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200-10 Comment peut-on rémunérer le VRP et le rembourser de ses frais ?

La paye au quotidien
Partie 2 –
Payes et situations particulières
Titre 1 –
Métiers et secteurs particuliers
Thème 200 –
Particularités liées au métier exercé par la salarié
Section 1 –
Les VRP

200-10 Comment peut-on rémunérer le VRP et le rembourser de ses frais ?

La rémunération des VRP peut revêtir la forme d’un salaire fixe, de commissions ou d’un mélange des deux. Autrement dit, la rémunération des VRP est librement négociée.

Textes : C. trav., art. L. 7313-7 ; C. trav., art. L. 3242-1 ; ANI, 3 oct. 1975 (CCN des VRP), art. 5

Est-on obligé d’octroyer un salaire fixe au VRP ?

Non, le contrat de travail du VRP doit seulement indiquer la rémunération à laquelle le représentant peut prétendre, ce qui permet toutes les combinaisons entre salaire fixe seulement, salaire fixe plus commissions ou encore seulement des commissions.

Dès lors que le VRP est rémunéré en tout ou partie par un salaire fixe mensuel, ce salaire doit lui être payé une fois par mois (C. trav., art. L. 3242-1 ; CCN, art. 5).

Remarque : les VRP payés uniquement au fixe n’ont pas droit à une indemnité de clientèle.

Peut-on fixer un taux de commission différent selon les produits vendus ?

Les commissions sont librement fixées par les parties contractantes. Elles peuvent être calculées différemment selon le type ou la quantité de produits vendus et rien n’empêche de panacher les taux de commission en fonction de ces différents critères. Il est fréquent de faire varier le taux des commissions en fonction du volume des affaires réalisées.

Le taux des commissions peut inclure l’indemnité de congés payés et les frais professionnels.

(Voir modèle de contrat ci-après).

Le VRP peut-il prétendre à des commissions sur les ordres indirects ?

Les ordres indirects sont des commandes adressées à l’entreprise par les clients du VRP, sans qu’il y ait eu une intervention personnelle de sa part. Le contrat peut prévoir et limiter ce droit aux commandes transmises dans un délai donné depuis la dernière visite du client par le VRP ou prévoir des taux particuliers pour ces ordres indirects.

Si rien n’est précisé dans le contrat, le VRP n’a pas droit à des commissions sur les ordres indirects, sauf usage plus favorable (Cass. soc., 15 nov. 1988, nº 85-42.453).

Les commissions sont-elles dues aux VRP lorsque le client annule sa commande ou ne paie pas ?

Vérifiez le contrat du VRP. Il peut – et c’est souhaitable – préciser ce qui déclenche le droit à commission à savoir :

  • la commande (il est possible de prévoir qu’elle doit être acceptée par l’entreprise, ce qui permet d’écarter les clients insolvables ou douteux) ;
  • le règlement de la facture par le client (clause dite de « vente menée à bonne fin ») ; mais attention si le non-paiement de la facture est une conséquence d’une faute commise par l’employeur, le VRP a droit à ses commissions malgré la clause. Il en a été jugé ainsi par exemple pour un employeur qui a dû reprendre des marchandises non conformes à la commande (Cass. soc., 18 déc. 1973, no 72-40.393).

Si rien n’est précisé dans le contrat :

  • les commissions sont dues dès qu’une commande est transmise ; peu importe que finalement les marchandises n’aient pas été livrées (Cass. soc., 15 nov. 1988, no 85-42.453 ; Cass. soc., 19 mai 1998, no 96-41.034) ;
  • les commissions ne sont pas dues si la commande n’est pas exécutée par la faute du VRP.

Exemple :

n’a pas droit à ses commissions un VRP qui, malgré les instructions réitérées de son employeur, prend des commandes assorties de délais de livraison trop courts pour pouvoir être livrées ; les commandes ainsi passées par le salarié ont pu ne pas être acceptées par l’entreprise (Cass. soc., 17 mars 1960, no 58-40.502).

Quelle est l’assiette de calcul des commissions ?

Base de calcul. — Faute de clause spécifique dans le contrat, les commissions sont calculées sur le prix facturé TTC (Cass. soc., 20 mai 1998, no 95-41.169). En revanche si le contrat précise que les commissions se calculent sur le montant net des commandes, il s’agit du montant après déduction des taxes (Cass. soc., 1er juill. 1964, no 63-40.721).

Justificatifs. — Il appartient à l’employeur de produire les documents ayant servi au calcul de la rémunération variable. En cas de conflit, c’est à lui de justifier du montant du chiffre d’affaires réalisé permettant de calculer le montant des commissions (Cass. soc., 19 mai 2010, no 08-44.442 ; Cass. soc., 7 juill. 2010, no 08-45.634).Voir no 175-15.

A quelle fréquence doit-on payer les commissions ?

Les commissions dues aux VRP doivent être réglées au moins une fois tous les 3 mois (C. trav., art. L. 7313-7). Toutefois, la convention collective des VRP impose à l’employeur, si le salarié en fait la demande, de verser des acomptes mensuels sur le montant des commissions effectivement dues au titre du trimestre en cours (CCN, art. 5-2).

Quelle est l’incidence d’un système d’avances sur commissions ?

Si vous versez régulièrement une somme fixe à titre d’avance sur commission, ce « fixe » n’est pas définitivement acquis au salarié. Ainsi en cas de départ de l’entreprise, le VRP devra rembourser l’éventuel excédent qu’il a perçu. Mais attention, de telles avances nécessitent de faire le point périodiquement (tous les trimestres) aux fins de régularisation. L’employeur qui s’abstiendrait d’une telle régularisation prend un risque : les juges peuvent en effet considérer qu’il y a novation c’est-à-dire que les parties ont décidé de transformer l’avance en un fixe définitivement acquis (Cass. soc., 15 oct. 2002, no 00-42.364).

Remarque : il faut éviter ce type d’avance notamment parce que la somme reste soumise à cotisations même lorsqu’elle est imputée sur l’indemnité de clientèle au moment du départ du salarié (voir no 200-45).

Peut-on prévoir une clause « d’arrêtés périodiques de compte » soumettant les réclamations du VRP à des délais stricts ?

Ce type de clause n’est pas illicite.

Exemple :

le contrat d’un VRP prévoyait que les comptes de commissions seraient arrêtés chaque trimestre et que le relevé en serait remis au salarié dans le courant du mois suivant, étant précisé que le défaut d’observation du salarié dans le mois de la réception serait considéré comme un accord valant arrêté de compte. La Cour de cassation a considéré que cette clause d’arrêtés de compte donnant un délai suffisant au VRP pour présenter ses observations, était licite et que l’absence d’observations du salarié aux relevés détaillés fournis par l’employeur concrétisait leur accord définitif sur le montant des commissions. Autrement dit, passé le délai de contestation, le salarié ne pouvait plus présenter de réclamations quant au montant de ses commissions (Cass. soc., 30 sept. 2003, no 01-42.819).

Comment les frais professionnels peuvent-ils être remboursés ?

Les frais professionnels engagés par le salarié doivent être supportés par l’employeur (voir no 120-15). Vous pouvez en effectuer le remboursement :

  • par le biais d’allocations forfaitaires (pour les repas et les frais d’hôtels, il est conseillé pour simplifier la paye de respecter les limites d’exonération prévues pour les cotisations de sécurité sociale) ;
  • sur justification des frais réels (le remboursement peut être plafonné pour éviter toute dérive inflationniste) ;
  • par incorporation dans le taux des commissions, ce qu’il faut alors préciser ainsi que le pourcentage que représentent ces frais (en général 30 %).

Deux points sont à signaler concernant ces remboursements :

  • ils ne sont pas pris en compte pour vérifier que le VRP exclusif a bien perçu le minimum garanti prévu par la convention collective ;
  • ils doivent être réintégrés dans l’assiette des cotisations si l’abattement de 30 % est appliqué.

Comment faut-il rémunérer le temps passé en formation ?

La participation à une formation organisée par l’employeur fait partie intégrante des fonctions du salarié, au même titre que la prospection de clientèle. Par conséquent, le VRP a droit, pendant ce temps de formation à sa rémunération intégrale, ce qui vise le salaire fixe et sa partie variable (Cass. soc., 9 mai 2007, no 06-40.996).

Le salarié peut-il demander à être indemnisé du temps passé en réunion ?

Selon la cour de cassation, la participation à des journées commerciales organisées par l’employeur, entre les VRP, afin notamment de confronter des pratiques et de diffuser des informations, fait partie des obligations contractuelles du salarié. Par conséquent, ce dernier ne peut prétendre à aucun complément de rémunération au titre de ses commissions « perdues » (Cass. soc., 9 mai 2007, no 06-40.996).

Sachez-le : il est nécessaire d’établir un décompte des commissions versées, avec en regard de chaque montant le détail de la commande passée par le client. Le VRP peut ainsi vérifier le calcul de ses commissions et demander des explications à son employeur au cours d’une discussion contradictoire.

Modèle de contrat pour VRP exclusifEntre la société <…> (adresse) représentée par M <…> agissant en qualité de <…>

Et

M <…> de nationalité <…> demeurant <…>, immatriculé à la sécurité sociale sous le no <…>

Il a été convenu ce qui suit :

Engagement

Sous réserve des résultats de la visite médicale d’embauche, M <…> est engagé par la société <…> en qualité de voyageur-représentant-placier dans les conditions définies par les articles L. 7311-3 et suivants du Code du travail et l’accord national interprofessionnel du 3 octobre 1975 – accord qui peut être consulté sur l’intranet de l’entreprise (ou dans le bureau…).

M <…> atteste qu’au jour de la signature de ce contrat de travail, il réunit toutes les conditions de moralité requises et que rien ne s’oppose à ce qu’il puisse exercer la profession de VRP (aucune condamnation pour crime, délit assorti d’une peine de prison ferme de plus de 2 ans, ni interdiction, déchéance ou incapacité).

M <…> prend par ailleurs l’engagement, au cas où sa situation viendrait à changer, eu égard à ce qui précède, d’en informer sans délai la société <…>.

Durée du contrat – Période d’essai

Le présent contrat est conclu pour une durée indéterminée à compter du <…>. Il ne deviendra toutefois définitif qu’à l’issue d’une période d’essai de trois mois au cours de laquelle chaque partie pourra exercer son droit de résiliation sans préavis ni indemnité.

À l’issue de la période d’essai, sauf faute grave, faute lourde ou cas de force majeure, la rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties donnera lieu à un préavis d’un mois si cette rupture intervient durant la première année, de deux mois la 2e année et de trois mois à partir de la 3e année.

Objet de la représentation

M <…> est chargé, au nom et pour le compte de la société <…> de la représentation des articles ci-après désignés : <…>

Au cas où la société viendrait à confier à M <…> de nouveaux produits postérieurement à la signature de ce contrat, un avenant fixerait les conditions de cette représentation : secteur, catégorie de clients, conditions de vente, mode de rémunération <…>

Exclusivité

M <…> s’engage à consacrer à la société <…> l’exclusivité de son activité et s’interdit de représenter d’autres produits pour son propre compte ou pour le compte d’une autre entreprise quelle qu’elle soit.

Secteur d’activité

M <…> sera chargé de visiter la clientèle (grossistes, détaillants, etc.) dans la région suivante : (communes, départements) <…>.

La société s’engage à assurer à M <…> l’exclusivité de la prospection dans le secteur qu’il est habilité à visiter.

Obligations professionnelles

M <…> devra se conformer strictement aux directives qui lui seront données et notamment effectuer tous les déplacements et visites de clients qui lui seront prescrits par la société <…> et ce dans les conditions et délais qui lui seront indiqués.

Sous cette réserve, M <…> aura toute liberté pour l’organisation de ses tournées, la fréquence des visites à effectuer et l’opportunité de celles-ci, étant entendu qu’à la fin de chaque semaine, M <…> devra établir, conformément au modèle qui lui a été fourni, un rapport détaillé sur les clients visités.

M <…> devra respecter les tarifs et conditions de vente de la société sans aucune dérogation, sauf accord exprès et préalable de la société. En cas de modification des prix et conditions de vente, la société <…> s’engage à en informer M <…>, <…> jours avant leur application.

Sauf autorisation formelle et écrite de la société, M <…> ne pourra procéder à aucun encaissement auprès de la clientèle, même à titre d’arrhes.

Rémunération

En contrepartie de son activité, M <…> percevra une rémunération composée d’un salaire fixe de <…> € payable en fin de mois et de commissions payables à la fin de chaque trimestre pour les affaires directement réalisées par lui avec la clientèle qu’il est habilité à visiter.

M <…> aura également droit à des commissions sur toutes les commandes émanant de son secteur, qui sont transmises directement à la société, sous réserve qu’il puisse, au vu des rapports d’activité, justifier avoir visité le client au plus tard dans les <…> (x semaines ou jours) précédant la commande.

Le taux des commissions est fixé comme suit :

  • –  <…> jusqu’à un chiffre d’affaires de <…> € ;
  • –  <…> % pour la fraction du chiffre d’affaires comprise entre <…> € et <…> € ;
  • –  <…> % pour la fraction du chiffre d’affaires excédant <…> €.

Les commissions sont assises sur le montant net des factures, déduction faite des frais de transport et d’emballage et des différentes taxes existantes ou pouvant venir à être créées. Elles sont réglées sur l’ensemble des commandes transmises et acceptées par la société – tout refus de la société devant être notifié à M <…> dans un délai de <…> jours.

En sa qualité de VRP exclusif, M <…> pourra prétendre, pour chaque trimestre d’emploi, à la garantie minimale de rémunération (hors frais professionnels) prévue par l’accord national du 3 octobre 1975. Cependant, tout complément de salaire versé à ce titre viendra en déduction des rémunérations dues au cours des trois trimestres suivants, sous réserve qu’elles excèdent la garantie minimale de rémunération précitée.

Véhicule – Frais professionnels

Pour l’accomplissement de sa mission, M <…> utilisera sa voiture personnelle. Il s’engage à justifier auprès de la société qu’il a contracté une assurance tous risques au titre de son activité professionnelle. M <…> s’engage également, pour toute la durée du contrat, à demeurer assuré dans les mêmes conditions, à régler les primes d’assurance et à en justifier à toutes époques auprès de la société.

Sur présentation de justificatifs attestant des déplacements effectués et des montants acquittés, la société remboursera mensuellement à M <…> les frais de route occasionnés par ses déplacements professionnels (carburant, péage, parking). La société s’engage également à rembourser à M <…> les frais d’hôtel et de restaurant occasionnés par son activité dans la limite de <…> € par repas et de <…> € par nuit d’hôtel.

Congés payés

M <…> bénéficiera, chaque année, de congés payés conformément au régime légal en vigueur. L’indemnité qui lui sera versée à ce titre sera égale à 1/10e de la rémunération brute, hors frais professionnels, perçue au cours de la période de référence allant du 1er juin de l’année écoulée au 31 mai de l’année en cours. Cette indemnité se cumulera avec les commissions devenant exigibles pendant le congé et correspondant à un travail antérieur au congé.

Maladie-accident

En cas de maladie ou d’accident, M <…> s’engage à prévenir la société dans les 48 h et à s’en justifier par l’envoi d’un certificat médical. Si l’absence se prolonge au-delà de <…> jours (ou mois), la société se réserve le droit de faire visiter la clientèle par une personne de son choix sans qu’il puisse prétendre à aucune commission.

Entretien et retour des échantillons

M <…> devra apporter le plus grand soin aux échantillons et à la collection mis à sa disposition afin d’éviter tout risque de détérioration, perte ou vol. Toute négligence de sa part dans ce domaine sera constitutive d’une faute.

En cas de rupture de contrat, et quel qu’en soit le motif, M <…> devra restituer à la première demande de la société tous échantillons, collections, tarifs, publicités et autres documents qui lui auraient été confiés pour l’exercice de son activité.

Commissions de retour sur échantillonnage

Après la rupture du contrat, pendant une durée de <…> mois, M <…> conservera un droit à commissions pour les ordres transmis par la clientèle après son départ et qui sont le résultat de son activité ; ce droit à commissions étant acquis sous réserve qu’il puisse justifier avoir visité les clients concernés dans les <…> jours (ou mois) précédant la rupture.

Indemnité de clientèle

M <…> reconnaît qu’il ne possède aucune clientèle dans le secteur qui lui est confié.

En cas de rupture du contrat par la société, et sauf s’il a commis une faute grave, M <…> pourra éventuellement prétendre à une indemnité de clientèle s’il est constaté, grâce à son activité, un développement de la clientèle dans les conditions prévues à l’article L. 7313-13 du Code du travail. Pour apprécier cette indemnité, il sera tenu compte des diminutions qui auraient pu être constatées dans la clientèle préexistante ainsi que de toutes les interventions de la société : publicité, efforts consentis sur les prix, développement de la production <…>.

Aux fins de calcul de cette éventuelle indemnité, il est annexé au contrat, un état indiquant pour le secteur de M <…> :

  • –  la liste des clients existant à la date de conclusion du présent contrat ;
  • –  les quantités de marchandises et le chiffre d’affaires réalisé au cours des 12 derniers mois précédant la signature du présent contrat.

Non-concurrence

En cas de rupture du présent contrat pour quelque motif que ce soit, M <…> s’interdit, pendant une période de 2 ans à compter de la notification de la rupture d’exercer pour son compte personnel ou pour le compte d’une autre entreprise, toute activité se rapportant à la fabrication ou à la commercialisation d’articles susceptible de concurrencer la société <…>. Cette interdiction s’applique au secteur et aux catégories de clients définis au présent contrat.

Durant cette période, la société versera à M <…> une contrepartie pécuniaire mensuelle égale à : 2/3 de mois apprécié sur la moyenne des 12 derniers mois de rémunérations, après déduction des frais professionnels. Cette contrepartie financière sera réduite de moitié en cas de démission.

Par exception, la clause de non-concurrence n’est pas applicable en cas de licenciement durant les 3 premiers mois d’emploi ou en cas de démission au cours des 45 premiers jours. Sous réserve de prévenir M <…> dans les 15 jours suivant la notification de la rupture, la société <…> pourra dispenser M <…> de l’exécution de la présente clause ou en réduire la durée.

Fait à <…>, le <…>.

Modèle de contrat pour VRP multicartes(Ce modèle ne développe que les dispositions particulières aux VRP multicartes, les autres clauses étant identiques à celles des VRP exclusifs).

Entre la société <…> (adresse) représentée par M <…> agissant en qualité de <…>

Et

M <…> de nationalité <…> demeurant <…>, immatriculé à la sécurité sociale sous le no <…>

Il a été convenu ce qui suit :

Engagement

Sous réserve des résultats de la visite médicale d’embauche, M <…> est engagé par la société <…> en qualité de voyageur-représentant-placier à cartes multiples dans les conditions définies par les articles L. 7311-3 et suivants du Code du travail et l’accord national interprofessionnel du 3 octobre 1975 – accord qui peut être consulté sur l’intranet de l’entreprise (ou dans le bureau…).

Durée du contrat – Période d’essai (voir modèle VRP exclusif)

Objet de la représentation (voir modèle VRP exclusif)

Autres cartes

M <…> déclare représenter à ce jour les entreprises <…> pour les articles ci-après désignés dans le secteur suivant <…>.

M <…> s’engage, d’une part, à ne faire aucune prospection pour des entreprises susceptibles de concurrencer la société <…> et, d’autre part, à ne pas prendre, pendant la durée du présent contrat, de nouvelles cartes sans que la société <…> lui ait expressément donné son accord. Tout manquement à cette obligation pourrait conduire la société à envisager la rupture du présent contrat.

Secteur d’activité

M <…> sera chargé de visiter la clientèle (grossistes, détaillants, etc.) dans la région suivante : <…> (communes, départements). La société s’engage à assurer à M <…> l’exclusivité de la prospection dans le secteur qu’il est habilité à visiter.

Obligations professionnelles (voir modèle VRP exclusif)

Rémunération

En contrepartie de son activité M <…> percevra une rémunération composée de commissions payables à la fin de chaque trimestre pour les affaires directement réalisées par lui avec la clientèle qu’il est habilité à visiter.

M <…> aura également droit à des commissions sur toutes les commandes émanant de son secteur, qui sont transmises directement à la société, sous réserve qu’il puisse, au vu des rapports d’activité, justifier avoir visité le client au plus tard dans les <…> (x semaines ou jours) précédant la commande. Le taux des commissions est fixé comme suit : <…>.

Les commissions sont assises sur le montant net des factures, déduction faite des frais de transport et d’emballage et des différentes taxes existantes ou pouvant venir à être créées. Elles sont réglées sur l’ensemble des commandes transmises et acceptées par la société – tout refus de la société devant être notifié à M <…> dans un délai de <…> jours.

Véhicule – Frais professionnels

Pour l’accomplissement de sa mission, M <…> utilisera sa voiture personnelle. Il s’engage à justifier auprès de la société qu’il a contracté une assurance tous risques au titre de son activité professionnelle. M <…> s’engage également, pour toute la durée du contrat, à demeurer assuré dans les mêmes conditions, à régler les primes d’assurance et à en justifier à toutes époques auprès de la société.

En sus de sa rémunération, M <…> percevra, au titre de ses frais professionnels, une allocation forfaitaire égale à 30 % du montant de ses commissions.

Congés payés (voir modèle VRP exclusif)

Maladie-accident (voir modèle VRP exclusif)

Entretien et retour des échantillons (voir modèle VRP exclusif)

Commissions de retour sur échantillonnage (voir modèle VRP exclusif)

Indemnité de clientèle (voir modèle VRP exclusif)

Non-concurrence (voir modèle VRP exclusif)

Fait à <…>, le <…>.