220-10 Sanctionner – Préparer la décision
Quatre éléments permettent de définir la sanction : c’est une mesure prévue et encadrée par un règlement intérieur (2) prise par l’employeur, justifiée par un comportement du salarié considéré comme fautif, c’est-à-dire comme ne correspondant pas à l’exécution normale de la relation contractuelle, et qui est susceptible d’avoir des conséquences immédiates ou à terme sur la relation contractuelle (3).
Sans prétendre à l’exhaustivité, les formes les plus fréquentes de sanctions que l’on retrouve dans les règlements intérieurs sont les suivantes : l’avertissement ou le blâme (voir nos 220-26 et 220-27, Infliger une sanction mineure : l’avertissement), la mise à pied (voir nos 220-30 et 220-31, Mettre à pied), la mutation, la rétrogradation (voir nos 220-36 et 220-37, Rétrograder) et le licenciement (voir nos 510-10 et 510-11, Licencier pour cause personnelle).
La loi a instauré des garanties en faveur des salariés se traduisant principalement par le respect de délais et d’une procédure comportant une convocation à un entretien préalable (sauf pour l’avertissement sous certaines réserves) et une notification par lettre recommandée avec accusé de réception énonçant les motifs reprochés au salarié.
◗ La question préliminaire à se poser
Peut-on, juridiquement, toujours sanctionner comme on le souhaiterait ? La question n’est pas si anodine que cela. La jurisprudence, en faisant dépendre la validité d’une sanction de la présence d’une disposition du règlement intérieur qui en envisage l’existence et les conditions d’exercice (4), a pu compliquer la gestion des procédures disciplinaires de certains managers.
L’élaboration d’un règlement intérieur, dont on rappelle que c’est un document écrit qui inclut les règles permanentes et générales relatives à la discipline et notamment la nature et l’échelle des sanctions que l’on peut prendre, est obligatoire dans les entreprises de 20 salariés et plus (5).
RemarqueA compter du 1er janvier 2020, l’établissement d’un règlement intérieur ne sera plus obligatoire dans les entreprises et établissements d’au moins 20 salariés, mais dans ceux d’au moins 50 salariés. Cette obligation ne s’appliquera qu’au terme d’un délai de 12 mois consécutifs à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés aura été atteint (6).
Ce qui signifie que celles-ci ne sont autorisées à prendre une sanction autre qu’un licenciement à l’encontre d’un salarié que si elle est expressément prévue par le règlement intérieur, et que ce dernier a été régulièrement déposé et affiché (7). Par ailleurs, lorsque la sanction est celle d’une mise à pied disciplinaire, ledit règlement doit également en prévoir la durée maximale. A défaut, une telle disposition est nulle, tout comme la mise à pied prononcée qui s’y fonde (8).
Ce préalable permet de dégager deux situations :
- – soit l’entreprise comporte moins de 20 salariés (ou moins de 50 au 1er janvier 2020), ce qui l’autorise (sauf à avoir élaboré volontairement un règlement intérieur) à prononcer toute sanction qu’elle juge appropriée aux faits reprochés (sous toutes réserves, cf. infra, et sous le contrôle du juge le cas échéant) ;
- – soit l’entreprise rassemble 20 salariés et plus (ou 50 salariés et plus au 1er janvier 2020), et elle ne peut alors choisir une sanction que parmi celles qui figurent dans le règlement intérieur. Si vous avez omis d’en rédiger un, seul un licenciement disciplinaire pourra être prononcé (9), ce qui ne sera pas nécessairement la sanction la plus adaptée, sans compter avec les conditions de validité qu’implique un tel congédiement (voir 510-40 et 510-41, Licencier pour faute grave). Dans cette hypothèse, il est urgent de songer à élaborer un tel document pour pouvoir valablement prononcer d’autres sanctions (étant entendu que, compte tenu de la durée de la procédure de mise en place du règlement intérieur, vous risquez fortement d’être forclos si vous souhaitez traiter un cas immédiatement). Généralement la plupart des règlements intérieurs envisagent dans leur arsenal répressif l’avertissement, le blâme et la mise à pied. Si vous optez pour cette dernière mesure, il vous faudra impérativement vous assurer qu’elle est régulièrement encadrée dans des limites de durées, sauf à devoir modifier les dispositions du règlement intérieur y relatives. Pour plus de précisions sur l’élaboration et le contenu du règlement intérieur, voir 710-10 et 710-11, Elaborer son règlement intérieur ; sur la mise à pied, voir 220-30 et 220-31, Mettre à pied.
◗ Les précautions à prendre avant la prise de décision
S’agissant de la mise en œuvre du droit disciplinaire, on rappellera qu’il répond à des enjeux importants pour l’entreprise.
Sur ce point, un certain nombre de facteurs seront à considérer avant d’arrêter une décision, comme par exemple :
- – l’image de l’entreprise : quel sera l’impact de la décision sur l’image de la société ?
- – l’exemplarité : la décision permettra-t-elle d’améliorer les comportements vis-à-vis du problème en cause ?
- – le climat social : comment la décision sera-t-elle ressentie par l’ensemble des collaborateurs ?
- – l’équité : aurais-je pris la même décision devant les mêmes faits commis par un autre ?
En pratique, il conviendra également de s’interroger sur la portée pratique de la sanction que l’on envisage de prononcer. Selon nous, la mise en œuvre d’une sanction doit avant tout répondre au souci de l’employeur d’obtenir l’exécution attendue et normale de la relation contractuelle de travail.
Sur ce point, on pourra se demander dans quelle mesure sanctionner ce fait sera de nature à satisfaire l’atteinte d’un des objectifs suivants :
- – le respect de la réglementation ;
- – le présentéisme ;
- – la sécurité des personnes ;
- – la qualité de travail ;
- – le respect des personnes et de la hiérarchie.
Une fois la décision de sanctionner arrêtée, il conviendra d’en déterminer la forme (avertissement, mise à pied, licenciement, etc.) en regard des dispositions du règlement intérieur.
A ce sujet, il vaut mieux prononcer une sanction mesurée qui sera appliquée, plutôt qu’une sanction exemplaire qui serait annulée ultérieurement par le juge en cas de contentieux.
S’agissant du positionnement des faits en regard de l’échelle des sanctions disciplinaire du règlement intérieur, on notera qu’à la différence des faits susceptibles d’être sanctionnés par un licenciement (comportements tels que violences, injures, vol, malversations, abandon de poste, etc.), on réservera l’avertissement à des faits de moindre nature, tels que retards, écarts de langage, manquements aux règles de civilité…
La répétition de tels comportements, déjà sanctionnés, pourra néanmoins conduire à une sanction aggravée de type mise à pied disciplinaire ou licenciement.
◗ Les précautions à prendre dans la mise en œuvre de la décision
Il sera opportun de se donner le temps de la réflexion et savoir dépasser, quand cela arrive, le contexte passionnel éventuel pour ne se fonder que sur des éléments objectifs.
A ce titre, il conviendra de se demander si l’on est, en tant qu’employeur, irréprochable au regard des faits que l’on envisage de sanctionner.
On évitera, ainsi, de sanctionner immédiatement pour un simple retard un salarié qui n’hésite pas habituellement à rester un peu après la fin de sa journée habituelle de travail pour terminer une tâche en cours.
On se demandera également si l’on possède des preuves suffisantes permettant d’établir, sans contestation possible, la réalité des faits reprochés. Sur ce point, en matière disciplinaire, il convient de considérer que l’absence de preuve est une cause d’annulation de la sanction.
A titre d’exemple, on ne saurait sanctionner un salarié à qui l’on reprocherait d’avoir restitué un travail en retard sans pouvoir démontrer préalablement qu’une date limite de restitution lui avait été communiquée et qu’elle était aussi raisonnable.
Il conviendra également de s’enquérir des antécédents du salarié : ce qui n’est pas admissible de la part d’un salarié déjà sanctionné pour un même motif peut être insuffisant à justifier la sanction d’un salarié au passé professionnel irréprochable. A ce titre, rappelons que s’il est interdit de sanctionner plusieurs fois un même fait fautif (en vertu de la règle « non bis in idem », voir encadré infra)), il est possible, lorsque des faits de même nature se reproduisent (par exemple, des absences injustifiées), de faire état des précédentes sanctions pour justifier d’une sanction aggravée.
Cette locution signifie que l’employeur ne peut user de son pouvoir disciplinaire à propos de faits qu’il a déjà sanctionnés. On considère en effet en pareil cas que son pouvoir disciplinaire a été épuisé par l’administration de la première sanction et que la deuxième doit être annulée, ce qui peut avoir un impact non négligeable, en particulier lorsque la deuxième sanction en question est un licenciement…
Il en va différemment lorsque les faits n’ont pas été sanctionnés mais ont fait l’objet de mesures de recadrage ou de rappel à l’ordre, que la jurisprudence n’assimile pas à des sanctions. Dans cette hypothèse, rien n’interdit à l’employeur d’user de son pouvoir disciplinaire.
La distinction entre un simple rappel à l’ordre et une sanction disciplinaire est donc primordiale, mais parfois malaisée à déterminer.
En cas de litige et pour y parvenir, les juges s’attachent à rechercher si la mesure traduit une volonté de l’employeur de sanctionner ou si elle ne constitue qu’une invitation pour le salarié à modifier son comportement.
Ont ainsi été assimilés à des recadrages autorisant le prononcé de sanctions ultérieures les mesures suivantes :
- – le simple compte-rendu d’un entretien au cours duquel l’employeur avait formulé divers griefs et insuffisances, sans volonté de les sanctionner (10) ;
- – les courriers adressés à un salarié, par lesquels l’employeur lui reproche des dysfonctionnements graves dans le respect des procédures ainsi que dans la gestion du personnel et lui demande de faire un effort pour se ressaisir (11).
En revanche, ont épuisé le pouvoir disciplinaire de l’employeur les décisions suivantes :
- – un courriel reprochant à une salariée des manquements aux règles et procédures internes à l’entreprise et l’invitant de manière impérative à se conformer à ces règles et ne pas poursuivre ce genre de pratiques (assimilé à un avertissement) (12) ;
- – une demande d’explications écrites dès lors que celle-ci avait un caractère contraignant, qu’elle avait été mise en œuvre à la suite de faits considérés comme fautifs par l’employeur et qu’elle pouvait donner lieu à l’établissement d’un procès-verbal conservé au dossier du salarié (13).
RemarqueNe contrevient pas à la règle suscitée la rétrogradation d’un salarié prononcée après qu’il ait été affecté provisoirement à un autre poste dans l’attente de l’engagement d’une procédure disciplinaire, dès lors que :
- — le changement d’affectation a pour seul objet d’assurer la sécurité des usagers, du personnel d’exploitation et des tiers,
- — et n’emporte pas modification durable du contrat de travail.
A ce double titre, cette première mesure n’est, en effet, pas constitutive d’une sanction (14).
Par ailleurs, l’employeur n’est pas recevable à invoquer une sanction :
- – antérieure de plus de trois ans à l’engagement des poursuites (15) ;
- – ou ayant fait l’objet d’une mesure d’amnistie en application notamment d’une disposition conventionnelle (16). Sur ce point, signalons que l’employeur est tout de même autorisé à faire référence à de telles sanctions devant une juridiction dès lors que cela lui permet d’assurer sa défense dans un procès (17).
Attention : dans le même ordre d’idée, il faut être extrêmement vigilant lorsque des faits fautifs de même nature sont portés à votre connaissance. En pareille situation, le comportement du salarié doit être sanctionné dans sa globalité, en choisissant dans le panel dont on dispose, la sanction la plus appropriée (y compris le cas échéant la plus lourde).
Ainsi, l’employeur informé de divers manquements ne peut décider de les sanctionner en deux temps, en administrant un avertissement pour les faits les moins graves, puis un licenciement dans le mois qui suit pour les autres (18).
En effet, et quand bien même les faits sanctionnés par l’avertissement seraient distincts de ceux énoncés dans la lettre de licenciement et le délai de prescription des faits fautifs observé, l’employeur épuise son pouvoir disciplinaire lors du prononcé du licenciement, faute de démontrer un fait fautif nouveau, survenu ou porté à sa connaissance après la notification de l’avertissement. Par suite un tel licenciement est privé de cause réelle et sérieuse.
◗ Les aménagements possibles
Il est toujours possible de réviser, lors de la procédure, l’appréciation des faits et de leurs conséquences en termes de sanction, notamment à l’issue de l’entretien préalable à sanction.
En pratique, on pourra alors décider de retenir une mesure différente de celle que l’on envisageait initialement. Sur ce point, si la sanction envisagée doit être aggravée, il conviendra de s’assurer que les termes de la convocation initiale le permettent ou, dans le cas contraire, de convoquer le collaborateur à un nouvel entretien préalable.
Observations :Le délai de deux mois, dont dispose l’employeur pour engager une procédure disciplinaire (voir no 220-11), a été définitivement interrompu à la première convocation à entretien préalable. La deuxième convocation pourra donc intervenir même si elle est postérieure de plus de deux mois à la date des faits ou de leur connaissance.
Il conviendra de tirer les conséquences d’une décision de ne pas retenir la faute grave ou lourde du salarié dans une procédure de licenciement dans le cas où il avait été décidé une mesure de mise à pied conservatoire en début de procédure à l’encontre du salarié. Il conviendra alors de maintenir le salaire correspondant à cette période ou éventuellement rembourser à ce dernier les salaires qui ne lui auraient pas été versés.
◗ Les risques encourus
Une sanction (hors licenciement disciplinaire) prononcée en l’absence de règlement intérieur (alors que son élaboration était obligatoire) ou en présence d’un RI non régulièrement déposé et affiché, en méconnaissance de ses préventions, ou fondé sur une de ses dispositions illicite (cf. supra) encourt la nullité.
Sur la forme, il convient de rappeler qu’aucune décision définitive (en dehors de l’avertissement) ne peut être prise avant la fin de la procédure, laquelle suppose alors que le salarié ait été préalablement convoqué à un entretien préalable. A défaut, le salarié serait fondé à contester la régularité de la sanction.
Sur le fond, l’absence de caractère fautif des faits reprochés, l’absence de preuve de la matérialité des faits ou une sanction disproportionnée pourront conduire le juge à décider d’une minoration de la sanction, voire de son annulation pure et simple (19), accompagnée le cas échéant d’une condamnation à des dommages et intérêts, y compris dans cette dernière hypothèse lorsque la sanction a été amnistiée au moment où le juge se prononce (20).
Outre son caractère inopérant, l’invocation d’une sanction amnistiée à l’appui d’une nouvelle sanction constitue en elle-même un préjudice à l’égard du salarié qui doit être réparé par le versement de dommages et intérêts (21).
Il faut également prendre en compte l’impact négatif sur le climat social que peut revêtir l’annulation d’une sanction disciplinaire, même mineure. La crédibilité et la légitimité de l’employeur seront alors remises en cause.
Si l’on est amené à sanctionner plusieurs fois un collaborateur sur une période rapprochée, on veillera plus encore à pouvoir justifier le caractère objectif de chacune des sanctions afin de ne pas s’exposer à une action du collaborateur fondée sur une demande de reconnaissance de harcèlement moral.
« Ainsi, le respect des horaires de travail, la justification des absences, par exemple, constituent des dispositions de base sans lesquelles l’entreprise ne pourrait fonctionner. »
(2) Cass. soc., 26 oct. 2010, no 09-42.740 : « (…) dès lors que le règlement intérieur fixe les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur, une sanction ne peut être prononcée contre un salarié que si elle est prévue par ce règlement intérieur (…) »
(3) Circ. précitée : « Trois éléments principaux permettent de définir ce qu’est une sanction. En premier lieu, la sanction est une « mesure prise par l’employeur ». Il faut donc qu’il y ait, de la part de l’employeur, un acte qui va affecter la relation contractuelle de travail. Une réprimande orale, même accompagnée de mises en garde ou d’injonctions, ne doit pas être considérée comme une mesure au sens de la loi. En second lieu, cette mesure doit être justifiée par un comportement antérieur du salarié que l’employeur a considéré comme fautif, c’est-à-dire comme ne correspondant pas à l’exécution normale de la relation contractuelle. Le comportement du salarié doit, en principe, se manifester par un acte positif ou une abstention de nature volontaire. Enfin, la mesure prise par l’employeur est susceptible d’avoir des conséquences sur la relation contractuelle, soit qu’elle la modifie immédiatement dans un sens défavorable au salarié, soit qu’elle puisse, à terme, fonder une telle modification. »
(4) Voir (2)
(5) C. trav., art. L. 1311-2, al. 1 : « L’établissement d’un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou établissements employant habituellement vingt salariés et plus. »
(6) C. trav., art. L. 1311-2, al. 1 [applicable à compter du 1er janvier 2020] : « L’établissement d’un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou établissements employant habituellement cinquante salariés et plus. »
(7) Cass. soc., 4 nov. 2015, no 14-18.574 : « (…) Mais attendu qu’aux termes de l’article L. 1231-4 du code du travail, le règlement intérieur n’entre en vigueur qu’un mois après l’accomplissement des formalités d’affichage et de dépôt au greffe du conseil de prud’hommes du ressort de l’entreprise ou de l’établissement ; qu’ayant constaté que l’employeur ne démontrait pas l’accomplissement de ces formalités, la cour d’appel en a exactement déduit que les dispositions de ce règlement permettant d’établir, sous certaines conditions, l’état d’ébriété d’un salarié en recourant à un contrôle d’alcoolémie, n’étaient pas opposables au salarié, de sorte que le licenciement reposant exclusivement sur un tel contrôle était nécessairement sans cause réelle et sérieuse (…) »
(8) Cass. soc., 26 oct. 2010, no 09-42.740, précité : « (…) une mise à pied prévue par le règlement intérieur n’est licite que si ce règlement précise sa durée maximale (…) »
(9) Cass. soc., 23 mars 2017, no 15-23.090 : « (…) Mais attendu, d’une part, qu’une sanction disciplinaire autre que le licenciement ne peut être prononcée contre un salarié par un employeur employant habituellement au moins vingt salariés que si elle est prévue par le règlement intérieur prescrit par l’article L. 1311-2 du code du travail (…) »
(10) Cass. soc., 12 nov. 2015, no 14-17.615 : « (…) qu’ayant relevé que le document rédigé par l’employeur n’est qu’un compte rendu d’un entretien au cours duquel il a énuméré divers griefs et insuffisances qu’il imputait à la salariée, sans traduire une volonté de sa part de les sanctionner, la cour d’appel a pu en déduire qu’il ne s’analysait pas en une mesure disciplinaire et n’avait donc pas eu pour effet d’épuiser le pouvoir disciplinaire de l’employeur (…) »
(11) Cass. soc., 3 févr. 2010, no 07-44.491 : « (…) la cour d’appel a décidé à bon droit que les lettres de l’employeur qui se bornaient à demander au salarié de faire un effort pour se ressaisir ne constituaient pas une sanction disciplinaire, mais un simple rappel à l’ordre (…) »
(12) Cass. soc., 9 avril 2014, no 13-10.939 : « (…) Mais attendu qu’après avoir relevé que dans son courriel du 2 octobre 2009, l’employeur reprochait à la salariée des manquements les 29 septembre et 1er octobre 2009 aux règles et procédures internes à la banque relatives à la sécurité des paiements par carte bleue, et l’invitait de manière impérative à se conformer à ces règles et ne pas poursuivre ce genre de pratique, la cour d’appel a justement décidé que ce courriel sanctionnait un comportement fautif et constituait un avertissement (…) »
(13) Cass. soc., 19 mai 2015, no 13-26.916 : « (…) Qu’en statuant ainsi, alors qu’elle constatait que la procédure de demande d’explications écrites en vigueur au sein de La Poste, avait été mise en oeuvre à la suite de faits considérés comme fautifs, que le salarié devait répondre seul et immédiatement aux questions qui lui sont posées, que tout refus de s’exécuter intervenant après une mise en demeure constitue un grief supplémentaire et pourrait à lui seul justifier une sanction et que le procès-verbal consignant les demandes formulées par l’employeur et les réponses écrites du salarié était conservé dans le dossier individuel de celui-ci, la cour d’appel, qui devait en déduire le caractère disciplinaire de cette mesure, a violé les textes susvisés (…) »
(14) Cass. soc., 8 oct. 2014, no 13-13.673 : « (…) Attendu que pour dire le licenciement dépourvu de cause réelle et sérieuse, l’arrêt retient que le retrait du salarié de son affectation à un poste d’agent à disposition, sur une ligne avec des horaires fixes répartis uniquement en semaine, affectation qui lui avait été attribuée en fonction de son ancienneté dans l’entreprise, et son affectation sur un poste de conducteur « volant », avec des horaires variables répartis tant sur la semaine que sur la fin de semaine, décidés en raison d’un comportement considéré par l’employeur comme fautif, plusieurs jours avant l’engagement d’une procédure disciplinaire et en l’absence de toute signification du caractère provisoire de la nouvelle affectation et d’un motif de sécurité des passagers et des usagers de la route constituent une sanction disciplinaire, de sorte que la société avait épuisé son pouvoir disciplinaire par sa décision d’affectation ;
Qu’en statuant ainsi, alors que ne constitue pas une sanction disciplinaire le changement d’affectation provisoire d’un salarié décidé dans l’attente de l’engagement d’une procédure disciplinaire dès lors qu’il a pour seul objet d’assurer la sécurité des usagers, du personnel d’exploitation et des tiers et qu’il n’emporte pas modification durable du contrat de travail, la cour d’appel a violé le texte susvisé (…) »
(15) C. trav., art. L. 1332-5 : « Aucune sanction antérieure de plus de trois ans à l’engagement des poursuites disciplinaires ne peut être invoquée à l’appui d’une nouvelle sanction. »
(16) S’agissant de l’utilisation d’une sanction antérieure de deux ans et demi, alors que la convention collective stipulait que « toute sanction encourue par le salarié et non suivie d’une autre dans le délai maximal de deux ans sera annulée (…) » : Cass. soc., 4 déc. 2013, no 12-23.930 ; voir aussi (19)
(17) Cass. soc., 4 juin 2014, no 12-28.740 : « (…) les dispositions concernant l’amnistie n’ont pas, par elles-mêmes, pour objet d’interdire à un employeur qu’il soit fait référence devant une juridiction à des faits qui ont motivé une sanction disciplinaire amnistiée dès lors que cela est strictement nécessaire à l’exercice devant la juridiction de ses droits à la défense (…) »
(18) Cass. soc., 16 mars 2010, no 08-43.057 : « (…) qu’ayant relevé que, bien qu’informé de l’ensemble des faits reprochés à la salariée, l’employeur avait, le 17 décembre 2004, choisi de lui notifier un avertissement seulement pour certains d’entre eux, la cour d’appel a exactement décidé que ce dernier avait épuisé son pouvoir disciplinaire et ne pouvait prononcer un licenciement pour des faits antérieurs à cette date (…) »
(19) C. trav., art. L. 1333-1 : « En cas de litige, le conseil de prud’hommes apprécie la régularité de la procédure suivie et si les faits reprochés au salarié sont de nature à justifier une sanction. L’employeur fournit au conseil de prud’hommes les éléments retenus pour prendre la sanction. Au vu de ces éléments et de ceux qui sont fournis par le salarié à l’appui de ses allégations, le conseil de prud’hommes forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d’instruction qu’il estime utiles. Si un doute subsiste, il profite au salarié. » ;
C. trav., art. L. 1333-2 : « Le conseil de prud’hommes peut annuler une sanction irrégulière en la forme ou injustifiée ou disproportionnée à la faute commise. » ;
C. trav., art. L. 1333-3 : « Lorsque la sanction contestée est un licenciement les dispositions du présent chapitre ne sont pas applicables. ».
(20) Cass. soc., 24 sept. 2013, no 12-17.625 : « (…) qu’une sanction disciplinaire décidée à l’encontre d’un salarié peut lui occasionner un préjudice même si elle est par la suite annulée (…) »
(21) Cass. soc., 4 déc. 2013, no 12-23.930 : « (…) la cour d’appel a justement retenu que l’utilisation par l’employeur d’une sanction en violation des dispositions conventionnelles applicables causait nécessairement un préjudice au salarié dont elle a apprécié souverainement le montant (…) »
