120-85 Quels salariés ont droit au remboursement de leur « abonnement transport » et quel est le régime social et fiscal de cette prise en charge ?

Depuis le 1^er janvier 2009, tous les employeurs du secteur privé et du secteur public doivent prendre en charge au moins 50 % des frais d’abonnement de transport de leurs salariés pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail et ce, quelle que soit la localisation de l’entreprise sur le territoire. Autrement dit, cette obligation de remboursement partiel des titres de transport qui concernait initialement les seuls employeurs de la région parisienne a été étendue à tous les employeurs.

◗ Quels sont les employeurs concernés ?

Depuis le 1^er janvier 2009, tous les employeurs, personnes physiques ou morales, du secteur privé et du secteur public, doivent rembourser au moins 50 % des frais d’abonnement de transport de leurs salariés pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail et ce, quelle que soit la localisation de l’entreprise sur le territoire (C. trav., art. L. 3261-1).

Avant cette date, cette obligation ne pesait que sur les employeurs de la région parisienne. Elle a été étendue à l’ensemble du territoire par la loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 (L. n^o 2008-1330, 17 déc. 2008, art. 20, JO 18 déc. ; D. n^o 2008-1501, 30 déc. 2008, JO 31 déc.).

◗ Quels sont les titres d’abonnement remboursables ?

Ce sont ceux souscrits par les salariés pour effectuer les déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail au moyen (C. trav., art. L. 3261-2 ; C. trav., art. R. 3261-1) :

• – de transports publics de personnes ;
• – ou de services publics de location de vélos.

Sont visés (C. trav., art. R. 3261-2) :

• – les abonnements multimodaux ainsi que les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages illimité émis par la SNCF ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et autres personnes assurant un transport public ;
• – les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite à nombre de voyages limité délivrés par la RATP, la SNCF, les entreprises de l’Organisation professionnelle des transports d’Île-de-France ainsi que par les entreprises de transport public, les régies et autres personnes mentionnées ci-dessus ;
• – les abonnements à un service public de location de vélos.

Le choix du ou des titres d’abonnement (hebdomadaire, mensuel ou plurimensuel, à nombre de voyages illimité ou limité) appartient au salarié (Circ. 24 déc. 1982, JO 20 mai 1983).

Si plusieurs abonnements sont nécessaires (SNCF, RATP, bus urbains) à la réalisation du trajet, l’employeur doit rembourser 50 % de ces différents titres d’abonnement (Circ. DSS/DGT/2009-30, 28 janv. 2009).

L’extension de l’obligation de la prise en charge à tout le territoire national permet dorénavant aux salariés qui demeurent en province et travaillent à Paris d’obtenir le remboursement de 50 % de tous leurs titres d’abonnement, ce qui n’était pas le cas auparavant puisqu’ils ne pouvaient être remboursés que pour les portions de trajet effectuées à l’intérieur de la région parisienne.

◗ Tous les salariés ont-ils droit à cette prise en charge ?

Oui, y compris les apprentis. Il existe toutefois des cas particuliers permettant d’exclure certains salariés ou d’effectuer un remboursement minoré.

Salarié à temps partiel. — Il convient de distinguer deux cas (C. trav., art. R. 3261-9) :

• – le salarié travaille au moins à mi-temps (la moitié de la durée légale ou de la durée conventionnelle de travail si elle est inférieure) : il doit être remboursé comme s’il était à temps plein ;
• – le salarié a un horaire inférieur à un mi-temps : le remboursement est proportionnel au nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps ; ainsi, un salarié effectuant 15 heures par semaine dans une entreprise où l’horaire est de 35 heures a droit à une prise en charge de 50 % de son abonnement affecté du rapport 15/17,50.

Les mêmes dispositions s’appliquent au salarié à employeurs multiples (Circ. DSS/DGT/2009-30, 28 janv. 2009), ce qui peut conduire, dans certains cas, à une prise en charge plus favorable que s’il était à temps plein, notamment lorsqu’il effectue deux mi-temps dans deux entreprises différentes.

Salarié percevant déjà des indemnités ou n’ayant pas de frais de transport. — Vous pouvez refuser la prise en charge du titre d’abonnement si le salarié :

• – perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son ou ses lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge obligatoire (C. trav., art. R. 3261-8) ;
• – n’a pas de tels frais en raison notamment du fait que l’entreprise organise elle-même le transport de ses salariés (Circ. DSS/DGT/2009-30, 28 janv. 2009).

Ces dispositions ont pour objet de tenir compte de l’existence dans certaines entreprises ou branches professionnelles de dispositifs de prise en charge des frais de déplacement entre la résidence habituelle et le lieu de travail. Dans l’hypothèse où une prise en charge financière existe mais où son montant est inférieur au dispositif légal, l’employeur doit le compléter à hauteur de 50 % du coût des frais engagés ou mettre en œuvre le nouveau dispositif légal (Circ. DSS/DGT/2009-30, 28 janv. 2009).

Attention, le remboursement du titre de transport s’impose dès lors que le trajet est considéré comme ayant un caractère professionnel. Sur ce point, la circulaire ministérielle du 7 janvier 2003 (point 341) reste d’actualité (Circ. DSS/DGT/2009-30, 28 janv. 2009). Il faut donc en déduire que le transport relève des dépenses personnelles (soumises à charges sociales et fiscales) et non des frais professionnels lorsqu’un salarié, pour convenance personnelle, choisit d’établir son domicile dans une région éloignée de son lieu de travail.

◗ Quelle est l’incidence des arrêts de travail et des congés payés sur le montant du remboursement ?

Salarié en arrêt de travail. — Quel que soit le motif de l’absence (accident, maladie..), vous devez rembourser le titre de transport dans les conditions habituelles dès lors qu’il a été utilisé au moins une fois au cours de sa période de validité. Il n’y a donc pas lieu de pratiquer un abattement en fonction des jours travaillés.

En revanche, si le titre d’abonnement (carte hebdomadaire par exemple) couvre toute la période d’absence, vous n’avez bien entendu aucune obligation de remboursement (Circ. min., 24 déc. 1982, JO 20 mai 1983).

En cas de maladie prolongée, si le salarié est titulaire d’un abonnement plurimensuel, vous effectuerez le remboursement correspondant au mois au cours duquel le congé maladie intervient. Pour les mois suivants, le salarié doit s’adresser à l’entreprise de transport afin de voir dans quelle mesure il peut récupérer la partie du prix du titre correspondant à la période de validité à venir.

Salarié en congés payés. — Vous devez prendre en charge le titre de transport à partir du moment où il a été utilisé au moins une fois pour le trajet domicile-lieu de travail. Vous n’avez pas, en revanche, à rembourser un titre d’abonnement dont la période de validité couvrirait uniquement des jours de congés (Circ. min., 24 déc. 1982, JO 20 mai 1983).

Contrairement à la maladie, les congés payés constituent un événement prévisible et même prévu par le salarié. Le salarié doit, par conséquent, toutes les fois que cela est possible, souscrire un titre d’abonnement dont la période de validité est la plus appropriée à la période de travail prévue.

Si tel n’est pas le cas, et que la validité du titre souscrit se prolonge sur ses congés payés, l’employeur pourrait, selon nous, être fondé à n’effectuer la prise en charge qu’au prorata de ses jours de présence dans l’entreprise.

◗ À quel remboursement a droit un salarié qui a plusieurs lieux de travail ?

Si un salarié exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein de votre entreprise et que vous n’assurez pas le transport entre ces différents lieux et entre ces lieux et sa résidence habituelle, il peut prétendre à la prise en charge du ou des titres de transport lui permettant de réaliser l’ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu’entre ces derniers (C. trav., art. R. 3261-10).

◗ Quelles sont les conditions et modalités de ce remboursement ?

Vous devez prendre en charge au moins 50 % du coût de l’abonnement sur la base des tarifs 2^e classe (y compris si le salarié a souscrit un abonnement 1^re classe). Vous pouvez aussi décider de porter au-delà de 50 % le taux de votre prise en charge tout en bénéficiant d’exonérations de charges sociales (voir question suivante).

Trajet le plus court. — Le remboursement se fait sur la base de l’abonnement permettant d’effectuer le trajet dans le temps le plus court. Si le titre utilisé correspond à un trajet plus long, la prise en charge est effectuée sur la base de l’abonnement qui permet strictement de faire le trajet le plus court (C. trav., art. R. 3261-3).

Lorsqu’en Île-de-France, le lieu de travail et la résidence habituelle d’un salarié sont situés en banlieue, il peut être plus rapide de passer par Paris et de souscrire, par conséquent, un abonnement avec une zone supplémentaire. Dans ce cas, la prise en charge se fait sur la base de l’abonnement.

En revanche, lorsque l’abonnement souscrit excède, pour des raisons de commodité personnelle, celui strictement nécessaire pour réaliser le trajet domicile-lieu de travail, la prise en charge se fera sur la base de l’abonnement strictement nécessaire (Circ. DSS/DGT/2009-30, 28 janv. 2009).

Justificatifs. — Le remboursement est subordonné à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres et de la copie de l’abonnement par le salarié, lesquels doivent permettre d’identifier le titulaire.

Toutefois, une attestation sur l’honneur suffit pour ouvrir droit à la prise en charge (C. trav., art. R. 3261-5) :

• – lorsqu’il s’agit d’un titre d’abonnement à un service public de location de vélos et qu’il ne comporte pas les nom et prénoms du bénéficiaire ;
• – lorsqu’il s’agit d’un salarié intérimaire.

Faute de justificatifs, l’employeur s’expose à une réintégration des sommes remboursées dans la base des cotisations (Cass. soc., 20 févr. 1997, n^o 95-15.691).

Date limite de paiement. — Vous devez rembourser les titres au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Ceux dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement sur la période d’utilisation (C. trav., art. R. 3261-4).

Un accord collectif peut prévoir d’autres modalités de preuve et de remboursement sans toutefois que les délais de remboursement des titres puissent excéder ceux mentionnés ci-dessus (C. trav., art. R. 3261-6).

◗ Quel est le régime fiscal et social de ce remboursement ?

Il convient de distinguer deux cas de figure :

Vous vous limitez à la participation obligatoire. — Cette participation est :

• – expressément exonérée d’impôt sur le revenu (CGI, art. 81-19 ter a) ;
• – exonérée de cotisations sociales (Circ. DSS/2003-07, 7 janv. 2003, point 341 ; Lettre-circ. Acoss n^o 2009-021, 11 févr. 2009), de CSG et de CRDS ; l’administration considère qu’il s’agit de frais professionnels ; cette position prise pour le remboursement obligatoire des titres d’abonnement par les employeurs de la région parisienne a vocation à s’appliquer à tous les employeurs depuis l’extension de l’obligation de prise en charge à tout le territoire national.

L’exonération de cotisations se cumule avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais dont bénéficient certaines professions (VRP, journalistes..) ; autrement dit, il n’y a pas lieu de réintégrer ce remboursement dans la base de cotisations avant d’appliquer la déduction forfaitaire spécifique.

Votre prise en charge est supérieure à 50 %. — Si vous remboursez plus de 50 % de l’abonnement aux transports, voire l’intégralité :

• – le montant total de l’avantage peut être exonéré de cotisations sociales dans la limite des frais engagés et sous réserve de justificatifs (Circ. DSS/2003-07, 7 janv. 2003, point 341 ; Circ. DSS/DGT/2009-30, 28 janv. 2009) ; autrement dit, on est dans le champ des frais professionnels ; cette exonération s’applique également aux taxes et participations dont l’assiette est alignée sur celle des cotisations de sécurité sociale : taxe sur les salaires, taxe d’apprentissage, contributions « formation » (Instr. DGFIP 5F-9-10, 12 févr. 2010) ;
• – la part qui excède la participation obligatoire constitue en principe un revenu imposable dans les conditions de droit commun (Instr. DGFIP 5F-9-10, 12 févr. 2010) ;
• – si le salarié bénéficie d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais (VRP, ouvriers du bâtiment…), il convient de réintégrer dans la base des cotisations sociales (mais pas dans celle de la CSG et de la CRDS) la fraction de la participation qui excède 50 % du coût de l’abonnement (Circ. DSS/2003-007, 7 janv. 2003, point 43) ; pour ce surplus de remboursement, ce sont donc les règles relatives à la réintégration des frais professionnels qui s’appliquent, lesquels ne sont pas, sauf exception, cumulables avec une déduction supplémentaire pour frais.

Attention, si vous prenez en charge les frais de transport du salarié alors qu’il n’en a pas ou qu’il perçoit déjà des indemnités au moins équivalentes à ce titre (voir question n^o 3), le montant de votre remboursement est soumis à cotisations et à impôt (Instr. DGFIP 5F-9-10, 12 févr. 2010).

◗ Le remboursement doit-il figurer sur le bulletin de paie ?

Le montant de la prise en charge des frais de transport doit figurer sur le bulletin de salaire (C. trav., art. R. 3243-1, 12^o ; D. n^o 2008-1501, 30 déc. 2008). À défaut, l’employeur s’expose à une amende de 3^e classe, et ce, depuis le 1^er avril 2009. Si l’employeur applique un dispositif de remboursement conventionnel (au moins aussi favorable que la loi), il doit également en être fait mention sur le bulletin de paye (Circ. DSS/DGT/2009-30, 28 janv. 2009).

◗ Existe-t-il des dispositions spécifiques en Corse ?

Accord spécifique. — Les obligations de prise en charge des frais de trajet telles que prévues par la loi étant difficiles à appliquer en Corse (peu de transports collectifs), un accord régional interprofessionnel signé le 30 juillet 2009 a mis en place un mode de prise en charge adapté. Le dispositif est le suivant :

• – les abonnements aux transports collectifs urbains et périurbains ou aux services publics de location de vélos sont remboursés à 100 % (dont 50 % légalement obligatoire) dans la limite de 200 € sauf si la partie légalement obligatoire dépasse cette limite, auquel cas le remboursement est égal à 50 % des frais engagés ;
• – les transports individuels des salariés obligés d’utiliser leur véhicule (en raison de leurs horaires de travail incompatibles avec ceux des transports collectifs ou de leur résidence hors d’un périmètre urbain) sont pris en charge selon des montants forfaitaires qui varient en fonction de la distance du trajet et de plafonds annuels.

Caractère obligatoire. — Cet accord a été ratifié par la GGPME, le Medef, l’UPA-2B et le CNPL (professions libérales). Il a été étendu par un arrêté publié au journal officiel du 30 octobre 2009, ce qui le rend obligatoire pour toutes les entreprises qui rentrent dans le champ d’application professionnel dont les organisations patronales signataires sont représentatives. L’accord concerne les salariés du secteur privé dont la résidence et le lieu de travail se situent en Corse et s’applique pour une durée de 3 ans à compter du 1^er juillet 2009.

Cet accord est maintenu en application pour une durée de trois ans à compter du 11 juin 2013 par un avenant ratifié par la CGPME, le Medef, l’UPA-2B, le CNPL et par tous les syndicats de salariés. Cet avenant a été étendu à son tour par un arrêté publié le 19 octobre 2013 au JO, ce qui le rend obligatoire pour toutes les entreprises qui entrent dans le champ d’application professionnel dont les organisations patronales signataires sont représenatives.

Régime social et fiscal. — Il est le suivant :

• – la prise en charge de 50 % des frais de transport public, des frais d’abonnement aux services de locations de vélos est exonérée de charges sociales et fiscales, le surplus est exonéré de contributions et charges sociales dans la limite de 200 € par an ;
• – l’indemnité de trajet pour transports individuels est exonérée de contributions et charges sociales dans la limite de 200 € par an et par salarié.

Toutefois, une indemnité supérieure à 200 € peut être exonérée de contributions et charges sociales si elle répond aux règles d’exonération des indemnités kilométriques.