240-47 Réagir à la dénonciation de faits de harcèlement – Comment procéder ?

Etape 2 : Répondre au salarié ayant porté à votre connaissance les faits litigieux ;

Etape 3 (éventuellement) : Prononcer des mesures conservatoires ;

Etape 4 : Recourir à la procédure de médiation en cas de harcèlement moral ;

Etape 5 (éventuellement) : Mettre en œuvre la charte d’entreprise sur les procédures applicables en cas de harcèlement ;

Etape 6 : Préparer la procédure d’enquête ;

Etape 7 : Créer une commission d’enquête ;

Etape 8 : Convoquer et consulter le CSE (ou le CHSCT) ;

Etape 9 : Organiser les missions de la commission d’enquête ;

Etape 10 : Etablir un questionnaire type ;

Etape 11 : Procéder à l’audition des salariés ;

Etape 12 : Etablir un compte rendu d’enquête ;

Etape 13 : Rendre compte des résultats de l’enquête au CSE (ou au CHSCT) et le consulter sur les mesures de prévention à mettre en œuvre ;

Etape 14 : Organiser la poursuite du contrat de travail du salarié ayant subi (réellement ou non) les actes de harcèlement ;

Etape 15 (éventuellement) : Procéder à la rupture du contrat de travail de l’auteur des faits.

◗ Etape 1 : Accueillir l’information et en analyser le contenu

L’information sur l’existence de faits de harcèlement dans l’entreprise peut vous parvenir sous la forme d’un écrit. Vous pourrez dès lors analyser les faits et circonstances rapportés et surtout demander des précisions à l’auteur de la missive, qu’il soit le salarié qui s’estime victime ou bien un tiers.

Mais cette information peut également être portée à votre connaissance oralement. Elle peut l’être au cours d’une réunion d’équipe, avec les représentants du personnel (attention : dans cette hypothèse, si l’information provient du comité d’entreprise, vous ne pourrez pas l’ignorer en arguant du fait que le comité n’est pas directement compétent en la matière. Le PV de réunion mentionnera que vous avez été alerté sur la situation.). Dans ce cas de figure, le « dénonciateur » n’est généralement pas la personne qui s’estime victime des actes de harcèlement. Il faudra évidemment lui demander des précisions sur ses allégations et qu’il les confirme par écrit pour que vous puissiez déclencher la procédure.

Il se peut aussi que l’information émane directement du salarié qui s’estime victime ou d’un autre membre de l’entreprise.

Là encore, profitez de l’audience réduite pour demander le plus de précisions possibles sur les événements, et invitez l’intéressé à les rapporter noir sur blanc, en lui indiquant bien que sans ce formalisme, vous ne pourrez engager une procédure d’enquête.

L’exigence d’un écrit lorsque que vous êtes confrontés à une dénonciation orale est un « rempart » contre les demandes non sérieuses. En revanche, en cas de contentieux, s’il est apporté la preuve de votre connaissance d’une éventuelle existence de faits de harcèlement face à laquelle vous êtes resté inerte, votre responsabilité pourra être engagée. Dès lors, si ces demandes sont portées oralement à plusieurs reprises à votre connaissance, nous vous conseillons d’engager la démarche en informant préalablement par écrit le dénonciateur qu’en raison de ses déclarations orales vous allez engager une enquête.

Lorsque vous êtes saisi par un délégué du personnel dans le cadre du droit d’alerte, vous devrez alors mettre en œuvre sans délai une enquête.

Après analyse, les faits peuvent sembler probables et établis, ou au contraire fantaisistes ou farfelus.

Dans tous les cas, rappelons que vous devez impérativement réagir à une dénonciation de faits de harcèlement ; vous ne pouvez l’ignorer. Au regard des obligations qui vous incombent, de prévention du harcèlement, de sécurité de résultat quant à la santé de vos salariés, de faire cesser les agissements et d’en sanctionner les auteurs, vous être contraint de « prendre la main » afin :

• – de déterminer si lesdits agissements constituent bien des actes de harcèlement moral (ou sexuel) ;
• – de ne pas laisser la situation dégénérer, et d’y mettre un terme ;
• – de punir le cas échéant les coupables.

◗ Etape 2 : Répondre au salarié ayant porté à votre connaissance les faits litigieux

Lorsque vous recevez une lettre de dénonciation, répondez au salarié afin de lui indiquer quelle suite vous donnerez à sa démarche :

• – si vous estimez que les éléments apportés sont sérieux, informez-le que vous avez pris acte de son courrier et qu’une suite y sera donnée. Vous pouvez aussi l’informer des conséquences d’un témoignage mensonger ;
• – les faits rapportés peuvent être ambigus ou incomplets, voire infondés et ne pas sembler justifier à eux seuls la mise en œuvre de la procédure d’enquête qui s’avère généralement complexe et chronophage. Il convient tout de même de répondre au salarié, en lui indiquant que les éléments portés à votre connaissance ne peuvent caractériser un harcèlement, et en le conviant à un entretien afin qu’il fournisse des compléments d’information.

◗ Etape 3 (éventuellement) : Prononcer des mesures conservatoires

Si, au regard des faits rapportés, vous estimez qu’il vous appartient d’agir avant même le terme de l’enquête, vous pouvez mettre en œuvre des mesures conservatoires comme par exemple le changement temporaire d’affectation de l’un des protagonistes (1).

Il importe d’être, cependant, très prudent afin que de telles mesures ne s’assimilent pas à une sanction disciplinaire ou à des actes discriminatoires. Par ailleurs, si celles-ci concernent des représentants du personnel, la protection particulière attachée à leur statut impose d’obtenir leur accord avant de les mettre en œuvre.

La mise à pied conservatoire de l’auteur des faits est envisageable. Encore faut-il dans cette hypothèse que vous soyez en possession de preuves irréfutables des agissements du salarié mis en cause. En effet, l’enquête peut s’inscrire sur une longue période pendant laquelle le salarié ne bénéficiera d’aucune rémunération. Si les résultats de l’enquête tendent à prouver qu’aucun fait ne peut être reproché au salarié désigné à tort comme « harceleur », celui-ci pourra réclamer, en plus du rappel de salaire pour la période correspondant à la mise à pied, l’attribution éventuelle de dommages-intérêts en réparation du préjudice subi si notamment la mise à pied est effectuée dans des conditions vexatoires. De surcroît, d’un point de vue pratique, la réintégration du salarié à son poste risque d’être difficile. Sur les conditions de la mise à pied conservatoire, voir 550-10 et 550-11, Mettre à pied à titre conservatoire.

◗ Etape 4 : Recourir à la procédure de médiation en cas de harcèlement moral

Toute personne de l’entreprise s’estimant victime de harcèlement moral ou bien la personne mise en cause peut décider de recourir à une procédure de médiation.

Le médiateur est choisi d’un commun accord par les parties.

Il peut aussi bien s’agir d’un salarié de l’entreprise que d’une personne extérieure à celle-ci. Son choix doit être guidé par plusieurs critères tels que notamment :

• – son indépendance ;
• – l’absence d’un quelconque lien avec les parties ;
• – les qualités professionnelles qui lui sont reconnues.

Dans ce cadre, il peut être préconisé de recourir à un expert extérieur présentant un gage de parfaite indépendance.

Si l’on envisage de recourir à une personne interne à l’entreprise, il est naturellement indispensable d’écarter notamment de cette fonction les personnes qui auraient pu dénoncer les actes de harcèlement, les salariés amenés à participer à la commission d’enquête, les personnes en lien avec les protagonistes…

Le médiateur s’informe de l’état des relations entre les parties. Il tente de les concilier et leur soumet des propositions qu’il consigne par écrit en vue de mettre fin au harcèlement ou à la situation prétendue telle.

Lorsque la conciliation échoue, le médiateur informe les parties des éventuelles sanctions encourues et des garanties procédurales prévues en faveur de la victime (2).

Cette procédure est ouverte aux seules situations de harcèlement moral. Il ne peut être recouru au médiateur dans une hypothèse de harcèlement sexuel.

◗ Etape 5 : Mettre en œuvre la charte d’entreprise sur les procédures applicables en cas de harcèlement

En principe, les entreprises sont tenues d’affirmer leur opposition au harcèlement et aux violences au travail éventuellement sous la forme d’une charte de référence. Ce dernier document fait état des procédures à suivre lorsqu’un cas de harcèlement est dénoncé. Vous devrez donc vous conformer aux dispositions de cette charte (3).

Ainsi, la charte peut prévoir, préalablement à tout déclenchement d’une enquête, une phase informelle, durant laquelle une personne ayant la confiance de la direction et des salariés est disponible pour fournir conseils et assistance.

Cette même charte peut notamment prévoir :

• – les délais relatifs à la mise en œuvre de l’enquête ;
• – les délais relatifs à la convocation du CHSCT ;
• – le contenu des informations communiquées au CHSCT et aux membres de la commission d’enquête ;
• – la composition de la commission d’enquête ;
• – les conditions de déroulement de l’enquête et les suites à donner celle-ci ;
• – des dispositifs de formation à l’identification de situations de harcèlement à destination des membres de l’encadrement.

◗ Etape 6 : Préparer la procédure d’enquête

Lorsque les faits dénoncés nécessitent l’organisation d’une enquête pour déterminer l’existence ou non d’une situation de harcèlement, vous avez tout intérêt à préparer la procédure au plus tôt.

La phase se situant en amont du démarrage de la procédure d’enquête vous permet de déterminer :

• – la date à laquelle vous consulterez le CSE (ou le CHSCT) ;
• – les dates auxquelles se déroulera l’enquête ;
• – les moyens matériels à mettre en œuvre (lieu pour entendre les salariés notamment) ;
• – la composition de la commission d’enquête.

◗ Etape 7 : Créer une commission d’enquête

Si aucun texte n’impose la création d’une commission d’enquête (4), il est fortement conseillé d’en mettre une en place.

Sa composition peut être préalablement définie par un texte conventionnel ou la charte sur le harcèlement.

Si tel n’est pas le cas, la composition de la commission est définie au début de toute nouvelle enquête.

En dehors des compositions imposées par un texte, le choix final incombe à l’employeur qui jouit alors d’une totale liberté. Néanmoins, la composition de la commission devrait, pour garantir une certaine impartialité, être paritaire, c’est-à-dire comporter un nombre égal de représentants de l’employeur et de salariés. En outre, il faudrait éviter d’y inclure des individus liés, directement ou indirectement, à des protagonistes de « l’affaire », comme :

• – le plaignant ;
• – le « harceleur désigné » ;
• – le supérieur hiérarchique du plaignant et du « harceleur désigné » ;
• – un membre de la famille du plaignant et du « harceleur désigné » ;
• – d’autres personnes dont les relations avec le plaignant ou le « harceleur désigné » ne garantiraient pas leur objectivité au cours de l’enquête.

Par ailleurs, la présence de l’inspecteur du travail ou du médecin du travail au sein de la commission semble inopportune. En effet ces derniers peuvent être à l’origine du déclenchement de la procédure ou bien tirer les conséquences de celle-ci (inaptitude du salarié, demande d’autorisation de licenciement d’un salarié protégé, constatation d’une infraction pénale). Ils ne peuvent imposer leur présence.

L’exclusion de ces personnes de la commission d’enquête n’empêche pas la prise en compte de leur témoignage au cours de cette même enquête.

Les membres de la commission d’enquête représentant l’entreprise peuvent être notamment choisis parmi les personnes suivantes :

• – l’employeur ;
• – un responsable des ressources humaines ;
• – un responsable hygiène et sécurité ;
• – un ou plusieurs représentants de l’employeur.

En ce qui concerne la délégation salariale, peuvent notamment faire partie de la commission un :

• – membre élu du CSE (ou du CHSCT) ;
• – membre faisant partie de la CSSCT ;
• – représentant de proximité le cas échéant ;
• – représentant d’une organisation syndicale ;
• – salarié de l’entreprise ou de l’établissement.

◗ Etape 8 : Convoquer et consulter le CSE (ou le CHSCT)

La consultation du CSE (ou du CHSCT) avant d’entamer la procédure d’enquête est impérative en raison de la compétence générale de l’institution (6).

Comme l’ex-CHSCT, et hors reunions récurrentes, le comité est, en effet, réuni :

• – à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves, ainsi qu’en cas d’événement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement ;
• – à la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail (7).

L’ordre du jour de la réunion doit être établi conjointement par le Président et le secrétaire du CSE (ou du CHSCT). Il doit être transmis au moins 15 jours avant la date fixée pour la réunion. Néanmoins, il est possible de considérer qu’il s’agit d’un cas d’urgence nécessitant que le délai de convocation soit raccourci (aucun délai minimum n’est prescrit, mais il est possible de considérer que le délai de trois jours peut être pris comme référence).

La consultation peut avoir lieu lors d’une réunion ordinaire si celle-ci se situe dans un délai proche (ce qui nécessite de compléter l’ordre du jour de cette réunion et d’en informer les participants). Dans le cas inverse, une réunion extraordinaire doit être mise en place.

Lorsque le CSE se réunit dans le cadre des quatre réunions obligatoires ou suite à un accident, et lors des réunions de la CSSCT, sont conviés :

• – le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail,
• – ainsi que le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail (8).

Ils participent à ces réunions avec voix consultative, comme cela était le cas (ou demeure le cas) lors des réunions du CHSCT.

L’agent de contrôle de l’inspection du travail et les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale (Carsat) sont, quant à eux, invités :

• – à toutes les réunions de la ou des commissions santé, sécurité et conditions de travail ;
• – à l’initiative de l’employeur ou à la demande de la majorité de la délégation du personnel du comité social et économique, aux réunions portant sur la santé et la sécurité et aux réunions convoquées à la suite de tout accident grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement ou à la demande motivée de deux de ses représentants sur les sujets relevant de la santé, sécurité ou des conditions de travail ;
• – obligatoirement aux réunions du comité consécutives à un accident de travail ayant entrainé un arrêt de travail d’au moins huit jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel (9).

Il est important d’accompagner l’ordre du jour d’une note écrite permettant une information complète des membres du CSE ou de la CSSCT (ou du CHSCT) pour que ces derniers puissent se prononcer en pleine connaissance de cause lors de la consultation. Ce document doit assurer l’anonymat des personnes en cause (10). En outre, vous devez informer les participants à la réunion que les éléments dont vous leur ferez part sont confidentiels et ne pourront être révélés.

◗ Etape 9 : Organiser les missions de la commission d’enquête

Les membres constituant la commission d’enquête doivent se réunir une première fois afin d’organiser les modalités pratiques de l’enquête.

Il s’agit notamment de déterminer :

• – la liste des personnes qui devront être entendues ;
• – la liste des membres devant procéder aux auditions, notamment lorsque la commission comporte un nombre important de membres et que tous ne peuvent pas assister à chacune d’entre elles ;
• – les questions susceptibles d’être posées aux personnes entendues ;
• – le planning et le lieu des auditions ;
• – les modalités de recueil des témoignages des individus auditionnés ;
• – l’identité du membre de la commission pouvant occuper les fonctions de secrétaire ;
• – les formes selon lesquelles le compte rendu d’enquête sera communiqué au CSE (ou à ,la CSSCT ou du CHSCT).

Du fait de la participation directe des membres de la commission à l’enquête, l’anonymat des personnes en cause ne pourra être assuré. Il convient d’assurer le secret des informations recueillies lors de l’enquête et d’imposer une obligation de discrétion aux membres de la commission.

◗ Etape 10 : Etablir un questionnaire-type

L’établissement d’un questionnaire type permet aux membres procédant à l’enquête d’avoir une trame à suivre lors des auditions des salariés. Ce questionnaire n’est pas restrictif et ne limite pas les membres de la commission qui peuvent poser d’autres questions si celles-ci sont nécessaires à la manifestation de la vérité.

La commission devra entendre les personnes qu’elle juge utile de recevoir pour avoir une parfaite connaissance de l’affaire qu’elle traite. Le panel des personnes auditionnées dépend directement des conditions d’organisation du ou des services auxquels appartiennent les protagonistes. Bien évidemment, sont impérativement entendus le salarié se positionnant comme victime des actes de harcèlement, la personne qui aurait, le cas échéant, révélé ces actes, et le salarié accusé.

Lorsque ces personnes sont au contact d’autres salariés, il convient de les entendre. Celles-ci pourraient apporter des éléments appréciables. Il peut s’agir de personnes en relation avec :

• – la supposée victime qui auraient pu assister à des agissements à son encontre ;
• – l’accusé. Elles pourraient faire part de la commission ou non d’actes de harcèlement à l’encontre de la victime mais plus largement à d’autres personnes. Si l’accusé occupe des fonctions hiérarchiques, il semble indispensable de rencontrer les personnes placées directement sous sa direction pour vérifier les conditions de management.

Pour ces raisons, s’il convient de ne pas restreindre le cercle des personnes entendues, il ne faut pour autant pas trop l’étendre, au risque de se trouver confronté à des personnes se faisant simplement l’écho de rumeurs et n’ayant aucun élément d’information à apporter.

◗ Etape 11 : Procéder à l’audition des salariés

Les membres de la commission reçoivent les salariés individuellement. L’audition doit se dérouler dans un lieu fermé à l’abri des regards, d’une part, et qui n’est pas exposé à une écoute extérieure d’autre part.

Dans la mesure du possible, il peut être conseillé de mener les auditions dans un lieu neutre. D’un point de vue pratique, il est important de prévoir a minima de l’eau tant pour les membres de la commission que pour les personnes entendues.

L’accueil du salarié entendu doit permettre de calmer ses éventuelles craintes et ne pas créer un environnement intimidant qui ne lui permettrait pas d’être en confiance totale et ainsi entacher la qualité et le contenu des informations qu’il pourrait avoir à faire part.

Préalablement au questionnement, il peut être utile de présenter sommairement la situation et la dénonciation d’actes de harcèlement et d’informer la personne entendue :

• – de la définition des concepts de harcèlement pour qu’elle se prononce en connaissance de cause ;
• – de l’enregistrement écrit voire oral de l’audition.

Le fil de l’entretien doit être assuré par une seule personne. Les autres membres de la commission d’enquête, pour la clarté de l’audition, ne devraient intervenir que ponctuellement pour demander des précisions et éclaircissements sur les réponses apportées.

Une personne doit être chargée de noter les réponses du salarié entendu. Il est possible, si la commission en a retenu le principe, d’enregistrer les échanges.

Après avoir posé différentes questions, il est important de relire les réponses au salarié afin que celui-ci confirme l’exactitude des éléments transcrits par les membres de la commission.

Ces pièces écrites devront être conservées précieusement car elles pourront être utiles s’il survenait un contentieux.

◗ Etape 12 : Etablir un compte rendu d’enquête

A l’issue des auditions la commission d’enquête établit un compte rendu, lequel peut se présenter comme suit.

◗ Etape 13 : Rendre compte des résultats de l’enquête au CSE (ou à la CSSCT ou au CHSCT) et le consulter sur les mesures de prévention à mettre en œuvre

Le CSE (ou le CSSCT ou le CHSCT) est informé des résultats de l’enquête et éventuellement consulté sur les mesures de prévention du harcèlement que vous envisageriez de prendre. Si de telles mesures sont projetées, ce qui est souhaitable en tout état de cause, il est opportun de transmettre à l’institution un document écrit explicitant le projet.

◗ Etape 14 : Organiser la poursuite du contrat de travail du salarié ayant subi (réellement ou non) les actes de harcèlement

Lorsque les actes de harcèlement sont avérés, la victime doit être protégée. Il convient de prendre toutes les mesures pour que la situation ne se reproduise pas. Le salarié fautif doit avoir été écarté du salarié victime. De nombreuses mesures sont à votre disposition pour parvenir à ce résultat : mutation de l’auteur des actes, mutation de la victime à sa demande, aménagements d’horaires (dans cette hypothèse, il convient de garder en mémoire que la modification du contrat de travail d’un salarié même à titre de sanction nécessite d’obtenir son accord (11)). Généralement, compte tenu des obligations qui pèsent sur vous, le licenciement de l’auteur semble inévitable pour ne pas dire indispensable.

Plus délicate est la question de la poursuite du contrat, lorsque les faits ne sont pas avérés et qu’il faut aménager la cohabitation d’une personne qui s’est considérée comme harcelée et une autre qui a été accusée à tort de harcèlement. Vous pouvez user de votre pouvoir de direction pour aménager les conditions de travail de chacun des protagonistes et éviter la répétition d’un malentendu ou d’une situation qui pourrait bien dégénérer. Les mesures de mutation, d’aménagement des horaires, de changement de poste de travail au sein d’un établissement sont à envisager tout en ménageant des susceptibilités exacerbées dans ces hypothèses… Des entretiens au cours desquels les décisions envisagées seront explicitées aux salariés semblent indispensables.

◗ Etape 15 (éventuellement) : Procéder à la rupture du contrat de travail de l’auteur des faits

Si la procédure engagée aboutit à démontrer que la personne visée par la dénonciation a commis des actes susceptibles de recouvrir la qualification de harcèlement, vous serez conduit à rompre son contrat de travail.

La faute commise par le salarié en question présente en principe, le caractère d’une faute grave (12), même si dans certains cas la responsabilité de l’auteur peut être atténuée en raisons de circonstances particulières, et constituer une faute simple (13).

Dans la première hypothèse, il faudra engager la procédure disciplinaire. Pour plus de précisions sur son déroulé, voir 510-40 et 510-41, Licencier pour faute grave. L’illustration de la motivation d’un tel licenciement est reproduite ci-après. Pour toutes les autres mentions à faire figurer dans la lettre, voir, de la même façon, 510-40 et 510-41, Licencier pour faute grave.

Dans la seconde hypothèse (ou en cas de doute sur la caractérisation du harcèlement), on privilégiera un licenciement pour cause personnelle. Pour un modèle de lettre, voir 510-11, Licencier pour cause personnelle.