110-40 Quand y a-t-il heures supplémentaires et quels salariés peuvent y prétendre ?

Sauf exception, les heures supplémentaires sont celles qui sont effectuées au-delà de 35 heures de travail effectif par semaine. Autrement dit, malgré la mensualisation, les heures supplémentaires se calculent dans le cadre de la semaine.

◗ Quelles heures faut-il prendre en compte pour le calcul des heures supplémentaires ?

Il y a heures supplémentaires lorsque l’employeur demande au salarié de travailler au-delà de la durée légale du travail (35 heures) ou de sa durée équivalente (voir n^o 110-30). Hormis le régime des équivalences, les heures supplémentaires sont donc décomptées à partir de la 36^e heure de travail effectif accomplie dans le cadre de la semaine (voir ci-dessous).

À noter que si un salarié travaille pour un même employeur, dans le cadre de deux contrats (l’un pour le travail effectué en entreprise et l’autre pour celui effectué à domicile), toutes les heures doivent être prises en compte pour le calcul des heures supplémentaires (Cass. soc., 18 juin 2008, n^o 06-43.382).

Heures exclues. — Vous ne devez pas prendre en compte pour le calcul des heures supplémentaires :

• — les heures de récupération (voir n^o 110-75) ;
• — les heures correspondant à la journée de solidarité, dans la limite de sept heures (voir n^o 110-155) ;
• — les heures effectuées au-delà de la durée de travail appliquée dans l’entreprise lorsque cette durée est inférieure à 35 heures ; ainsi dans une entreprise où l’horaire est de 32 heures par exemple, si le salarié est amené à travailler 35 heures une semaine, ces 3 heures n’ont pas à être payées en heures supplémentaires ;
• — les heures reportées d’une semaine sur l’autre par le salarié dans le cadre d’un horaire individualisé (voir n^o 110-130) ;
• — les heures non travaillées dès lors qu’elles ne sont pas expressément assimilées à du travail effectif pour le calcul de la durée du travail. Ainsi, sauf convention collective ou usage contraire, pour le calcul des heures supplémentaires, vous ne devez pas prendre en compte les pauses (voir n^o 110-15), le temps d’habillage, de douche (voir n^o 110-10), les astreintes (voir n^o 110-20), les jours de congés payés (Cass. soc., 22 juin 2011, n^o 10-12.920), les jours fériés (voir n^o 145-90) ; à l’inverse, vous prendrez en compte les repos compensateurs (voir n^os 110-50 et 110-55), les jours de congés pour événements familiaux (voir n^o 145-100), les heures de délégation des représentants du personnel (voir n^o 220-15) ainsi que le temps passé par le salarié conseillé prud’homal à l’exercice de ses fonctions (voir n^o 145-235). Concrètement, vous ne devez donc retenir que les heures de travail effectif ou celles qui y sont assimilées, pour le calcul de la durée du travail, par la loi, la convention collective ou les usages. Très précisément, cela signifie que si la convention collective prévoit par exemple l’assimilation de la période en cause à du travail effectif pour le calcul des congés payés, cette période ne doit pas être prise en compte pour le calcul de la durée du travail ; de même, le fait que la période soit payée n’a pas pour effet d’en faire un temps de travail effectif.

Temps passé en formation, voir n^o 145-195 et s..

Heures non demandées par l’employeur. — S’il n’est pas établi que les heures supplémentaires effectuées ont été demandées par l’employeur, le salarié ne peut prétendre à leur paiement (Cass. soc., 24 févr. 2004, n^o 01-46.190). Mais attention, la demande peut être implicite. Il en est ainsi lorsque l’employeur :

• — ne s’oppose pas à l’attitude d’un salarié dont il sait qu’il « n’hésite pas à prolonger son travail au-delà de la durée normale » ; par son attitude l’employeur est censé donner son accord à ces heures supplémentaires et doit par conséquent les rémunérer (Cass. soc., 31 mars 1998, n^o 96-41.878 ; Cass. soc., 31 mars 1998, n^o 96-44.100) ;
• — lui donne une charge de travail qui ne peut être assumée dans le cadre des 35 heures (Cass. soc., 7 juill. 2004, n^o 02-40.610 ; Cass. soc., 6 avr. 2011, n^o 10-14.493).

◗ Quel est le cadre de référence pour l’appréciation des heures supplémentaires ?

Principe. — Les heures se calculent dans le cadre de la semaine civile (C. trav., art. L. 3121-29) y compris pour les salariés payés au mois.

Sauf stipulation contraire d’un accord d’entreprise ou d’établissement, la semaine civile débute le lundi à 0 heure et se termine le dimanche à 24 heures (C. trav., art. L. 3122-1 ; L. n^o 2008-789, 20 août 2008, art. 20).

Il n’y a pas de compensation d’une semaine à l’autre. Ainsi un salarié dont l’horaire est de 35 heures par semaine qui effectue 38 heures une semaine et, faute de travail ou en raison d’une absence, seulement 32 heures la semaine suivante a droit au paiement de ses 3 heures supplémentaires.

Lorsque la dernière semaine est à cheval sur deux mois, les heures supplémentaires effectuées au cours de cette semaine sont payées le mois suivant.

Dérogation. — Le calcul des heures supplémentaires ne se fait pas dans le cadre de la semaine dans les cas suivants :

• — un accord collectif aménage le temps de travail sur une période supérieure à la semaine : modulation (voir n^o 110-120), cycles (voir n^o 110-125), RTT sous forme de jours sur l’année (voir n^o 110-150) ou régime unique d’aménagement du temps de travail créé par la loi n^o 2008-789 du 20 août 2008 (voir n^o 110-107) ;
• — le salarié est soumis à un forfait annuel en heures (voir n^o 110-95) ;
• — l’employeur a recours à une RTT sous forme de jours de congés donnés par période de quatre semaines (voir n^o 110-145) ;
• — le salarié est un travailleur à domicile.

Dans certains secteurs d’activité ou professions, les textes autorisent le calcul des heures supplémentaires dans un cadre autre que la semaine, ce qui est le cas par exemple dans les transports routiers (D. n^o 2005-306, 30 mars 2005) et les branches d’activité à caractère saisonnier (C. trav., art. L. 3121-21).

◗ Quels salariés peuvent prétendre au paiement d’heures supplémentaires ?

A priori tous les salariés, y compris s’ils sont cadres. Toutefois, ne sont pas concernés par les heures supplémentaires :

• — les cadres dirigeants (voir n^o110-106) ;
• — les salariés ayant un forfait annuel en jours (voir n^o110-100) ;
• — les VRP, dès lors qu’ils ne sont pas assujettis à un horaire contrôlable ;
• — les employés de maison et assistantes maternelles (voir leur convention collective) ;
• — les concierges et employés d’immeuble d’habitation (voir leur convention collective) ;
• — les gérants salariés qui fixent eux-mêmes leurs horaires ;
• — les salariés à temps partiel (voir n^o 210-40).

◗ Peut-on mensualiser les heures supplémentaires régulières ?

Oui, dès lors que l’horaire collectif est supérieur à 35 heures. Vous devez alors calculer la rémunération en incluant les heures supplémentaires et leur majoration (C. trav., art. L. 3121-23).

Bien entendu, les heures supplémentaires mensualisées s’imputent sur le contingent annuel.

Il est également possible, à titre individuel, de conclure des conventions de forfait avec des salariés afin d’inclure dans leur rémunération le paiement d’un certain nombre d’heures supplémentaires (voir n^o 110-85).

◗ Comment le salarié peut-il, en cas de conflit, prouver l’accomplissement d’heures supplémentaires ?

Texte. — En cas de conflit sur l’existence ou le nombre d’heures supplémentaires, l’employeur doit fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié. Au vu de ces éléments et de ceux fournis par le salarié à l’appui de sa demande, le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d’instruction qu’il estime utiles (C. trav., art. L. 3171-4).

La preuve n’incombe donc spécialement à aucune des parties.

Éléments à fournir au préalable par le salarié. — Le salarié ne peut se contenter d’affirmer qu’il a effectué des heures supplémentaires (Cass. soc., 12 mai 2004, n^o 02-41.090) mais il n’a pas non plus à prouver de façon irréfutable et incontestable qu’il en a effectué (Cass. soc., 24 mars 2004, n^o 02-40.426 ; Cass. soc., 10 mai 2007, n^o 05-45.932 ; Cass. soc., 19 sept. 2012, n^o 11-23.488). Il doit simplement fournir des éléments étayant sa demande, c’est-à-dire au moins un commencement de preuve (Cass. soc., 25 févr. 2004, n^o 01-45.441) qui peut être un simple décompte manuscrit calculé mois par mois (Cass. soc., 24 nov. 2010, n^o 90-40.928).

Des heures supplémentaires ont été ainsi accordées au salarié qui avait produit :

• — des décomptes de temps de présence qu’il avait réalisés à la demande de l’employeur (Cass. soc., 19 janv. 1999, n^o 96-45.628) ;
• — des fiches horaires de travail établies par ses soins à la demande de l’employeur (sur des modèles-types), fournies par ce dernier et remises chaque semaine à l’employeur sans que celui-ci n’ait jamais fait aucune remarque sur leur contenu… L’employeur de son côté ne produisait aucun élément permettant d’établir les horaires effectivement effectués par le salarié (Cass. soc., 10 mai 2000, n^o 98-40.736) ;
• — des fiches de pointage non contestées par l’employeur (Cass. soc., 7 avr. 2004, n^o 02-41.616) ;
• — des bordereaux de remises de marchandises à différents transporteurs (prouvant selon le salarié les missions supplémentaires qui lui étaient demandées en sus de son temps de travail) ; ces bordereaux ont été considérés comme un élément de preuve permettant de faire droit à la demande du salarié à partir du moment où l’employeur ne fournissait aucun élément contraire (Cass. soc., 11 juill. 2007, n^o 06-41.706) ;
• — des tableaux personnels et relevés mensuels d’heures effectuées que le salarié a lui–même établis et qui ne comportent aucun visa de l’employeur, des tableaux peu remplis montrant une amplitude journalière de 9h00 à 18h30 au plus et des courriels rédigés aux heures de bureau, le plus tardif étant daté de 17h00 ; la Cour de cassation considère que le salarié a bien produit un décompte des heures qu’il prétend avoir réalisé auquel l’employeur peut répondre (Cass. soc., 13 sept. 2012, n^o 11-22.495) ;
• — un document qui se limite, à l’exclusion de toute autre précision, à un chiffrage du nombre d’heures que le salarié prétend avoir réalisées, et ce, même si cette pièce n’apporte pas la moindre explication quant aux éventuels dépassements (Cass. soc., 26 sept. 2012, n^o 10-27.508).

À l’inverse :

• — la seule production, par un chef d’équipe, de rapports journaliers non contresignés par un chef de chantier ni accompagnés d’attestations de clients, alors que l’employeur avait, de son côté, démontré une discordance entre ces rapports journaliers et les relevés d’horaire des stations services fréquentées par le salarié ne permet pas, selon les juges, de faire droit à une demande de paiement d’heures supplémentaires (Cass. soc., 22 juin 2004, n^o 02-42.736) ;
• — il en va de même pour un salarié qui s’était contenté de produire des copies d’un agenda rempli par lui, copies qui n’étaient corroborées par aucun élément extérieur et contredites par l’attestation versée par l’employeur (Cass. soc., 8 juin 2011, n^o 09-43.208).

Absence d’éléments fournis par l’employeur. — L’employeur doit fournir des éléments de nature à justifier les horaires (C. trav., art. L. 3171-4 ; Cass. soc., 1^er févr. 2000, n^o 97-44.475 ; Cass. soc., 17 oct. 2001, n^o 99-44.544 ; Cass. soc., 30 sept 2003, n^o 02-42.730).

Mais, attention, l’absence de preuve par l’employeur ne permet d’obtenir un rappel de salaire au titre des heures supplémentaires que si le salarié a fourni préalablement au juge des éléments de nature à étayer sa demande (Cass. soc., 25 févr. 2004, n^o 01-45.441 ; Cass. soc., 15 déc. 2004, n^o 03-40.238). En revanche, si la demande du salarié est étayée de divers éléments et que l’employeur ne fournit aucun élément contraire, le juge est alors fondé à condamner l’employeur (Cass. soc., 24 mars 2004, n^o 01-43.875).

Conservation des preuves. — L’employeur doit, sous peine de sanctions pénales, tenir à la disposition de l’inspecteur du travail, pendant un an, les documents permettant de comptabiliser le temps de travail des salariés (C. trav., art. L. 3171-3 ; C. trav., art. D. 3171-16). En pratique, il est préférable de conserver ces documents pendant cinq ans (délai de prescription des salaires) et ce afin de pouvoir, en cas de conflit, fournir des éléments de preuve sur le nombre d’heures de travail effectuées (Cass. soc., 28 janv. 2004, n^o 01-45.455).