125-25 Comment répartir la participation entre les salariés et les informer de leurs droits ?

La réserve spéciale de participation est répartie entre les salariés en fonction du montant du salaire annuel brut perçu. L’accord de participation peut toutefois instituer un salaire plancher, pour limiter les effets hiérarchiques, ou même prévoir un autre mode de répartition qui peut être égalitaire ou proportionnel au temps de présence. Autrement dit, la formule de la répartition en fonction du salaire n’est pas obligatoire.

◗ Comment répartir la RSP entre les salariés ?

Répartition proportionnelle au salaire. — Sauf si l’accord en dispose autrement, vous devez répartir la réserve spéciale de participation (RSP) entre les salariés proportionnellement au salaire brut perçu au cours de l’exercice mais en respectant un double plafond (C. trav., art. D. 3324-10 ; C. trav., art. D. 3324-12) :

• –  la prise en compte du salaire est plafonnée à quatre fois le plafond annuel de la sécurité sociale (137 232 € en 2009) ; ce plafond peut être fixé à un niveau inférieur, l’important étant que la limite soit la même pour tous ;
• –  il ne peut être attribué à un même salarié, par exercice, une somme supérieure à 75 % du plafond annuel de la sécurité sociale (ce qui fait, en 2009, un maximum de 25 731 €). Ce plafond ne peut faire l’objet d’aucun aménagement ni à la hausse ni à la baisse (C. trav., art. L. 3324-5 ; L. n^o 2006-1770, 30 déc. 2006, art. 14).

Vous devez proratiser ces plafonds si le salarié n’a pas une année de présence complète (CDD, licenciement, démission, départ en retraite, etc.). En revanche, les absences ou le temps partiel ne peuvent donner lieu à une réduction de plafond prorata temporis (Circ. intermin., 14 sept. 2005, JO 1^ernov.).

Dirigeants. — Pour les dirigeants ayant droit à la participation (voir n^o 125-5), il convient de prendre en compte la rémunération annuelle ou le revenu professionnel soumis à l’impôt sur le revenu au titre de l’année précédente, plafonné au niveau du salaire le plus élevé de l’entreprise, et dans les limites du plafond de répartition individuelle déterminé par décret (C. trav., art. L. 3324-5 ; L. n^o 2008-1258, 3 déc. 2008, art. 11).

Autres possibilités. — L’accord peut aussi prévoir une répartition :

• –  uniforme ;
• –  proportionnelle à la durée de présence au cours de l’exercice (ce qui permet une prise en compte différenciée des temps partiels et des temps pleins, ou de tenir compte des absences pour maladie) ;
• –  ou encore retenir conjointement plusieurs de ces critères (salaire, répartition uniforme, présence) ;
• –  l’accord peut en outre fixer un salaire plancher servant de base de calcul à la part individuelle.

UES. — Lorsqu’un accord unique est conclu au sein d’une unité économique et sociale (UES), la répartition est effectuée entre tous les salariés employés sur la base du total des réserves de participation constituées dans chaque entreprise. Cette disposition ne vaut toutefois que pour les entreprises qui n’entrent pas dans un même périmètre de consolidation ou de combinaison des comptes (C. trav., art. L. 3324-8 ; L. n^o 2006-1770, 30 déc. 2006, art. 10).

Expatriés. — La répartition de la RSP doit se faire suivant les mêmes modalités pour l’ensemble du personnel. Le principe qui prévaut ici est celui de l’égalité de traitement entre les expatriés et les salariés établis en France (Cass. soc., 29 oct. 2002, n^o 00-14.787). Par ailleurs, il a été jugé que le surplus de rémunération versé par une filiale étrangère à un expatrié qui est demeuré le salarié de la société française doit être pris en compte pour le calcul de ses droits à participation (Cass. soc., 6 déc. 2007, n^o 06-10.858).

◗ En cas d’application du critère « durée de présence », quelles sont les absences assimilées à du travail effectif ?

Vous devez prendre en compte dans le temps de présence au cours de l’exercice, non seulement les périodes de travail effectif mais également (C. trav., art. L. 3324-6 ; Circ. intermin., 14 sept. 2005, JO 1^ernov.) :

• –  le congé maternité ou d’adoption (mais pas le congé de paternité), les absences pour accident du travail (mais non de trajet) et maladie professionnelle ;
• –  toutes les périodes qui sont légalement assimilées à du travail effectif et rémunérées comme tel : congés payés, temps consacré à l’exercice d’un mandat représentatif ou à l’exercice des fonctions de conseiller prud’homal, etc.

◗ Comment appliquer le critère « salaire » en cas d’absence ?

Vous prendrez en compte le total des salaires bruts perçus au cours de l’exercice. Vous y ajouterez, pour les absences liées à un congé de maternité ou d’adoption, à un accident du travail ou à une maladie professionnelle, la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé (C. trav., art. D. 3324-11).

◗ Comment appliquer les critères « salaire » et « durée de présence » lorsqu’ils sont utilisés conjointement ?

Ces deux critères ne peuvent pas être combinés pour s’appliquer à une masse unique de participation. En effet, la répartition d’une masse unique de participation au prorata des salaires perçus affectés d’un coefficient de présence sur-pénaliserait l’absentéisme. Chaque critère doit donc s’appliquer à une sous-masse.

Hormis si on applique le critère d’une répartition uniforme, cette répartition doit se faire en application d’une proportionnalité rigoureuse. La définition de la présence du salarié ne peut conduire à faire échec à cette proportionnalité.

◗ Que devient l’excédent de participation n’ayant pu être distribué compte tenu des plafonds individuels d’attribution ?

Vous devez procéder à la répartition immédiate de cet excédent (selon les mêmes critères) entre tous les salariés n’ayant pas atteint le plafond en veillant à respecter, pour chaque salarié concerné, le plafond d’attribution. Si, compte tenu de cette limite, il restait encore des sommes non distribuées après ce « deuxième  tour », voire un troisième ou quatrième, lesdites sommes doivent demeurer dans la RSP pour être réparties au cours des exercices ultérieurs (C. trav., art. L. 3324-7 ; L. n^o 2005-84, 26 juill. 2005, art. 37, JO 27 juill.).

Ces dispositions permettant de répartir immédiatement l’excédent s’appliquent aux répartitions intervenant à compter du 28 juillet 2005.

◗ Comment le salarié doit-il être informé de ses droits ?

La somme attribuée à un salarié au titre de la participation fait l’objet d’une fiche distincte du bulletin de paye, laquelle mentionne (C. trav., art. D. 3323-16) :

• –  le montant total de la réserve spéciale de participation pour l’exercice écoulé ;
• –  le montant des droits qui lui sont attribués ;
• –  le montant de la CSG et de la CRDS précompté ;
• –  s’il y a lieu, l’organisme auquel est confiée la gestion de ces droits ;
• –  la date à partir de laquelle ces droits sont négociables ou exigibles (voir n^o 125-28, la possibilité d’un paiement immédiat) ;
• –  les cas dans lesquels ces droits peuvent être exceptionnellement liquidés ou transférés avant l’expiration de ce délai.

Elle comporte également, en annexe, une note rappelant les règles de calcul et de répartition prévues par l’accord de participation.

Avec l’accord du salarié concerné, la remise de cette fiche peut être effectuée par voie électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données (D. n^o 2009-351, 30 mars 2009, art. 2, JO 31 mars).

Vous devez également, lors de l’embauche, remettre au salarié un livret d’épargne salariale lequel doit être complété au moment du départ de l’entreprise (voir n^os 185-5 et 190-5).