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110-40 Quand y a-t-il heures supplémentaires et quels salariés peuvent y prétendre ?

La paye au quotidien
Partie 1 –
Opérations habituelles
Titre 1 –
Calcul du salaire
Thème 110 –
Incidence de la durée et de l’organisation du travail
Section 2 –
Heures supplémentaires et repos compensateur

110-40 Quand y a-t-il heures supplémentaires et quels salariés peuvent y prétendre ?

Sauf exception, les heures supplémentaires sont celles qui sont effectuées au-delà de 35 heures de travail effectif par semaine. Autrement dit, malgré la mensualisation, les heures supplémentaires se calculent dans le cadre de la semaine.

Textes :C. trav., art. L. 3121-28 et s. ; C. trav., art. L. 3122-1 modifié par L. no 2008-789, 20 août 2008, art. 20, JO 21 août ; L. no 2016-1088, 8 août 2016.

Quelles heures faut-il prendre en compte pour le calcul des heures supplémentaires ?

Il y a heures supplémentaires lorsque l’employeur demande au salarié de travailler au-delà de la durée légale du travail (35 heures) ou de sa durée équivalente (voir no 110-30). Hormis le régime des équivalences, les heures supplémentaires sont donc décomptées à partir de la 36e heure de travail effectif accomplie dans le cadre de la semaine (voir ci-dessous).

À noter que si un salarié travaille pour un même employeur, dans le cadre de deux contrats (l’un pour le travail effectué en entreprise et l’autre pour celui effectué à domicile), toutes les heures doivent être prises en compte pour le calcul des heures supplémentaires (Cass. soc., 18 juin 2008, no 06-43.382).

Heures exclues. — Vous ne devez pas prendre en compte pour le calcul des heures supplémentaires :

  • les heures de récupération (voir no 110-75) ;
  • les heures correspondant à la journée de solidarité, dans la limite de sept heures (voir no 110-155) ;
  • les heures effectuées au-delà de la durée de travail appliquée dans l’entreprise lorsque cette durée est inférieure à 35 heures ; ainsi dans une entreprise où l’horaire est de 32 heures par exemple, si le salarié est amené à travailler 35 heures une semaine, ces 3 heures n’ont pas à être payées en heures supplémentaires ;
  • les heures reportées d’une semaine sur l’autre par le salarié dans le cadre d’un horaire individualisé (voir no 110-130) ;
  • les heures non travaillées dès lors qu’elles ne sont pas expressément assimilées à du travail effectif pour le calcul de la durée du travail. Ainsi, sauf convention collective ou usage contraire, pour le calcul des heures supplémentaires, vous ne devez pas prendre en compte les pauses (voir no 110-15), le temps d’habillage, de douche (voir no 110-10), les astreintes (voir no 110-20), les jours de congés payés (Cass. soc., 22 juin 2011, no 10-12.920), les jours fériés (voir no 145-90) ; à l’inverse, vous prendrez en compte les repos compensateurs (voir nos 110-50 et 110-55), les jours de congés pour événements familiaux (voir no 145-100), les heures de délégation des représentants du personnel (voir no 220-15) ainsi que le temps passé par le salarié conseillé prud’homal à l’exercice de ses fonctions (voir no 145-235). Concrètement, vous ne devez donc retenir que les heures de travail effectif ou celles qui y sont assimilées, pour le calcul de la durée du travail, par la loi, la convention collective ou les usages. Très précisément, cela signifie que si la convention collective prévoit par exemple l’assimilation de la période en cause à du travail effectif pour le calcul des congés payés, cette période ne doit pas être prise en compte pour le calcul de la durée du travail ; de même, le fait que la période soit payée n’a pas pour effet d’en faire un temps de travail effectif.

Temps passé en formation, voir no 145-195 et s..

Attention :si le salarié a signé une convention de forfait (exemple : salaire forfaitaire de 3 000 € pour 40 heures par semaine), ce forfait inclut déjà 5 heures supplémentaires payées. Seules doivent être rémunérées en plus, les heures accomplies au-delà du forfait (voir no 110-90).

Heures non demandées par l’employeur. — S’il n’est pas établi que les heures supplémentaires effectuées ont été demandées par l’employeur, le salarié ne peut prétendre à leur paiement (Cass. soc., 24 févr. 2004, no 01-46.190). Mais attention, la demande peut être implicite. Il en est ainsi lorsque l’employeur :

Remarque :lorsque le salarié a effectué une heure incomplète, 50 minutes par exemple, les minutes doivent être converties en centièmes avant de leur appliquer le taux majoré. Sachant qu’une minute est égale 1,666 centièmes d’heure, on obtient 83,33 centièmes d’heure.

Quel est le cadre de référence pour l’appréciation des heures supplémentaires ?

Principe. — Les heures se calculent dans le cadre de la semaine civile (C. trav., art. L. 3121-29) y compris pour les salariés payés au mois.

Sauf stipulation contraire d’un accord d’entreprise ou d’établissement, la semaine civile débute le lundi à 0 heure et se termine le dimanche à 24 heures (C. trav., art. L. 3122-1 ; L. no 2008-789, 20 août 2008, art. 20).

Il n’y a pas de compensation d’une semaine à l’autre. Ainsi un salarié dont l’horaire est de 35 heures par semaine qui effectue 38 heures une semaine et, faute de travail ou en raison d’une absence, seulement 32 heures la semaine suivante a droit au paiement de ses 3 heures supplémentaires.

Lorsque la dernière semaine est à cheval sur deux mois, les heures supplémentaires effectuées au cours de cette semaine sont payées le mois suivant.

Dérogation. — Le calcul des heures supplémentaires ne se fait pas dans le cadre de la semaine dans les cas suivants :

  • un accord collectif aménage le temps de travail sur une période supérieure à la semaine : modulation (voir no 110-120), cycles (voir no 110-125), RTT sous forme de jours sur l’année (voir no 110-150) ou régime unique d’aménagement du temps de travail créé par la loi no 2008-789 du 20 août 2008 (voir no 110-107) ;
  • le salarié est soumis à un forfait annuel en heures (voir no 110-95) ;
  • l’employeur a recours à une RTT sous forme de jours de congés donnés par période de quatre semaines (voir no 110-145) ;
  • le salarié est un travailleur à domicile.

Dans certains secteurs d’activité ou professions, les textes autorisent le calcul des heures supplémentaires dans un cadre autre que la semaine, ce qui est le cas par exemple dans les transports routiers (D. no 2005-306, 30 mars 2005) et les branches d’activité à caractère saisonnier (C. trav., art. L. 3121-21).

Quels salariés peuvent prétendre au paiement d’heures supplémentaires ?

A priori tous les salariés, y compris s’ils sont cadres. Toutefois, ne sont pas concernés par les heures supplémentaires :

  • les cadres dirigeants (voir no110-106) ;
  • les salariés ayant un forfait annuel en jours (voir no110-100) ;
  • les VRP, dès lors qu’ils ne sont pas assujettis à un horaire contrôlable ;
  • les employés de maison et assistantes maternelles (voir leur convention collective) ;
  • les concierges et employés d’immeuble d’habitation (voir leur convention collective) ;
  • les gérants salariés qui fixent eux-mêmes leurs horaires ;
  • les salariés à temps partiel (voir no 210-40).

Attention :la qualité de cadre ne suffit pas, en soi, à exclure le droit au paiement des heures supplémentaires (Cass. soc., 12 oct. 1994, no 91-42.469). Si les parties n’ont pas convenu d’un forfait de salaire (voir no 110-85), le cadre peut donc réclamer le paiement d’heures supplémentaires dès la 36e heure, même s’il dispose d’une autonomie dans l’organisation de son travail (Cass. soc., 17 oct. 2007, no 06-41.138). C’est ce qui a été jugé notamment pour un chef d’agence travaillant à domicile (Cass. soc. 18 oct. 2006 no 04-48.228). Le fait que l’intéressé n’ait rien réclamé pendant l’exécution du contrat est sans incidence (Cass. soc., 23 juin 1994, no 91-41.395).

Peut-on mensualiser les heures supplémentaires régulières ?

Oui, dès lors que l’horaire collectif est supérieur à 35 heures. Vous devez alors calculer la rémunération en incluant les heures supplémentaires et leur majoration (C. trav., art. L. 3121-23).

Exemples :

supposons une entreprise de 20 salariés dont l’horaire collectif est de 39 heures par semaine (soit 4 heures supplémentaires) et un salarié dont le taux horaire est de 10 € ; la mensualisation des heures supplémentaires s’effectuera de la façon suivante :

  • pour 35 heures : 35 h × 52/12 = 151,67 h ;
  • 151,67 h × 10 € = 1 516,70 € ;
  • pour les 4 heures supplémentaires par semaine : (4 h × 52/12) = 17,33 h ;
  • 17,33 h × (10 € × 125 %) = 216,62 €.

Soit un salaire mensuel régulier de 1 733,32 €.

Attention, sur le bulletin de paye, vous devez faire apparaître sur des lignes distinctes :

  • les heures payées au taux normal (151,67 heures) ;
  • les heures mensualisées payées au taux majoré de 125 % (17,33 heures) ;
  • éventuellement les heures supplémentaires effectuées au-delà de l’horaire collectif ; ces heures se décomptent selon les règles habituelles et doivent être payées en plus.

Si la majoration donne lieu non pas à un paiement mais à un repos de remplacement, vous indiquerez sur le bulletin de salaire :

  • heures normales (151,67 heures) : 1 516,70 € ;
  • heures supplémentaires au taux de 10 € (17,33 h) : 173,33 €.

Bien entendu, les heures supplémentaires mensualisées s’imputent sur le contingent annuel.

Il est également possible, à titre individuel, de conclure des conventions de forfait avec des salariés afin d’inclure dans leur rémunération le paiement d’un certain nombre d’heures supplémentaires (voir no 110-85).

Comment le salarié peut-il, en cas de conflit, prouver l’accomplissement d’heures supplémentaires ?

Texte. — En cas de conflit sur l’existence ou le nombre d’heures supplémentaires, l’employeur doit fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié. Au vu de ces éléments et de ceux fournis par le salarié à l’appui de sa demande, le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d’instruction qu’il estime utiles (C. trav., art. L. 3171-4).

La preuve n’incombe donc spécialement à aucune des parties.

Éléments à fournir au préalable par le salarié. — Le salarié ne peut se contenter d’affirmer qu’il a effectué des heures supplémentaires (Cass. soc., 12 mai 2004, no 02-41.090) mais il n’a pas non plus à prouver de façon irréfutable et incontestable qu’il en a effectué (Cass. soc., 24 mars 2004, no 02-40.426 ; Cass. soc., 10 mai 2007, no 05-45.932 ; Cass. soc., 19 sept. 2012, no 11-23.488). Il doit simplement fournir des éléments étayant sa demande, c’est-à-dire au moins un commencement de preuve (Cass. soc., 25 févr. 2004, no 01-45.441) qui peut être un simple décompte manuscrit calculé mois par mois (Cass. soc., 24 nov. 2010, no 90-40.928).

Des heures supplémentaires ont été ainsi accordées au salarié qui avait produit :

  • des décomptes de temps de présence qu’il avait réalisés à la demande de l’employeur (Cass. soc., 19 janv. 1999, no 96-45.628) ;
  • des fiches horaires de travail établies par ses soins à la demande de l’employeur (sur des modèles-types), fournies par ce dernier et remises chaque semaine à l’employeur sans que celui-ci n’ait jamais fait aucune remarque sur leur contenu… L’employeur de son côté ne produisait aucun élément permettant d’établir les horaires effectivement effectués par le salarié (Cass. soc., 10 mai 2000, no 98-40.736) ;
  • des fiches de pointage non contestées par l’employeur (Cass. soc., 7 avr. 2004, no 02-41.616) ;
  • des bordereaux de remises de marchandises à différents transporteurs (prouvant selon le salarié les missions supplémentaires qui lui étaient demandées en sus de son temps de travail) ; ces bordereaux ont été considérés comme un élément de preuve permettant de faire droit à la demande du salarié à partir du moment où l’employeur ne fournissait aucun élément contraire (Cass. soc., 11 juill. 2007, no 06-41.706) ;
  • des tableaux personnels et relevés mensuels d’heures effectuées que le salarié a lui–même établis et qui ne comportent aucun visa de l’employeur, des tableaux peu remplis montrant une amplitude journalière de 9h00 à 18h30 au plus et des courriels rédigés aux heures de bureau, le plus tardif étant daté de 17h00 ; la Cour de cassation considère que le salarié a bien produit un décompte des heures qu’il prétend avoir réalisé auquel l’employeur peut répondre (Cass. soc., 13 sept. 2012, no 11-22.495) ;
  • un document qui se limite, à l’exclusion de toute autre précision, à un chiffrage du nombre d’heures que le salarié prétend avoir réalisées, et ce, même si cette pièce n’apporte pas la moindre explication quant aux éventuels dépassements (Cass. soc., 26 sept. 2012, no 10-27.508).

À l’inverse :

  • la seule production, par un chef d’équipe, de rapports journaliers non contresignés par un chef de chantier ni accompagnés d’attestations de clients, alors que l’employeur avait, de son côté, démontré une discordance entre ces rapports journaliers et les relevés d’horaire des stations services fréquentées par le salarié ne permet pas, selon les juges, de faire droit à une demande de paiement d’heures supplémentaires (Cass. soc., 22 juin 2004, no 02-42.736) ;
  • il en va de même pour un salarié qui s’était contenté de produire des copies d’un agenda rempli par lui, copies qui n’étaient corroborées par aucun élément extérieur et contredites par l’attestation versée par l’employeur (Cass. soc., 8 juin 2011, no 09-43.208).

Absence d’éléments fournis par l’employeur. — L’employeur doit fournir des éléments de nature à justifier les horaires (C. trav., art. L. 3171-4 ; Cass. soc., 1er févr. 2000, no 97-44.475 ; Cass. soc., 17 oct. 2001, no 99-44.544 ; Cass. soc., 30 sept 2003, no 02-42.730).

Mais, attention, l’absence de preuve par l’employeur ne permet d’obtenir un rappel de salaire au titre des heures supplémentaires que si le salarié a fourni préalablement au juge des éléments de nature à étayer sa demande (Cass. soc., 25 févr. 2004, no 01-45.441 ; Cass. soc., 15 déc. 2004, no 03-40.238). En revanche, si la demande du salarié est étayée de divers éléments et que l’employeur ne fournit aucun élément contraire, le juge est alors fondé à condamner l’employeur (Cass. soc., 24 mars 2004, no 01-43.875).

Exemple :

des heures supplémentaires ont été accordées à un salarié qui fournissait une description précise des tâches qu’il accomplissait au-delà de l’horaire légal ; l’employeur n’avait produit aucun élément et s’était contenté d’affirmer que le décompte du salarié était fantaisiste (Cass. soc., 7 févr. 2001, no 98-45.570).

Conservation des preuves. — L’employeur doit, sous peine de sanctions pénales, tenir à la disposition de l’inspecteur du travail, pendant un an, les documents permettant de comptabiliser le temps de travail des salariés (C. trav., art. L. 3171-3 ; C. trav., art. D. 3171-16). En pratique, il est préférable de conserver ces documents pendant cinq ans (délai de prescription des salaires) et ce afin de pouvoir, en cas de conflit, fournir des éléments de preuve sur le nombre d’heures de travail effectuées (Cass. soc., 28 janv. 2004, no 01-45.455).

Sachez-le :les heures supplémentaires ne sont pas un droit acquis pour le salarié et l’employeur peut y mettre fin sans son accord. Le salarié ne peut prétendre conserver le bénéfice des heures supplémentaires – et le salaire qui va avec – que s’il bénéficie d’une convention de forfait (voir no 110-85) ou si l’employeur s’est engagé, par contrat, sur un certain nombre d’heures (Cass. soc., 2 nov. 2005, no 03-47.679).