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205-5 Quels salariés ont droit à des repas et comment les évaluer pour la paye ?

La paye au quotidien
Partie 2 –
Payes et situations particulières
Titre 1 –
Métiers et secteurs particuliers
Thème 205 –
Particularités liées au secteur d’activités
Section 1 –
Hôtels, cafés, restaurants

205-5 Quels salariés ont droit à des repas et comment les évaluer pour la paye ?

Les employeurs du secteur des hôtels, cafés et restaurants (HCR) ont l’obligation de nourrir leur personnel présent au moment des repas. Cet avantage en nature est une forme de salaire. Autrement dit, le montant de l’avantage en nature « repas » est soumis à toutes les cotisations sociales et à l’impôt.

Textes :Arr. Parodi 22 févr. 1946, modifié par Arr. 1er oct. 1947 ; Avenant 13 juill. 2004, art. 17 étendu par Arr. 30 déc. 2004, JO 1er janv. 2005 ; Arr. 10 déc. 2002 modifié par Arr. 28 avr. 2003, JO 23 mai ; Circ. DRT/DSS no 15-90, 9 mars 1990.

Est-il obligatoire de nourrir les salariés ?

Oui. En effet, l’arrêté Parodi du 22 février 1946 (modifié) impose aux employeurs de la branche hôtelière de nourrir l’ensemble de son personnel ou, à défaut, de lui verser une indemnité compensatrice. Pour cela, une double condition est nécessaire (Circ. DRT/DSS no 15-90, 9 mars 1990) :

  • l’établissement doit être ouvert à la clientèle au moment des repas ;
  • le salarié doit être présent au moment desdits repas (sont visés les repas de la clientèle mais également ceux du personnel).

Tous les salariés, quel que soit leur emploi, leur niveau de salaire (Cass. soc., 5 mai 1971, no 70-40.422) ou leur durée de travail, doivent être nourris par leur employeur (ou percevoir une indemnité compensatrice) dès lors qu’ils remplissent les deux conditions ci-dessus.

La condition d’être présent au moment des repas peut aboutir à exclure certains salariés à temps partiel ou, compte tenu de leurs horaires de travail, la grande majorité des veilleurs de nuit.

Selon la Cour de cassation qui fait une stricte application des dispositions ci-dessus, le veilleur de nuit qui prend son service à 20 heures, soit à l’heure normale de prise du dîner est en droit de prétendre à une indemnité de repas. Le salarié ne peut se voir opposer le fait qu’il est en mesure de dîner avant sa prise de service (Cass. soc., 24 janv. 2001, no 98-43.380).

En pratique, sont visées par l’obligation de nourrir leurs salariés, les entreprises relevant des conventions collectives nationales suivantes (Circ. Acoss no 2008-07, 30 juill. 2008) :

  • hôtels, cafés, restaurants ;
  • restauration des collectivités ;
  • restauration rapide ;
  • chaînes de cafétérias et assimilées ;
  • casinos.

Attention :c’est l’offre d’un service au public pendant les heures habituelles de repas, quelle que soit l’activité (restauration, hôtellerie, bar), et l’obligation faite au salarié d’être présent pendant cette période qui entraîne l’obligation de nourriture. Celle-ci n’est donc pas limitée aux seuls établissements de restauration et concerne également, par exemple, les hôtels sans restaurant (site Urssaf).

Combien de repas faut-il attribuer par jour et par mois ?

Un usage constant dans la profession octroie deux repas par jour aux salariés dont la durée de présence journalière est supérieure à 5 heures et un seul repas pour les salariés travaillant au maximum 5 heures par jour (sous réserve du respect de la double condition énoncée ci-dessus). Ces repas sont attribués en fonction du nombre de jours qui ont été réellement travaillés dans le mois, ce qui en fait un élément de paye variant en fonction du nombre de jours travaillés mensuellement.

Comment doit être évalué l’avantage en nature « repas » pour le calcul du salaire ?

Il faut distinguer deux cas :

  • les salariés rémunérés au Smic : vous ne devez pas déduire l’avantage en nature du salaire en espèces à verser (Avenant 13 juill. 2004, art. 17) ; en revanche, pour le calcul des cotisations, il faut ajouter au salaire la valeur « sécurité sociale » de ces avantages, soit une fois le montant du minimum garanti (3,57 € le repas au 1er janvier 2018) ; somme qui doit ensuite être déduite pour calculer le salaire net à payer ;
  • les salariés ayant un salaire supérieur au Smic : la valeur des repas peut être déduite du salaire pour un montant à débattre entre les parties ; la convention des HCR précisant toutefois que cette déduction ne peut excéder la valeur de l’avantage en nature tel que fixé par la réglementation. En pratique, les parties évaluent donc souvent les repas en prenant en compte le montant retenu pour l’assiette des cotisations (3,57 € au 1er janvier 2018). Si, pour calculer le salaire en espèces à verser, vous retenez une valeur inférieure, sachez que de toute façon vous devrez, pour le calcul des cotisations, retenir la valeur de 3,57 € (voir exemple ci-dessous).

Exemple :

les parties ont convenu d’un salaire, avantages en nature « repas » compris, de 2 000 € (les avantages en nature ont été évalués à 2 €) ; au mois de janvier 2018 le salarié a bénéficié de 46 repas (total 92 €) : le salaire brut en espèces est de 1 908 € (2 000 € – 92 €) mais le salaire soumis à cotisations est de :

  • 1 908 € + (46 × 3,57 €) = 2 072,22 €.

Pour une réactualisation de la valeur du minimum garanti, voir no 105-50.

Peut-on remplacer le repas en nature par une indemnité compensatrice ?

Vous êtes tenu de nourrir l’ensemble de votre personnel ou, à défaut, de lui verser une indemnité compensatrice pour les repas non fournis. Un accord d’entreprise peut tout à fait en fixer le montant. Si tel n’est pas le cas, deux possibilités sont à distinguer :

  • les salariés payés au-dessus du Smic : l’indemnité compensatrice peut être calculée par référence aux arrêtés Parodi. Cette valeur étant très faible (0,06 €), la plupart du temps les parties se réfèrent à la valeur des avantages en nature « repas » de la Sécurité sociale, soit 3,57 € (au 1er janvier 2018). Mais ce qu’il faut bien comprendre, c’est que l’indemnité compensatrice n’est pas un avantage en nature ; par conséquent, la valeur de 3,57 € n’est pas un minimum obligatoire pour le calcul des cotisations (Cass. 2e civ., 5 juill. 2005, no 04-30.108). En d’autres termes, soit vous versez une indemnité compensatrice de 3,57 € par repas et vous cotiserez sur cette somme, soit vous versez une somme inférieure et c’est cette somme inférieure qui sera soumise à cotisations ;
  • les salariés payés au Smic : dans la mesure où, pour ces salariés, l’avenant du 13 juillet 2004 impose de ne pas déduire la valeur des avantages en nature « repas » prévue par l’article D. 3231-13 du Code du travail (2 repas = 1 fois le minimum garanti), il convient pour assurer une stricte égalité entre ceux qui sont nourris et ceux qui ne le sont pas, de verser une indemnité compensatrice de repas calculée sur la base de une fois le minimum garanti par jour, soit 3,57 € (au 1er janvier 2018).

Comment évaluer l’avantage en nature « repas » pour le calcul des cotisations sociales et de l’impôt ?

Les repas fournis par l’employeur sont des compléments de rémunération et sont, à ce titre, soumis aux cotisations sociales et à l’impôt.

Depuis l’arrêté du 28 avril 2003, le secteur des hôtels, cafés, restaurants (ainsi que les secteurs de la restauration des collectivités, de la restauration rapide, des chaînes de cafétérias, et des casinos), bénéficie d’un régime particulier pour l’évaluation des avantages en nature « repas ». En effet, les repas sont évalués à 1 fois le minimum garanti (MG) en vigueur au moment où le repas est fourni. Ainsi, au 1er janvier 2018, l’avantage en nature « repas » est de 3,57 € pour le calcul des cotisations sociales.

Le montant du minimum garanti est en principe réévalué tous les ans au 1er janvier (voir no 105-50).

Comment se présente le bulletin de paye ?

Sur le bulletin de paye, pour le calcul des cotisations, vous ajouterez au salaire brut mensuel le montant des avantages en nature ; ceux-ci correspondant à autant de minimums garantis qu’il y a eu de repas consommés. Dans la mesure où ces repas ont déjà été pris, il convient d’en déduire le montant après le net imposable afin que le salarié ne bénéficie pas deux fois du même avantage (en nature et en espèces).

Exemple :

un salarié ayant un salaire de base mensuel de 1 500 € bénéficie de 2 repas par jour travaillé. Au cours d’un mois donné qui compte 22 jours ouvrés, il travaille sans absence :

Salaire de base 1 500,00
Repas nature (44 × 3,52 €) + 154,88
Total brut 1 654,44
Net imposable (Salaire brut – cotisations déductibles)
Salaire net (Salaire brut – total des cotisations)
Déduction des repas – 154,88
Net à payer (Salaire net – 154,88)

Pour le calcul de l’indemnité de congés payés, voir no 205-20.

Sachez-le :un salarié qui, pour des raisons personnelles, ne prend pas le repas fourni gratuitement par l’employeur ne peut prétendre à une indemnité compensatrice (Cass. soc., 16 févr. 1994, no 90-46.077).