215-2 Organiser les élections- Comment procéder en pratique ?

• – Etape 1 : Vérifier si les conditions sont réunies pour l’organisation d’élections ;
• – Etape 2 : Informer le personnel ;
• – Etape 3 : Informer et inviter les organisations syndicales ;
• – Etape 4 : Identifier les principaux paramètres à prendre en compte pour l’organisation des élections et la négociation du protocole électoral ;
• – Etape 5 : Négocier le protocole préélectoral ou, à défaut, fixer unilatéralement les modalités matérielles de l’élection ;
• – Etape 6 : Elaborer et afficher la liste des électeurs et des salariés éligibles ;
• – Etape 7 : Réceptionner et afficher les candidatures ;
• – Etape 8 : Adresser une note aux salariés concernés par le vote par correspondance ;
• – Etape 9 : Préparer les élections sur le plan matériel ;
• – Etape 10 : Suivre le déroulement du scrutin ;
• – Etape 11 : Dépouiller les bulletins ;
• – Etape 12 : Rédiger et signer le PV d’élection, puis proclamer les résultats ;
• – Etape 13 (éventuellement) : Rédiger un procès-verbal de carence.

◗ Etape 1 : Vérifier si les conditions sont réunies pour l’organisation d’élections

Avant d’engager le processus électoral, il convient de vérifier si toutes les conditions sont bien réunies pour le faire. A cette fin, il faut se poser les deux questions suivantes :

• – sommes-nous bien dans une structure où les élections sont obligatoires ?;
• – le seuil d’effectif requis est-il bien atteint ?

Si la réponse à ces deux questions est positive, les élections doivent être organisées.

Si elle est négative, il n’y aura pas d’élection à moins d’en décider autrement, notamment par accord collectif.

Il convient enfin de s’interroger sur le niveau d’implantation (entreprise, établissements distincts, unité économique et sociale) de chacune des institutions (se reporter à l’étude n^o215-1, Organiser les élections), sachant que cette question sera examinée en concertation avec les organisations syndicales, ou, en l’absence de délégué syndical, avec le comité social et économique (CSE). En l’absence d’accord, l’employeur pourra unilatéralement fixer le nombre et le périmètre des établissements distincts.

◗ Etape 2 : Informer le personnel

Le processus débute par la diffusion d’un document d’information à destination du personnel de l’entreprise. Le moyen retenu pour la diffusion du document doit permettre de donner date certaine à l’information de l’organisation des élections. L’obligation d’informer le personnel de la tenue des élections concerne non seulement l’ensemble des salariés présents dans l’entreprise, mais également tous les sites où le personnel de l’entreprise est mis à disposition.

Le document doit mentionner la date envisagée pour le premier tour des élections. Celui-ci doit impérativement se situer dans un délai variable selon qu’il s’agisse d’une mise en place ou d’un renouvellement de l’institution.

Ce document a pour objet de sensibiliser l’ensemble des salariés aux élections et éventuellement de susciter des vocations. Aussi, il ne s’agit pas là, malgré la minceur de son contenu, d’un acte de pure forme. L’inobservation de cette diffusion entraîne la nullité des élections (1).

◗ Etape 3 : Informer et inviter les organisations syndicales

Parallèlement à l’information du personnel, il convient d’inviter les organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats aux fonctions de délégués du personnel et de représentants du personnel au comité d’entreprise.

A ce stade, il ne s’agit que d’une formule de style dans la mesure où le nombre de représentants à élire au sein des différents collèges n’est pas encore fixé, ni le cadre choisi pour l’implantation de l’institution. Ces questions sont en effet abordées dans le protocole d’accord préélectoral.

Dans le cas d’un renouvellement des institutions, cette invitation doit se faire deux mois avant l’expiration du mandat des délégués du personnel en exercice.

L’invitation à négocier doit parvenir aux organisations syndicales au plus tard quinze jours avant la date de la première réunion de négociation.

Cette information – invitation se fait soit par tout moyen, soit par courrier. A peine de nullité des élections, doivent toutefois être invitées par courrier à la négociation du protocole les organisations syndicales connues de l’employeur et aisément identifiables, à savoir :

• – les organisations syndicales reconnues représentatives (OSR) dans l’entreprise ou l’établissement ;
• – celles qui y ont constitué une section syndicale ;
• – les syndicats affiliés à une OSR au niveau national et interprofessionnel (CFDT, CGT, CGT-FO, CFE-CGC, CFTC) (2). Les concernant, la Cour de cassation fait preuve d’une certaine souplesse dès lors qu’ils ne sont pas nécessairement implantés dans l’entreprise (faute d’avoir été reconnus représentatifs ou d’avoir constitué une section), notamment lors d’une première élection, en admettant que le convocation puisse être adressée à la confédération (3).

◗ Etape 4 : Identifier les principaux paramètres à prendre en compte pour l’organisation des élections et la négociation du protocole préélectoral

Avant de négocier le protocole préélectoral, certaines données sont indispensables à recenser.

La première concerne le cadre géographique de mise en place de l’institution. Ce cadre géographique a pu être déterminé par accord (avec les organisations syndicales ou avec le CSE) ou bien unilatéralement par l’employeur.

La seconde concerne le nombre de sièges à pourvoir et leur répartition entre les collèges.

Le nombre de sièges à pourvoir dépend de l’importance des effectifs. Bien que le cadre de mise en place de l’institution ainsi que le nombre et la composition des collèges doivent être fixés par le protocole d’accord préélectoral, il est judicieux de déterminer au préalable les règles applicables a minima.

Enfin, le protocole doit également comporter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral. Il est donc indispensable de détenir cette information (4).

◗ Etape 5 : Négocier le protocole préélectoral ou, à défaut, fixer unilatéralement les modalités matérielles de l’élection

Une fois identifiés les paramètres à prendre en compte pour l’organisation de l’élection, il convient de réunir les organisations syndicales pour négocier le protocole d’accord préélectoral.

Pour procéder à cette négociation, les organisations syndicales vont créer une « délégation syndicale » (Voir 215-1 pour la composition de la délégation).

Cette négociation qui porte avant tout sur les modalités matérielles de l’élection (date de dépôt des listes, organisation du vote par correspondance, etc.) peut aussi aborder des sujets sensibles comme la détermination des établissements ou encore la définition des collèges électoraux. Cette étape peut être assez longue d’autant qu’en cas de désaccord, des recours auprès d’instances extérieures à l’entreprise sont possibles (Direccte, tribunal d’instance), ce qui retardera d’autant la conclusion du protocole d’accord préélectoral.

Aussi, il convient d’entreprendre au plus tôt la négociation du protocole préélectoral afin que les élections se déroulent normalement avant la fin des mandats des représentants du personnel en place.

Doivent à ce titre être pris en considération la taille de l’entreprise, la composition de ses effectifs, les événements prévisibles (exemple-type : période des congés payés).

Niveau de la négociation

Le protocole préélectoral peut être négocié au niveau de chaque entité concernée. Dans les entités à établissement multiples ou UES, il peut aussi être négocié au niveau de l’entreprise ou de l’UES avec, éventuellement, renvoi aux établissements spécifiques.

Dans ce cas, seront négociés au niveau central :

• – le nombre de collèges électoraux ;
• – leur composition ;
• –. le recours au vote électronique ;

Et au niveau local :

• – le nombre de sièges et leur répartition par catégorie ;
• – la date des élections (qui peut être différente selon les établissements) ;
• – les modalités de scrutin.

Même si en pratique il est préférable de négocier un protocole électoral global qui concerne l’ensemble des points relevant de la négociation, la coexistence de plusieurs accords traitant de problématiques spécifiques est tout à fait possible (5).

Contenu du protocole d’accord

Le protocole peut contenir (sur le contenu obligatoire du protocole, voir 215-1):

• 1) la fixation de la date des élections pour le premier tour et pour le deuxième tour, ce dernier devant se situer quinze jours au maximum après le premier ;
• 2) les lieux et horaires du scrutin. Ces derniers peuvent être différents selon les collèges électoraux. L’élection a lieu pendant le temps de travail. Toutefois, précise le Code du travail, un accord contraire peut être conclu entre l’employeur et l’ensemble des organisations syndicales représentatives existantes dans l’entreprise, notamment en cas de travail en continu. Lorsque l’élection concerne plusieurs unités géographiquement dispersées, il est possible d’organiser des scrutins locaux avec un bureau de vote spécifique ;
• 3) le nombre de sièges à pourvoir en distinguant les sièges titulaires et les sièges suppléants en fonction de l’effectif ;
• 4) la détermination des collèges électoraux ;
• 5) la répartition du personnel dans les collèges électoraux. Elle doit figurer dans le protocole préélectoral. Cette répartition s’effectue sur la base des classifications hiérarchiques de la convention collective. Ce sont les caractéristiques de l’emploi effectivement occupé qui déterminent l’appartenance à tel ou tel collège électoral. La proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral doit également être intégrée au protocole ;
• 6) la répartition des sièges entre les collèges. Une fois précisés le nombre et la composition des collèges, le protocole doit indiquer le nombre de sièges attribués à chacun d’entre eux ;
• 7) les modalités d’affichage des listes des électeurs et des éligibles ;
• 8) la date de remise des listes des candidats pour le premier et le deuxième tour. Le protocole d’accord préélectoral doit préciser la date limite de dépôt des candidatures. Celle-ci peut se situer jusqu’à trois jours avant les élections pour permettre leur organisation matérielle, voire dix jours avant en cas de vote par correspondance. Il peut fixer les modalités de la transmission des listes de candidats à l’employeur (remise en main propre contre décharge, envoi par lettre recommandée avec accusé de réception, etc.). Il est recommandé de publier ces listes dans l’entité concernée par l’élection. Le protocole préélectoral indique les modalités de cette publication ;
• 9) le déroulement du vote. Le protocole peut rappeler succinctement les modalités de déroulement du scrutin ;
• 10) l’organisation du vote par correspondance qui est facultative. Les modalités de vote par correspondance sont fixées par le protocole préélectoral ou par l’employeur en l’absence d’organisations syndicales ayant répondu à l’invitation de négocier le protocole (voir 215-25, Organiser le vote par correspondance)
• 11) le vote électronique (voir 215-20, Organiser le vote par voie électronique) ;
• 12) les règles concernant le dépouillement et l’attribution des sièges. Le protocole pourra exposer dans cet article :
  • – la composition du bureau de vote ;
  • – le rôle du bureau de vote ;
  • – le principe de la répartition proportionnelle avec attribution des votes à la plus forte moyenne ;
  • – la définition des bulletins de vote nuls ;
  • – le procès-verbal des élections et la proclamation des résultats. Dans cet article sera indiqué le contenu du procès-verbal, les modalités de proclamation des résultats, l’affichage des résultats, la transmission du procès-verbal à l’inspection du travail ;
• 13) les modalités de propagande électorale définissant, notamment, ses moyens (distribution de tracts, affichage, utilisation d’internet ou de l’intranet, réunions) et sa durée, tout en sachant que la campagne peut se dérouler jusqu’au jour du scrutin à condition toutefois que cette propagande tardive n’ait pas pour effet d’en fausser les résultats (6) ;
• 14) la durée du protocole préélectoral. Le protocole peut être conclu soit pour une élection particulière, soit à durée indéterminée. Il est plutôt conseillé, compte tenu de la variabilité des différentes données régissant les élections professionnelles, d’établir un nouveau protocole préélectoral pour chaque élection ;
• 15) le nombre des heures individuelles de délégation dès lors que le volume global de ces heures, au sein de chaque collège, est au moins égal à celui résultant des dispositions légales au regard de l’effectif de l’entreprise.

Eléments à fournir aux négociateurs

L’employeur est tenu, dans le cadre de la négociation préélectorale, de fournir aux syndicats participant à la négociation les éléments nécessaires au contrôle de l’effectif de l’entreprise et de la régularité de la liste électorale.

La méthode la plus simple consiste à leur proposer d’interroger la personne qui a fait les calculs et établi la liste électorale pour qu’elle précise la méthodologie qu’elle a retenue et fasse une démonstration.

Communication et affichage du protocole

Le protocole d’accord préélectoral doit être communiqué, à sa demande, à l’agent de contrôle de l’inspection du travail en cas de modification du nombre de collèges ou de la répartition du personnel au sein des collèges électoraux.

A défaut de négociation du protocole d’accord préélectoral compte tenu de l’absence ou du silence des organisations syndicales, ou d’un désaccord intervenu au cours du processus de négociation, l’employeur peut fixer seul les modalités matérielles de l’élection. C’est également le cas, dans les entreprises de 11 à 20 salariés, lorsque dans un délai de trente jours suivant l’information des salariés de l’organisation des élections, aucune candidature n’a été formulée.Il ne peut toutefois pas intervenir dans les domaines où la loi impose le passage par un accord unanime ou nécessite l’intervention du DIRECCTE. Il peut également saisir le tribunal d’instance. Quoique facultative, cette saisine permet d’éviter la naissance de litiges ultérieurs sur les points qui auront déjà été soumis au tribunal.

Ces modalités définies par l’employeur feront l’objet d’une note de la direction apposée sur les tableaux d’affichage. Il est recommandé en pareil cas d’adresser ce même document à l’agent de contrôle de l’inspection du travail en lui exposant les raisons pour lesquelles le protocole préélectoral n’a pu être signé. Sous les réserves évoquées ci-dessus, le contenu de cette note peut s’inspirer de celui d’un protocole.

Sur la négociation du protocole d’accord préélectoral en détail, voir 215-10, Négocier le protocole d’accord préélectoral.

Information sur la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral

Dès lors qu’un PAP a été signé ou qu’une décision du Direccte sur la répartition du personnel est intervenue, l’employeur porte à la connaissance des salariés, par tout moyen permettant de donner une date certaine à cette information, la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral (7).

Ainsi, cette information peut notamment être communiquée :

• – au moyen d’un affichage spécial ;
• – au sein du document d’affichage des listes électorales ;
• – au sein de la note d’information du personnel sur les conditions d’organisation des élections professionnelles et appel à candidatures.

◗ Etape 6 : Elaborer et afficher la liste des électeurs et des salariés éligibles

Après avoir négocié ou, à défaut, fixé unilatéralement les modalités matérielles des élections, il convient d’établir les listes électorales pour chaque collège.

Etablir la liste électorale

La liste électorale comprend les personnes travaillant dans l’entité considérée ayant la capacité de voter.

Sont électeurs les salariés des deux sexes, de seize ans accomplis, ayant travaillé trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant encouru aucune des condamnations prévues par le Code électoral (8).

Peuvent également être électeurs, sous réserve de remplir certaines conditions, les salariés d’entreprises extérieures mis à disposition (9).

L’appréciation des conditions d’électorat doit être faite à la date des élections, c’est-à-dire à la date du premier tour de scrutin (10).

La liste électorale est établie pour les deux tours et ne peut être modifiée après le premier tour.

Toutefois, il convient d’apporter les changements nécessaires à cette liste en cas de modification survenue dans l’effectif entre la date d’affichage et celle du premier tour notamment en raison de départs éventuels.

Ces modifications doivent intervenir au plus tard le quatrième jour avant la date du scrutin, compte tenu des règles relatives à la contestation des listes électorales (11).

Les conditions générales d’électorat

Les conditions générales d’électorat sont les suivantes.

• Appartenance à l’entreprise

Est électeur toute personne liée à l’entreprise par un contrat de travail, et ce quelle que soit la nature du contrat, à temps complet ou à temps partiel, à durée indéterminée ou déterminée, contrat d’apprentissage, de professionnalisation, contrat unique d’insertion, etc.

Le contrat doit être en vigueur au jour du premier tour de l’élection. Aussi, les salariés en préavis à cette date restent électeurs, qu’ils continuent ou non à travailler pendant cette période.

• Condition d’âge

Il faut avoir 16 ans révolus à la date du premier tour du scrutin.

• Conditions d’ancienneté

Il faut justifier de trois mois d’ancienneté dans l’entreprise. Ces trois mois peuvent avoir été acquis au titre de plusieurs contrats successifs ou, lorsque la convention collective ou un usage le prévoit, au titre des contrats antérieurs.

Les périodes de suspension du contrat de travail doivent être pris en compte dans le calcul de l’ancienneté.

• Dérogation

L’inspection du travail peut, après avoir consulté les organisations syndicales représentatives, autoriser des dérogations aux conditions d’ancienneté (12) pour l’électorat, notamment dans le cas où leur application aurait pour effet de réduire à moins de deux tiers de l’effectif le nombre de salariés remplissant ces conditions.

• Droits civiques

La dernière condition exigée par la loi pour être électeur est la jouissance par le salarié de ses droits civiques. Le Code électoral (13) exclut de cette catégorie les majeurs sous tutelle et ceux qui sont privés du droit de vote par décision judiciaire. Il n’appartient pas à l’employeur de vérifier cette condition d’électorat, notamment en exigeant du salarié un extrait du casier judiciaire ou la présentation de sa carte d’électeur.

Les salariés sont présumés bénéficier de leurs droits civiques, sauf preuve contraire soumise au besoin à la vérification du juge.

• — Sur l’ensemble des conditions d’électorat, se reporter aux tableaux de la partie Repères de l’ouvrage.

• Cas particuliers

Les intérimaires

Les intérimaires sont électeurs dans l’entreprise de travail temporaire à laquelle ils appartiennent s’ils ont, au moment de la confection des listes électorales, un contrat de travail temporaire. Ne sont pas électeurs, bien que remplissant les conditions d’ancienneté requises :

• – les salariés qui ont fait connaître à l’entrepreneur de travail temporaire qu’ils n’entendent plus bénéficier d’un nouveau contrat ;
• – les salariés à qui l’employeur de travail temporaire a notifié sa décision de ne plus faire appel à eux pour de nouveaux contrats.

Les salariés expatriés

Les salariés expatriés qui sont détachés dans une filiale ou une succursale à l’étranger restent électeurs dans l’entreprise d’origine, même s’ils ont conclu un contrat de travail au niveau local.

Les salariés mis à disposition

Les salariés mis à disposition peuvent être électeurs aux élections professionnelles de l’entreprise d’accueil s’ils sont présents dans ses locaux et y ont travaillé depuis au moins 12 mois continus. Ils doivent, en outre, avoir exprimé leur choix de voter dans l’entreprise d’accueil et non dans leur entreprise d’origine (14).

Selon l’administration (15), il revient à l’entreprise utilisatrice d’interroger, par écrit, l’entreprise prestataire qui met à sa disposition des salariés travaillant dans ses locaux afin qu’elle lui fournisse, dans un délai compatible avec l’organisation de la négociation du protocole électoral, la liste des salariés qui répondent aux critères de présence dans les locaux et d’ancienneté, et qui ont exprimé leur choix de voter aux élections de l’entreprise utilisatrice. Compte tenu des possibilités de recours contentieux, ce choix doit être clairement acté par le salarié et son employeur. A défaut de la communication de ces informations par l’entreprise prestataire, il appartient au salarié mis à disposition, s’il le souhaite, de faire connaitre son choix à l’entreprise utilisatrice dans des délais compatibles avec la publication des listes électorales. Sur la base des données fournies par le prestataire ou le salarié mis à disposition, l’entreprise utilisatrice fixe le décompte de l’effectif et établit la liste électorale.

Compte tenu de ces indications, il convient donc de demander aux entreprises prestataires d’indiquer le nom de leurs salariés qui souhaitent voter aux élections professionnelles. Ces salariés ne peuvent pas être candidats aux élections de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les démonstrateurs

Les démonstrateurs de magasin sont salariés d’une enseigne commerciale mais ils exercent leur activité au sein d’un grand magasin qui n’est pas leur employeur. La Cour de cassation estime cependant qu’étant intégrés dans la communauté des travailleurs salariés de grands magasins, ils y sont électeurs et éligibles.

Suspension de contrat

La suspension du contrat n’a pas de conséquences sur l’électorat. Un salarié dont le contrat de travail est suspendu n’en demeure pas moins lié à l’entreprise et est par conséquent, électeur aux élections professionnelles.

Salariés à temps partiel

Les salariés à temps partiel travaillant dans plusieurs entreprises sont électeurs dans chacune de ces entreprises.

• Contenu et affichage de la liste électorale

Les listes électorales ne doivent mentionner que l’âge, l’appartenance à l’entreprise et l’ancienneté dans celle-ci (16).

L’indication de l’adresse des salariés, qui constitue un élément de leur vie privée, n’a pas à figurer sur les listes électorales.

La liste électorale peut être affichée dans l’entreprise ou mise à disposition des salariés. Un syndicat représentatif peut en avoir communication (17).

La loi ne fixe pas de délai pour la publication des listes. Cependant, il ne saurait être inférieur à quatre jours avant la date du scrutin, compte tenu du délai fixé pour la recevabilité des actions en contestation des listes électorales devant le juge d’instance. En effet, le Code du travail (18) dispose qu’en cas de contestation de la liste électorale, le tribunal d’instance doit être saisi dans les trois jours suivant la publication de la liste électorale.

Il est fortement conseillé de procéder à cet affichage. L’absence de publication de la liste électorale a pour conséquence de ne pas faire courir le délai imparti pour contester les listes, et peut donc créer une situation d’incertitude prolongée. En outre, cette absence de publication peut, du fait de l’insuffisance d’information des électeurs qu’elle entraîne, constituer une irrégularité grave du processus électoral justifiant l’annulation du scrutin (19).

Les conventions collectives peuvent prévoir l’affichage des listes électorales et fixer un délai pour ce faire. Il convient de s’y référer et de respecter scrupuleusement ce qu’elles prévoient en la matière.

Etablir la liste des éligibles

En même temps que la liste électorale, est établie la liste des salariés éligibles. Pour être éligible, il est nécessaire de posséder la qualité d’électeur, mais en plus (20) :

• – d’être âgé de 18 ans au moins. Il ne peut être dérogé à cette condition d’âge, y compris par accord, car elle est d’ordre public ;
• – de travailler dans l’entreprise depuis un an. Cette durée n’a pas nécessairement à être ininterrompue. Une succession de contrats distincts, séparés par des périodes d’interruption, peut permettre de l’atteindre. Son calcul s’effectue de la même manière que celui concernant l’ancienneté pour être électeur (cf. supra). Cette ancienneté peut être réduite par la disposition d’une convention collective, d’un accord d’entreprise ou du protocole préélectoral, voire par une décision de l’inspecteur du travail, dans le cas où l’application de l’ancienneté d’un an conduirait à une réduction du nombre des éligibles qui ne permettrait pas l’organisation normale des élections (21). Les conditions requises pour être éligible, comme pour être électeur, s’apprécient à la date du premier tour des élections.

Les salariés à temps partiel travaillant dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une d’entre elles à leur choix (22). Il conviendra donc de questionner ces derniers pour savoir chez quel employeur ils souhaitent être éligibles. Ce principe est également applicable pour un salarié en forfait-jours (23).

En outre, les salariés éligibles ne doivent pas être conjoints, partenaires d’un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur.

Les conditions pour être éligibles, comme pour être électeurs, s’apprécient à la date du premier tour des élections.

Il faut être également inscrit sur les listes électorales. Aussi, un salarié qui remplit toutes les conditions pour être électeur, mais n’est pas inscrit sur les listes et n’a pas contesté à temps sa non-inscription devant le juge d’instance, ne peut prétendre à être candidat (24).

En revanche, une personne inscrite sur les listes électorales mais qui n’est plus sous contrat à la date du scrutin n’est pas éligible. C’est le cas d’un salarié présent au 1^er tour de scrutin mais qui est sorti des effectifs avant le second (25).

• Cas de suspension du contrat de travail

Les salariés dont le contrat est suspendu sont normalement éligibles sauf si leur situation pendant cette suspension et/ou la durée de celle-ci sont incompatibles avec la durée d’un mandat.

• Travailleurs intérimaires

Les travailleurs intérimaires sont éligibles dans leur entreprise de travail temporaire s’ils comptent six mois d’ancienneté. Cette ancienneté s’apprécie en totalisant les périodes pendant lesquelles ces salariés ont été liés à ces entreprises par contrat de travail temporaire au cours des 18 mois précédant l’élection. Ce délai est réduit à six mois en cas de création d’entreprise ou d’ouverture d’établissement.

• Salariés travaillant à l’étranger

Les salariés travaillant à l’étranger, dont les conditions de travail et en particulier l’éloignement ne permettent pas l’exécution d’un mandat de représentant du personnel, ne sont pas éligibles (26).

◗ Etape 7 : Réceptionner et afficher les candidatures

Dépôt des listes

Au premier tour des élections, seules les organisations syndicales qui ont été conviées à la négociation du protocole d’accord préélectoral peuvent présenter des candidats.

Même s’il y procède souvent en pratique, le DS n’est pas habilité d’office à présenter une liste de candidats au nom de son syndicat ; il doit en effet justifier d’un mandat donné à cette fin (27), lequel peut toutefois être verbal (28).

Au second tour, les candidats « sans étiquette » ou parrainés par d’autres syndicats peuvent se présenter.

Les listes du premier tour doivent être maintenues pour le second, sauf avis contraire des candidats.

La loi n’impose aucune forme spécifique de dépôt des candidatures. Généralement, il se fait par courrier recommandé avec accusé de réception ou par remise en main propre contre décharge. Le protocole préélectoral indique les modalités de dépôt des candidatures et notamment la personne habilitée à les recevoir. Il n’est pas rare qu’une copie de ces listes soit également transmise par les organisations syndicales à l’inspecteur du travail.

Les listes sont établies par collège. Il doit y avoir une liste séparée pour les candidats titulaires et une pour les suppléants. Elles ne peuvent pas comprendre un nombre de candidats supérieur à celui des sièges à pourvoir. En revanche, elles peuvent comprendre moins de candidats que de sièges à pourvoir. Peuvent exister des candidatures individuelles. Dans ce cas précis, chaque candidature est considérée comme formant une liste.

Le même candidat peut figurer sur la liste des titulaires et des suppléants. En cas de double élection, il sera considéré comme ayant été élu représentant titulaire.

Les listes ne peuvent pas être déposées avant la signature du protocole préélectoral. La loi ne fixe aucune limite particulière au dépôt des candidatures. Le plus souvent, l’accord préélectoral fixe une date limite pour le dépôt des listes. Il s’agit là d’une mesure nécessaire pour assurer le bon déroulement des élections. En effet, il revient à l’employeur de procéder à l’impression des bulletins de vote et d’assurer éventuellement l’envoi du matériel de vote pour le vote par correspondance, ce qui suppose que les listes présentées et le nom des candidats soient connus suffisamment tôt avant la date du scrutin.

Lorsqu’une telle date limite pour le dépôt des listes est arrêtée dans le protocole préélectoral, il est possible d’écarter celles qui seraient produites tardivement, y compris pour quelques heures (29).

A défaut de fixation d’une date limite de dépôt de candidature dans l’accord préélectoral il n’est pas possible de refuser une candidature déposée après la date fixée, sauf s’il est justifié de nécessités d’organisation du vote (30). Une candidature déposée la veille ou l’avant-veille du scrutin peut être refusée par exemple du fait de l’organisation du vote par correspondance qui suppose que les bulletins soient établis et envoyés en temps utile. En cas de désaccord sur la validité d’une candidature jugée tardive, le tribunal d’instance sera amené à trancher.

Sur la possibilité de contester les candidatures, voir 215-50, Réagir aux incidents affectant l’organisation et les résultats des élections et 215-55, Contester une candidature.

Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour chaque collège électoral, les listes (titulaires et suppléants) qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale (31).

Lorsque l’application de ces dispositions n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

• – arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;
• – arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Dans l’hypothèse où la représentation d’un sexe est totalement exclue, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté sans qu’il ne puisse être en première position sur la liste Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Les contestations relatives à la composition des listes de candidats sont de la compétence du tribunal d’instance.

Le non-respect par une liste de candidats de la règle relative à la proportionnalité du nombre de femmes et d’hommes entraîne l’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter.

Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.

Le non-respect par une liste de candidats de l’alternance de candidats de chaque sexe entraîne l’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions. Cette annulation peut entraîner, le cas échéant, l’organisation d’élections partielles.

Publicité des listes de candidats

Vous devez assurer la publicité de ces listes. Aucune forme n’est requise par les textes. Cependant, des conventions ou protocoles préélectoraux peuvent prévoir un affichage des listes à une date donnée. Les organisations syndicales procèdent également à cette information. Le fait de procéder à un affichage tardif est susceptible d’entraîner l’annulation du vote si du fait de cette organisation tous les électeurs n’ont pas été en mesure d’y participer (32).

Retrait ou modification de la liste

Les listes de candidats ainsi remises peuvent toujours être modifiées ou retirées avant le début des opérations de vote. Si ces opérations ont en revanche commencé, le retrait d’une candidature constitue une cause de nullité du scrutin, quelle que soit son incidence sur les résultats de l’élection. Seules les personnes habilitées à présenter les listes de candidats peuvent les retirer ou les modifier.

Listes communes

Lorsque des organisations syndicales présentent une liste commune, elles doivent porter à la connaissance des électeurs de l’entreprise ou de l’établissement, avant le déroulement des élections, le mode de répartition entre elles des suffrages obtenus par la liste, afin que puisse être ultérieurement évaluée leur représentativité. A défaut, la répartition s’effectuera à parts égales entre les différents syndicats concernés. Même si ce n’est pas à l’employeur d’assurer cette information mais aux organisations syndicales présentant la liste commune, il est fortement conseillé de leur rappeler cette obligation lorsqu’elles déposent leur liste, et de vérifier par vous-même que les électeurs ont bien reçu l’information avant le scrutin. A défaut, la répartition à parts égales vous sera opposable, quelle que soit la clé de répartition initialement choisie par les syndicats (33). En pratique, cette information peut être effectuée par voie d’affichage sur les panneaux syndicaux et bien sûr par les organisations syndicales concernées, voire en les faisant apparaître sur les bulletins de vote avec l’accord des syndicats de la liste, par exemple.

Par ailleurs, la clé de répartition choisie peut tout à fait s’élever à 100 % des suffrages au profit exclusif de l’un des syndicats de la liste (34). En revanche, elle ne doit avoir aucun caractère aléatoire et ne peut donc être modifiée a posteriori en fonction des résultats de l’élection, notamment si l’un des colistiers n’atteint pas le seuil de représentativité (35).

Défaut de candidature

Si aucun candidat ne se présente au premier tour, il convient d’organiser un second tour. Il y aura lieu de procéder également à un second tour de scrutin dans les collèges où le quorum n’aura pas été atteint ou dans lesquels l’ensemble des sièges de titulaires et de suppléants n’aurait pas été pourvu.

Si aucun candidat ne se présente au premier tour et au second tour, le processus électoral s’arrête. L’employeur doit, dans ce cas, établir un procès-verbal de carence (36).

Le chef d’entreprise peut attendre alors l’expiration du délai lié à la durée des mandats des représentants du personnel en vigueur dans l’entité concernée pour organiser de nouvelles élections sauf si, entre temps, un salarié ou une organisation syndicale le lui demande aprèzs l’expiration d’un délai de six mois suivant l’établissement de ce procès-verbal (37).

◗ Etape 8 : Adresser une note aux salariés concernés par le vote par correspondance

Une note explicative sur le vote par correspondance doit être adressée aux salariés en même temps que le matériel de vote afin que ces derniers maîtrisent les modalités de vote.

Sur cette question, voir 215-25, Organiser le vote par correspondance.

◗ Etape 9 : Préparer les élections sur le plan matériel

Après la négociation du protocole préélectoral et le dépôt des candidatures, de nombreuses tâches matérielles attendent le chef d’entreprise.

Organiser les élections, c’est aussi penser – et à temps – aux différentes tâches matérielles qui assurent la sécurité du scrutin.

Il est en effet décevant d’être parfaitement au courant des dernières jurisprudences en matière d’élections et de voir celles-ci annulées pour des erreurs purement matérielles.

Aussi, après avoir compté, mesuré le temps, négocié avec les organisations syndicales, il va falloir mettre la main à la pâte !

L’impression des bulletins de vote

Tout d’abord, il faut penser à l’imprimeur. Aussitôt les listes des candidats reçues, il faut procéder à l’impression des bulletins de vote. Ceux-ci doivent être établis distinctement pour chacun des collèges, d’une part pour les titulaires et d’autre part pour les suppléants.

Il convient par ailleurs de respecter scrupuleusement :

• – l’orthographe des noms des différents candidats et l’ordre de présentation dans la liste ;
• – les différentes couleurs affectées éventuellement aux bulletins par le protocole préélectoral.

Sur le bulletin doivent être mentionnés :

• – le collège concerné ;
• – le tour de scrutin (1^er ou 2^nd) ;
• – la qualité de titulaire ou suppléant ;
• – le sigle de l’organisation syndicale ou, au second tour, la mention liste libre ;
• – le nom et prénom des candidats figurant sur la liste.

Eventuellement, le bulletin peut faire figurer un emblème choisi par les candidats.

Il faut prévoir un nombre de bulletins de vote par liste de candidats supérieur au nombre des inscrits.

L’employeur peut mettre à disposition des électeurs des bulletins blancs (38).

Les enveloppes électorales

Le format des enveloppes doit permettre d’y insérer facilement un bulletin de vote et de les glisser sans difficulté dans l’urne.

Les enveloppes doivent être faites de papier opaque et ne comporter aucun signe de reconnaissance.

Pour éviter la confusion entre l’élection du candidat titulaire et celle du candidat suppléant, il est recommandé de prévoir dans le protocole préélectoral des enveloppes de couleurs différentes.

Préparer le vote par correspondance

Il s’agit là d’un travail important qui doit être fait le plus tôt possible. Il faut penser à bien articuler, en tenant compte des délais postaux, la date de remise des listes, les dates d’impression, la date du scrutin afin que tous les votants par correspondance puissent voir leur vote décompté.

Il faut donc :

• – rédiger clairement la note explicative à adresser aux salariés ;
• – veiller à ce que les enveloppes contiennent bien l’ensemble du matériel de vote prévu dans l’accord préélectoral (tracts et professions de foi des candidats, bulletins de vote, enveloppe électorale, enveloppe de retour avec indications du nom du votant et du lieu de réception) ;
• – ouvrir la ou les boites postales destinées à recevoir les votes par correspondance auprès du bureau de vote le plus proche.

Bureaux de vote

Dans chaque collège, il y a lieu de constituer un bureau de vote.

Etre membre du bureau de vote n’est pas une mission évidente. Le bureau de vote doit contrôler la régularité du scrutin, veiller au bon déroulement du vote, assurer le bon ordre dans les endroits où se déroule l’élection, trancher les incidents éventuels, proclamer la clôture du scrutin, assurer le dépouillement des bulletins, proclamer les résultats et établir le procès-verbal.

Aussi, il est souvent procédé à un appel à un volontariat bien éclairé afin de bénéficier des expériences passées.

Au cas où cette expérience serait insuffisante, une formation préalable des membres du bureau de vote aux différents aspects de leur mission sera la bienvenue.

Aménagement des lieux où se déroule le scrutin

Il faut prévoir un espace suffisamment grand pour permettre l’installation du bureau et du matériel de vote ainsi que les mouvements des électeurs. Les lieux doivent être d’un accès facile et suffisamment signalés pour que les électeurs n’oublient pas de voter (communiquer sur ce sujet la veille ou l’avant-veille du scrutin n’est pas inutile) et ne se perdent pas.

Les isoloirs

L’installation d’un dispositif d’isolement dans la salle de vote est obligatoire (39). Peu importe sa forme, mais il faut que les électeurs puissent choisir leur liste et éventuellement raturer des noms dans la confidentialité la plus totale.

Les urnes

L’employeur doit fournir des urnes permettant le respect du secret du scrutin.

Pour chaque collège, il doit y avoir deux urnes distinctes, une pour les titulaires et l’autre pour les suppléants. Elles doivent être mises en place à peine de nullité du vote. Il n’est pas nécessaire que les urnes soient semblables à celles prévues par le Code électoral (transparentes, munies de serrures dissemblables) (40). La jurisprudence a en effet autorisé d’autres modèles d’urnes moins sophistiqués dès lors qu’ils présentent un certain nombre de critères de sécurité. Ainsi ont été admises des urnes en carton, reliées par des bandes adhésives (41). Elles doivent toutefois toujours être placées sous surveillance suffisante (42).

Autres matériels nécessaires

Enfin, il ne faut pas oublier, pour permettre aux membres du bureau de vote d’accomplir leur mission :

• – la feuille d’émargement (une pour le vote « titulaires », une pour le vote « suppléants ») ;
• – des feuilles, des crayons et des calculettes pour assurer le dépouillement ;
• – les modèles administratifs de procès-verbaux des élections fournis par la Direccte, afin que le bureau puisse les remplir.

◗ Etape 10 : Suivre le déroulement du scrutin

En ce qui concerne le vote sur place, le parcours de l’électeur se déroule selon les modalités suivantes :

• – prendre les bulletins de vote en distinguant ceux concernant les titulaires de ceux concernant les suppléants, et éventuellement un bulletin blanc ;
• – prendre les enveloppes électorales ;
• – se rendre dans l’isoloir ;
• – éventuellement raturer des noms, mais ne pas panacher ;
• – aller devant le bureau de vote ;
• – présenter éventuellement sa carte d’identité ou son badge professionnel ;
• – mettre une enveloppe dans l’urne « titulaires » et une autre dans l’urne « suppléants ».

Il faut ensuite émarger la liste électorale pour les titulaires et celle pour les suppléants.

En ce qui concerne le vote par correspondance, il y a lieu de remettre les enveloppes de transmission du vote, relevées dans la boite postale ou transmises à un organe interne de l’entreprise suivant les modalités prévues par le protocole préélectoral, au président du bureau de vote concerné avant qu’il ne déclare le scrutin clos. Peu avant cette déclaration (car rien n’interdit à un salarié ayant voté par correspondance de voter sur place) le président, ou ses assesseurs, traite ces enveloppes électorales en :

• – vérifiant que l’enveloppe est signée (43) ;
• – lisant le nom du votant qui figure au dos de l’enveloppe ;
• – vérifiant sur la liste d’émargement que le salarié n’a pas déjà voté sur place. Si c’est le cas, l’enveloppe ne sera pas ouverte et fera partie des différents documents joints au procès-verbal des élections. S’il n’a pas voté sur place, le président ou ses assesseurs :
  • – émargent pour lui sur les listes d’émargement ;
  • – ouvrent cette enveloppe et en déposent l’enveloppe électorale qu’elle contient dans l’urne adéquate. Si l’enveloppe de transmission ne comprend aucune enveloppe électorale, le vote sera considéré comme étant un vote blanc.

Chaque liste peut désigner un délégué de liste, qui doit être électeur dans l’entreprise, pour contrôler le scrutin. De même, un représentant de chaque organisation syndicale, salarié de l’entreprise, peut être également présent.

Un représentant de la direction de l’entreprise peut assister au déroulement du scrutin. Comme les représentants précédents, il doit être d’une stricte neutralité.

De même, en vertu des principes du droit électoral, tout candidat ou son représentant, a le droit de contrôler l’ensemble des opérations de vote, de dépouillement des bulletins et de décompte des voix et d’exiger l’inscription sur le procès-verbal de ses observations ou contestations.

◗ Etape 11 : Dépouiller les bulletins

Il convient de dépouiller les bulletins une fois le scrutin clôturé (sur cette étape, se reporter à 215-30, Organiser le dépouillement des votes).

◗ Etape 12 : Rédiger et signer le PV d’élection, puis proclamer les résultats

Une fois le dépouillement terminé, les membres du bureau de vote procèdent à la rédaction du PV d’élection, qu’ils signent tous, puis à la proclamation nominative des résultats des élections (sur cette étape, comme précédemment, voir 215-30, Organiser le dépouillement des votes).

◗ Etape 13 (éventuellement) : Rédiger un procès-verbal de carence

Se reporter à 215-30, Organiser le dépouillement des votes.