de la première réunion, il est également possible de désigner les membres des commissions ou pour le moins leur président. Mais ces désignations sont souvent reportées à une réunion ultérieure.

•  Quelles sont les autres désignations possibles ?

D’autres désignations sont également possibles au cours de cette réunion ou de celles qui vont suivre immédiatement.

Il peut s’agir de la délégation du comité au conseil d’administration ou de surveillance de la société.

Il peut aussi s’agir des membres du comité qui assureront la représentation du comité aux assemblées générales d’actionnaires. Ils sont au nombre de deux et peuvent être désignés parmi les membres élus titulaires ou suppléants.

Dans les entreprises à établissements multiples sont également désignés, lors de la première réunion du comité d’établissement, les représentants de ce comité au comité central d’entreprise, selon les dispositions de l’accord concernant la composition d’un comité central.

Enfin, il est parfois procédé à la désignation de l’expert-comptable du comité.

Toutes ces désignations peuvent se faire selon les règles du scrutin à majorité relative ou absolue selon le nombre de candidats ou par toute autre méthode qui serait prévue par le règlement intérieur du comité ou résulterait d’un accord entre les membres du comité.

Le comité d’établissement nouvellement élu et le comité central d’entreprise nouvellement composé doivent désigner leur secrétaire et trésorier selon les mêmes règles. Ils doivent également procéder aux désignations de leurs commissions, étant entendu que dans cette situation, la commission économique, la délégation du comité au conseil d’administration ou au conseil de surveillance et à l’assemblée générale des actionnaires ainsi que l’expert-comptable sont désignés au niveau du comité central d’entreprise.

• Le président participe-t-il aux votes ?

Le droit de vote du président est très restreint.

Néanmoins, la jurisprudence l’autorise à voter pour l’élection du secrétaire et du trésorier.

Toutefois, la plupart du temps, le président ou son délégataire souhaitant rester neutres, ce qui sied très bien d’ailleurs au rôle de président du comité d’entreprise par rapport aux différentes positions syndicales, s’abstient de voter.

En revanche, en ce qui concerne les autres désignations (commissions, délégations du comité au conseil d’administration, au conseil de surveillance ou aux assemblées générales d’actionnaires, représentants du conseil d’établissement au comité central d’entreprise et expert-comptable du comité), elles ressortent du pouvoir de décision de la délégation du personnel au comité d’entreprise ; le président ne peut donc, selon nous, y participer.

Sur les dates auxquelles réunir le comité

La périodicité des réunions dépend de l’effectif de l’entreprise.

Si l’entreprise compte au moins 300 salariés ou plus, le comité d’entreprise doit être réuni au moins une fois par mois. Un accord collectif peut fixer le nombre de réunions annuelles du CE sans que ce nombre soit inférieur à 6 (7).

Dans les entreprises de moins de 300 salariés, le comité doit être réuni au moins une fois tous les deux mois (8).

Il est impératif de respecter la périodicité des réunions ordinaires, y compris pendant la période des congés payés (9).

Sur l’établissement de l’ordre du jour des réunions ordinaires

L’ordre du jour doit être arrêté conjointement par l’employeur et le secrétaire du comité (10), sauf pour la première réunion, ou en cas de consultation obligatoire.

•  Que faire en cas d’absence de secrétaire ?

Si le secrétaire est absent au moment où l’ordre du jour doit être établi, il convient de vérifier si le règlement intérieur du comité a prévu une solution de secours via l’existence d’un secrétaire adjoint. Si ce n’est pas le cas et si l’absence du secrétaire est prévisible, il peut être envisagé, au cours de la réunion qui précède celle où il sera absent, d’organiser son remplacement par un vote des élus.

Si l’absence n’a pu être anticipée et qu’il y a urgence à fixer l’ordre du jour, l’employeur ou les élus à la majorité peuvent décider d’une réunion extraordinaire destinée à désigner un secrétaire adjoint qui pourra suppléer le secrétaire.

•  Faut-il impérativement organiser un entretien avec le secrétaire ?

Il revient en principe au président de prendre contact avec le secrétaire pour fixer le contenu de l’ordre du jour.

Il est conseillé au président de toujours inviter préalablement et officiellement le secrétaire, c’est-à-dire en se ménageant un écrit, à un entretien en vue de fixer conjointement l’ordre du jour.

En pratique, les intéressés peuvent ensuite échanger préalablement leurs suggestions par téléphone, par courriels ou au cours d’un entretien informel. Celui qui se charge ensuite de la rédaction de l’ordre du jour le soumet à l’autre pour approbation et procède, le cas échéant, aux modifications proposées, sous son contrôle.

Evidemment, si le secrétaire signe l’ordre du jour, l’élaboration conjointe sera difficilement contestable. En revanche, si le secrétaire ne le signe pas, un litige pourrait survenir, sachant que même si on se trouve dans l’une des hypothèses légales autorisant l’employeur à établir l’ordre du jour sans le secrétaire, il sera utile d’être en mesure de démontrer qu’une élaboration conjointe a été tentée au préalable.

• Comment fixer les points qui seront à l’ordre du jour ?

Il convient de déterminer avec le secrétaire les points qui seront mis à l’ordre du jour.

Hormis les informations et consultations obligatoires, c’est l’actualité de la vie de l’entreprise qui va en pratique nourrir l’ordre du jour qui sera donc établi en fonction des questions en suspens et de la conjoncture.

Il faut en outre évaluer le temps qui sera consacré à chaque point afin de mettre en adéquation le programme avec la durée prévue pour la réunion (limiter le nombre de points en fonction de leur importance pour que la réunion se tienne pendant un temps raisonnable).

En effet, l’ordre du jour doit contenir toutes les questions qui seront discutées au cours de la réunion.

•  Que faire en l’absence d’accord ?

Si le président et le secrétaire n’ont pas réussi à se mettre d’accord sur tout ou partie de l’ordre du jour, l’un ou l’autre peut d’autorité y inscrire sa question, à condition toutefois que celle-ci relève d’une consultation imposée par la loi, une disposition réglementaire ou conventionnelle (11). Cette disposition tend à empêcher les procédés dilatoires visant à retarder le processus de consultations obligatoires (licenciement, économique, etc.).

En revanche, les points qui ne donnent lieu, par exemple, qu’à information de l’institution ou qui concernent son fonctionnement ou la gestion des œuvres sociale ne semblent pas visés : le texte utilise en effet le terme « consultation ». L’inscription de ces points doit donc résulter d’une décision commune du secrétaire et du président.

Cette inscription unilatérale suppose qu’une tentative de conciliation préalable ait eu lieu entre le secrétaire et le président (12). Avant toute inscription unilatérale, le président devra donc se ménager la preuve de ce désaccord.

Pour ce faire, il est conseillé d’écrire au secrétaire pour prendre acte du désaccord, de ses motifs s’ils existent et de l’informer de la décision de passer outre et de faire usage du droit prévu par la loi.

Ces précautions seront utiles en cas de contentieux, car elles permettront de démontrer que l’employeur n’a pas souhaité remettre en cause le principe d’élaboration conjointe de l’ordre du jour, mais également que les arguments avancés par le secrétaire pour justifier son refus n’étaient pas pertinents, voire inexistants.

En cas de désaccord, il faudra, dans un second temps, non pas rédiger un procès-verbal de désaccord mais inscrire sur l’ordre du jour ou dans la lettre de convocation envoyée aux membres du comité d’entreprise les points que l’on souhaite voir abordés au titre d’obligations légales ou réglementaires, sans oublier de mentionner que cette inscription n’a pas fait l’objet d’un accord avec le secrétaire du comité.

•  A qui doit être transmis l’ordre du jour ?

L’employeur doit adresser l’ordre du jour à tous les membres du comité, titulaires et suppléants, mais aussi aux représentants syndicaux au comité, même s’ils sont absents de l’entreprise, sans oublier les personnes extérieures au comité dont la présence est prévue par la loi.

•  Dans quel délai transmettre l’ordre du jour ?

L’employeur doit communiquer l’ordre du jour trois jours au moins avant la réunion concernée (13).

Il peut être joint à la convocation ou transmis séparément mais par un écrit permettant d’établir la date à laquelle il a été remis.

L’envoi par courrier électronique ne peut être conseillé que s’il permet de donner une date certaine selon un dispositif d’authentification sécurisé.

Ce délai se décompte en jours calendaires, il est donc peu important qu’à l’intérieur de ces trois jours, il y ait un samedi et un dimanche.

Par ailleurs, il court à compter de la date à laquelle les intéressés ont reçu l’ordre du jour et non à compter de la date de l’expédition de celui-ci par l’employeur, sauf s’il est remis en main propre contre décharge aux intéressés.

•  Est-il possible de modifier l’ordre du jour une fois celui-ci élaboré et envoyé ?

Une fois établi et envoyé, l’ordre du jour ne peut plus être modifié, à moins que le secrétaire et le président s’entendent suffisamment tôt sur la portée d’une modification et adressent le texte amendé en temps voulu aux membres du comité, c’est-à-dire au moins trois jours avant la séance pour le comité d’entreprise ou d’établissement ou huit jours avant la réunion du comité central.

Au cours de la séance, l’employeur, président du comité d’entreprise, est lié par les termes de l’ordre du jour et devra suivre la chronologie des questions, sauf circonstances exceptionnelles lui imposant de traiter une question préalablement à une autre.

Si l’unanimité des membres du comité donne son accord à la discussion d’une question ne figurant pas à l’ordre du jour, il sera alors possible de débattre de celle-ci.

Sur la convocation du comité d’entreprise

• Qui est chargé de la convocation ?

Le comité d’entreprise se réunit sur convocation de l’employeur ou de son représentant. C’est donc à l’employeur, ou à son représentant, que revient la charge de convoquer les membres du comité (14). Il doit convoquer tous ceux qui participent de droit aux réunions. La loi ne fixe pas de délai pour cette convocation. Le plus souvent, convocation et ordre du jour sont envoyés en même temps. Dès lors, l’ordre du jour devant obligatoirement être communiqué aux membres du comité d’entreprise trois jours avant la réunion, les membres du comité doivent être convoqués dans le même délai.

Si en pratique le chef d’entreprise peut confier au secrétaire le soin de procéder à cette convocation, c’est en dernier lieu lui qui reste comptable du bon accomplissement de cette formalité.

•  Qui faut-il convoquer ?

Vous devez convoquer tous les membres du comité d’entreprise, titulaires et suppléants (15).

Vous devez convoquer également les représentants syndicaux au comité en même temps que les élus (16). Cette obligation suppose évidemment que les organisations syndicales aient notifié l’identité de leurs représentants.

Il est impératif de convoquer tous les membres de droit aux réunions, y compris ceux qui sont en congés.

De même, le fait qu’un membre du comité soit absent pour une cause entraînant la suspension de son contrat de travail ne dispense pas de le convoquer dans la mesure où la suspension du contrat de travail n’emporte pas la suspension du mandat électif.

Ainsi, la maladie ou l’hospitalisation d’un membre du comité ne dispense pas de l’obligation de le convoquer (17); pas plus le fait qu’il soit mis à pied, la mise à pied ne suspendant pas l’exercice du mandat représentatif (18).

Il convient aussi de convoquer les personnes étrangères au comité dont la présence est prévue par la loi ou demandée par le comité d’entreprise (et éventuellement après accord de l’employeur : voir ci-dessous).

En effet, participent de droit aux réunions :

• – le médecin du travail lorsque l’ordre du jour comprend une question relative à la médecine du travail (19) ;
• – le conseiller du service social du travail (lorsqu’il existe un tel service dans l’entreprise) et que la réunion du comité porte sur des questions relevant de sa compétence (20).

Peuvent également prendre part ponctuellement aux réunions les experts (21). Même si ces derniers participants sont des invités du comité d’entreprise, il convient, selon nous, de leur adresser une convocation dans la mesure où leur présence lors de la réunion est bien prévue.

Enfin, si l’employeur a décidé d’être assisté au cours de la réunion par un ou deux collaborateurs, il faut, bien évidemment, lui ou leur envoyer la convocation ou du moins les informer en temps utile de la date, de l’heure et du lieu de la réunion.

•  Dans quel délai ?

Aucun délai n’est prévu dans le Code du travail pour l’envoi de la convocation.

Il est conseillé de faire parvenir la convocation aux membres du comité dans un délai suffisant pour leur permettre de participer effectivement à la réunion. L’urgence peut toutefois justifier une convocation rapprochée.

En pratique, et bien que cela ne soit pas obligatoire, les convocations sont le plus souvent envoyées en même temps que l’ordre du jour, ce dernier devant parvenir aux participants au moins trois jours avant la réunion.

•  Sous quelle forme ?

Il n’y a aucune précision à ce sujet dans le Code du travail.

Il convient de vérifier s’il existe des modalités sur ce point dans le règlement intérieur du comité d’entreprise et si tel est le cas, de les respecter.

La convocation peut être remise soit en main propre contre décharge ou par courrier au domicile des participants ou sur le lieu de travail, par lettre simple ou en recommandé, ou encore par e-mail, dès lors que tous les membres du CE disposent d’un accès à internet.

L’essentiel est de s’assurer que tous les participants ont bien été individuellement informés.

•  Quelles mentions doivent figurer sur la convocation ?

La convocation doit indiquer la date et l’heure à laquelle se tiendra la réunion ainsi que le lieu. Il n’est pas nécessaire d’indiquer à quelle heure la réunion se terminera ; cela est même déconseillé lorsque l’ordre du jour est particulièrement dense et riche.

Les réunions ont lieu habituellement pendant les heures de travail afin que soit facilitée la présence des membres du comité.

Pour rappel, le temps passé en réunion est rémunéré comme temps de travail.

L’employeur fixe librement le lieu où se tiendra la réunion. En général, il s’agit toujours du même local. Mais sauf abus, ce lieu peut changer et les réunions peuvent même être tenues à l’extérieur de l’entreprise.

•  Peut-on tenir une réunion par visioconférence ?

Oui (24). Sur cette question, voir infra.

•  Quelle date choisir pour la réunion ?

Vous pouvez décider seul de la date de la réunion (25), même si elle est en pratique souvent fixée avec le secrétaire.

Il est opportun de s’assurer que le secrétaire du comité pourra bien être présent et, plus généralement, que les membres du comité d’entreprise pourront l’être effectivement le jour choisi, à tout le moins la majorité d’entre eux.

Cette vérification peut se faire par un appel téléphonique passé à chaque participant.

Si l’on sait que les membres du comité liés à une organisation syndicale donnée risquent d’être absents tel ou tel jour en raison d’un séminaire ou d’une manifestation quelconque de leur organisation syndicale, il conviendra d’en tenir compte.

Souvent, un planning annuel des réunions a été préalablement établi. Des réunions à date fixe ont pu être prévues (par exemple, le premier mardi de chaque mois). Il convient, sauf circonstances exceptionnelles, de s’y conformer. La fixation d’un planning ne dispense pas l’employeur de procéder aux vérifications évoquées ci-dessus.

Sur la présidence des réunions

• Qui préside les réunions du comité d’entreprise ?

Le comité d’entreprise est présidé par l’employeur ou son représentant (27).

•  Que faire en cas d’indisponibilité le jour de la réunion ?

Le comité d’entreprise ne peut pas siéger officiellement en l’absence de son président. Seules des réunions préparatoires, officieuses ou conventionnelles, peuvent se tenir sans lui.

Si l’employeur n’est pas là et si, pour une raison quelconque, il n’a pas pu déléguer la présidence, le comité ne peut valablement désigner l’un de ses membres pour assumer celle-ci à la place de l’employeur, même à l’unanimité.

Il convient alors de reporter la réunion à une date permettant la présence du président ou de son représentant.

•  Quel est le rôle du président du comité au cours de la réunion ?

Le président ouvre et clôt la réunion du comité d’entreprise.

Dès l’ouverture, il doit s’assurer de la présence du secrétaire. Si celui-ci est absent, le secrétaire adjoint, s’il a été désigné, remplacera le secrétaire. S’il n’y a pas de secrétaire adjoint ou si celui-ci est aussi absent, il conviendra de désigner, par un vote majoritaire, un secrétaire de séance.

Le président doit également s’assurer de la qualité des personnes présentes à la réunion. Ont-elles effectivement toutes le droit de participer à la réunion ?

Si un vote est prévu (ce qui est pratiquement toujours le cas, ne serait-ce que pour adopter le PV. de la réunion précédente), il est conseillé à ce stade de s’assurer de la présence des élus titulaires et, en cas d’absence de certains d’entre eux, de désigner le(s) suppléant(s) appelé(s) à les remplacer.

Les règles de suppléance étant complexes, il est préférable de régler la question en début de séance plutôt qu’au moment du vote.

Le président doit, à cette occasion, faire un point rapide sur la présence des membres ayant voix délibérative (membres titulaires ou membres suppléants devenus titulaires) et des membres ayant voix simplement consultative (membres suppléants, représentants syndicaux, participants occasionnels) et rappeler le cas échéant les règles applicables en la matière.

Après ces vérifications, le président passe à l’ordre du jour en traitant les questions les unes après les autres. Il doit y apporter les réponses les plus précises, aidé en cela, le cas échéant, par ses assistants.

Le président est l’animateur de la réunion.

Il doit, tout au long des débats, assurer la libre expression des participants et permettre à chacun, qu’il ait voix délibérative ou simplement consultative, de prendre la parole. Tout le monde doit en effet pouvoir s’exprimer.

Si nécessaire, le président doit recentrer le débat lorsqu’il s’éloigne trop du sujet, reformuler le cas échéant les questions et propos, notamment lorsque les idées émises sont confuses, imprécises.

Il est utile de résumer les propos échangés sur un point à l’ordre du jour avant de passer au point suivant.

Le président doit assurer la police des débats.

Les propos tenus lors d’une réunion du comité peuvent être constitutifs d’injures ou de diffamation pénalement réprimées par une contravention d’injure publique (28). La réunion du comité n’ayant pas un caractère public, le délit d’injure publique ou de diffamation n’est pas applicable.

Le président peut également, soit pour calmer les esprits, soit pour recueillir des informations nécessaires pour prendre une décision en séance, suspendre la réunion en fixant la durée de cette suspension. La délégation des salariés peut également demander une suspension de séance que le président pourrait refuser pour des motifs tenant à la bonne tenue de la réunion.

Lorsque l’ordre du jour est épuisé, le président clôt la séance. Si, a contrario malgré l’heure tardive, l’ordre du jour n’est pas épuisé, le président peut, avec l’accord des membres du comité, suspendre la séance et fixer une nouvelle date pour sa reprise afin de terminer l’ordre du jour.

Sur la faculté de se faire assister lors d’une réunion

La loi vous autorise en qualité de président du comité d’entreprise à vous faire assister, durant les réunions, par un ou deux collaborateurs appartenant au personnel (29).

Vous pouvez aussi faire appel, pour ce faire, à des personnes étrangères à l’entreprise, sous réserve d’obtenir l’accord du comité.

Ces personnes ne sont là que pour vous assister et n’ont pas voix délibérative.

Ce droit d’assistance est reconnu pour toutes les réunions du comité d’entreprise ou d’établissement, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires.

Au moment où vous sélectionnez les thèmes que vous souhaitez voir inscrits à l’ordre du jour de la prochaine réunion, vous devez vous interroger sur l’opportunité d’une assistance, par qui et comment faire.

•  Est-il nécessaire de se faire assister pour présenter le thème inscrit à l’ordre du jour ?

Le recours à une assistance se justifie surtout lorsqu’on ne maîtrise pas tous les aspects d’un dossier, soit parce qu’il fait appel à des compétences qu’on ne possède pas (juridiques, techniques…), soit parce qu’on n’a pas suivi directement le montage et l’évolution du projet (ce qui sera souvent le cas dans les entreprises de taille importante et à organisation complexe), ou dans toute autre situation pour laquelle il semble utile d’être épaulé compte tenu de la complexité du sujet. En effet, n’oublions pas que les membres du comité d’entreprise doivent disposer de l’information la plus complète pour être en mesure de rendre un avis éclairé lorsqu’ils sont consultés.

Les séances sont donc susceptibles de donner lieu à de longs échanges, voire à de véritables négociations, et vous devez être en mesure, en tant que président, de répondre à toutes les questions posées par les membres du comité sur le dossier qui leur est soumis.

Pour ne pas être pris de court et ne pas perdre de temps, notamment à organiser une nouvelle réunion, le recours à un ou deux assistants peut se révéler particulièrement judicieux.

Il est en tout état de cause déconseillé de recourir à l’assistance par pur confort psychologique car cela serait de nature à décrédibiliser votre stature de président.

•  Par qui se faire assister ?

Il est possible de vous faire assister par n’importe lequel des collaborateurs de l’entreprise. Il n’existe aucune incompatibilité en la matière. Peu importe le statut du salarié. Il suffit qu’il soit inscrit aux effectifs de l’entreprise.

Une réponse ministérielle (30) considère que la notion de collaborateur inclut tous les salariés du groupe.

Bien entendu, le choix de ce salarié ne doit pas se faire au hasard. Il doit tenir compte de l’objet de la réunion et notamment des compétences techniques de l’intéressé sur le sujet abordé (chef du projet présenté, responsable hygiène et sécurité, DRH…).

Si vous souhaitez vous faire assister par plus d’une personne, il est judicieux de privilégier la complémentarité des compétences des intervenants qui sont sollicités. S’agissant par exemple d’un projet de licenciement économique, la présence du directeur financier peut être combinée avec celle du directeur des affaires sociales.

Sous réserve d’obtenir l’accord du comité d’entreprise (voir ci-dessous), il est par ailleurs possible de se faire assister conjointement par un salarié de l’entreprise et par une personne extérieure.

•  Par combien de personnes se faire assister ?

Le Code du travail limite à deux le nombre de collaborateurs auxquels il peut être recouru pour se faire assister. Mais il peut, là encore, être dérogé à ce maximum avec l’accord de la majorité des membres du comité d’entreprise. Tout dépendra en pratique de votre besoin et des sujets abordés au cours de la réunion.

Attention toutefois à ne pas vous faire assister par un trop grand nombre de personnes, ce qui pourrait rendre difficile la maîtrise de la séance et des débats.

Même si les assistants ne sont pas présents simultanément au cours de la réunion, mais sont invités l’un après l’autre au moment où est examinée la question pour laquelle leur éclairage est sollicité, cela ne permet pas, selon nous, de faire intervenir plus de deux personnes par réunion sauf accord du comité d’entreprise.

•  Vérifier la disponibilité et l’accord des intéressés

Cela va de soi lorsqu’il s’agit d’une personne extérieure.

Concernant les salariés de l’entreprise, il n’est pas en principe indispensable d’obtenir leur accord dès lors qu’ils sont sollicités sur un sujet relevant de leur compétence ou a fortiori de leurs attributions. L’accord de leur hiérarchie n’est pas davantage requis. En qualité d’employeur (ou de représentant de l’employeur), vous êtes en effet détenteur d’une autorité directe sur les collaborateurs sollicités.

Néanmoins, sur le plan de l’organisation et du respect des voies hiérarchiques internes, surtout dans les entreprises de taille importante, il est bien évident que le supérieur hiérarchique du salarié doit être prévenu, ne serait-ce que pour s’assurer que cette convocation ne pose pas de problème, pour lui permettre de s’organiser durant l’absence du salarié et surtout pour qu’il laisse à ce dernier le temps nécessaire pour préparer son intervention.

En pratique, cette question se posera rarement car ce sont souvent des membres du comité de direction qui sont sollicités ou des salariés occupant des fonctions hiérarchiques élevées.

Si la réunion se déroule en dehors du temps de travail du salarié, devront s’appliquer les règles habituelles en matière d’heures supplémentaires.

•  Fixer préalablement et précisément le rôle de l’assistant

Il est important d’avoir préalablement au moins deux entretiens avec chaque assistant, ensemble ou séparément, afin de fixer les modalités de leur intervention.

Le premier entretien aura pour objet « le cadrage » de cette intervention. Vous devez, au cours de cet entretien, au moins aborder le rôle des assistants, ce que l’on attend d’eux, les modalités de leur prise de parole et le cas échéant l’élaboration d’un support d’intervention et leur participation à la préparation du dossier d’information à remettre aux membres du CE.

Il faut à cette occasion rappeler aux intéressés qu’ils sont, au cours des débats, les représentants de la Direction, qu’ils ne doivent pas diriger les débats et ne doivent, en principe, intervenir que lorsque vous le leur demanderez ou les y autoriserez.

Il convient également de leur préciser qu’ils ne sont pas là uniquement pour fournir des informations ou des explications et que leur avis pourra, le cas échéant, être sollicité au cours des débats. Il faut toutefois insister sur le fait qu’ils ne doivent sous aucun prétexte prendre part aux votes ni intervenir pour faire pencher une décision.

En ce qui concerne le rôle de l’assistant, il consiste principalement à fournir des explications techniques sur la ou les questions abordées au cours de la réunion. Celles-ci peuvent prendre la forme d’un court exposé de l’intéressé, croisé le cas échéant avec le vôtre, suivi des réponses aux questions qui leur sont posées directement ou non par les membres du comité d’entreprise.

La technique consistant à n’autoriser l’assistant à prendre la parole qu’à votre demande permet d’éviter les dérapages et de mieux contrôler la diffusion de l’information mais elle présente l’inconvénient d’apparaître moins transparente et spontanée, donc moins naturelle. Il est donc préférable de convenir de petits signaux gestuels pour déterminer jusqu’où peut aller l’intéressé dans ses réponses.

Outre vos recommandations sur les modalités de leur intervention, il convient de rappeler aux assistants qu’ils doivent, en toutes circonstances, respecter les règles élémentaires de courtoisie, rester neutres, garder leur sang-froid, ne pas céder aux provocations et intimidations et prendre garde à ne pas divulguer certaines informations « stratégiques ».

Une information rapide sur les rapports de force en présence et le profil psychologique des participants peut, par ailleurs, s’avérer utile.

Le second entretien sera préalable à la réunion et sera en quelque sorte une « répétition ».

A cette occasion, vous pourrez jouer le rôle de membre du CE et poser les questions auxquelles l’assistant sera probablement amené à répondre au cours de la réunion.

Ces entretiens apparaissent indispensables pour garantir le bon déroulement de la réunion. Il s’agit en quelque sorte d’expliquer aux assistants jusqu’où ils peuvent aller dans leur rôle et ce que l’on attend d’eux.

•  Informer le comité d’entreprise, et, le cas échéant, obtenir son accord

Lorsque les assistants sont choisis parmi les membres du personnel et que leur nombre n’excède pas deux personnes, il n’est pas nécessaire d’obtenir l’accord préalable du comité d’entreprise.

Lorsque les assistants n’appartiennent pas au personnel de l’entreprise mais à une autre société du groupe, nous conseillons, bien que cela ne soit pas obligatoire, d’obtenir l’accord préalable du comité d’entreprise.

Quoiqu’il en soit, il est en pratique toujours préférable d’informer dans tous les cas le comité le plus en amont possible en déclinant l’identité et les fonctions du ou des assistants. L’inscription de leur présence à l’ordre du jour de la réunion du comité nous semble être la voie la plus adaptée.

Il est par ailleurs judicieux d’expliquer, en début de séance, au comité, les raisons pour lesquelles l’on souhaite se faire assister. Cela permet ainsi de cadrer l’intervention des invités.

Sur le plan pratique, il est conseillé de s’enquérir au préalable et de manière informelle auprès du secrétaire de la position qu’adopteront probablement les intéressés, ne serait-ce que pour éviter le déplacement inutile de la ou des personnes pressenties.

On peut, le cas échéant, interroger séparément chaque élu.

Cette démarche doit être complétée par l’accord officiel du comité, lequel devra être sollicité au plus tard en début de séance et acté dans le procès-verbal.

Lorsque les circonstances s’y prêtent, cette question peut être posée au cours de la réunion précédente. En cas d’accord du comité, il ne semble pas, selon nous, nécessaire de le solliciter de nouveau au début de la séance concernée même si certains élus n’ont pas participé à la première réunion ou sont absents à la seconde. Le comité s’est en effet exprimé en tant qu’institution. Ce qui ne lui interdit pas de revenir sur sa décision initiale mais c’est alors à ses membres de se manifester. Vous n’avez pas à prendre les devants.

Bien que la jurisprudence l’ait dans un premier temps imposé, il ne semble pas nécessaire que l’accord du comité soit unanime. Un vote à la majorité simple des membres présents suffit selon nous. Il faut en pratique qu’il y ait plus de votes « pour » que de votes « contre » pour qu’il y ait accord du comité. Peu importe le nombre de bulletins blancs ou nuls et les abstentions.

Il semble que tous les membres présents du comité constituant la délégation salariale puissent participer à ce vote, titulaires, suppléants et représentants syndicaux, à l’exception du président.

En fin de réunion, et si le dossier doit faire l’objet de nouvelles présentations (cas des dossiers complexes ou bien à décisions échelonnées), il est opportun d’acter la reconduction, pour les réunions ultérieures, de la présence d’assistants et, le cas échéant, d’obtenir de nouveau un accord du comité d’entreprise si vous envisagez de faire appel à plus de deux collaborateurs ou à des personnes extérieures.

Sur la faculté de déléguer la présidence du comité

•  Pourquoi déléguer la présidence du comité ?

Si l’employeur est président du comité d’entreprise, la loi lui permet de se faire représenter lors des réunions du comité. Cette faculté présente en effet un intérêt certain dans la mesure où l’employeur ne dispose pas toujours du temps nécessaire pour assurer la présidence des réunions tous les mois ou ne peut tout simplement pas matériellement, lorsqu’il s’agit d’un groupe important, y être présent.

Pour autant, il peut préférer, par exemple en cas d’absence imprévue à la date de réunion fixée initialement, décaler celle-ci de quelques jours ou de quelques semaines, sous réserve de respecter les règles liées à la périodicité des réunions et d’avertir préalablement l’ensemble des participants aux réunions du comité.

Indépendamment de ce qui précède, si l’un des points figurant à l’ordre du jour nécessite la présence d’un membre du personnel disposant des compétences requises pour informer valablement les membres du comité, il ne sera alors pas forcément nécessaire de déléguer la présidence ; il est alors possible de bénéficier de l’assistance d’un ou de deux collaborateurs.

•  Quelles situations peuvent justifier une délégation de la fonction de président du comité d’entreprise ?

La délégation de la fonction de président du comité peut, outre des considérations matérielles et temporelles, se justifier par des raisons techniques.

L’employeur ne dispose en effet pas toujours des compétences requises en matière de droit du travail pour pouvoir assurer la présidence des réunions du comité. Il lui appartient en effet de veiller à aborder toutes les questions dont l’examen est imposé périodiquement ou non par la loi. La liste des thèmes à aborder ainsi que des documents à élaborer et à remettre aux membres du comité est ainsi fort importante.

La procédure de rédaction de l’ordre du jour puis de convocation des membres du comité étant très formaliste, il peut aussi souhaiter qu’une personne, au fait de l’ensemble de ces problématiques, les traite directement avec les membres du comité en assurant la présidence.

•  Faut-il envisager une délégation ponctuelle ou une délégation permanente ?

Il est possible de déléguer sa fonction de président du comité d’entreprise, soit de manière permanente, soit de manière ponctuelle à l’occasion d’une ou de quelques réunions du comité. La rédaction du document instaurant la délégation devra en conséquence clairement indiquer le choix auquel il aura été procédé.

Celui d’une délégation ponctuelle pourra notamment être conditionné par l’existence d’un projet important de réorganisation nécessitant la consultation du comité d’entreprise. L’employeur peut en effet préférer, compte tenu des enjeux liés à un tel projet et de la complexité de la procédure qui devra être suivie, déléguer ses fonctions à un salarié plus à même de le mener à bien et d’éviter toute erreur pouvant conduire à l’annulation pure et simple de la procédure et à l’obligation d’effectuer une nouvelle consultation.

Il sera néanmoins nécessaire de faire preuve de pédagogie et d’expliquer très clairement aux membres du CE les raisons qui expliquent le choix fait par l’employeur de désigner un délégataire pour assurer en ses lieu et place la présidence des réunions.

Il peut également parfaitement être envisagé que, même si un représentant est désigné, l’employeur soit présent lors de quelques réunions afin d’apporter certaines informations complémentaires aux membres du comité.

Il convient, dans une telle situation, d’indiquer précisément aux membres du comité en début de séance qui assurera la présidence de la réunion.

•  Quels sont les pouvoirs qui sont transférés dans le cadre de la délégation ?

Lorsque la délégation est accordée, le représentant dispose de l’ensemble des pouvoirs attribués à l’employeur dans le cadre strictement limité de ses relations avec les représentants du personnel.

En effet, si le délégataire ne dispose pas des pouvoirs pour assurer normalement la présidence des réunions, c’est l’employeur qui risquera d’être poursuivi pour délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité. Il est par conséquent nécessaire d’indiquer dans un courrier de délégation remis au représentant que ce dernier dispose de l’ensemble des pouvoirs pour mener à bien la mission de représentation qui lui est confiée.

Ce document constituera, en cas de litige, la preuve que l’ensemble des pouvoirs de l’employeur lui ont bien été transférés.

Si l’employeur souhaite apporter des restrictions aux pouvoirs de son représentant, celles-ci devront nécessairement être limitées afin de ne pas priver de tout effet ladite délégation.

La jurisprudence a donné quelques exemples des pouvoirs qui sont transférés au représentant de l’employeur.

Ce dernier a, à ce titre, compétence pour :

• – demander au juge des référés, à titre conservatoire, la suspension de l’exécution d’une mesure décidée par le comité d’entreprise sous sa présidence (32) ;
• – solliciter l’annulation en justice d’une délibération du comité s’il estime que celle-ci est contraire à la loi (33) ;
• – établir avec le secrétaire l’ordre du jour des réunions (34).

La délégation concerne les pouvoirs du chef d’entreprise dans ses seuls rapports avec le comité d’entreprise. Dès lors, un directeur des ressources humaines ne peut engager la société en prenant, lors d’une réunion, une décision qui ne pourrait l’être au plan du droit des sociétés que par l’employeur.

A l’inverse, si c’est le directeur général qui assure la présidence du comité, celui-ci disposera d’une marge de manœuvre plus importante et pourra se prononcer sur certaines décisions sans avoir à en référer préalablement à l’employeur.

On le voit, la faculté de décision accordée au représentant dépend directement des fonctions exercées par ce dernier dans l’entreprise.

•  Qui peut être choisi par le président du comité pour le représenter lors des réunions ?

Le Code du travail n’impose aucune restriction quant au choix de la personne susceptible de représenter l’employeur.

Il convient néanmoins de choisir impérativement un membre de l’entreprise. La personne qui assurera la présidence du comité sera le plus souvent le directeur général, le directeur des ressources humaines, le salarié en charge des relations avec le personnel, ou encore le directeur d’établissement.

Il est important de noter que l’employeur ne peut désigner qu’un seul représentant afin d’assurer la présidence des réunions du comité et il n’est dès lors pas possible d’avoir plusieurs représentants au cours d’une même réunion.

En outre, l’employeur a la possibilité d’accorder une délégation subsidiaire à une seconde personne dont l’objet sera d’assurer le remplacement du représentant habituellement désigné, notamment en cas d’empêchement de ce dernier (35).

Le représentant de l’employeur peut également, sous certaines conditions, déléguer à son tour la présidence du comité. Toutefois, une telle faculté doit impérativement être conditionnée à l’autorisation de l’employeur. Par ailleurs, le nouveau délégataire devra, de même que le représentant habituel, disposer de la compétence, de l’autorité et des moyens nécessaires à l’effectivité de l’exercice du pouvoir qui lui est conféré.

Si une telle faculté est autorisée par l’employeur, il sera nécessaire de l’indiquer dans la délégation initiale consentie au représentant.

Dans chacune de ces situations, il conviendra également d’avertir, en début de séance, les membres du comité du changement de représentant de l’employeur.

•  Quelles sont les qualités que doit posséder le représentant choisi par l’employeur pour assurer la présidence des réunions du comité d’entreprise ?

Il est indispensable que le représentant désigné dispose de la compétence, de l’autorité et des moyens nécessaires à l’effectivité de l’exercice du pouvoir qui lui est conféré. La jurisprudence n’a cependant pas défini le niveau de compétence technique ou juridique requis pour pouvoir être désigné en tant que représentant de l’employeur.

Il sera toutefois nécessaire qu’il ait à tout le moins compétence pour élaborer l’ordre du jour du comité et convoquer l’ensemble de ses membres.

Le représentant devra également disposer des connaissances suffisantes permettant l’instauration d’un dialogue avec les membres du comité sur les sujets inscrits à l’ordre du jour et il devra être en mesure de répondre directement aux questions posées.

Il peut être envisagé de lui faire suivre une formation lui permettant d’acquérir les notions, notamment sur le plan juridique, qui lui feraient défaut et qu’il doit maîtriser pour assurer valablement la présidence des réunions.

En cas de non-respect des règles de fonctionnement du comité, il appartiendra, le cas échéant, au juge d’apprécier le degré de compétence du représentant et de déterminer si la responsabilité de l’employeur doit ou non être engagée.

A titre d’exemple, la chambre criminelle de la Cour de cassation a considéré qu’il ne pouvait y avoir de représentation valable lorsque le représentant de l’employeur se contentait d’écouter les questions des membres du comité et les transmettait ensuite à l’employeur (36).

Le représentant doit par ailleurs pouvoir disposer des moyens matériels lui permettant d’assurer dans de bonnes conditions sa mission, sans avoir nécessairement à en référer à l’employeur à chaque instant.

A titre d’exemple, il doit pouvoir engager des dépenses en matériel (frais d’impression, de photocopies…) pour pouvoir assurer la bonne tenue des réunions du comité.

Il doit également pouvoir faire appel à d’autres personnes au sein de l’entreprise en cas de doute sur une question d’ordre juridique.

•  Le représentant de l’employeur peut-il encore être électeur ou éligible aux élections des représentants du personnel de la société ou désigné en tant que délégué syndical ou représentant syndical au comité d’entreprise ?

De telles situations ne manqueraient pas d’entraîner des conflits d’intérêts évidents.

C’est la raison pour laquelle la jurisprudence considère que le salarié qui représente effectivement l’employeur devant les institutions représentatives du personnel quelles qu’elles soient (comité d’entreprise, comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, délégués du personnel) ne peut exercer aucun mandat de représentation des salariés au sein de l’une de ces institutions ni être désigné délégué syndical (37).

•  Quelle est la durée du mandat de représentation ?

Le mandat peut être accordé soit à titre permanent pour assurer la présidence de l’ensemble des réunions du comité, soit à titre occasionnel pour une ou quelques réunions.

La mise en place d’un mandat à durée déterminée ou indéterminée dépend de l’objectif recherché par l’employeur.

Si celui-ci ne souhaite pas ou n’a pas le temps nécessaire pour assurer la présidence du comité, un mandat à titre permanent sera préférable.

A l’inverse, si l’employeur souhaite assurer la présidence des réunions, un mandat ponctuel peut être envisagé lorsqu’un point très précis qui dépasserait ses compétences doit être abordé.

Même si la faculté de représenter l’employeur est donnée à titre permanent, il faut noter que celui-ci peut à tout moment la révoquer, notamment pour confier la présidence des réunions à une autre personne ou pour l’exercer lui-même.

Il est par conséquent très important d’indiquer expressément dans le document remis au représentant que cette délégation peut, à tout moment, être remise en question par l’employeur.

Ainsi, s’il considère que son représentant ne donne pas pleinement satisfaction voire commet certains abus, il doit pouvoir réagir immédiatement et mettre un terme au mandat accordé.

•  Sous quelle forme la représentation doit-elle être accordée ?

La désignation du représentant de l’employeur doit faire l’objet d’une délégation écrite, expresse, spéciale et préalable aux réunions.

Dans certains cas, de par la nature des fonctions occupées (directeur général, directeur des ressources humaines, directeur d’établissement), la faculté de représenter l’employeur pourra être contractuellement prévue au titre des missions exercées.

A l’inverse, dans des hypothèses où la représentation de l’employeur ne s’inscrit aucunement dans le cadre des missions habituelles du salarié fixées par son contrat de travail, par exemple pour un directeur industriel, l’employeur devra obtenir l’accord du représentant.

Attention, dans ce dernier cas, si l’accord du salarié doit être recherché, il est préférable de s’en tenir à un accord oral et de ne pas nécessairement contractualiser par voie d’avenant cet accord, dans la mesure où il ne serait plus possible de revenir en arrière sans l’acceptation du représentant.

Si l’intéressé exige néanmoins de contractualiser sa fonction de représentation, il conviendra, afin de ne pas s’engager sur une trop longue durée, de privilégier la solution de l’avenant à durée déterminée. Cet avenant pourra être renouvelé, avec l’accord du représentant, de manière périodique.

Indépendamment de la question de la conclusion d’un éventuel avenant, il convient dans tous les cas d’indiquer précisément dans le document remis au représentant l’objet de la délégation, sa durée et les moyens octroyés dans la mesure où c’est ce document qui permettra, sous les réserves évoquées ci-après, à l’employeur de voir sa responsabilité écartée en cas de manquement de son représentant.

Il est indispensable, dans cet esprit, de formaliser la délégation par écrit.

Si ce document n’a pas vocation à être communiqué aux membres du comité compte tenu de son caractère confidentiel, ces derniers peuvent néanmoins exiger de vérifier si un mandat a bien été accordé.

C’est la raison pour laquelle il conviendra d’établir un second document, essentiellement destiné à l’information des membres du comité.

Ce mandat écrit, beaucoup plus succinct que le courrier de délégation, pourra être communiqué aux membres du comité en début de séance.

•  Le mandat doit-il être rémunéré ?

Il n’existe aucune disposition légale imposant de rémunérer le représentant de l’employeur.

Il s’agira d’une négociation effectuée au cas par cas selon les situations.

Sur l’invitation par le comité d’une personnalité extérieure à l’institution

•  Quels sont les droits du comité en la matière ?

Il y a lieu de distinguer les membres du comité qui sont participants de droit des personnes étrangères qui ne peuvent participer qu’en vertu d’une disposition légale ou d’un accord entre l’employeur et la majorité du comité d’entreprise, sauf exceptions.

Certaines dispositions légales autorisent en effet la présence de personnes étrangères lors des réunions du CE lorsque l’ordre du jour évoque une question relevant de leur domaine de compétence (médecin du travail, expert, etc.).

La participation d’autres individus extérieurs à l’institution est subordonnée à la conclusion d’un accord entre la majorité du comité et l’employeur, sauf s’il s’agit d’une secrétaire sténo dactylographe qui assiste le secrétaire du CE dans sa mission.

Le comité d’entreprise peut en effet souhaiter qu’une personne ne figurant pas parmi les personnes « participants de droit » l’assiste à une réunion ordinaire ou extraordinaire. Cette personne pourra être amenée à intervenir en tant qu’expert, pour répondre à des questions, ou même en tant que témoin Elle pourra être invitée par le comité pour l’assister dans le cadre d’une procédure de consultation mais également pour de simples réunions d’information.

Il pourra s’agir :

• – d’un salarié de l’entreprise, ayant des fonctions justifiant une expertise dans un domaine particulier ou la connaissance de faits utiles au comité, qu’il soit ou non investi d’un mandat de représentation du personnel (DP et membre du CHSCT notamment) ;
• – d’un membre des instances dirigeantes de l’entreprise (administrateur salarié), ou d’un salarié du groupe (représentant du personnel d’une autre entité) ;
• – d’une personne totalement extérieure à l’entreprise chargée d’assister ou de défendre les intérêts du comité (expert, avocat, permanent syndical…).

•  Quid de l’assistance du secrétaire du CE par un personnel de secrétariat ?

Par dérogation au principe exigeant un accord entre l’employeur et le comité d’entreprise, la jurisprudence admet la présence d’une personne étrangère chargée d’assister le secrétaire sur simple accord majoritaire du comité.

Le CE peut donc décider, sans avoir à demander l’autorisation du président du comité, de la présence à ses réunions d’une secrétaire sténo dactylographe, non membre du comité, chargée de dresser matériellement le procès-verbal des séances (38).

L’employeur ne peut pas s’opposer à cette présence sous peine de commettre un délit d’entrave (39).

Rappelons en effet qu’il incombe à l’employeur de fournir au secrétaire les moyens techniques pour accomplir sa mission.

•  Vérifier le cas échéant qu’il s’agit bien d’une demande de la majorité des membres du CE

En l’absence de texte précisant les droits du comité d’entreprise en la matière, la jurisprudence est venue encadrer les modalités de participation des tiers aux séances du comité d’entreprise.

Le principe est que la participation d’une personne étrangère au comité d’entreprise est subordonnée à un accord entre l’employeur et la majorité des membres du comité (40).

•  Vérifier le cas échéant que la demande a été faite dans les règles

Il s’agit là de vérifier que les règles de forme et de fond qui relèvent, le cas échéant, d’un accord ou du règlement intérieur, ont bien été respectées.

Il peut s’agir notamment d’un formalisme particulier à respecter pour la demande (demande écrite signée de la majorité des membres, demande par un vote lors d’une réunion précédente…) ou d’un délai à respecter (demande au plus tard lors de l’établissement de l’ordre du jour…).

•  Peut-on s’opposer ? Est-ce opportun ?

Même s’il a la possibilité de s’opposer à la présence d’un tiers extérieur non prévue par la loi, l’employeur ne doit pas montrer une hostilité de principe à une telle participation.

Il aura même, dans certaines hypothèses, tout intérêt à accepter la présence d’un tiers susceptible de former les élus à des thématiques complexes, ou de les mettre en confiance dans un domaine qu’ils ne maîtrisent pas.

Cette intervention ne doit pas se résumer à un rapport de force ou à un conflit d’experts ; elle doit permettre un débat constructif.

Cela étant dit, le chef d’entreprise peut, en particulier lorsqu’il craint que la présence d’un tiers ait plus pour finalité de le mettre en difficulté que d’éclairer les représentants du personnel, refuser sa présence dès lors que le droit l’y autorise.

•  Identifier les conséquences de la présence d’un tiers sur le déroulement de la réunion

Le tiers invité lors d’une réunion du comité d’entreprise a voix consultative, c’est-à-dire qu’il est autorisé à répondre aux questions qui lui sont posées et à participer aux débats.

Il peut remettre des documents aux membres du comité.

Il ne dispose cependant pas du droit de vote.

Ses propos seront rapportés dans le procès-verbal de réunion.

•  Gérer l’intervention sur un plan administratif

Si le tiers convié est un salarié de l’entreprise, sa participation nécessitera certains aménagements.

Le temps de réunion n’est assimilé à du temps de travail effectif que lorsqu’il résulte d’une invitation de l’employeur. Tel n’est pas le cas en l’espèce : le salarié convié par le comité d’entreprise à participer à une réunion devrait normalement intervenir en dehors de son temps de travail. Il en résulte plusieurs conséquences : d’une part, il doit solliciter une autorisation d’absence si la réunion se situe pendant son temps de travail, et d’autre part, c’est le comité d’entreprise qui prend en charge ses éventuels frais de déplacement sur son budget de fonctionnement.

Eventuellement, pour éviter que la participation du tiers soit rendue impossible par l’ensemble de ces contraintes, l’employeur peut proposer un compromis (accepter une autorisation d’absence non rémunérée et la prise en compte du temps de réunion dans les droits à congés et ancienneté, en contrepartie de la prise en charge de la rémunération et des frais de déplacement par le comité).

En toute hypothèse, il est recommandé que l’employeur précise les conditions de participation du tiers lorsqu’il acceptera sa présence.

Si le tiers convié est un expert dont l’intervention nécessite une rémunération, il appartiendra au comité de la prendre en charge sur son budget de fonctionnement, sauf à ce qu’elle se situe dans le cadre d’une expertise légale à la charge de l’entreprise.

Si l’employeur est mis devant le fait accompli, c’est-à-dire qu’il s’aperçoit de la présence d’un tiers au moment d’entrer en réunion, il doit vérifier que les conditions autorisant son intervention sont bien remplies. Dans l’affirmative, il pourra, soit tenir la réunion selon l’ordre du jour convenu, en exigeant le cas échéant un droit de réponse à faire figurer dans le procès-verbal de réunion, soit reporter celle-ci au motif qu’il souhaite se préparer à l’intervention du tiers.

•  Qui convoque le tiers lorsque sa participation est décidée lors d’une réunion pour une réunion ultérieure ?

Le tiers étant invité par le comité d’entreprise, il n’y a pas de raison que l’employeur ait des obligations à son endroit. Il appartient donc au comité d’entreprise de le convoquer pour la réunion à venir et de lui communiquer le cas échéant les questions à l’ordre du jour relevant de sa compétence.

Sur l’invitation au local du comité d’une personnalité extérieure à l’institution

L’accès au local du CE est libre pour tous les membres du comité, qu’ils soient titulaires, suppléants ou représentants syndicaux. Le local doit également être accessible à tous les salariés, soit durant les heures de permanence, soit lors des réunions. Vous ne pouvez contrôler ni limiter l’accès des salariés de l’entreprise qui sont invités dans le local du comité. Une limite existe cependant : la visite d’un salarié dans le local du CE doit se situer en dehors de son temps de travail (41). Le non-respect de ce principe peut constituer une absence injustifiée, non rémunérée et sanctionnable.

Le personnel d’entretien, généralement salarié de l’entreprise ou d’un prestataire, a également accès au local du comité pour l’exercice de ses fonctions.

Le comité peut avoir besoin de faire venir dans son local des personnes extérieures à l’entreprise (avocat, expert, démonstrateur…). Ces tiers pourront être invités, par exemple, dans le cadre de réunions préparatoires, de formations internes au comité d’entreprise, voire pour les besoins propres du comité (maintenance du matériel dédié au fonctionnement du comité, vente d’un bien du comité…).

Certaines personnalités extérieures disposent d’un droit d’accès libre au local du CE. Ainsi, le comité d’entreprise n’a pas à demander votre autorisation s’il s’agit d’une personnalité syndicale (42). Le terme « personnalité syndicale » doit être entendu très largement : il s’agit aussi bien d’un simple militant adhérent à une organisation syndicale, d’un permanent ou responsable d’une union locale (dirigeants syndicaux des unions professionnelles, secrétaires fédéraux ou confédéraux des unions syndicales), que d’un délégué syndical d’une entreprise extérieure (43).

Par ailleurs, le principe de libre accès est reconnu par la jurisprudence lorsque l’invitation du tiers s’inscrit dans la mission légale du comité d’entreprise. Tel est le cas d’un expert libre, rémunéré par le comité d’entreprise pour la préparation de ses travaux (44). La notion d’expert libre est large. Il peut s’agir de toute personne qualifiée permettant au comité d’exercer plus efficacement les attributions économiques et socio-économiques qu’il détient (par exemple, un économiste, un informaticien ou un ergonome) (45). A titre d’exemple, a été admise par les juges, l’invitation d’universitaires (représentants du Centre d’information, de recherches et de documentation sur l’éducation permanente) chargés de donner à la commission emploi-formation du comité des informations sur le droit de la formation professionnelle (46).

De même, vous ne pouvez interdire l’accès du local aux personnes étrangères à l’entreprise qui agissent pour les besoins des activités sociales et culturelles. Ainsi, vous ne pouvez vous opposer à l’intervention d’un tiers appelé par le président de la Mutuelle gérée par le CE en vue de participer à la mise au point d’un programme informatique destiné à la gestion de cette mutuelle, ni même subordonner cette venue à son autorisation préalable comme le prévoyaient le règlement intérieur et une note de service, inapplicables en l’espèce (47).

Pour les autres personnalités extérieures, l’accès au local du comité d’entreprise est subordonné à votre autorisation : si la personne invitée n’est ni un salarié de l’entreprise, ni une personnalité syndicale, et qu’il n’intervient pas dans le cadre d’une mission légale du CE, il ne pourra s’introduire dans l’enceinte de l’entreprise qu’après votre autorisation.

En cas d’abus éventuel, vous êtes en droit de sanctionner les représentants du personnel qui introduisent des personnes étrangères à l’entreprise, sans votre autorisation, dans des hypothèses non autorisées par la loi. Ainsi a-t-il été jugé qu’en cas d’opposition de l’employeur, les membres du comité d’entreprise qui introduisaient de force un conférencier membre dirigeant d’un parti politique pour tenir dans ses locaux une réunion à caractère politique s’exposaient à des sanctions disciplinaires (en l’occurrence une mise à pied disciplinaire) (48). De même, commettent une faute que l’employeur peut sanctionner les délégués syndicaux qui introduisent dans l’entreprise deux dirigeants de leur syndicat afin de tenir pendant les heures de travail et malgré l’interdiction de l’employeur, une réunion regroupant les délégués du personnel et membres du comité d’entreprise adhérents de ce syndicat (49).

Sur la faculté de recourir à la visioconférence

La loi n^o 2015-994 du 17 août 2015 dite Rebsamen a autorisé expressément le recours à la visioconférence pour les réunions des représentants du personnel. Sauf précision contraire, les développements qui suivent concernent toutes les institutions représentatives du personnel (et pas seulement le comité d’entreprise).

•  Quelles sont les IRP concernées ?

Sont concernés :

• – le comité d’entreprise (52);
• – le comité central d’entreprise (53);
• – le comité de groupe (54);
• – le comité d’entreprise européen (55);
• – le comité de la société européenne (56);
• – le CHSCT (57);
• – l’ICCHSCT (58) ;
• – la délégation unique du personnel (59) ;
• – les réunions communes d’instances (60).

Quid des DP ?

Cette question n’a pas de réponse certaine.

En faveur de la possible tenue d’une réunion des délégués par visioconférence, on peut soutenir que :

• – l’analogie avec les autres IRP est possible : si on admet la visioconférence pour toutes les autres IRP, celle-ci devrait être aussi admise pour les délégués du personnel, selon les mêmes conditions, rien n’invoquant dans les débats parlementaires une volonté manifeste de les exclure de ce dispositif ;
• – la tenue de réunions communes de différentes délégations du personnel (délégués du personnel de différents établissements) est expressément autorisée ;
• – la jurisprudence admettait la tenue d’une visioconférence alors qu’aucun texte ne l’autorisait expressément.

On relèvera cependant à l’inverse (et ces arguments peuvent inviter à la prudence), que :

• – même quand la jurisprudence a autorisé la visioconférence pour le comité d’entreprise, c’était à la condition de l’absence d’une quelconque opposition d’un participant. En adoptant cette logique, si la réunion par visioconférence devait être admise pour les délégués du personnel, ce serait sous réserve qu’aucun de ses membres ne s’y oppose ;
• – les délégués du personnel étant une institution de proximité, le législateur a peut-être préféré privilégier les rencontres physiques (exception faite de réunions communes), ce qui expliquerait que cette faculté ne leur ait pas été expressément ouverte.

Comment mettre en œuvre la visioconférence ?

Si un accord est conclu avec les représentants du personnel de l’instance, l’employeur peut organiser autant de réunions par visioconférences que l’accord l’y autorise, et selon les modalités et autres conditions que celui-ci précise.

En l’absence d’accord, l’employeur peut recourir à la visioconférence unilatéralement (il n’a pas à obtenir un accord à chaque fois, ni même à consulter au préalable l’institution représentative concernée) et discrétionnairement (il n’a pas à justifier son choix), dans la limite de trois réunions par année civile (61).

Le dispositif doit par ailleurs prévoir des garanties d’identification des participants et de secret des votes. Voir 410-43, Tenir une réunion par visioconférence.

◗  Les risques encourus

S’agissant de la première réunion du CE

Les différentes désignations et notamment celle du secrétaire doivent s’effectuer le plus rapidement possible après la proclamation des résultats.

Si le président tarde trop à réunir ce premier comité, il risque de se voir imposer une réunion extraordinaire du comité à la demande de la moitié de ses membres titulaires (62).

Il risque éventuellement un délit d’entrave au fonctionnement du comité.

Le délit d’entrave peut être également encouru si l’organisation de cette réunion n’est pas régulière (absence de convocation de certains élus, réunion fixée à une date où tous les élus d’une même organisation syndicale sont absents, etc.).

Toujours en cas de réunion irrégulière, le tribunal de grande instance pourrait être saisi afin d’ordonner l’annulation des désignations effectuées et une nouvelle convocation à une réunion dans les formes.

Si une désignation est irrégulière (l’élu ne remplit pas les conditions requises ou il a été « mal » élu du fait du non-respect du mode de scrutin ou d’irrégularité dans le dépouillement), elle pourra être contestée devant le TGI, ce qui non seulement causera le désagrément d’une action judiciaire mais retardera l’installation du comité et portera un discrédit sur le sens de l’organisation du président et sur ses connaissances juridiques.

S’agissant de l’établissement de l’ordre du jour

Le non-respect des règles susvisées est susceptible d’entraîner les sanctions suivantes :

• – sanctions pénales pour délit d’entrave ;et
• – nullité de la délibération.

Ainsi, sous peine de délit d’entrave et de nullité de la délibération, il n’est pas possible de :

• – passer outre le refus du secrétaire et inscrire d’office la question litigieuse (63), sauf cas de consultation obligatoire ;
• – tenir une réunion sans ordre du jour – la présence des membres du comité à cette réunion n’ayant pas pour effet d’effacer l’irrégularité commise (64);
• – imposer un débat sur une question non inscrite à l’ordre du jour (65).

Le non-respect du délai de transmission de l’ordre du jour :

• – ne rend pas nécessairement la délibération irrégulière dès lors que le comité accepte sans objection de discuter les questions portées à cet ordre du jour (66);
• – mais peut constituer un délit d’entrave (67), à moins qu’une situation d’urgence le justifie.

A titre d’exemple, une telle urgence a été reconnue dans une affaire où l’employeur invoquait un risque d’accident du travail lié aux grèves de certains membres du personnel, raison pour laquelle il consultait le comité sur une fermeture temporaire de l’entreprise (68).

S’agissant de la convocation aux réunions du comité

Exposent au délit d’entrave (69) les situations suivantes :

• – ne pas convoquer périodiquement le comité d’entreprise (70);
• – omettre volontairement de convoquer certains représentants du personnel ou les membres suppléants du comité d’entreprise à une réunion obligatoire (71);
• – ne pas respecter un délai suffisant entre l’envoi des convocations et la tenue de la réunion ;
• – ne pas convoquer un membre du CE au prétexte qu’il est malade, hospitalisé (72), qu’il est mis à pied (73);
• – ne pas convoquer un représentant syndical (74).

Par ailleurs, une délibération adoptée alors que le comité d’entreprise n’a pas été convoqué régulièrement pourrait être annulée.

Dans l’hypothèse spécifique où le comité d’entreprise devait être réuni pour donner son avis sur le projet de licenciement d’un salarié protégé, il a été jugé que le défaut de convocation des suppléants et des représentants syndicaux à la réunion légitimait le refus d’autorisation opposé par l’inspecteur du travail (75).

En outre, en convoquant un membre du comité, par ailleurs délégué syndical, par voie d’huissier sans justification particulière et sans étendre ce mode de convocation aux autres membres du comité, vous vous rendez coupable de discrimination syndicale (76).

Les membres du comité d’entreprise peuvent également saisir le juge des référés (tribunal de grande instance) pour qu’il ordonne à l’employeur de convoquer le comité et de le présider.

S’agissant de la faculté de se faire assister

Le principal risque encouru en matière d’assistance est d’inviter à la réunion du comité d’entreprise des personnes extérieures ou plus de deux collaborateurs sans avoir obtenu l’accord préalable du comité d’entreprise.

Vous vous exposez dans ce cas à une sanction pénale pour délit d’entrave (77).

Cela peut également être de nature à entraîner l’annulation de la délibération du comité d’entreprise, de toute la réunion, voire de la procédure en cours.

Quoiqu’il en soit, cela peut considérablement nuire à la qualité et à la sérénité des débats et fournir aux membres du comité d’entreprise un motif légitime pour refuser de donner un avis sur le projet qui leur est présenté.

Il convient enfin d’être vigilant au comportement des personnes invitées qui peut, s’il altère sensiblement la tenue de la réunion, entraîner les mêmes conséquences.

S’agissant de la délégation de la présidence du comité

Si le représentant ne dispose pas des pouvoirs, des compétences ou des moyens nécessaires pour assurer la présidence du comité, c’est l’employeur lui-même qui court le risque d’être poursuivi pour délit d’entrave aux règles de fonctionnement du comité d’entreprise (78). La loi (79) dispose notamment que sera punie d’une amende de 7 500 € toute entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise.

Cette situation peut se présenter dans l’hypothèse où les membres du comité se retrouvent face à un représentant dans l’incapacité d’instaurer un dialogue sur les différents points à l’ordre du jour.

De même, le délit d’entrave pourrait être caractérisé en cas d’erreur commise par un représentant qui n’aurait pas bénéficié de la formation suffisante et qui aurait, à titre d’exemple, établi de manière unilatérale l’ordre du jour.

On peut rappeler qu’une telle décision pourrait également entraîner la nullité des délibérations du comité.

Il est par conséquent très important que le représentant de l’employeur dispose véritablement des compétences juridiques qui lui permettront d’assurer valablement sa mission de présidence du comité.

A l’inverse, en cas de délégation valable, lorsque le représentant de l’employeur dispose des pouvoirs, de la compétence, de l’autorité et des moyens pour assurer les réunions du comité d’entreprise, la responsabilité pénale de ce dernier pourra être recherchée en cas de non-respect des règles de fonctionnement du comité d’entreprise.

Cependant, il existe un domaine pour lequel la responsabilité de l’employeur pourra en tout état de cause être toujours recherchée, même lorsque le représentant a toute compétence et autorité pour assurer la présidence des réunions de comité d’entreprise. La jurisprudence considère en effet que, en cas de mise en œuvre d’un projet sans consultation préalable du comité, alors que cette consultation était obligatoire (80), l’employeur doit s’assurer que la consultation du comité est bien effectuée, peu important qu’un représentant ait été valablement désigné pour y procéder (81). A défaut, la responsabilité pénale de l’employeur ainsi que celle de son représentant pourront être recherchées.

S’agissant de l’invitation d’une personnalité extérieure

Si le tiers fait partie des personnalités autorisées à assister de droit aux réunions du comité d’entreprise selon l’ordre du jour, le refus de l’employeur de le convoquer, voire d’autoriser sa participation, est constitutif du délit d’entrave. De même, les membres du comité d’entreprise ne peuvent s’opposer à leur participation aux séances.

Ce délit engage la responsabilité pénale de son auteur. Il est puni d’une amende de 7 500 €.

Il peut donner lieu à une action civile en réparation du préjudice subi (82).

S’agissant de l’invitation d’une personnalité extérieure dans le local du comité

L’employeur qui met en place de manière abusive un contrôle d’accès au local du comité, s’expose à une action en référé de la part du comité d’entreprise, voire d’un syndicat (83), aux fins de suspendre le contrôle illégitime, et à une action en délit d’entrave.

De même, caractérise le délit d’entrave, le fait :

• – de s’opposer à ce que le comité reçoive dans son local un tiers ayant libre accès ;
• – de sanctionner un représentant du personnel dans l’exercice normal de ses fonctions (ce serait le cas si était maintenue, malgré l’opposition de l’employeur, l’invitation d’une personne extérieure ayant libre accès au local) ;
• – d’abuser de son droit d’accès au local du comité d’entreprise, par exemple en assurant une présence constante ou en faisant des visites inopinées perturbant le fonctionnement du comité.

S’agissant du recours à la visioconférence

Le non-respect des dispositions relatives à la visioconférence constitue probablement une entrave au fonctionnement de l’institution, et pourrait être sanctionné par la nullité de la réunion tenue dans de telles conditions.