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310-15 Réunir les délégués du personnel – Comment procéder en pratique ?

Conseils Opérationnels Relations avec les IRP
Partie III –
Agir avec les DP
Thème 310 –
Fonctionnement

310-15 Réunir les délégués du personnel – Comment procéder en pratique ?

Pour la bonne tenue des réunions, il convient de procéder en 6 étapes :

  • –  étape 1 : réceptionner les questions des DP ;
  • –  étape 2 : convoquer à la réunion ;
  • –  étape 3 : conduire la réunion ;
  • –  étape 4 (le cas échéant) : solliciter l’avis des DP ;
  • –  étape 5 : répondre par écrit aux questions ;
  • –  étape 6 : diffuser le compte rendu de la réunion.

Etape 1 : Réceptionner les questions des DP

Les délégués du personnel doivent faire connaître à l’employeur leurs réclamations au moins deux jours ouvrables avant la réunion.

En pratique, la plupart des réclamations sont souvent élaborées et collectées entre deux réunions, puis transmises à l’employeur avant la convocation.

Elles font l’objet d’une note qui peut émaner de l’ensemble des délégués du personnel. Il peut y avoir également plusieurs notes provenant des différentes catégories de délégués (selon leur organisation syndicale ou leur collège) ou de délégués pris individuellement.

La loi ne précise pas la forme que doit revêtir cette note. Il peut s’agir d’une feuille manuscrite, d’une inscription sur le registre des délégués du personnel…

Elle ne précise pas davantage comment la note est transmise : remise en main propre, courrier, mail…, l’essentiel étant qu’elle parvienne à l’employeur dans le délai requis.

Il ne semble pas indispensable d’accuser réception des questions dans la mesure où elles figureront sur le registre du personnel. Il peut néanmoins être judicieux de prévoir une procédure spécifique (par exemple, centralisation de toutes les questions auprès de la DRH).

Etape 2 : Convoquer à la réunion

C’est à l’employeur que revient l’initiative de procéder à la convocation.

Celle-ci doit être adressée nominativement à chacun des délégués titulaires et suppléants.

La convocation peut être adressée par tout moyen, sous condition de fiabilité et qu’elle arrive à temps entre les mains des différents destinataires (lettre recommandée avec AR, lettre remise en main propre contre décharge, courrier électronique avec accusé de réception, courrier remis par navette interne…).

L’employeur choisit la date de la réunion. Aucun délai n’est prévu par la loi entre la convocation et la tenue de la réunion. Mais le bon sens veut qu’un délai « raisonnable » sépare les deux évènements afin de permettre aux délégués du personnel de poser leurs questions par écrit. Il faut qu’entre la réception de la convocation et la tenue de la réunion, les délégués du personnel puissent se voir pour rédiger cette note et respecter le délai de transmission de deux jours qui leur est donné.

Imposer un délai plus long peut relever du délit d’entrave (1).

En pratique, la date de la réunion mensuelle est connue à l’avance dans la mesure où les réunions sont prévues par un calendrier prévisionnel qui peut être annuel ou sont fixées à l’issue de chaque réunion.

La convocation doit, bien entendu, indiquer le lieu et l’heure de la réunion.

Elle peut reprendre le texte des différentes réclamations déjà reçues qui ont été transmises par les délégués du personnel.

Le Code du travail ne précise pas les mentions qui doivent impérativement figurer dans l’ordre du jour. Celui-ci doit contenir toutes les questions qui seront discutées au cours de la réunion et notamment les questions qui ont été transmises par les délégués.

Si le chef d’entreprise ou d’établissement doit consulter les délégués du personnel sur les matières rentrant dans leurs attributions, il doit également les indiquer, et joindre à la convocation les documents nécessaires à l’expression de l’avis.

Mise à jour 10/2008

Destinataires :

Elément répétable autant que de besoin

Madame (ou Monsieur)< > ;

délégués titulaires.

Elément répétable autant que de besoin

Madame (ou Monsieur)< > ;

délégués suppléants.

Madame (ou Monsieur),

La prochaine réunion des délégués du personnel aura lieu le <date>, à < > heures, dans la salle < >.

Seront traitées lors de cette réunion les questions suivantes :

Elément répétable autant que de besoin

Question(s) posée(s) par Madame (ou Monsieur)< > pour < > :

– <pour des exemples, voir encadré ci-après> ;

La Direction consultera également les délégués du personnel sur la fixation des congés et l’ordre de départ en congés. Vous trouverez ci-joint les informations et les propositions de la Direction concernant cette consultation.

Veuillez agréer, Madame (ou Monsieur), < >.

La Direction

<Signature>

Exemples de questions posées par les délégués du personnel– La prime de nuit n’a pas été versée aux salariés de l’atelier <> le mois < précédent, ou autre >, pourquoi ?

– La règle à travail égal, salaire égal ne semble pas respectée au bureau d’études. Des < dessinateurs, ou autres > de même coefficient et d’ancienneté équivalente ont en effet des salaires très différents.

– Les vestiaires sont, en général, dans un état de propreté très critiquable. Il serait temps que la direction les fasse nettoyer de fond en comble.

– De nombreuses erreurs sont constatées sur les fiches de paie en ce qui concerne le décompte des congés payés. Ce n’est pas la première fois que ce problème est évoqué. Que pense faire la Direction pour régulariser la situation ?

– Quelles mesures compte prendre la Direction pour assurer une meilleure circulation sur les parkings qui sont, par ailleurs, devenus insuffisants ?

– De plus en plus de salariés sont amenés à faire des heures supplémentaires alors que dans d’autres services la charge de travail manque. Que compte faire la Direction pour corriger cette situation anormale ?

– Des salariés titulaires d’un CDD ont vu celui-ci renouvelé, au-delà de 18 mois, sans respecter le délai légal alors qu’ils poursuivaient leur activité sur le même poste. Nous souhaiterions entendre les explications de la Direction sur ce sujet.

Etape 3 : Conduire la réunion

Si une note a été remise, le chef d’établissement ou son représentant doit traiter les réclamations qui y sont mentionnées. Il doit évoquer toutes les réclamations, demander des explications nécessaires et conduire les débats de manière démocratique.

En revanche, l’employeur n’est pas tenu d’y apporter une réponse en cours de séance. Il n’est obligé, à ce stade, que d’engager une discussion à leur sujet. Les réponses doivent seulement être ultérieurement consignées par écrit dans le registre spécial prévu à cet effet (voir étape 5).

A noter que, dans ces débats, les délégués suppléants en présence de leurs titulaires n’ont normalement pas le droit à la parole. La loi ne leur donne, en effet, que le droit d’assister aux réunions (voir fiche no 1).

Pour rappel ! L’employeur ne peut pas s’opposer à la présence d’un représentant d’une organisation syndicale ; il peut toutefois lui demander un justificatif de son mandat, surtout s’il n’appartient pas à l’entreprise.

Lorsqu’une question évoquée ne relève pas d’une des attributions légales des délégués du personnel, l’employeur peut théoriquement l’écarter des débats. Il faudra toutefois être particulièrement vigilant sur ce point et vérifier soigneusement que le thème évoqué n’est effectivement pas du domaine de compétences des DP.

Si tous les sujets à l’ordre du jour n’ont pu être évoqués, il peut être proposé aux délégués du personnel une seconde réunion, le lendemain par exemple.

Compte tenu des délais restreints que cette nouvelle réunion impose, cette convocation sera rédigée sur place et remise en main propre contre décharge avant le terme de la première réunion, ce qui évitera de l’adresser par un autre moyen plus chronophage et moins efficace.

Sa rédaction reste très simple : elle se contente de reprendre les thèmes et questions qui n’ont pas pu être évoqués lors de la précédente réunion ou ceux dont l’examen n’est pas terminé.

Il n’est pas la peine de faire mention de l’impossibilité pour les délégués du personnel de poser des questions nouvelles lors de cette nouvelle réunion. En effet, il s’agit uniquement de la reprise des travaux et non au sens strict du terme de nouvelles questions et thèmes qui seront abordés. Les DP auront pu, en tout état de cause, poser les questions qu’ils souhaitaient avant la tenue de la première réunion.

Mise à jour 10/2008

<Date>

<Lieu>

<Expéditeur>

Destinataires :

Elément répétable autant que de besoin

Madame (ou Monsieur) < >,

Membres titulaires

Elément répétable autant que de besoin

Madame (ou Monsieur) < >,

Membres suppléants

Elément répétable autant que de besoin

Madame (ou Monsieur) < >

Remise en mains propres (ou adressée par navette interne (ou par e-mail  (ou par courrier simple)

Madame (ou Monsieur),

La dernière réunion des délégués du personnel organisée le <date>, à <heure> s’est terminée sans que son ordre du jour ne soit épuisé.

Je vous propose de nous retrouver pour une nouvelle réunion au cours de laquelle nous traiterons des questions suivantes :

Elément répétable autant que de besoin

<Reprendre les points de la convocation précédente qui n’ont pas été abordés ou dont l’examen n’a pas été terminé>.

Cette réunion aura lieu le <date>, à < heures>, à <lieu>.

Veuillez agréer, Madame (ou Monsieur), < >.

<Signature>

Etape 4 (le cas échéant) : Solliciter l’avis des DP

Lorsque l’un ou plusieurs des points à l’ordre du jour nécessite de requérir l’avis des délégués du personnel, il convient de procéder comme décrit aux études nos 330-10 et 330-11 : Solliciter un avis des délégués du personnel.

Etape 5 : Répondre par écrit aux questions

La formalisation des réunions se fait essentiellement par la tenue du registre spécial où sont consignées les réclamations des délégués et les réponses de la Direction.

La tenue de ce registre est obligatoire et son absence ou une tenue fantaisiste peut constituer un délit d’entrave.

La loi impose à l’employeur de répondre par écrit aux demandes au plus tard dans les six jours ouvrables suivant la réunion sur un registre « spécial » qui comprend également l’intitulé des réclamations des délégués du personnel.

L’employeur ne doit pas se contenter de répondre par « oui » ou par « non » aux réclamations ; il commettrait le délit d’entrave. Il faut qu’il motive et explicite ses différentes réponses.

Ce registre « spécial » peut être un simple cahier dont on aura quand même pris soin de numéroter les pages. C’est néanmoins un document officiel qui doit être en permanence à la disposition de l’inspecteur du travail et des délégués du personnel.

En outre, il devra être tenu, pendant un jour ouvrable par quinzaine, et en dehors du temps de travail, à la disposition des salariés de l’établissement qui désirent en prendre connaissance.

Les modalités de consultation du registre peuvent être prévues par accord collectif. A notre sens, le fait d’afficher, sur les panneaux de la direction, les réponses données aux DP lors des réunions ne remplace pas cette mise à disposition.

Il appartient à l’employeur de trouver un lieu adéquat pour cette consultation et, s’il le souhaite, de faire la publicité de cette possibilité.

Il pourra s’agir par exemple d’un classeur avec des fiches numérotées et datées, disponible aussi sur l’intranet de la Société.

La loi ne prévoit aucun délai concernant la conservation du registre. C’est donc la prescription générale trentenaire qui s’applique. Il est préférable d’archiver ce registre sans limitation de durée.

Mise à jour 10/2008

Le <Date>

A <Lieu>

Note à l’ensemble du personnel

Nous vous informons que <conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise du < > ou des dispositions du Code du travail> vous pouvez consulter le registre spécial des délégués du personnel :

Elément répétable autant que de besoin

– le <second vendredi du mois, second lundi> pour les salariés <qui travaillent le vendredi ou le lundi, etc.>

– de < > heures à < > heures pour les salariés travaillant de < > à < >.

Eventuellement

(A défaut de dispositions conventionnelles prévoyant une mise à disposition « plus favorable »)

Nous vous rappelons que cette consultation ne peut se faire qu’un jour ouvrable tous les 15 jours en dehors des heures de travail.

Eventuellement

(Le cas échéant)

Afin de vous faciliter l’accès à ce registre, nous vous informons qu’il est disponible sur l’intranet, vous pouvez y accéder <s’il s’agit d’un mail : en cliquant sur le lien suivant <> ou s’il s’agit d’une note papier en tapant l’adresse suivante <>>.

(Eventuellement : )

Modèle de registre du personnel
Demande des délégués du personnel Date Nom du ou des DP Réponse apportée Date de réponse Personne ayant répondu
           
           
           
           

<Signature>

Etape 6 : Diffuser le compte rendu de la réunion

Il n’y a pas d’obligation, comme pour les réunions du comité d’entreprise, d’établir un procès-verbal, sauf dans le cas où les délégués du personnel sont consultés au titre d’un licenciement pour motif économique dans une entreprise de moins de 50 salariés.

Dans la pratique, les délégués du personnel font généralement un compte rendu de ces réunions se présentant sous forme de tracts distribués aux salariés et affichés sur le panneau des délégués du personnel.

Un usage, qu’il faudra alors respecter, peut imposer la rédaction d’un compte rendu.

Il est d’ailleurs recommandé que l’employeur établisse lui-même un compte rendu qui peut être diffusé auprès de l’encadrement et affiché sur le panneau d’affichage de la direction. On peut également utiliser, pour ce faire, l’Intranet.

Exemple de compte rendu < Date >

< Lieu >

Réunion des délégués du personnel du mois de <>.

Réponses aux questions de la réunion du <>.

Etaient présents :

Madame (ou Monsieur) <> ;

Madame (ou Monsieur) <>, etc.

1. Depuis le début de l’année, les responsables <> du Pôle <> n’ont pas d’objectifs commerciaux. En guise de PRV, il leur est versé une « avance » qui correspond à 75 % du PRV. Ils n’ont aucune chance de faire ou de dépasser un objectif inexistant, donc de toucher l’intégralité de leur PRV ou plus. Nous demandons que leur soit appliquée au minimum une garantie à 100 % comme pour leurs homologues du Pôle <>. Des objectifs atteignables devaient leur être donnés dès le 1er mars. Est-ce que cela a été fait ?

Les objectifs de <> n’ayant pas été fixés sur les deux premiers mois de l’année, une garantie à 100 % de la rémunération variable a été appliquée. Par ailleurs, un travail d’harmonisation des modalités de la rémunération variable est en cours de réflexion. Le projet d’évolution de l’organisation de <>, actuellement soumis à la consultation des CE, va faciliter la mise en place d’un système de rémunération harmonisé.

2. La Direction peut-elle nous fournir le montant moyen d’augmentation individuelle par classification pour l’année <> chez <> ?

Un bilan sera présenté lors du prochain CE <> du <>.

3. Concernant les augmentations individuelles, la Direction peut-elle nous fournir un bilan indiquant le nombre de représentants du personnel ayant perçu une augmentation individuelle et le nombre de représentants du personnel n’ayant pas perçu d’augmentation individuelle ? La Direction peut-elle préciser la répartition des augmentations individuelles par sexe et donner un indicateur permettant d’appréhender l’ancienneté des personnes ayant perçu une augmentation individuelle ?

Ces réponses seront apportées dans le cadre du bilan présenté lors du prochain CE <> du <>.

4. Depuis plusieurs années, la Direction recule le moment d’ouvrir une négociation sur l’égalité des salaires hommes / femmes. Elle n’a pas saisi l’opportunité des NAO. Peut-elle indiquer aux représentants du personnel le calendrier et la méthodologie de travail qu’elle ne va pas tarder de présenter aux organisations syndicales sur cette question qui intéresse au plus haut point les hommes et les femmes de cette entreprise ?

Lors des dernières négociations annuelles obligatoires, nous avons acté le principe de l’ouverture d’une négociation sur l’égalité hommes / femmes et, dans ce cadre, l’utilité de travailler en amont au sein des différentes commissions Egalité.

Dès que le calendrier de travail aura été établi, en concertation avec les organisations syndicales, il pourra vous en être donné communication.

5. La Direction peut-elle indiquer aux représentants du personnel les coordonnées du Commissaire aux comptes de l’entreprise ?

Cette question ne rentre pas dans l’attribution des délégués du personnel. Par ailleurs, les délégués du personnel n’ignorent pas qu’il s’agit là d’informations légales qui figurent sur le K-bis de la société.

6. Pourquoi les horaires du R.I.E. (Restaurant interentreprises) ont-ils été modifiés ?

Lors de la dernière réunion de la Commission R.I.E. du <>, les représentants du personnel qui siègent au sein de cette commission ont demandé une modification des horaires d’ouverture afin, notamment, de permettre aux membres des rédactions qui finissent leur bouclage à 14 heures de pouvoir déjeuner, s’ils le souhaitent, au R.I.E.

C’est pourquoi, les horaires du R.I.E. sont désormais 12 h – 14 h 30.

7. Les salariés voudraient pouvoir suivre le nombre de repas qu’ils prennent individuellement au R.I.E. Est-il possible de leur faire ce décompte avec les fiches de paie ?

Il n’est pas prévu d’annexer un tel décompte au bulletin de paie. En revanche, les salariés qui le souhaitent peuvent demander communication de ces informations auprès de leur gestionnaire de paye.

8. La Direction peut-elle présenter l’état de son avancement dans le dossier des difficultés de transport sur la ligne <> du RER ? Qu’ont donné les rencontres avec les instances extérieures compétentes ?

Nous allons prochainement rencontrer des représentants de la mairie de <>. Dans le cadre de ce dossier, et pour plus d’efficacité auprès des instances décisionnaires, nous souhaitons agir en concertation avec l’ensemble des sociétés de <>.

9. Présentation par les délégués du personnel d’un droit d’alerte concernant les NTIC.

Les délégués du personnel ont, en séance, indiqué qu’ils entendaient adresser à la Direction une lettre pour exercer un droit d’alerte.

Par ailleurs, la responsable des relations sociales ayant pris, lors de précédentes réunions, l’engagement de transmettre aux délégués du personnel un compte rendu sur l’utilisation des NTIC, cette dernière s’engage à le transmettre dans les trois semaines.

La prochaine réunion des délégués du personnel aura lieu le <date>, à <> heures, à <lieu>.

Les textes et la jurisprudence à consulter(1) Cass. crim., 9 avr. 1975, no 74-91.981, Bull. crim., no 88 : En prétendant imposer aux délégués du personnel un délai de six ouvrables, la direction a porté atteinte à l’exercice régulier de leurs fonctions.

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